Suchen
Wie du mit der Suche in der Kopfzeile Kunden, Verträge, Dokumente und andere Daten findest, die Treffer markierst und weiterbearbeitest, Suchbegriffe genauer einstellst und frühere Suchen wiederholst.
Mit dem Feld Suchen.... in der Kopfzeile findest du von jeder Seite aus Kunden, Produktpartner, Benutzer und ihre Daten wie Verträge, Aktivitäten oder Dokumente. Zuletzt besuchte Kontakte öffnest du dort mit einem Klick. Wie du nur innerhalb einer einzelnen Liste suchst oder filterst, steht unter Listen.
Kurz erklärt
Das Feld Suchen.... in der Kopfzeile durchsucht alle Bereiche der Kundenverwaltung, die du sehen darfst. Die Treffer stehen auf der Seite Suche, getrennt nach Bereichen wie Kunden, Verträge oder Dokumente. Du kannst sie wie in jeder Liste markieren und weiterbearbeiten. Jedes Wort wird zu einem Suchbegriff, den du als Chip genauer einstellst. Frühere Suchen holst du aus dem Suchverlauf.
Typische Aufgaben:
- Du willst einen Kunden wieder öffnen, den du gerade erst hattest: Einen zuletzt besuchten Kunden wieder öffnen.
- Du suchst einen Kunden, einen Vertrag oder ein Dokument: Nach Kunden, Verträgen oder Dokumenten suchen.
- Alle gefundenen Kunden sollen ein Stichwort oder einen neuen Betreuer bekommen: Mehrere Suchtreffer auf einmal bearbeiten.
- Die Suche findet zu viel oder das Falsche: Suchbegriffe genauer einstellen.
- Du suchst alle Einträge mit einem Stichwort: Nach Stichworten mit # suchen.
Voraussetzungen
- Die Suche steht allen angemeldeten Benutzern zur Verfügung. Ein eigenes Recht dafür gibt es nicht.
- Welche Bereiche die Trefferseite zeigt, hängt von deiner Benutzerrolle ab. Die Einzelheiten stehen unter Welche Bereiche du in den Treffern siehst.
Einen zuletzt besuchten Kunden wieder öffnen
- Klicke in der Kopfzeile in das Feld Suchen.... (mit der Lupe davor).
- Es öffnet sich eine Ebene mit den Kunden, Produktpartnern und Benutzern, die du zuletzt geöffnet hast. Jeder Eintrag zeigt Bild oder Symbol, Name und Nummer. Die zuletzt besuchten stehen zuerst.
- Tippst du etwas ein, zeigt die Ebene nur noch die zuletzt besuchten Einträge, die dazu passen.
- Klicke auf einen Eintrag, um seine Karteikarte zu öffnen. Mit einem Doppelklick öffnet er sich stattdessen als Fenster über der aktuellen Seite.
Mit einem einfachen Klick landest du in einem Reiter des Datensatzes, den deine Benutzerrolle sehen darf.
Die Ebene zeigt höchstens 50 Einträge und nur Kunden, Produktpartner und Benutzer, keine Verträge, Dokumente oder Aktivitäten. Gelöschte Kontakte, Entwürfe und Kontakte, auf die du inzwischen keinen Zugriff mehr hast, fehlen. Klickst du einen Kontakt an, der gerade schon geöffnet ist, erscheint die Meldung „… ist bereits geöffnet!“ mit seinem Namen.
Nach Kunden, Verträgen oder Dokumenten suchen
- Klicke in der Kopfzeile in das Feld Suchen.... und gib deinen Suchbegriff ein, zum Beispiel einen Nachnamen.
- In der Ebene erscheint Suche nach: "…" mit deiner Eingabe und daneben der Hinweis Enter.
- Drücke die Enter-Taste oder klicke auf Enter.
Die Suche läuft über alle Bereiche, die du sehen darfst, und öffnet die Trefferseite. Jedes Wort deiner Eingabe wird zu einem eigenen Suchbegriff. i-Planner trennt die Wörter am Leerzeichen. Die Begriffe stehen danach als einzelne Chips im Suchfeld. Wie du sie anpasst, steht unter Suchbegriffe genauer einstellen.
Worauf du bei der Eingabe achten solltest:
- Mindestens ein Suchbegriff muss 3 Zeichen oder länger sein, sonst liefert die Suche keine Treffer.
- i-Planner ignoriert einzelne Sonderzeichen als eigenes Wort, zum Beispiel ein allein stehendes + oder *.
- Eine neue Suche aus dem Feld Suchen.... ersetzt alle bisherigen Suchbegriffe.
Das Kreuz am Ende des Feldes leert deine Eingabe wieder. Es erscheint, sobald du etwas eingegeben hast.
Treffer nach Bereichen durchsehen
Die Trefferseite heißt Suche. Unter Ergebnis steht für jeden Bereich mit Treffern ein Eintrag mit der Anzahl der Treffer, zum Beispiel Kunden, Verträge oder Dokumente. Die erste Liste ist gleich geöffnet.
Mögliche Bereiche sind Kunden, Produktpartner, Benutzer, Verträge, Aktivitäten, Abrechnung, Dokumente, Adressen, Kommunikation, Ansprechpartner, Tarife, Finanzdaten, Schäden und Wünsche & Ziele. Ein Bereich ohne Treffer erscheint nicht.
- Klicke auf einen Bereich, um seine Treffer als Liste zu sehen.
- Die Treffer stehen in einer normalen Liste. Wie du mit Listen arbeitest, steht unter Listen. Wie du Treffer markierst und weiterbearbeitest, steht unter Mehrere Suchtreffer auf einmal bearbeiten und Einen Suchtreffer über die drei Punkte bearbeiten.
- Auf der Trefferseite bleiben deine Suchbegriffe stehen, auch wenn du neben das Suchfeld klickst. Auf allen anderen Seiten schließt ein Klick daneben die Ebene und leert die Suche.
Mehrere Suchtreffer auf einmal bearbeiten
In jeder Trefferliste steht vor jeder Zeile ein Kontrollkästchen, ohne dass du es erst einblenden musst. Markierte Treffer bearbeitest du über die Aktionsleiste mit einer Sammelaktion, zum Beispiel einem neuen Stichwort oder Betreuer für alle gefundenen Kunden.
- Suche wie unter Nach Kunden, Verträgen oder Dokumenten suchen beschrieben.
- Klicke auf der Seite Suche unter Ergebnis auf den Bereich, zum Beispiel Verträge.
- Setze die Häkchen vor die Treffer. Das Häkchen im Tabellenkopf markiert alle.
- Über der Tabelle erscheint die Aktionsleiste. Links steht die Zahl der markierten Zeilen. Klicke auf die gewünschte Sammelaktion. Ihren Namen zeigt der Tooltip, wenn du mit der Maus auf das Symbol zeigst.
- Wähle in der Ebene den Wert und bestätige die Rückfrage mit Ja.
Die Trefferliste bietet dieselben Sammelaktionen wie die Liste des Bereichs. Bei Kunden sind das zum Beispiel Betreuer wechseln, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung und Löschen. Bei Verträgen gibt es unter anderem Sparte wechseln, Serviceportal, Kunde wechseln, Stichworte, Kopieren und Archivieren. Welche davon du siehst, hängt wie dort von deiner Benutzerrolle ab.
Ausnahmen:
- Sammelaktionen, die eine geöffnete Karteikarte brauchen, fehlen in den Treffern: Verschieben in einen Ordner und Vorgang verknüpfen. Dafür öffnest du die Karteikarte des Kunden.
- Bei Abrechnung gibt es nur Löschen.
Was jede Sammelaktion bewirkt und welches Recht sie braucht, steht unter Sammelaktionen.
Einen Suchtreffer über die drei Punkte bearbeiten
Am Ende jeder Trefferzeile steht das Symbol Optionen mit drei waagerechten Punkten. Ein Klick darauf öffnet das Menü für diesen Treffer, ohne dass du erst seine Karteikarte öffnen musst.
Je nach Bereich enthält das Menü diese Einträge:
| Eintrag | Was er tut | Wo |
|---|---|---|
| Bearbeiten | Öffnet die Karteikarte des Treffers | alle Bereiche außer Abrechnung |
| Aktivität erstellen | Öffnet ein Untermenü, zum Beispiel Aufgabe erstellen, Brief schreiben, E-Mail senden oder Termin anlegen. Fährst du über eine Art, folgen als dritte Ebene deine eigenen und die für dich freigegebenen Textvorlagen | zum Beispiel Kunden, Verträge, Schäden, Finanzdaten, Dokumente. Nicht bei Adressen, Kommunikation, Ansprechpartner und Abrechnung |
| Formular erstellen | Öffnet ein Untermenü mit deinen Formularen | Kunden, Verträge, Schäden, Finanzdaten |
| Schaden anlegen | Legt zum Vertrag einen Schaden an | Verträge |
| Erinnerung setzen | Öffnet das Fenster für eine Erinnerung zu diesem Treffer | die meisten Bereiche |
| Anpinnen | Legt die Karteikarte des Treffers angepinnt und verkleinert ab | die meisten Bereiche |
| Vorgänge öffnen | Zeigt die Zahl der verknüpften Vorgänge und öffnet sie | die meisten Bereiche |
| Kopieren | Legt eine Kopie an | zum Beispiel Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele, Ansprechpartner |
| Löschen | Löscht den Treffer | die meisten Bereiche |
Bei Adressen und Kommunikation gibt es nur Bearbeiten, Anpinnen, Erinnerung setzen und Löschen. Bei Abrechnung öffnest du stattdessen die Strukturen, zum Beispiel AP-Struktur öffnen, oder löschst die Buchung.
Gibt es noch keine Formulare, meldet Formular erstellen „Es liegen zur Zeit keine Formulare zur Auswahl bereit!“ Wie du Formulare anlegst, steht unter Formulare.
Suchbegriffe genauer einstellen
Nach der Suche steht jeder Begriff als Chip im Suchfeld der Kopfzeile. Links am Chip sitzt ein rundes Feld, das die Auswahl der Suchart öffnet. Solange der Begriff auf Enthält steht, zeigt es ein Regler-Symbol.
| Suchart | Wirkung |
|---|---|
| Enthält | Die Treffer müssen den Begriff enthalten. |
| Enthält nicht | Treffer mit diesem Begriff werden ausgeschlossen. |
| Beginnt mit | Der Wortanfang genügt. Der Chip zeigt dann ein * hinter dem Begriff. |
| Exakt | Der Begriff muss genau so vorkommen. |
Enthält und Enthält nicht legen fest, ob der Begriff vorkommen muss. Beginnt mit und Exakt legen fest, wie genau er vorkommen muss. Beide Einstellungen gelten gleichzeitig. Neue Begriffe stehen automatisch auf Enthält und Beginnt mit. Wählst du eine andere Suchart, läuft die Suche sofort neu.
- Um einen Begriff zu ergänzen, tippe hinter den Chips in das Feld + Suchen... und drücke Enter. Die Suche läuft mit allen Chips neu.
- Um einen Begriff zu entfernen, klicke auf das Kreuz am Chip. Die Suche läuft dann ohne diesen Begriff neu. Entfernst du so den letzten Begriff, zeigt die Ebene wieder die zuletzt besuchten Einträge. Du kannst auch im leeren Feld + Suchen... die Rücktaste drücken. Das entfernt den letzten Chip.
Nach Stichworten mit # suchen
- Klicke in das Feld Suchen.... und gib als erstes Zeichen # ein.
- Es erscheint eine Liste der Stichworte (Tags). Unter jedem steht Von: mit der Person, die es angelegt hat.
- Tippe weiter, um die Liste einzugrenzen, und klicke auf das gewünschte Stichwort. Die Suche startet sofort.
i-Planner sucht dann nach dem Stichwort mit vorangestelltem #, zum Beispiel #Neukunde. Die Stichwort-Liste erscheint nur, wenn die Raute das erste Zeichen im Feld ist. Das Kreuz am Ende des Feldes oder die Rücktaste im leeren Feld blendet sie wieder aus.
Du kannst diese Suche auch aus einem geöffneten Datensatz heraus starten. Ein Klick auf ein zugeordnetes Stichwort im Block Stichworte sucht nach #Stichwort. Wie Stichworte angelegt und zugeordnet werden, steht unter Stichworte.
Eine frühere Suche wiederholen
- Klicke in das leere Feld Suchen..... Stehen schon Suchbegriffe als Chips im Feld, siehst du das Uhr-Symbol auch ohne diesen Klick.
- Klicke auf das Uhr-Symbol Suchverlauf am Ende des Feldes.
- Wähle eine Suche aus der Liste. i-Planner übernimmt ihre Suchbegriffe mitsamt Suchart, und die Suche startet sofort.
Jeder Eintrag zeigt die Suche als Text und dazu, wann sie war. Ein + steht für Enthält, ein - für Enthält nicht, ein * hinter dem Wort für Beginnt mit.
- Der Suchverlauf ist persönlich. Kolleginnen und Kollegen sehen deine Suchen nicht.
- Er behält deine 20 neuesten Suchen, die neueste zuerst.
- Suchst du ein zweites Mal mit denselben Begriffen und Sucharten, entsteht kein neuer Eintrag. Der vorhandene bekommt nur das neue Datum.
- Suchen mit zu kurzen Begriffen landen nicht im Verlauf.
Welche Bereiche du in den Treffern siehst
Die Suche zeigt nur Bereiche, die deine Benutzerrolle sehen darf. Die Rechte stehen unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen im Block Kundenverwaltung, zum Teil in den Detail-Rechten einer Zeile. Für die Abrechnung zählt der Block Abrechnung.
| Bereich | Erscheint nur, wenn deine Rolle … |
|---|---|
| Kunden | die Zeile Kontakte eingeschaltet hat |
| Verträge, Finanzdaten, Schäden, Wünsche & Ziele | in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im gleichnamigen Abschnitt, zum Beispiel Verträge, den Schalter Sichtrecht hat |
| Produktpartner | die Zeile Produktpartner eingeschaltet hat |
| Ansprechpartner, Tarife | in den Detail-Rechten der Zeile Produktpartner im Abschnitt Ansprechpartner oder Tarife den Schalter Sichtrecht hat |
| Aktivitäten | in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte, Produktpartner oder Benutzer im Abschnitt Aktivitäten den Schalter Sichtrecht hat |
| Dokumente | in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte, Produktpartner oder Benutzer im Abschnitt Dokumente den Schalter Sichtrecht hat |
| Abrechnung | im Block Abrechnung den Schalter Abrechnung eingeschaltet hat |
| Benutzer, Adressen, Kommunikation | kein eigenes Recht nötig |
Außerdem erscheint ein Bereich nur, wenn er mindestens einen Treffer hat. Fehlt ein Bereich, liegt es also entweder an deinen Rechten oder daran, dass es dort nichts zu finden gibt.
Häufige Fragen
Füge das Wort nach der Suche im Feld + Suchen... hinter den Chips hinzu und drücke Enter. Klicke dann links am neuen Chip auf das runde Feld und wähle Enthält nicht. Die Suche läuft sofort neu, ohne Treffer mit diesem Wort.
Neue Suchbegriffe stehen auf Beginnt mit, erkennbar am * hinter dem Begriff im Chip. Klicke links am Chip auf das runde Feld und wähle Exakt. Die Suche läuft sofort neu.
Nein. Der Suchverlauf ist persönlich und zeigt jedem Benutzer nur die eigenen Suchen.
Dafür ist die Filterzeile der jeweiligen Liste gedacht, nicht die Suche in der Kopfzeile. Wie sie funktioniert, steht unter Listen.
Weitere Themen
- Listen: innerhalb einer einzelnen Liste suchen und filtern.
- Sammelaktionen: was jede Sammelaktion in den Trefferlisten bewirkt und welches Recht sie braucht.
- Stichworte: die Stichworte anlegen und zuordnen, nach denen du mit # suchst.
- Fehlerbehebung: wenn die Suche nichts oder zu wenig findet.
- Arbeitsoberfläche: die Kopfzeile mit dem Suchfeld.