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Kalender verwalten

Wie du weitere Kalender anlegst, Name, Farbe und Freischaltung eines Kalenders einstellst, Kalender für Kollegen freigibst, freigegebene Kalender öffnest und einen Kalender samt seinen Terminen löschst.

Jeder Benutzer hat mindestens einen eigenen Kalender und kann weitere anlegen, zum Beispiel für Beratungstermine und interne Termine. Name, Farbe und Freigabe legst du beim Anlegen fest und änderst sie später über das Zahnrad Einstellungen. Beim Löschen entscheidest du, was mit seinen Terminen geschieht.

Kurz erklärt

Im Seitenmenü stehen deine Kalender unter Meine Kalender. Sobald du einen freigibst, steht er unter Meine Freigaben. Kalender, die andere für dich freigegeben haben, stehen unter Für mich freigegeben. Du kannst sie weder löschen noch über Kalender bearbeiten ändern. Die Einstellungen eines Kalenders (Name, Farbe und Freischaltung) öffnest du über das Zahnrad Einstellungen über dem Kalender. Mitglieder mit der Rolle Inhaber oder Administrator öffnen sie auch bei Kalendern ihrer Kollegen. Ein neuer Kalender heißt zunächst wie du und ist Privat.

Typische Aufgaben unter Aktivitäten › Kalender:

Voraussetzungen

Deine Benutzerrolle braucht den Schalter Kalender. Er steht im Block Kundenverwaltung in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten im Abschnitt Aktivitäten. Ohne ihn fehlt der Menüpunkt Aktivitäten › Kalender, siehe Benutzerrollen.

Einen weiteren Kalender hinzufügen

  1. Öffne Aktivitäten › Kalender.
  2. Klicke im Seitenmenü unter den Kalendern auf das Plus Neuer Kalender. Der Name erscheint, wenn du mit der Maus darauf zeigst.
  3. i-Planner legt einen Kalender mit deinem Namen an, öffnet ihn und zeigt das Fenster Kalender mit seinen Einstellungen.
  4. Trage bei Name einen Namen ein und stelle Farbe und Freischaltung ein, siehe Name, Farbe und Freischaltung einstellen.
  5. Klicke auf Speichern und schließe das Fenster danach mit Abbrechen.

Auch der runde Plus-Button unten rechts im Kalender hat eine Schaltfläche Kalender hinzufügen (Kalender-Symbol). Sie legt ebenfalls einen Kalender mit deinem Namen an, öffnet ihn und zeigt das Fenster Kalender mit seinen Einstellungen.

Der Plus-Button unten rechts im Kalender öffnet sich, sobald die Maus darauf zeigt, mit den runden Schaltflächen Termin hinzufügen und Kalender hinzufügen. Auf Kalender hinzufügen erscheint der Hinweis Kalender hinzufügen. Nach dem Klick steht unter Meine Kalender ein neuer Kalender mit dem Namen des Benutzers, und das Fenster Kalender öffnet sich: Name mit dem Namen des Benutzers, Farbe und Freischaltung mit Privat und dem Feld Teilnehmer hinzufügen, unten Speichern und Abbrechen.

Ein neuer Kalender startet in der Ansicht Woche. Die andere Schaltfläche am Plus-Button, Termin hinzufügen, legt einen Termin an, siehe Termine bearbeiten.

Hast du noch gar keinen Kalender, legt i-Planner beim ersten Öffnen von Aktivitäten › Kalender automatisch einen Standardkalender mit deinem Benutzernamen an.

Name, Farbe und Freischaltung einstellen

Name, Farbe und Freischaltung stellst du im Fenster Kalender ein. Darin steht „Hier kannst Du alle wichtigen Einstellungen für Deinen Kalender vornehmen.“ Beim Anlegen öffnet es sich von selbst, siehe Einen weiteren Kalender hinzufügen. Für einen bestehenden Kalender öffnest du es so:

  1. Öffne Aktivitäten › Kalender und klicke im Seitenmenü auf den Kalender.
  2. Klicke über dem Kalender auf das Zahnrad Einstellungen. Das Fenster Kalender öffnet sich.

Bei deinen eigenen Kalendern öffnet auch Bearbeiten im Menü Kalender bearbeiten (drei Punkte neben dem Kalender im Seitenmenü) das Fenster.

EinstellungInhalt
NameName des Kalenders im Seitenmenü
FarbeFarbe der Termine dieses Kalenders. Ohne eigene Farbe gilt die Standardfarbe
FreischaltungÖffentlich, Team oder Privat, siehe Einen Kalender für andere freigeben

Klicke auf Speichern. Es erscheint „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!“, und das Fenster bleibt offen. Schließe es mit Abbrechen oder oben mit Schließen (x). Schließt du es, ohne vorher zu speichern, bleiben die bisherigen Einstellungen. Ein neuer Kalender behält dann deinen Namen, die Standardfarbe und die Freischaltung Privat.

Das Zahnrad Einstellungen erscheint bei deinen eigenen Kalendern. Mitglieder mit der Rolle Inhaber oder Administrator sehen es bei jedem Kalender, den sie öffnen, siehe Den Kalender eines Kollegen freigeben. Die Farbe eines Kalenders ändert nur der Benutzer, dem er gehört.

Im Menü Kalender bearbeiten (drei Punkte neben dem Kalender im Seitenmenü) findest du außerdem:

  • Kopieren: legt eine Kopie des gerade geöffneten Kalenders ohne Termine an. Ihr Name endet auf „Kopie“, danach erscheint „Die Liste wurde erfolgreich kopiert!“ Das geht nur bei Kalendern im Bereich Meine Kalender.
  • Im neuen Fenster öffnen
  • Löschen, siehe Einen Kalender löschen

Bei Kalendern im Bereich Für mich freigegeben fehlt das Menü Kalender bearbeiten.

Einen Kalender für andere freigeben

Wer einen Kalender außer dir sieht, legst du im Fenster Kalender bei Freischaltung fest. Das geht beim Anlegen und jederzeit danach:

  1. Öffne Aktivitäten › Kalender, klicke im Seitenmenü auf den Kalender und dann über dem Kalender auf das Zahnrad Einstellungen. Das Fenster Kalender öffnet sich. Bei einem neuen Kalender öffnet es sich nach Neuer Kalender von selbst.
  2. Wähle bei Freischaltung eine Möglichkeit:
    • Öffentlich: Der Kalender ist für alle sichtbar. Diese Möglichkeit steht nur zur Wahl, wenn deine Benutzerrolle sie zulässt.
    • Team: Der Kalender ist für die Benutzer freigegeben, die in der Teamstruktur mit dir verbunden sind.
    • Privat: Nur du siehst den Kalender, außer du trägst Teilnehmer ein.
  3. Hast du Privat gewählt, klicke auf + Teilnehmer hinzufügen..., suche den Benutzer und wähle ihn aus. So gibst du den Kalender gezielt für einzelne Kollegen frei.
  4. Klicke auf Speichern und schließe das Fenster mit Abbrechen.

Ist ein Kalender freigegeben, steht er in deinem Seitenmenü unter Meine Freigaben statt unter Meine Kalender. Bei den Kollegen erscheint er unter Für mich freigegeben.

Teilnehmer gelten nur bei Privat. Stellst du auf Team oder Öffentlich um und speicherst, sind die eingetragenen Teilnehmer entfernt.

Den Kalender eines Kollegen freigeben

Hast du die Rolle Inhaber oder Administrator, gibst du auch Kalender deiner Kollegen frei, zum Beispiel für einen neuen Mitarbeiter. Das geht bei jedem Kalender, den du im Seitenmenü unter Für mich freigegeben öffnen kannst.

  1. Öffne Aktivitäten › Kalender und klicke im Seitenmenü unter Für mich freigegeben auf den Kalender des Kollegen.
  2. Klicke über dem Kalender auf das Zahnrad Einstellungen. Das Fenster Kalender öffnet sich mit den bisherigen Teilnehmern.
  3. Lass bei Freischaltung die Auswahl Privat stehen. Klicke auf + Teilnehmer hinzufügen..., suche den Benutzer und wähle ihn aus.
  4. Klicke auf Speichern und schließe das Fenster mit Abbrechen.

Der neue Teilnehmer findet den Kalender danach unter Für mich freigegeben. Die bisherigen Teilnehmer bleiben eingetragen.

Gut zu wissen:

  • Die Farbe des Kalenders ändert nur der Kollege, dem er gehört.
  • Ist bei Freischaltung Team oder Öffentlich gewählt, gibt es keine Teilnehmer. Stellst du auf Privat um, sehen den Kalender danach nur noch der Kollege und die Teilnehmer, die du einträgst.
  • Entfernst du dich selbst aus den Teilnehmern, steht der Kalender nach dem Speichern nicht mehr in deinem Seitenmenü.
  • Steht ein Kalender nicht unter Für mich freigegeben, muss ihn zuerst der Kollege für dich freigeben, siehe Einen Kalender für andere freigeben.

Die Kalender anderer Benutzer ansehen

  1. Öffne Aktivitäten › Kalender.
  2. Klicke im Seitenmenü im Bereich Für mich freigegeben auf den Kalender.

In diesem Bereich stehen die Kalender, die andere Benutzer für dich freigegeben haben. Das Seitenmenü zeigt den Bereich nur, wenn es solche Kalender gibt.

Gut zu wissen:

  • Es ist immer genau ein Kalender geöffnet. Den Kalender eines Kollegen und deinen eigenen kannst du nicht übereinanderlegen. Du wechselst zwischen ihnen im Seitenmenü.
  • Freigegebene Kalender anderer Benutzer kannst du weder löschen noch über Kalender bearbeiten ändern. Das Menü fehlt bei ihnen. Hast du die Rolle Inhaber oder Administrator, änderst du ihre Einstellungen über das Zahnrad Einstellungen, siehe Den Kalender eines Kollegen freigeben.
  • Legst du einen Termin im Kalender eines Kollegen an, wird der Kollege Verantwortlich und erhält eine Benachrichtigung. Ist der Kalender für dich nicht bearbeitbar, erscheint beim Anlegen „Du hast keine Berechtigung Termine in diesem Kalender einzutragen!“

Wie du Termine anlegst und verschiebst, steht unter Kalender.

Einen Kalender löschen

  1. Öffne Aktivitäten › Kalender.
  2. Klicke im Seitenmenü neben dem Kalender auf Kalender bearbeiten (drei Punkte) und wähle Löschen.
  3. Es öffnet sich das Fenster Kalender löschen mit zwei Möglichkeiten:
    • Kalender und Termine löschen: „Der Kalender und alle darin befindlichen Termine werden gelöscht.“
    • Kalender löschen: „Die Termine sollen in folgenden Kalender verschoben werden“. Wähle den Kalender in der Auswahlliste darunter. Zur Wahl stehen deine eigenen Kalender.
  4. Klicke auf Löschen. Mit Abbrechen bleibt der Kalender erhalten.

Danach erscheint „Der Kalender wurde erfolgreich gelöscht!“

Diese Kalender lassen sich nicht löschen:

  • Dein einziger eigener Kalender. Steht er unter Meine Kalender, fehlt Löschen im Menü Kalender bearbeiten. Steht er unter Meine Freigaben, bleibt er nach Löschen erhalten.
  • Kalender anderer Benutzer im Bereich Für mich freigegeben.

Lösche den Standardkalender besser nicht, auch wenn du weitere Kalender hast. i-Planner hat ihn beim ersten Öffnen von Aktivitäten › Kalender für dich angelegt und legt Aktivitäten hinein, deren Typ du auf Termin änderst. Ohne ihn erscheinen solche Termine in keinem Kalender.

Meldungen und Hinweise

MeldungBedeutung
Fenster Kalender löschen nach LöschenDu löschst einen Kalender und entscheidest, ob seine Termine mitgelöscht oder in einen anderen eigenen Kalender verschoben werden.
Der Kalender wurde erfolgreich gelöscht!Der Kalender ist gelöscht.
Löschen fehlt im Menü Kalender bearbeitenDer Kalender ist dein einziger eigener Kalender und lässt sich nicht löschen.
Menü Kalender bearbeiten fehltDer Kalender gehört einem anderen Benutzer und steht unter Für mich freigegeben.
Zahnrad Einstellungen fehltDer Kalender gehört einem anderen Benutzer, und du hast nicht die Rolle Inhaber oder Administrator.
Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!Die Einstellungen im Fenster Kalender sind gespeichert. Das Fenster bleibt offen.
Die Liste wurde erfolgreich kopiert!Du hast einen Kalender über Kopieren kopiert. Die Kopie ist geöffnet.
Du hast keine Berechtigung Termine in diesem Kalender einzutragen!Der geöffnete Kalender ist für dich nicht bearbeitbar. Lege den Termin in einem deiner eigenen Kalender an.
Du hast keine Berechtigung Termine in diesem Kalender zu löschen!Du darfst in diesem Kalender keine Termine löschen.
Der Kalender wurde erfolgreich gewechselt!Ein Termin wurde im Aktivitätenfenster in einen anderen Kalender gelegt, siehe Termine bearbeiten.

Häufige Fragen

Öffne den Kalender und klicke über ihm auf das Zahnrad Einstellungen. Wähle im Fenster Kalender bei Freischaltung die Möglichkeit Privat und trage den Kollegen über + Teilnehmer hinzufügen... ein. Klicke dann auf Speichern. Der Kollege findet den Kalender danach unter Für mich freigegeben, bei dir steht er unter Meine Freigaben.

Klicke über dem geöffneten Kalender auf das Zahnrad Einstellungen oder im Seitenmenü bei Kalender bearbeiten (drei Punkte) auf Bearbeiten. Ändere im Fenster Kalender die Felder Name oder Farbe und klicke auf Speichern, siehe Name, Farbe und Freischaltung einstellen.

Das entscheidest du im Fenster Kalender löschen. Entweder löschst du die Termine mit, oder sie kommen in einen anderen deiner eigenen Kalender, den du in der Auswahlliste wählst.

Du hast den Kalender freigegeben, über Team, Öffentlich oder über Teilnehmer bei Privat. Freigegebene eigene Kalender stehen unter Meine Freigaben.

Weitere Themen

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