Einstellungen und Freigaben

Im Einstellungsfenster Serviceportal legst du für jeden Kunden fest, wer bei seinen Aktionen informiert wird und welche Listen er sieht. Dort bestimmst du auch, was er in den Listen ändern darf und worüber er benachrichtigt wird. Welche Verträge, Schäden, Dokumente und Ordner er im Portal sieht, legst du zusätzlich an jedem dieser Datensätze selbst fest.

Kurz erklärt

Die Einstellungen gelten für einen Kunden und werden sofort gespeichert. Ein Vertrag, Schaden oder Dokument erscheint im Portal nur, wenn er selbst freigegeben ist und die passende Liste in den Einstellungen an ist.

Typische Aufgaben im Serviceportal eines Kunden:

• Eine Kollegin soll die Chats des Kunden bekommen: Festlegen, wer bei Aktionen des Kunden informiert wird↗.
• Der Kunde soll selbst Dokumente hochladen: Festlegen, welche Listen der Kunde im Portal sieht↗, Option Upload freischalten.
• Ein Vertrag soll im Portal erscheinen: Einen Vertrag oder Schaden im Portal sichtbar machen↗.
• Viele Verträge sollen auf einmal ins Portal: Mehrere Verträge oder Schäden auf einmal freigeben↗.
• Du willst wissen, ob sich der Kunde angemeldet hat: Die Zugriffe des Kunden in der Logliste ansehen↗.

Voraussetzungen

• Deine Organisation hat das Modul Kundenportal gebucht.
• Wie du das Portal für den Kunden freischaltest, deaktivierst und ihn einlädst, erklärt Serviceportal↗. Dafür braucht deine Benutzerrolle den Schalter Freischalten in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Kundenportal.

Das Einstellungsfenster öffnen

1. Öffne die Kundenansicht des Kunden.
2. Klicke auf den Reiter Serviceportal und dort auf Einstellungen.

Das Fenster Serviceportal legt sich über die ganze Seite. Es hat die Bereiche Freischaltung, Betreuung, Support, Listen, E-Mail Benachrichtigung und Push Mitteilungen. Gibt es schon Zugriffe, kommt die Logliste dazu. Jede Änderung wird sofort gespeichert. Danach erscheint „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!“ Einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Du schließt das Fenster mit dem X.

Öffnet jemand das Fenster für einen Kunden zum ersten Mal, gelten Standardwerte. Neuigkeiten, Verträge, Schäden, Dokumente und Upload freischalten sind an, alle Mit Bearbeitung aus. Chats ist an, wenn die Benutzerrolle der Person, die das Fenster öffnet, Chats nutzen darf. Unter E-Mail Benachrichtigung und Push Mitteilungen sind alle Haken gesetzt.

Festlegen, wer bei Aktionen des Kunden informiert wird

Im Bereich Betreuung stehen die Benutzer, die automatisch informiert werden, wenn der Kunde im Serviceportal etwas tut. Sie folgen dem Portal des Kunden. An sie richtet der Kunde auch seine Chats.

• Zum Hinzufügen klickst du in + Mitarbeiter hinzufügen..., suchst den Benutzer und wählst ihn aus. Er erscheint mit Profilbild und Namen.
• Zum Entfernen klickst du neben dem Namen auf das X.

Beim ersten Öffnen ist der Betreuer des Kunden eingetragen. Hat der Kunde keinen, bist du es selbst.

Unter Betreuung muss immer mindestens ein Mitarbeiter eingetragen bleiben. Entfernst du den letzten, erscheint „Es muss mindestens ein Benutzer hinterlegt werden oder die Ansicht Nachrichten muss deaktiviert werden!“, und du wirst selbst wieder eingetragen. Das passiert auch, wenn Chats im Bereich Listen aus ist.

Die Support-Kontaktdaten für den Kunden hinterlegen

Im Bereich Support legst du fest, welche E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kunde bei Fragen nutzen kann.

• Support E-Mail-Adresse: zum Beispiel service@beispiel-makler.de. Das Feld ist nicht Pflicht, muss aber eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.
• Telefon Hotline: zum Beispiel 089 1234560.

Beim ersten Öffnen sind beide Felder mit der E-Mail-Adresse und Hotline aus den Firmendaten deiner Organisation vorbelegt. Du kannst sie für jeden Kunden anders eintragen.

Festlegen, welche Listen der Kunde im Portal sieht

Im Bereich Listen hakst du an, welche Bereiche der Kunde im Portal sieht. Die Unteroptionen erscheinen erst, wenn die Liste darüber angehakt ist.

Gut zu wissen:

• Die Option Chats siehst du nur, wenn deine Benutzerrolle selbst Chats nutzen darf.
• Nimmst du den Haken bei Verträge, Schäden oder Dokumente heraus, werden auch deren Unteroptionen ausgeschaltet.
• Mit Bearbeitung bei Dokumente setzt Upload freischalten voraus.
• Mindestens eine Liste muss an bleiben. Nimmst du den letzten Haken heraus, erscheint „Es muss mindestes eine Ansicht freigeschaltet werden!“, und Verträge wird wieder eingeschaltet.

Den Kunden per E-Mail oder Push benachrichtigen lassen

In den Bereichen E-Mail Benachrichtigung und Push Mitteilungen hakst du an, wann der Kunde automatisch informiert wird.

E-Mail Benachrichtigung, jeweils „Der Kunde soll eine E-Mail erhalten, wenn …“:

• neue Nachrichten in Chats für ihn geschrieben werden
• neue Verträge für ihn freigeschaltet werden
• neue Schäden für ihn freigeschaltet werden
• neue Dokumente für ihn freigeschaltet werden

Push Mitteilungen, jeweils eine Push-Nachricht, wenn:

• neue Nachrichten in Chats für ihn geschrieben werden
• neue Verträge für ihn angelegt, freigeschaltet oder bearbeitet werden
• neue Schäden für ihn angelegt, freigeschaltet oder bearbeitet werden
• neue Dokumente für ihn angelegt, freigeschaltet oder bearbeitet werden

Beim Deaktivieren und beim Freischalten des Portals werden alle E-Mail- und Push-Benachrichtigungen ausgeschaltet. Das gilt auch, wenn das Fenster direkt nach dem Freischalten die Haken unter E-Mail Benachrichtigung als gesetzt zeigt. Öffne die Einstellungen danach erneut und setze die Haken neu.

Die Zugriffe des Kunden in der Logliste ansehen

Die Logliste zeigt die letzten Einträge zu den Zugriffen des Kunden auf sein Portal. Sie zeigt acht Einträge je Seite und höchstens die letzten 100. Du findest sie im Einstellungsfenster Serviceportal des Kunden. Gibt es noch keine Einträge, fehlt die Logliste.

Einen Vertrag oder Schaden im Portal sichtbar machen

Ein Vertrag erscheint nur dann im Portal, wenn er dafür freigegeben ist und in den Einstellungen des Portals die Liste Verträge an ist. Für einen Schaden gilt dasselbe mit der Liste Schäden.

1. Öffne den Vertrag oder Schaden. Wie das geht, steht unter Verträge↗ und Schäden↗.
2. Gehe zur Gruppe Serviceportal.
3. Setze das Feld Sichtbar auf Ja. Standard ist Nein.

Die Änderung wird sofort gespeichert. Mit Nein nimmst du die Freigabe zurück.

Hat sich der Kunde bereits registriert, fragt i-Planner beim Freigeben eines Vertrags nach. Beim Setzen auf Ja öffnet sich ein Fenster mit diesen Optionen:

• Serviceportal freischalten: ist bereits gesetzt und lässt sich nicht ändern.
• E-Mail wegen freigeschaltetem Vertrag versenden
• Push Nachricht wegen freigeschaltetem Vertrag versenden

Wähle aus, ob der Kunde eine E-Mail oder Push-Nachricht bekommen soll, und bestätige. Bei einem Entwurf oder wenn sich der Kunde noch nicht registriert hat, erscheint das Fenster nicht.

Mehrere Verträge oder Schäden auf einmal freigeben

Mit der Sammelaktion Serviceportal setzt du bei allen markierten Verträgen oder Schäden das Feld Sichtbar in einem Schritt.

1. Öffne eine Vertrags- oder Schadenliste, zum Beispiel Kontakte › Verträge oder den Reiter Schäden der Kundenansicht.
2. Markiere die Verträge oder Schäden.
3. Klicke in der Aktionsleiste auf Serviceportal (Headset).
4. Wähle Freischalten oder Nicht freischalten und klicke auf Speichern.
5. Bestätige die Rückfrage mit Ja.

Die Rückfrage lautet in beiden Fällen „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge freischalten willst?“ Danach erscheint „Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich freigeschaltet!“ Übernommen wird die Option, die du gewählt hast.

Gut zu wissen:

• Bei Finanzdaten und Wünsche & Ziele gibt es diese Sammelaktion nicht.
• Deine Benutzerrolle braucht den Schalter Mit Bearbeitung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte, für Verträge im Abschnitt Verträge, für Schäden im Abschnitt Schäden.
• Der Kunde sieht die Verträge nur, wenn in den Einstellungen des Portals die Liste Verträge an ist. Für Schäden gilt dasselbe mit der Liste Schäden.

Weitere Sammelaktionen stehen unter Listenaktionen↗.

Dokumente und Ordner im Portal freigeben

Dokumente sieht der Kunde, wenn die Liste Dokumente in den Einstellungen des Portals an ist und das Dokument freigegeben ist.

1. Öffne das Dokument oder den Ordner. Wie das geht, steht unter Dokumente und Ordner↗.
2. Gehe zur Gruppe Serviceportal.
3. Setze das Feld Serviceportal auf Ja. Standard ist Nein.

Automatisch freigegeben sind Dokumente, die du in der Kundenansicht im Reiter Serviceportal unter Dokumente anlegst. Dasselbe gilt für Dokumente, die du in einem Ordner des Serviceportals anlegst. Verschiebst du Dokumente innerhalb des Serviceportals, bietet i-Planner als Ziel nur Ordner des Portals und die oberste Ebene an. Wie du Dateien hochlädst, steht unter Hochladen↗.

Was der Kunde im Serviceportal sieht

Nach der Anmeldung sieht der Kunde die Menüpunkte, deren Listen du in den Einstellungen angehakt hast: Neuigkeiten, Verträge, Schäden und Dokumente. Die Bereiche heißen dort zum Beispiel Meine Verträge, Meine Schäden und Meine Dokumente.

• Er sieht nur Verträge und Schäden mit Sichtbar = Ja und nur freigegebene Dokumente und Ordner.
• In einem Vertrag, Schaden oder Dokument sieht er nicht alle Felder, sondern nur die Gruppen und Felder, die für das Portal vorgesehen sind. In der Standardvorlage ist das bei Verträgen nur ein Teil der Gruppen.
• Neuigkeiten sieht er nur, wenn er dort als Follower eingetragen ist.
• Ändern, anlegen oder löschen kann er nur mit Mit Bearbeitung, hochladen nur mit Upload freischalten.
• Für Rückfragen zeigt das Portal die Angaben aus dem Bereich Support.

Wie das Portal für einen bestimmten Kunden aussieht, prüfst du über die Schaltfläche Serviceportal im Reiter Serviceportal der Kundenansicht. Sie ist nur bei freigeschaltetem Portal da und öffnet einen neuen Browser-Tab.

Weitere Themen

• Serviceportal↗: das Portal freischalten, den Kunden einladen, den Zugang deaktivieren.
• Fehlerbehebung↗: wenn der Kunde einen Vertrag oder ein Dokument nicht sieht oder sich eine Einstellung nicht ändern lässt.
• Dokumente und Ordner↗: Dokumente eines Kunden finden, öffnen und verschieben.
• Schäden↗: einen Schaden anlegen und im Serviceportal freigeben.