Aufgaben
Wie du Aufgaben findest, mit Start und Ende anlegst, in Unteraufgaben aufteilst, mit Team, Bemerkungen und Erinnerung bearbeitest und als erledigt abschließt.
Eine Aufgabe ist eine Aktivität mit Zeitraum, Verantwortlichem und einer Checkliste Noch zu erledigen für Unteraufgaben. Unter Aktivitäten › Aufgaben stehen nur Aufgaben. Was alle Aktivitäten gemeinsam haben, zum Beispiel das Aktivitätenfenster und den Status, beschreibt Aktivitäten › Übersicht.
Kurz erklärt
Eine neue Aufgabe beginnt heute und endet einen Tag später. Beides änderst du bei Start und Ende. Noch zu erledigen, Bemerkungen und die Erinnerung gibt es erst, wenn die Aufgabe angelegt ist. Erledigt ist eine Aufgabe, wenn ihr Status auf Erledigt steht.
Typische Aufgaben unter Aktivitäten › Aufgaben:
- Du willst dir etwas vornehmen: Eine neue Aufgabe anlegen.
- Eine Aufgabe hat mehrere Schritte: Eine Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen.
- Ein Kollege soll mitarbeiten: Kollegen über Team und Bemerkungen einbinden.
- Du willst die Aufgabe nicht vergessen: Dich an eine Aufgabe erinnern lassen.
- Die Aufgabe ist fertig: Eine Aufgabe erledigen.
Voraussetzungen
Die Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle unter Benutzerrollen. Sie stehen im Block Kundenverwaltung in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten:
- Um Aufgaben zu sehen und anzulegen, brauchst du im Abschnitt Aktivitäten den Schalter Aufgaben. Ohne ihn fehlen die Menüpunkte Aufgaben und Notizen.
- Um Aufgaben über Hinzufügen anzulegen, brauchst du im selben Abschnitt den Schalter Alle Aktivitäten. Ohne ihn fehlt der Eintrag Aktivitäten im Menü Hinzufügen.
- Um Aufgaben von Kollegen zu sehen, muss im Abschnitt Sichtbarkeit das Auswahlfeld Ansicht auf Von allen Benutzern stehen.
Wen du als Verantwortlichen oder Teammitglied auswählen darfst, legen Verantwortlicher und Teammitglied im Abschnitt Sichtbarkeit fest, siehe Aktivitäten › Übersicht.
Deine Aufgaben in einer Liste finden
Öffne Aktivitäten › Aufgaben. Unter Listen stehen diese Systemlisten:
- Aufgaben
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Neu hinzugekommen
- Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt
- Markiert und Entwürfe
- Gelöscht
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Aufgabe. Filter, Spalten und eigene Listen funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.
Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Keine offenen Aufgaben vorhanden!“ mit dem Hinweis „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Aufgaben hinzufügen.“
Steht deine Benutzerrolle bei Ansicht auf Als Verantwortlicher oder Teammitglied, zeigen die Listen nur Aufgaben, bei denen du verantwortlich oder Teammitglied bist.
Eine neue Aufgabe anlegen
- Zeige in Aktivitäten › Aufgaben unten rechts auf den runden Plus-Button und klicke auf Aufgabe hinzufügen. Alternativ wählst du Hinzufügen › Aktivitäten › Aufgabe, dort auch mit einer Textvorlage.
- Das Fenster Neue - Aufgabe öffnet sich.
- Weise bei Bedarf über Jetzt zuweisen... einen Kunden, Produktpartner oder Benutzer zu. Bei Aufgaben ist das nicht Pflicht.
- Trage den Betreff ein. Der Text ist bei Aufgaben freiwillig.
- Prüfe in der Gruppe Bearbeitung die Felder Verantwortlich und Status. Typ steht auf Aufgabe, Status auf Offen.
- Prüfe in der Gruppe Zeitraum die Felder Start und Ende.
- Klicke auf Anlegen.
Start ist mit heute vorbelegt, Ende mit einem Tag später. Ändere beide nach Bedarf.
Danach erscheint die Meldung „… wurde erfolgreich angelegt!“ Erst jetzt stehen Noch zu erledigen, Bemerkungen und die Erinnerung zur Verfügung.
Die übrigen Bedienelemente des Fensters, die Rückfrage beim Schließen eines Entwurfs und die Meldung bei fehlendem Betreff beschreibt Aktivitäten › Übersicht.
Eine Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen
Der Abschnitt Noch zu erledigen ist eine Checkliste innerhalb der Aufgabe. Es gibt ihn erst, wenn die Aufgabe angelegt ist. Ist er leer, blendest du ihn mit Mehr Optionen (Pfeil nach unten) ein.
- Klicke bei Noch zu erledigen auf das Plus Hinzufügen. i-Planner meldet „Die Aufgabe wurde erfolgreich in die Liste hinzugefügt!“ und zeigt eine neue, leere Zeile.
- Trage im Feld Betreff... ein, was zu tun ist. Verlässt du das Feld, erscheint „Der Betreff wurde erfolgreich gespeichert!“
- Als Verantwortlicher bist du selbst vorbelegt. Für einen anderen klicke neben dem Namen auf Verantwortlichen wechseln (zwei Pfeile). Es erscheint „Der Verantwortliche … wurde erfolgreich gelöscht!“ Suche dann im Feld Verantwortlichen suchen... den neuen Verantwortlichen und wähle ihn. Erst danach erscheint „Der Verantwortliche … wurde erfolgreich gewechselt!“, und der Wechsel ist gespeichert. Wählst du keinen neuen, bleibt der bisherige Verantwortliche eingetragen.
Weitere Möglichkeiten:
- Hake eine erledigte Unteraufgabe ab. Sie wird durchgestrichen, und es erscheint „Der Status wurde erfolgreich gespeichert!“
- Ändere den Betreff, um eine Unteraufgabe umzubenennen. Es erscheint „Der Betreff wurde erfolgreich gespeichert!“
- Ziehe eine Unteraufgabe an die gewünschte Stelle, um die Reihenfolge zu ändern.
- Um eine Unteraufgabe zu löschen, klicke auf den Papierkorb und bestätige die Rückfrage „Bist du sicher, dass Du diesen Eintrag aus der Liste löschen willst?“ mit Ja. Es erscheint „Die Aufgabe wurde erfolgreich aus der Liste gelöscht!“ Den Papierkorb hat nur, wer die Unteraufgabe angelegt hat.
Wen du als Verantwortlichen auswählen darfst, hängt von deiner Benutzerrolle ab. Ohne Kontakt entscheidet die Einstellung Verantwortlicher im Abschnitt Sichtbarkeit. Mit Kontakt entscheiden die Rechte des Bereichs Kunden, Produktpartner oder Benutzer.
Erscheint „Du hast nicht das erforderliche Recht die Liste zu bearbeiten!“, darfst du diese Aufgabe nicht bearbeiten. Erscheint „Die Reihenfolge der Unteraufgaben konnte nicht gespeichert werden.“, öffne die Aufgabe erneut und prüfe die Reihenfolge.
Kollegen über Team und Bemerkungen einbinden
Teammitglieder sind Benutzer, die an der Aufgabe beteiligt sind. Du fügst sie im Bereich Team hinzu.
- Klicke bei Team auf das Plus Hinzufügen.
- Suche im Feld + Teammitglied hinzufügen... den Benutzer und wähle ihn.
Es erscheint „Das Teammitglied … wurde erfolgreich hinzugefügt!“ Ist der Benutzer schon dabei, erscheint „Das Teammitglied … existiert bereits in der Liste!“ Zum Entfernen klickst du auf das x am Profilbild und bestätigst die Rückfrage mit Ja.
Teammitglieder sehen die Aufgabe auch dann in ihren Listen, wenn ihre Rolle bei Ansicht auf Als Verantwortlicher oder Teammitglied steht. Setzt du einen anderen Benutzer als Verantwortlich ein, wirst du selbst automatisch Teammitglied.
Unter Bemerkungen schreiben du und deine Kollegen kurze Einträge zur Aufgabe. Klicke in das Feld Bemerkung schreiben..., schreibe den Text und klicke auf Senden. Bemerkungen gibt es erst, wenn die Aufgabe angelegt ist.
Dich an eine Aufgabe erinnern lassen
Klicke im Fensterkopf der Aufgabe auf Erinnerung setzen!, das Symbol mit der Glocke. Ist eine Erinnerung gesetzt, zeigt das Symbol beim Überfahren Die Erinnerung ist an! Das siehst du aber erst, wenn du die Aufgabe erneut öffnest. Direkt nach dem Speichern zeigt das Symbol weiter Erinnerung setzen! Gespeichert ist die Erinnerung trotzdem.
Eine Erinnerung setzt du erst, wenn die Aufgabe angelegt ist. Im Entwurf fehlt das Symbol.
Eine Aufgabe erledigen
- Öffne die Aufgabe.
- Setze in der Gruppe Bearbeitung den Status auf Erledigt.
i-Planner speichert dabei, wer die Aufgabe wann erledigt hat. Die Aufgabe steht danach in der Liste Erledigt.
Mehrere Aufgaben auf einmal erledigen:
- Wähle die Aufgaben in der Liste aus, siehe Mehrfachauswahl und Export.
- Wähle in der Aktionsleiste die Aktion Status (Häkchen), dann Erledigt und klicke auf Speichern.
- Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Status ändern willst?“
Unteraufgaben in Noch zu erledigen hakst du einzeln ab, siehe Eine Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen.
Häufige Fragen
Start ist mit heute vorbelegt, Ende mit einem Tag später. Du kannst beide in der Gruppe Zeitraum ändern.
Weitere Themen
- Aktivitäten › Übersicht: Aktivitätenfenster, Status und Rechte, die für alle Aktivitäten gelten.
- Listenaktionen: Folgeaktivitäten anlegen, mehrere Aufgaben ändern, Gelöschtes wiederherstellen.
- Telefonate und Notizen: Notizen hängen am selben Recht wie Aufgaben.
- Fehlerbehebung: wenn der Menüpunkt fehlt oder sich eine Unteraufgabe nicht löschen lässt.