Listenaktionen
Welche Einträge das Drei-Punkte-Menü und welche Sammelaktionen die Aktionsleiste in den Listen Kunden, Verträge, Schäden, Finanzdaten und Wünsche & Ziele anbieten, was sie bewirken, was eine Kopie übernimmt und welche Rechte sie brauchen.
In den Listen unter Kontakte erreichst du Aktionen auf zwei Wegen. Das Drei-Punkte-Menü gilt für genau eine Zeile, die Sammelaktionen der Aktionsleiste gelten für alle markierten Zeilen. Welche Einträge erscheinen, hängt von der Liste und von den Rechten deiner Benutzerrolle ab.
Kurz erklärt
Das Drei-Punkte-Menü (Optionen) am Ende einer Zeile wirkt auf diesen einen Eintrag. Eine Sammelaktion dagegen wirkt auf alle Zeilen, die du markiert hast. Die Symbole der Aktionsleiste haben keine Beschriftung, ihren Namen zeigt ein Tooltip.
Typische Aufgaben in den Listen unter Kontakte:
- Zu einem Vertrag soll gleich eine Aufgabe entstehen: Eine Aktivität direkt aus der Liste anlegen.
- Ein ähnlicher Vertrag soll entstehen: Einen Schaden oder eine Kopie aus der Vertragsliste anlegen.
- Mehrere Verträge gehören zu einem anderen Kunden: Unter Verträge, Schäden, Finanzdaten und Ziele gesammelt ändern steht die Sammelaktion Kunde wechseln.
- Offene Aufgaben sind erledigt: Die Listen Noch zu erledigen und Neu hinzugekommen abarbeiten.
- Ein Eintrag wurde versehentlich gelöscht: Gelöschte Einträge wiederherstellen oder endgültig löschen.
Voraussetzungen
Die Rechte stellt eine Person mit Administrator-Rolle in den Benutzerrollen ein. Fast alle stehen in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Block Kundenverwaltung. Dort verteilen sie sich auf die Abschnitte Profil, Aktivitäten, Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele und Löschen. Die Tabellen auf dieser Seite nennen sie kurz als Abschnitt und Schalter, zum Beispiel Verträge › Mit Bearbeitung. Bei Schaltern aus den Detail-Rechten anderer Zeilen steht die Zeile dabei, etwa Zeile Einstellungen, Schalter Formulare.
Wie du Zeilen markierst und wie eine Sammelaktion allgemein abläuft, steht unter Mehrfachauswahl und Export und Sammelaktionen.
Eine Aktion für einen einzelnen Eintrag aufrufen
Am Ende jeder Zeile öffnen die drei Punkte (Optionen) das Menü für diesen Eintrag.
| Eintrag | Wirkung | In welchen Listen | Recht |
|---|---|---|---|
| Bearbeiten | öffnet den Eintrag wie ein Doppelklick | alle außer Gelöscht | – |
| Erinnerung setzen | öffnet das Fenster für eine Erinnerung, siehe Automation | alle außer Gelöscht | keins |
| Anpinnen | pinnt den Eintrag an | alle außer Gelöscht | keins |
| Aktivität erstellen | Untermenü, siehe Eine Aktivität direkt aus der Liste anlegen | Kunden, Beziehungen, Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele | Bearbeitungsrecht der Liste |
| Formular erstellen | zeigt die Formularvorlagen als Untermenü. Gibt es keine, erscheint ein Hinweis, siehe Formulare | Kunden, Beziehungen, Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele | Zeile Einstellungen, Schalter Formulare |
| Vorgänge öffnen | öffnet ein Fenster mit den Reitern Verknüpfte Vorgänge und Unverknüpfte Vorgänge, links Beziehungen und Ablageorte. Die Zahl nennt die verknüpften Vorgänge | alle außer Gelöscht, Noch zu erledigen, den Stammdaten-Listen wie Adressen und den Listen bei den Verknüpfungen eines anderen Eintrags wie Alle Wünsche & Ziele und Verknüpfte Wünsche & Ziele | – |
| Verknüpfung herstellen oder Verknüpfung entfernen | verknüpft mit dem Eintrag, dessen Verknüpfungen du geöffnet hast, oder löst die Verknüpfung | statt Vorgänge öffnen bei den Verknüpfungen: herstellen in Alle Wünsche & Ziele, entfernen in Verknüpfte Wünsche & Ziele | – |
| Schaden anlegen | neuer Schaden zum Kunden des Vertrags, mit dem Vertrag verknüpft. Sind Verträge markiert, mit allen markierten | nur Vertragslisten | Schäden › Mit Bearbeitung |
| Kopieren | legt sofort eine Kopie an, danach zum Beispiel Der Vertrag wurde erfolgreich kopiert! Siehe Wissen, was eine Kopie übernimmt | Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele, nicht in Noch zu erledigen und Gelöscht | Wünsche & Ziele: Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung, sonst – |
| Löschen | verschiebt den Eintrag in die Liste Gelöscht | alle außer Gelöscht | Kunden: Löschen › Löschen. Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele: deren Mit Bearbeitung. Stammdaten-Listen: Profil › Mit Bearbeitung |
„Bearbeitungsrecht der Liste“ steht für Verträge, Schäden, Finanzdaten oder Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung, bei Kunden und Beziehungen für Aktivitäten › Mit Bearbeitung.
In den Listen der Wünsche & Ziele brauchen Aktivität erstellen, Kopieren und Löschen das Recht Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung. Bearbeiten, Anpinnen, Erinnerung setzen und Vorgänge öffnen brauchen dort keins, siehe Wünsche & Ziele.
Die Liste Kontakte › Serviceportale hat ein eigenes Menü mit Freischalten, Deaktivieren und Einstellungen, siehe Mehrere Kunden in der Liste Serviceportale bearbeiten. Freigeschaltet wird dort über Einstellungen. Freischalten in diesem Menü deaktiviert das Portal.
Eine Aktivität direkt aus der Liste anlegen
- Öffne in der Zeile das Drei-Punkte-Menü (Optionen).
- Fahre mit der Maus über Aktivität erstellen. Das Untermenü klappt auf.
- Wähle den Typ. Die neue Aktivität gehört zu dem Eintrag, dessen Zeile du gewählt hast.
Das Untermenü bietet Aufgabe erstellen, Brief schreiben, Chat anlegen, E-Mail senden, Notiz anlegen, Störfall anlegen, Telefonat anlegen, Termin anlegen und Verkauf anlegen.
E-Mail senden erscheint nur mit dem E-Mail-Modul. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Jeder Eintrag braucht das Bearbeitungsrecht der Liste. In Kunden und Beziehungen ist das Aktivitäten › Mit Bearbeitung, in Verträgen Verträge › Mit Bearbeitung und in Schäden Schäden › Mit Bearbeitung. In Finanzdaten brauchst du Finanzdaten › Mit Bearbeitung, in Wünsche & Ziele Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung. In den Listen Noch zu erledigen fehlt Aktivität erstellen.
Wie die einzelnen Aktivitäten funktionieren, steht unter Aktivitäten.
Einen Schaden oder eine Kopie aus der Vertragsliste anlegen
Für einen Schaden wählst du im Drei-Punkte-Menü einer Vertragszeile Schaden anlegen. Das geht unter Kontakte › Verträge oder im Reiter Verträge der Kundenansicht. Es öffnet sich ein neuer Schaden für den Kunden des Vertrags, verknüpft mit dem Vertrag. Hast du vorher mehrere Verträge markiert, wird der Schaden mit allen markierten Verträgen verknüpft. Wie du den Schaden ausfüllst, steht unter Schäden.
Für eine Kopie wählst du im Drei-Punkte-Menü Kopieren. i-Planner legt sofort ohne Rückfrage eine Kopie an, und sie erscheint gleich in der Liste. Die Meldung nennt die Art des Eintrags, zum Beispiel „Der Vertrag wurde erfolgreich kopiert!“ oder „Der Wunsch & Ziel wurde erfolgreich kopiert!“ Für mehrere Einträge gibt es Kopieren als Sammelaktion, siehe Verträge, Schäden, Finanzdaten und Ziele gesammelt ändern.
Kunden kopierst du nicht aus der Liste, sondern in der Kundenansicht, siehe Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
Wissen, was eine Kopie übernimmt
Eine Kopie entsteht auf drei Wegen: über Kopieren im Drei-Punkte-Menü, über die Sammelaktion Kopieren oder im geöffneten Eintrag über Optionen... › Kopie erstellen. Alle drei Wege erzeugen dieselbe Kopie:
| Wird übernommen | Wird nicht übernommen oder neu gesetzt |
|---|---|
| alle Feldwerte, derselbe Kunde und derselbe Status | Dokumente werden nicht mitkopiert. |
| die Teammitglieder | Erstellt- und Änderungsdatum sind neu, als Ersteller bist du eingetragen. |
| die Verknüpfungen in beide Richtungen. Die Kopie ist mit denselben Einträgen verknüpft wie das Original | |
| bei Verträgen die Vertragspersonen und die Tarife |
Damit du die Kopie erkennst, erhält ein Feld den Zusatz „Kopie“. Bei Verträgen ist das die Vertragsnummer, bei Finanzdaten und bei Wünsche & Ziele die Bezeichnung.
Wo Kopieren fehlt:
- in den Kundenlisten (einen Kunden kopierst du in der Kundenansicht)
- in den Listen Noch zu erledigen und Gelöscht
- bei Wünsche & Ziele ohne Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung
- Kopie erstellen fehlt bei Entwürfen und ohne Bearbeitungsrecht für den Bereich
Brauchst du die Dokumente auch in der Kopie, lege sie dort neu ab, siehe Dokumente und Ordner. Das Kopieren über Optionen... erklärt Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
Welche Sammelaktionen es in welcher Liste gibt
| Liste | Sammelaktionen |
|---|---|
| Kunden und Beziehungen | Serienmanager, Spalteninhalt bearbeiten, Betreuer wechseln, Pipeline, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung, Löschen |
| Serviceportale | Spalteninhalt bearbeiten, Betreuer wechseln, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung, Löschen |
| Verträge | Serienmanager, Spalteninhalt bearbeiten, Sparte wechseln, Serviceportal, Kunde wechseln, Pipeline, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung, Kopieren, Archivieren, Löschen |
| Schäden | Spalteninhalt bearbeiten, Serviceportal, Kunde wechseln, Pipeline, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung, Kopieren, Löschen |
| Finanzdaten | Spalteninhalt bearbeiten, Kunde wechseln, Pipeline, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung, Kopieren, Löschen |
| Wünsche & Ziele | Spalteninhalt bearbeiten, Kunde wechseln, Pipeline, Stichworte, Teammitglied hinzufügen, Markierung, Kopieren, Löschen |
| Stammdaten-Listen wie Adressen oder Banken | nur Löschen |
Je nach Liste ändert sich die Auswahl:
- in den Reitern Verträge, Schäden, Finanzdaten und Wünsche & Ziele der Kundenansicht zusätzlich Vorgang verknüpfen
- in Neu hinzugekommen zusätzlich Als gelesen markieren
- in Noch zu erledigen nur Status, Verantwortlichkeit wechseln und Löschen, bei Verträgen zusätzlich Archivieren
- in Gelöscht nur Wiederherstellen und Endgültig löschen
- in Kontakte › Verträge › Archiviert nur Wiederherstellen und Löschen
Serienmanager, Spalteninhalt bearbeiten, Betreuer wechseln, Pipeline, Stichworte, Teammitglied hinzufügen und Löschen erklärt die Seite Sammelaktionen.
Rechte für diese Sammelaktionen:
- In Kunden-, Beziehungs- und Serviceportal-Listen brauchen alle Sammelaktionen außer Pipeline und Löschen das Recht Profil › Mit Bearbeitung. Löschen braucht dort und in den Stammdaten-Listen Löschen › Löschen.
- Serienmanager und Spalteninhalt bearbeiten brauchen auch in Vertragslisten Profil › Mit Bearbeitung, nicht das Vertragsrecht.
- Pipeline braucht in allen Listen den Schalter Pipeline in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten.
- Alle übrigen Sammelaktionen in Verträgen, Schäden, Finanzdaten und Wünsche & Ziele brauchen das Bearbeitungsrecht der Liste, siehe Verträge, Schäden, Finanzdaten und Ziele gesammelt ändern.
Verträge, Schäden, Finanzdaten und Ziele gesammelt ändern
Markiere die Zeilen, wähle die Sammelaktion in der Aktionsleiste und bestätige die Rückfrage mit Ja. Die Symbole haben keine Beschriftung, ihren Namen zeigt ein Tooltip. „Bearbeitungsrecht der Liste“ steht für Verträge, Schäden, Finanzdaten oder Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung.
| Sammelaktion (Symbol) | Wirkung | Rückfrage | Recht |
|---|---|---|---|
| Sparte wechseln (gekreuzte Pfeile) | nur Verträge: neue Sparte über Sparte suchen... wählen, Knopf Sparte wechseln | Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen die Sparte wechseln willst? | Verträge › Mit Bearbeitung |
| Serviceportal (Headset) | nur Verträge und Schäden: Freischalten oder Nicht freischalten, Knopf Speichern | Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge freischalten willst? Dieselbe Frage erscheint auch bei Nicht freischalten. | Verträge oder Schäden › Mit Bearbeitung |
| Kunde wechseln (Person mit Etikett) | hängt die Einträge an einen anderen Kunden. Kunde suchen... findet nur Kunden, Knopf Wechseln | Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge wechseln willst? | Bearbeitungsrecht der Liste |
| Vorgang verknüpfen (Kette) | nur in den Reitern der Kundenansicht: Vorgang suchen..., Knöpfe Hinzufügen und Entfernen | Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge verknüpfen willst? | Bearbeitungsrecht der Liste |
| Kopieren (zwei Blätter) | legt Kopien an, siehe Wissen, was eine Kopie übernimmt | Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge kopieren willst? | Bearbeitungsrecht der Liste |
| Markierung (Stern) | Hinzufügen oder Entfernen, Knopf Speichern. Die Markierung gilt nur für dich und füllt deine Liste Markiert | Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen die Markierung ändern willst? | Bearbeitungsrecht der Liste, bei Kunden Profil › Mit Bearbeitung |
| Archivieren (Archivbox) | nur Verträge, siehe Verträge | Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge archivieren willst? | Verträge › Mit Bearbeitung |
Nach Kunde wechseln verschwinden Zeilen, die nicht mehr zur Liste passen, etwa im Reiter des bisherigen Kunden.
Die Listen Noch zu erledigen und Neu hinzugekommen abarbeiten
| Sammelaktion (Symbol) | Wirkung | Recht |
|---|---|---|
| Status (Häkchen) | nur in Noch zu erledigen: Offen oder Erledigt wählen, Knopf Speichern. Danach fragt i-Planner Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Status ändern willst? | Kunden und Serviceportale: Aktivitäten › Mit Bearbeitung, sonst Verträge, Schäden, Finanzdaten oder Wünsche & Ziele › Mit Bearbeitung |
| Verantwortlichkeit wechseln (Schild) | nur in Noch zu erledigen: Benutzer über Verantwortlichen suchen... wählen, Knopf Speichern | wie Status |
| Als gelesen markieren (Auge) | nur in Neu hinzugekommen bei Kunden, Verträgen, Schäden, Finanzdaten und Wünsche & Ziele. Ohne Auswahl erscheint direkt die Rückfrage Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgängen als gelesen markieren willst? | keins |
Im Drei-Punkte-Menü fehlen in Noch zu erledigen die Einträge Aktivität erstellen, Vorgänge öffnen und Kopieren.
Gelöschte Einträge wiederherstellen oder endgültig löschen
- Öffne die Liste Gelöscht des Bereichs, zum Beispiel unter Kontakte › Verträge.
- Wähle im Drei-Punkte-Menü der Zeile Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Andere Einträge gibt es dort nicht.
- Für mehrere Einträge markierst du die Zeilen und nutzt die gleichnamigen Sammelaktionen.
Rechte:
- Kunden und Beziehungen: Löschen › Löschen zum Wiederherstellen, Löschen › Endgültig löschen zum endgültigen Löschen.
- Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele: Wiederherstellen geht im Drei-Punkte-Menü und als Sammelaktion mit dem Bearbeitungsrecht der Liste. Endgültig löschen braucht im Drei-Punkte-Menü und als Sammelaktion Löschen › Endgültig löschen. Im Drei-Punkte-Menü steht der Eintrag zwar schon mit dem Bearbeitungsrecht der Liste. Fehlt aber Löschen › Endgültig löschen, meldet i-Planner beim Löschen zum Beispiel „Keine Berechtigung zum endgültigen Löschen von Verträgen.“
- Stammdaten-Listen wie Adressen: Im Drei-Punkte-Menü geht beides mit Profil › Mit Bearbeitung. Als Sammelaktion braucht Wiederherstellen das Recht Profil › Mit Bearbeitung, Endgültig löschen braucht Löschen › Löschen. Dort löschst du nur den einzelnen Eintrag, zum Beispiel eine Adresse, nicht den Kunden.
Häufige Fragen
Nein. Die Kopie übernimmt Feldwerte, Kunde, Status, Teammitglieder, Verknüpfungen, Vertragspersonen und Tarife, aber keine Dokumente. Mehr dazu unter Wissen, was eine Kopie übernimmt.
Nein. Archivieren gibt es nur für Verträge und nur als Sammelaktion, nicht im Drei-Punkte-Menü.
Ja, die Rückfrage und die Meldung lauten bei beiden Auswahlen gleich. i-Planner übernimmt den Wert, den du ausgewählt hast.
Nein. Die Markierung mit dem Stern gilt nur für dich. Deine markierten Einträge stehen in der Liste Markiert des Bereichs.
Weitere Themen
- Sammelaktionen: Serienmanager, Spalteninhalt bearbeiten, Betreuer wechseln und die übrigen Sammelaktionen allgemein erklärt.
- Mehrfachauswahl und Export: Zeilen markieren und Listen exportieren.
- Fehlerbehebung: wenn ein Eintrag im Drei-Punkte-Menü oder eine Sammelaktion fehlt.
- Vorgänge und Verknüpfungen: was Vorgänge öffnen zeigt und wie du Verknüpfungen herstellst.
- Aktivitäten: wie die einzelnen Aktivitäten funktionieren.