Dokumente und Ordner

Jeder Kunde, Produktpartner und Benutzer hat in i-Planner eine eigene Dokumentenablage mit Ordnern. Hier erfährst du, wo du die Dokumente findest und wie du sie öffnest, herunterlädst, per E-Mail versendest, mit anderen Vorgängen verknüpfst und wieder löschst.

Kurz erklärt

Die Dokumente eines Kunden, Produktpartners oder Benutzers liegen in seiner Karteikarte im Reiter Dokumente, geordnet in Ordnern. Über Optionen (drei Punkte) am Ende einer Zeile kannst du ein einzelnes Dokument öffnen, herunterladen oder löschen. Mehrere markierte Dokumente kannst du über die Aktionsleiste auf einmal verschieben, verknüpfen oder umwandeln.

Typische Aufgaben:

• Du suchst die Unterlagen eines Kunden: Dokumente eines Kunden finden↗.
• Der Speicher wird knapp und du suchst die großen Dateien: Große Dokumente finden↗.
• Ein Dokument soll per E-Mail raus: Dokument als E-Mail versenden↗.
• Mehrere Dokumente gehören in einen anderen Ordner: Mehrere Dokumente in einen Ordner verschieben↗.
• Aus eingescannten Briefen sollen Aktivitäten werden: Aus Dokumenten Aktivitäten erstellen↗.
• Ein Dokument soll beim passenden Vertrag liegen: Dokument mit anderen Vorgängen verknüpfen↗.

Dokumente eines Kunden finden

Die Dokumente eines Datensatzes stehen auf seiner Karteikarte↗ im Reiter Dokumente. Darunter liegen die Listen Übersicht und Markiert, jede mit der Anzahl ihrer Einträge.

Die Tabelle zeigt die Spalten Datum, Name und Größe. Ordner stehen als eigene Zeilen in der Liste, als Größe zeigen sie ---. Vor jeder Datei steht ein Dateisymbol mit dem Kürzel des Dateityps, zum Beispiel PDF oder DOC. Mit dem Stern Markierung setzen markierst du einen Eintrag für dich persönlich.

Über den Menüpunkt Dokumente kommst du außerdem an die Dokumentenlisten eines ganzen Bereichs, zum Beispiel Kontakte › Dokumente, Produktpartner › Dokumente oder Benutzer › Dokumente.

Suchen, Spalten und Export funktionieren in Dokumentenlisten wie in allen anderen Listen, siehe Listen↗. Wie Ordner funktionieren, steht unter Ordner↗. Wie neue Dateien hinzukommen, steht unter Hochladen↗.

Große Dokumente finden

Wenn der Speicher knapp wird, findest du die großen Dateien über die Spalte Größe. Die Dokumente aller Kunden stehen unter Kontakte › Dokumente, die von Produktpartnern und Benutzern unter Produktpartner › Dokumente und Benutzer › Dokumente. In der Karteikarte eines Kunden geht es genauso im Reiter Dokumente.

1. Öffne Kontakte › Dokumente.
2. Klicke in der Werkzeugleiste auf Suchen (Lupe), falls die Suchzeile noch nicht offen ist.
3. Trage im Feld Größe (MB) die Mindestgröße in MB ein, zum Beispiel 10. Die Bedingung ist größer gleich ist voreingestellt.
4. Klicke auf Suchen oder drücke Enter.

Die Liste zeigt dann nur noch Dokumente ab dieser Größe. Ein Klick auf den Spaltenkopf Größe sortiert sie nach Dateigröße, ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um. Bei sehr vielen Dokumenten genügt Sortieren allein nicht: Eine Liste lädt nicht unbegrenzt viele Zeilen, die Suche über Größe (MB) erfasst dagegen alle Dokumente. Mehr dazu unter Durch lange Listen blättern↗.

Über das kleine Symbol vor dem Feld wählst du statt ist größer gleich auch ist größer, ist kleiner oder ist kleiner gleich. Den Wert gibst du immer in MB ein, Nachkommastellen mit Komma, etwa 2,5. 1 MB sind 1.048.576 Byte, so rechnet auch die Spalte Größe. Sie rundet auf eine Nachkommastelle. Eine Datei mit 9,96 MB steht dort deshalb als 10 mb, gehört bei ist größer gleich 10 aber nicht zu den Treffern.

Fehlt in der Suchzeile das Feld Größe (MB), ist die Spalte Größe in dieser Liste ausgeblendet. Blende sie über Einstellungen (Zahnrad) ein, siehe Spalten auswählen↗.

Zwei Dinge belegen Speicher, ohne in den Dokumentenlisten zu stehen:

• Abgelegte E-Mails findest du nicht hier, sondern als E-Mail in den Aktivitäten des Kunden. Eine gelöschte E-Mail gibt ihren Platz erst frei, wenn du sie in der Liste Gelöscht der Aktivitäten endgültig löschst.
• Gelöschte Dokumente belegen weiter Speicher, bis du sie in der Liste Gelöscht mit Endgültig löschen entfernst.

Wie sich dein Speicher zusammensetzt, zeigt Organisation › Nutzung, siehe Den Speicher prüfen↗.

Aktionen zu einem Dokument aufrufen

Am Ende jeder Zeile steht das Symbol Optionen mit drei waagerechten Punkten. Ein Klick darauf öffnet das Menü mit den Aktionen für diesen Eintrag.

Im Reiter Dokumente enthält das Menü zum Beispiel Bearbeiten, Erinnerung setzen, Anpinnen, Aktivität erstellen, Schaden anlegen, Herunterladen, Vorgänge öffnen, Kopieren und Löschen.

Ist ein Dokument mit einem anderen Datensatz verknüpft, steht es dort in der Liste der verknüpften Einträge, mit Dateisymbol, Titel und Untertitel. Auch dort öffnet Optionen ein Menü, allerdings mit anderen Einträgen:

Dokument öffnen und ansehen

Klickst du in der Liste der verknüpften Einträge auf ein Dokument, hängt das Ergebnis vom Dateityp ab:

• Bei PDF-Dateien und Bildern öffnet sich die Karteikarte des Dokuments. Das gilt für die Endungen pdf, png, jpg, jpeg, jpe, tiff, tif, bmp, gif und svg.
• Alle anderen Dateien, zum Beispiel Word- oder Excel-Dateien, lädt i-Planner direkt herunter. Sie öffnen sich mit dem Programm auf deinem Computer.

Hängt ein Dokument als Anhang in einer E-Mail, öffnet ein Klick auf den Anhang PDF-Dateien und Bilder als Vorschau in einem neuen Browser-Tab. Andere Dateien werden heruntergeladen. Blockiert dein Browser das neue Tab als Popup, öffnet sich die Vorschau stattdessen im selben Tab. Mit der Zurück-Funktion des Browsers kommst du dann wieder zu i-Planner. Soll die Vorschau künftig in einem eigenen Tab erscheinen, erlaube in deinem Browser Popups für i-Planner.

Dokument herunterladen

1. Öffne auf der Karteikarte den Reiter Dokumente oder eine Dokumentenliste.
2. Klicke in der Zeile des Dokuments auf Optionen (drei Punkte).
3. Wähle Herunterladen.

Um mehrere Dokumente auf einmal herunterzuladen, markiere die Zeilen mit dem Kontrollkästchen. Wähle dann im Symbol Export & Drucken (Drucker) den Eintrag Ausgewählte Zeilen herunterladen (Zip). Mit Alle Daten herunterladen (Zip) holst du alle Einträge der Liste. Du bekommst dann eine Zip-Datei. Mehr dazu unter Mehrfachauswahl und Export↗.

Mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten

Setzt du in einer Dokumentenliste Häkchen vor mehrere Zeilen, erscheint über der Tabelle die Aktionsleiste. Links steht im Kreis die Zahl der markierten Zeilen, ganz rechts das Symbol Schließen (X). Die Symbole dazwischen sind die Sammelaktionen. Ihren Namen zeigt der Tooltip, wenn du mit der Maus darauf zeigst.

In der Liste Übersicht auf der Karteikarte bietet die Aktionsleiste diese Sammelaktionen:

Vor dem Ausführen fragt i-Planner nach, zum Beispiel „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge wechseln willst?“ Mit Ja geht es los. Welche Rechte, Rückfragen und Meldungen zu jeder Sammelaktion gehören, steht unter Sammelaktionen↗. Wie du Zeilen markierst, steht unter Mehrfachauswahl und Export↗.

Wissen, welche Sammelaktionen eine Dokumentenliste anbietet

Die Sammelaktionen für Dokumente gibt es nur, wenn deine Benutzerrolle den Schalter Mit Bearbeitung hat. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte, Produktpartner oder Benutzer im Abschnitt Dokumente, getrennt für Kunden, Produktpartner und Benutzer. Ohne ihn erscheint keine Sammelaktion. Pipeline braucht zusätzlich den Schalter Pipeline in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten. Die Rechte stellt eine Person mit Administrator-Rolle in den Benutzerrollen↗ ein.

Je nach Liste weicht das Angebot ab:

• Verschieben und Vorgang verknüpfen gibt es nur in den Dokumentenlisten auf der Karteikarte. In den Listen unter Kontakte › Dokumente, Produktpartner › Dokumente und Benutzer › Dokumente und in den Suchtreffern fehlen sie.
• In der Liste Alle Dokumente heißt die Kette Mit ausgewähltem Vorgang verknüpfen und arbeitet ohne Suchfeld.
• In der Liste Verknüpfte Dokumente heißt die Kette Verknüpfungen entfernen. Verschieben und Kopieren fehlen dort, und Löschen fragt, ob nur die Verknüpfung oder auch das Dokument gelöscht wird.
• In den Listen Noch zu erledigen gibt es nur Status (Offen oder Erledigt), Verantwortlichkeit wechseln und Löschen.
• In den Listen Gelöscht gibt es nur Wiederherstellen und Endgültig löschen.
• In der Liste Neu hinzugekommen kommt Als gelesen markieren hinzu.
• In den Listen Dokumente und Markiert kommt Mit KI auslesen hinzu. Das Auslesen ist kostenpflichtig. i-Planner nimmt die Credits zuerst aus dem Guthaben deiner Organisation und rechnet den Rest per PayGo ab, siehe Dokumente mit KI auslesen lassen↗.

Kunde wechseln, Aktivität erstellen, Vorgang verknüpfen und Pipeline wirken nur auf Dokumente. Ist ein Ordner mitmarkiert, sehen ihre Symbole trotzdem aus wie immer. Erst ein Klick darauf meldet „Diese Funktion ist nur für Dokumente möglich!“ Nimm dann die Häkchen bei den Ordnern heraus.

Solange eine Sammelaktion noch läuft, sind die Symbole gesperrt. Ein Klick meldet dann „Die Aktion läuft noch. Bitte warten Sie, bis sie abgeschlossen ist.“

Mehrere Dokumente in einen Ordner verschieben

Statt die Zeilen auf einen Ordner zu ziehen, kannst du markierte Dokumente auch über die Aktionsleiste verschieben. Wie das Ziehen geht, steht unter Ordner↗.

1. Öffne auf der Karteikarte den Reiter Dokumente, zum Beispiel die Liste Übersicht, Alle Dokumente oder Markiert.
2. Setze die Häkchen vor die Dokumente. Auch Ordner kannst du mitmarkieren. Sie werden samt Unterordnern verschoben.
3. Klicke in der Aktionsleiste auf Verschieben (Ebenen).
4. Suche den Zielordner im Feld Ordner suchen... oder klicke ihn im Ordnerbaum an. Vorausgewählt ist der erste Ordner.
5. Klicke auf Verschieben.
6. Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge verschieben willst?“ mit Ja.

Es erscheint „Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich verschoben!“, und die Zeilen verschwinden aus der aktuellen Ansicht.

Das solltest du beim Verschieben wissen:

• Zur Auswahl stehen nur die Ordner des Kunden, dessen Karteikarte offen ist. Entwürfe fehlen. Ordner mit Sichtschutz siehst du nur, wenn deine Benutzerrolle auf geschützte Dokumente zugreifen darf.
• Verschiebst du in einen Ordner mit Sichtschutz, bekommen auch die Dokumente den Sichtschutz.
• Verschiebst du in einen Ordner, der für das Serviceportal freigegeben ist, gibt i-Planner die Dokumente und Ordner ohne weitere Rückfrage auch im Serviceportal↗ frei.

Aus Dokumenten Aktivitäten erstellen

Mit Aktivität erstellen machst du aus markierten Dokumenten Aktivitäten, zum Beispiel aus eingescannten Briefen erledigte Briefe beim Kunden.

1. Markiere in der Dokumentenliste die Dokumente. Ordner dürfen nicht mitmarkiert sein.
2. Klicke in der Aktionsleiste auf Aktivität erstellen (Häkchen im Quadrat).
3. Wähle die Art der Aktivität oder suche sie im Feld Typ suchen.... Zur Wahl stehen Aufgabe (vorausgewählt), Brief, E-Mail, Meldung, Chat, Notiz, Störfall, Telefonat und Verkauf. Termin gibt es hier nicht.
4. Klicke auf Speichern.
5. Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge umwandeln willst?“ mit Ja.

Es erscheint „Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich umgewandelt!“ Für jedes Dokument entsteht eine eigene Aktivität beim Kunden des Dokuments:

• Der Titel ist der Name des Dokuments. Beginn und Ende sind der Zeitpunkt der Umwandlung.
• Verantwortlich bist du, und die Aktivität steht gleich auf Erledigt.
• Die Aktivität ist mit dem Dokument verknüpft.

Bei E-Mail-Dateien mit der Endung .eml oder .msg übernimmt i-Planner Betreff, Text, Absender, Empfänger und Datum der Mail. Wählst du für eine solche Datei den Typ E-Mail, wird die Mail-Datei selbst zur E-Mail-Aktivität und verschwindet aus der Dokumentenliste.

In den Listen Noch zu erledigen gibt es Aktivität erstellen nicht.

Dokument als E-Mail versenden

Direkt vom Dokument aus wählst du am verknüpften Eintrag unter Optionen (drei Punkte) den Eintrag Als E-Mail versenden. i-Planner legt eine neue E-Mail an, an der das Dokument schon als Anhang hängt. Den Eintrag gibt es nur, wenn bei deinem eigenen Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Aus einer E-Mail heraus gehst du so vor:

1. Klicke im E-Mail-Entwurf auf Dateianhänge, das Büroklammer-Symbol.
2. Suche über Kontakt suchen... den Kunden und klicke bei ihm auf Dokumente öffnen. Wähle dort das Dokument aus. Mehrere Dokumente markierst du mit Häkchen und klickst in der Aktionsleiste auf Als Anhang hinzufügen (Büroklammer). In dieser Liste ist das die einzige Sammelaktion.
3. Liegt die Datei nur auf deinem Rechner, wähle stattdessen Mein Computer.

Die Meldung „Das Dokument wurde erfolgreich hinzugefügt.“ bestätigt den Anhang. Jeder Anhang steht mit Dateiname und Größe im E-Mail-Fenster. Über das X daneben entfernst du ihn nach einer Rückfrage wieder.

Anhänge über 25 MB nimmt die E-Mail nicht an. An eine bereits bestehende E-Mail lassen sich keine Anhänge nachträglich anhängen. E-Mails selbst verwaltest du unter Aktivitäten.

Dokument mit anderen Vorgängen verknüpfen

Ein Dokument kann mit mehreren Datensätzen verknüpft sein, zum Beispiel mit einem Vertrag und einer Aktivität. Verknüpfungen verwaltest du im Fenster Verknüpfte Vorgänge. Der sichere Weg führt über das Drei-Punkte-Menü der Zeile mit Verknüpfung herstellen und Verknüpfung entfernen, siehe Vorgänge und Verknüpfungen↗. Bei Dokumenten geht es auch per Doppelklick:

• Um eine Verknüpfung herzustellen, klicke den gewünschten Datensatz doppelt an. Die Meldung „Das Dokument wurde erfolgreich verknüpft“ bestätigt das.
• Um in Ordnern zu suchen, öffne einen Ordner mit einem einfachen Klick. Über den Pfeil kommst du zurück zum übergeordneten Ordner.
• Um eine Verknüpfung zu entfernen, klicke einen bereits verknüpften Datensatz doppelt an. Bestätige die Frage „Bist Du sicher, dass Du die Verknüpfung löschen willst?“ mit Ja. Danach erscheint „Die Verknüpfung zum Dokument wurde erfolgreich entfernt“. Das Dokument selbst bleibt erhalten.
• Einen anderen Kunden wählst du mit dem Symbol Wechseln (zwei Pfeile). Das Symbol Zurück (ein X) bringt dich zum ursprünglichen Kunden zurück. Wählst du denselben Kunden noch einmal, meldet i-Planner „Der ausgewählte Datensatz ist bereits zugeordnet!“

Einen Datensatz kannst du nicht mit sich selbst verknüpfen. Versuchst du es, erscheint „Vorgänge können nicht mit sich selbst verknüpft werden.“ Das Fenster schließt du mit der Esc-Taste oder einem Klick daneben.

Verknüpfung oder Dokument löschen

1. Klicke am verknüpften Eintrag auf Optionen (drei Punkte) und wähle Löschen.
2. Wähle im Fenster, was gelöscht werden soll:
   • Verknüpfung: „Die Verknüpfung zum Dokument wird gelöscht.“ Das Dokument selbst und seine anderen Verknüpfungen bleiben erhalten.
   • Verknüpfung & Dokument: „Die Verknüpfung und das Dokument werden gelöscht.“
3. Bestätige mit Löschen.
4. Bei Verknüpfung & Dokument folgt eine Sicherheitsabfrage. Tippe dort LÖSCHEN in das Feld ein. Kann das Dokument nicht gelöscht werden, erscheint statt der Sicherheitsabfrage ein Hinweis.

Danach erscheint „Die Verknüpfung wurde erfolgreich gelöscht.“ oder „Das Dokument … wurde gelöscht.“ mit dem Titel des Dokuments.

Fehlen Bearbeiten und Löschen im Menü, darfst du diesen Eintrag nicht löschen.

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Hochladen↗: neue Dateien in die Dokumentenablage bringen.
• Ordner↗: Ordner anlegen, ein- und ausblenden und Dokumente per Ziehen verschieben.
• Vorgänge und Verknüpfungen↗: das Fenster Verknüpfte Vorgänge im Einzelnen.
• Sammelaktionen↗: Rechte, Rückfragen und Meldungen jeder Sammelaktion.
• Fehlerbehebung↗: wenn ein Dokument nicht aufgeht, eine Aktion fehlt oder sich nicht löschen lässt.