Chats
Wie du mit Kollegen und Kunden chattest, im Eingang neue Nachrichten findest und als gelesen markierst, mehrere Chats auf einmal änderst, Nachrichten und Dateien sendest und siehst, wer gelesen hat.
Ein Chat ist eine Aktivität mit einem Nachrichtenverlauf zwischen dem Verantwortlichen und den Teammitgliedern. Über das Serviceportal kann auch ein Kunde daran teilnehmen. Du findest alle Chats unter Aktivitäten › Chats, kannst dort Nachrichten und Dateien senden und siehst, wer deine Nachrichten gelesen hat.
Was alle Aktivitäten gemeinsam haben, steht unter Aktivitäten › Übersicht: das Aktivitätenfenster, Status, Verantwortlich, Teammitglieder und die Listen.
Kurz erklärt
Ein neuer Chat braucht außer dir mindestens einen weiteren Teilnehmer und eine erste Nachricht oder Datei. Die Liste Eingang sammelt Chats mit Nachrichten, die du noch nicht gelesen hast. Eine Nachricht gilt als gelesen, sobald der Empfänger den Chat öffnet. Schreibt ein Kunde über das Serviceportal, setzt i-Planner den Chat wieder auf Offen.
Typische Aufgaben unter Aktivitäten › Chats:
- Du willst etwas mit Kollegen abstimmen: Einen neuen Chat eröffnen.
- Es geht um ein bestimmtes Dokument: Einen Chat zu einem Dokument eröffnen.
- Du willst wissen, wo neue Nachrichten warten: Sehen, in welchen Chats neue Nachrichten auf dich warten.
- Der Eingang ist voll: Neue Chat-Nachrichten als gelesen markieren.
- Du willst wissen, ob ein Kollege deine Nachricht gelesen hat: Sehen, wer eine Nachricht gelesen hat.
- Eine Nachricht ist versehentlich rausgegangen: Eine eigene Nachricht löschen.
Voraussetzungen
Die Rechte werden im Rollen-Editor vergeben, siehe Benutzerrollen:
- Für Chats braucht deine Rolle den Schalter Chats. Er steht im Block Kundenverwaltung in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten im Abschnitt Aktivitäten. Ohne ihn fehlen der Menüpunkt Aktivitäten › Chats und an Dokumenten im Bereich Verknüpfungen die Option Chat eröffnen.
- Welche Chats du siehst und wen du beteiligen darfst, legen die Auswahlfelder Ansicht, Verantwortlicher und Teammitglied fest. Sie stehen in denselben Detail-Rechten im Abschnitt Sichtbarkeit.
- Für Endgültig löschen im Drei-Punkte-Menü braucht deine Rolle den Schalter Endgültig löschen. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Löschen. Alle Sammelaktionen und die übrigen Einträge im Drei-Punkte-Menü unter Aktivitäten › Chats brauchen kein zusätzliches Recht.
Ein neuer Chat braucht außer dir mindestens einen weiteren Teilnehmer.
Chats in einer Liste finden
Unter Aktivitäten › Chats gibt es diese Listen:
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Eingang: Chats mit Nachrichten, die du noch nicht gelesen hast, siehe Sehen, in welchen Chats neue Nachrichten auf dich warten
- Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt, jeweils nach Status. Sie zeigen nur Chats, in denen du Verantwortlicher oder Teammitglied bist, ohne Entwürfe und gelöschte Chats. In Offen stehen die neuesten Chats oben.
- Markiert mit den Chats, die du mit dem Stern markiert hast
- Entwürfe mit den Entwürfen, in denen du Verantwortlicher oder Teammitglied bist
- Chats mit allen Chats
- Gelöscht
Leere Listen melden sich mit eigenen Hinweisen, zum Beispiel „Keine offenen Chats vorhanden!“, „Keine zu bearbeitenden Chats vorhanden!“, „Keine wartenden Chats vorhanden!“, „Keine erledigten Chats vorhanden!“, „Keine markierten Chats vorhanden!“, „Keine Entwürfe vorhanden!“ oder „Keine gelöschten Chats vorhanden!“ In den Listen Markiert und Gelöscht gibt es keinen Plus-Button zum Anlegen.
Spalten, Suche, eigene Listen und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.
Sehen, in welchen Chats neue Nachrichten auf dich warten
Die Liste Eingang unter Aktivitäten › Chats sammelt die Chats, in denen du etwas Neues lesen solltest. Ein Chat steht dort, wenn alles zutrifft:
- Du bist im Chat Verantwortlich oder Teammitglied.
- Im Chat gibt es mindestens eine Nachricht, die du noch nicht gelesen hast.
- Der Chat wurde zuletzt nicht von dir selbst geändert.
- Der Chat ist kein Entwurf und nicht gelöscht.
Die zuletzt angelegten Chats stehen oben.
Nicht im Eingang stehen deshalb Chats, an denen du nicht beteiligt bist, und Chats, die du zuletzt selbst geändert hast. Das gilt auch, wenn sie ungelesene Nachrichten enthalten. Solche Chats findest du in den Listen nach Status oder in Chats.
Ist die Liste Eingang leer, erscheint „Keine neuen Chats vorhanden!“ mit dem Hinweis „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Chats hinzufügen.“
Wie du Chats aus dem Eingang abhakst, ohne jeden einzeln zu öffnen, steht unter Neue Chat-Nachrichten als gelesen markieren.
Neue Chat-Nachrichten als gelesen markieren
Mit der Sammelaktion Als gelesen markieren räumst du den Eingang auf, ohne jeden Chat zu öffnen.
- Öffne Aktivitäten › Chats › Eingang.
- Hake die Chats an, die du als gelesen markieren willst.
- Klicke in der Aktionsleiste auf Als gelesen markieren (Symbol Auge). Ein Auswahlfenster gibt es nicht, die Rückfrage erscheint sofort.
- Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgängen als gelesen markieren willst?“ mit Ja.
Danach erscheint „Die Vorgängen wurden erfolgreich als gelesen markiert!“ Alle Nachrichten der angehakten Chats, die du noch nicht gelesen hattest, gelten jetzt für dich als gelesen, mit dem Zeitpunkt der Aktion. Die Chats verschwinden aus deinem Eingang.
Als gelesen markieren gibt es bei Chats nur in der Liste Eingang, nicht in Offen, In Bearbeitung oder den anderen Chat-Listen. Ein eigenes Recht brauchst du dafür nicht.
Mehrere Chats auf einmal ändern
Hake in einer Chat-Liste die Zeilen an. Dann erscheint die Aktionsleiste mit runden Symbolen. Ihre Namen erscheinen als Tooltip. Unter Aktivitäten › Chats bietet sie:
| Sammelaktion (Symbol) | Wirkung |
|---|---|
| Als gelesen markieren (Auge) | nur im Eingang, siehe Neue Chat-Nachrichten als gelesen markieren |
| Status (Häkchen) | Offen, In Bearbeitung, Wartend oder Erledigt wählen, Knopf Speichern |
| Spalteninhalt bearbeiten (Stift) | eine Spalte bei allen angehakten Chats auf einen Wert setzen |
| Verantwortlichkeit wechseln (Schild) | neuer Verantwortlicher über Verantwortlichen suchen... |
| Kunde wechseln (Person mit Etikett) | anderer Kunde über Kunde suchen..., Knopf Wechseln |
| Stichworte (Etikett) | Stichwort über Stichwort suchen... hinzufügen oder entfernen |
| Teammitglied hinzufügen (Organigramm) | Teammitglied über Teammitglied suchen... hinzufügen oder entfernen |
| Markierung (Stern) | Hinzufügen oder Entfernen, Knopf Speichern |
| Löschen (Papierkorb) | verschiebt die Chats in die Liste Gelöscht. Du bestätigst, indem du LÖSCHEN eintippst |
Vor jeder Änderung fragt i-Planner nach, beim Status zum Beispiel „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Status ändern willst?“ Nach Ja erscheint „Der Status wurde bei den ausgewählten Vorgängen erfolgreich geändert!“
Bei Chats gibt es keine Sammelaktionen Kopieren und Pipeline. In der Liste Gelöscht bietet die Aktionsleiste nur Wiederherstellen und Endgültig löschen. Für die Sammelaktionen unter Aktivitäten › Chats brauchst du kein zusätzliches Recht.
Spalteninhalt bearbeiten bietet dieselben Spalten an wie bei allen Aktivitäten. Dazu gehören auch Spalten anderer Aktivitätsarten wie Aktivität - Erwarteter Umsatz oder Aktivität - Telefonrichtung. Die Schritte stehen unter Listenaktionen › Einen Spalteninhalt bei mehreren Aktivitäten ändern.
Einen einzelnen Chat über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten
Am Ende jeder Zeile öffnet das Symbol Optionen (drei Punkte) das Menü für diesen Chat. In allen Chat-Listen außer Gelöscht stehen dort:
- Bearbeiten öffnet den Chat.
- Aktivität erstellen öffnet ein Untermenü mit Aufgabe erstellen, Brief schreiben, Chat anlegen, E-Mail senden, Notiz anlegen, Störfall anlegen, Telefonat anlegen, Termin anlegen und Verkauf anlegen.
- Anpinnen legt den Chat als angeheftetes Fenster ab.
- Erinnerung setzen öffnet das Fenster für eine Erinnerung.
- Vorgänge öffnen zeigt, womit der Chat verknüpft ist.
- Löschen verschiebt den Chat in die Liste Gelöscht.
Kopieren und Formular erstellen gibt es bei Chats nicht. E-Mail senden erscheint nur mit dem E-Mail-Modul. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
In der Liste Gelöscht bietet das Menü nur Wiederherstellen und Endgültig löschen. Wiederherstellen braucht kein eigenes Recht. Endgültig löschen braucht den Schalter Endgültig löschen. Er steht im Block Kundenverwaltung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Löschen.
Was die einzelnen Einträge genau bewirken, steht unter Listenaktionen.
Einen neuen Chat eröffnen
- Klicke in der Kopfzeile auf Hinzufügen, zeige auf Aktivitäten und klicke auf Chat. Der runde Plus-Button unten rechts in Aktivitäten › Chats mit der Schaltfläche Chat hinzufügen öffnet dagegen eine neue Aufgabe. Stelle dort in der Gruppe Bearbeitung den Typ auf Chat.
- Das Fenster Neuer - Chat öffnet sich.
- Schreibe den Betreff.
- Lege Verantwortlich und die Teammitglieder fest. Bist du selbst verantwortlich, trage mindestens ein weiteres Teammitglied ein.
- Schreibe die erste Nachricht oder hänge eine Datei an.
- Klicke auf Senden.
In der Gruppe Bearbeitung eines Chats gibt es die Felder Status und Verantwortlich. In der Gruppe Zeitraum gibt es nur das Feld Datum, und es lässt sich nicht ändern. Ein Ende hat ein Chat nicht.
Fehlt ein weiterer Teilnehmer, erscheint „Der Chat enthält keine Mitglieder! Füge eine Teammitglied hinzu oder ändere die Verantwortlichkeit.“ Ist weder eine Nachricht noch eine Datei vorhanden, erscheint „Du musst mindestens eine Nachricht schreiben oder einen Dateianhang hinzufügen!“
Wie du Teammitglieder einträgst, erklärt Aktivitäten › Übersicht.
Einen Chat zu einem Dokument eröffnen
Willst du mit Kollegen über ein bestimmtes Dokument sprechen, startest du den Chat direkt am Dokument:
- Öffne die Aktivität, mit der das Dokument verknüpft ist.
- Klicke im Bereich Verknüpfungen am Dokument auf das Symbol Optionen (drei Punkte).
- Wähle Chat eröffnen.
Es öffnet sich ein neuer Chat, in dem das Dokument und die Aktivität bereits verknüpft sind. Ist die Aktivität noch ein Entwurf, fehlt Chat eröffnen. Mehr zu Verknüpfungen steht unter Dokumente und Ordner.
Im Chat eine Nachricht schreiben
- Öffne den Chat.
- Klicke in das Feld Nachricht schreiben....
- Schreibe deine Nachricht. Der Editor bietet Fett, Kursiv, Unterstrichen, Schriftgröße, Ausrichtung, nummerierte Liste, Aufzählung, Rückgängig und Wiederholen. Bilder kannst du in den Text einfügen.
- Klicke auf Senden. Mit Abbrechen verwirfst du den Text.
Nach dem Senden erscheint „Die Nachricht wurde erfolgreich hinzugefügt.“
Gut zu wissen:
- Klickst du außerhalb des Eingabefelds, schließt es sich, und der noch nicht gesendete Text geht verloren. In einem Chat, der noch ein Entwurf ist, bleibt das Feld offen.
- Zuerst lädt der Chat die 20 neuesten Nachrichten. Ältere erscheinen, wenn du im Verlauf nach oben scrollst.
- Haben die Empfänger den Chat gerade geöffnet, erscheint deine Nachricht dort sofort.
- In einem Chat, der noch ein Entwurf ist, fehlen Senden und Abbrechen unter dem Eingabefeld. Solange der Chat ein Entwurf ist, erscheinen neue Nachrichten bei den anderen Teilnehmern nicht sofort, und sie bekommen keine Push-Nachricht.
Gibt es im Chat außer dir keinen Teilnehmer, fragt i-Planner „Der Chat enthält keine weiteren Teilnehmer. Die Nachricht kann daher nicht gelesen werden! Soll die Nachricht trozdem gesendet werden?“ Mit Ja sendest du trotzdem, mit Nein brichst du ab.
Eine Datei im Chat senden
Über die Schaltfläche zum Anhängen lädst du eine Datei hoch oder hängst ein vorhandenes Dokument an. Jede Datei erscheint im Verlauf als eigene Nachricht mit Dateiname und Größe.
Ordner lassen sich nicht senden. Wählst du einen Ordner aus, übergeht i-Planner ihn. Sende die Dokumente einzeln.
Sehen, wer eine Nachricht gelesen hat
Bei jeder eigenen Nachricht steht neben dem Datum ein Symbol mit einem Doppelhaken. Klickst du darauf, öffnet sich eine Liste der Teilnehmer, die die Nachricht gelesen haben. Bei jedem steht gelesen am mit Datum und Uhrzeit.
- Empfänger einer Nachricht sind der Verantwortliche und die Teammitglieder, außer dir als Absender.
- Eine Nachricht gilt als gelesen, sobald der Empfänger den Chat öffnet.
- Die Liste zeigt nur, wer bereits gelesen hat. Wer fehlt, hat den Chat seit deiner Nachricht noch nicht geöffnet oder gehörte beim Senden nicht zu den Empfängern.
- Bei Nachrichten anderer Teilnehmer gibt es das Symbol nicht.
Über neue Nachrichten benachrichtigt werden
Schreibt jemand in einem Chat, bekommen der Verantwortliche und die Teammitglieder außer dem Absender eine E-Mail. Sie trägt den Betreff „Neue Nachricht im Chat "…"“ mit dem Titel des Chats. Voraussetzung ist, dass bei ihnen die Benachrichtigung für Aktivitäten eingeschaltet ist, siehe E-Mail- und Push-Benachrichtigungen einstellen.
Die E-Mail nennt, wer geschrieben oder welches Dokument hochgeladen hat, zum Beispiel „Dir wurde soeben von … die Nachricht … geschrieben.“ Mit der Schaltfläche Chat öffnen gelangst du direkt in den Chat.
Eine eigene Nachricht löschen
- Öffne den Chat.
- Klicke neben deiner Nachricht auf das Papierkorb-Symbol.
- Bestätige die Rückfrage „Bist du sicher, dass Du diese Nachricht aus dem Chatverlauf löschen willst?“ mit Ja.
Danach erscheint „Die Nachricht wurde erfolgreich gelöscht.“ Löschen kannst du nur deine eigenen Nachrichten. Bei Nachrichten anderer Teilnehmer gibt es kein Papierkorb-Symbol. Einen ganzen Chat löschst du in der Liste über das Drei-Punkte-Menü, siehe Einen einzelnen Chat über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten. Oder du löschst ihn im geöffneten Chat, siehe Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
Mit Kunden über das Serviceportal chatten
Über das Serviceportal kann auch dein Kunde an einem Chat teilnehmen. Ob er dort selbst Nachrichten schreiben darf, hängt von einer Berechtigung seines Serviceportals ab. Mehr zum Portal steht unter Serviceportal.
Schreibt der Kunde eine Nachricht, setzt i-Planner den Status des Chats wieder auf Offen. So fällt dir ein bereits erledigter Chat in der Liste Offen wieder auf.
Häufige Fragen
Ja. Eigene Nachrichten löschst du über das Papierkorb-Symbol neben der Nachricht und bestätigst mit Ja. Nachrichten anderer Teilnehmer kannst du nicht löschen.
Wahrscheinlich hat der Kunde über das Serviceportal eine neue Nachricht geschrieben. In diesem Fall setzt i-Planner den Status automatisch auf Offen.
Jemand hat in einem Chat, in dem du verantwortlich oder Teammitglied bist, eine Nachricht geschrieben oder ein Dokument hochgeladen. Mit Chat öffnen in der E-Mail gelangst du direkt in den Chat.
Nein. In den Chat-Listen gibt es Kopieren weder im Drei-Punkte-Menü noch als Sammelaktion. Auch die Sammelaktion Pipeline fehlt. Welche anderen Wege zum Kopieren es bei Aktivitäten gibt, steht unter Listenaktionen › Eine Aktivität kopieren und wissen, was die Kopie übernimmt.
Weitere Themen
- Serviceportal: wie Kunden über das Portal an Chats teilnehmen.
- Listenaktionen: Drei-Punkte-Menü und Sammelaktionen aller Aktivitätenlisten.
- Aktivitäten › Übersicht: Verantwortliche, Teammitglieder und die Rechte für Aktivitäten.
- Fehlerbehebung: wenn ein Chat nicht gesendet wird oder im Eingang fehlt.