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GDV-Daten

Was GDV-Dateien sind, welche Dateien der Import annimmt und welche Abweichungen die Umwandlung duldet, welche Kunden- und Vertragsdaten i-Planner daraus übernimmt, wie der GDV Vertragsdaten Abgleich arbeitet und wie du eine GDV-Datei vor dem Hochladen prüfst.

GDV-Daten sind Bestandsdateien von Versicherern in einem einheitlichen Format der Versicherungsbranche. Über die Quelle GDV Datensatz im Import wandelt i-Planner eine solche Datei in eine Tabelle um, aus der du Kunden und Verträge importierst.

Kurz erklärt

Eine GDV-Datei ist eine Textdatei aus festen Datensätzen zu je 256 Zeichen. Jede Lieferung beginnt mit einem Vorsatz und endet mit einem Nachsatz. Dazwischen stehen die Sätze zu Verträgen, Versicherungsnehmern und Sparten.

  • Eine Datei darf mehrere Lieferungen enthalten, zum Beispiel von mehreren Gesellschaften oder mehreren Tagen. i-Planner verarbeitet jede davon.
  • Stehen für denselben Vertrag mehrere Datenstände in der Datei, gilt der jüngste.
  • Die Umwandlung ändert deinen Datenbestand nicht. Daten schreibt erst der Schritt Import fertigstellen.

Typische Aufgaben:

Voraussetzungen

  • Deine Benutzerrolle braucht den Schalter Import („Daten importieren.“). Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen (Block Kundenverwaltung) im Abschnitt Einstellungen. Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein.
  • Du hast die GDV-Datei als einzelne, entpackte Datei auf deinem Rechner.

Welche Dateien der Import annimmt

  • Dateiendung .gdv, .dat oder .txt, klein geschrieben. Endet eine Datei zum Beispiel auf .GDV oder .001, lehnt der Import sie ab.
  • Eine einzelne Datei je Import. Mehrere Dateien importierst du nacheinander in eigenen Importen.
  • Keine ZIP-Dateien. Gepackte Lieferungen musst du vorher entpacken.
  • Die Datei darf nicht größer sein als die Grenze, die für deine Organisation hinterlegt ist. Ist sie größer, erscheint „Die Dateigröße übersteigt die Freigrenze …“, siehe Beim Hochladen erscheint eine Fehlermeldung.
  • Höchstens 65.000 Datenzeilen je Import. Größere Dateien teilst du auf, bei GDV-Dateien am einfachsten je Sparte.

Kleine Formatabweichungen gleicht i-Planner selbst aus, zum Beispiel zu kurze Sätze, Sätze ohne Zeilenumbruch oder ein Dateiende-Zeichen. Ein einzelnes überzähliges Zeichen am Zeilenende ignoriert i-Planner. Bruchstücke ohne erkennbare Satzart werden verworfen.

Außerdem duldet die Umwandlung:

  • Satzarten, die i-Planner nicht kennt. Sie werden übersprungen.
  • Ungültige Zahlen, auch die Satzzahl im Nachsatz. Sie werden unverändert übernommen.
  • Einen fehlenden letzten Nachsatz, wenn die Lieferung mindestens einen Vertrag enthält.
  • Einen Geschäftsvorfall ohne passenden Abschluss. Seine Sätze werden einzeln verarbeitet.

Wann i-Planner eine Datei trotzdem ablehnt, steht unter Die GDV-Datei konnte nicht umgewandelt werden.

Eine GDV-Datei hochladen und umwandeln

  1. Lege unter Einstellungen › Import einen neuen Import an.
  2. Wähle bei Was möchtest Du importieren? die Kachel GDV Datensatz.
  3. Ziehe die Datei in das Ablagefeld oder klicke auf Datei hochladen....
  4. Klicke auf Weiter. Die Umwandlung startet, und es erscheint „Die GDV Daten werden in eine CSV Datei umgewandelt.“
  5. Mit Status prüfen fragst du den Stand ab. Du kannst das Fenster auch schließen und den Import später wieder öffnen.
  6. Ist die Umwandlung fertig, erscheint „Die Umwandlung Deiner GDV Daten ist fertig. Möchtest Du den Import fortsetzen?“ Klicke auf Import öffnen.

Danach geht es wie bei jedem Import mit Vorschau und Spalten abgleichen weiter. Mehr zum Hochladen steht unter Datei hochladen, zur Feldzuordnung unter Spalten abgleichen.

Welche Meldungen dabei erscheinen können, steht unter Bei einer GDV-Datei erscheint eine Meldung.

Wissen, welche Daten i-Planner übernimmt

Die umgewandelte Tabelle hat feste Spaltennamen, zum Beispiel VNR (Versicherungsscheinnummer), NAME1, GEBDAT, PLZ, ORT, STRASSE, EMAIL, SPARTE, BEGINN, ABLAUF, ZAHLWEISE und STATUS. Für viele dieser Spalten ist eine passende Feldzuordnung schon hinterlegt. Es erscheinen nur Spalten, in denen mindestens ein Wert steht.

Im Schritt Vorschau einer umgewandelten GDV-Datei zeigt die Tabelle drei Verträge mit den Spalten VNR, NAME1, NAME3, GEBDAT, ROLLE, SPARTE, ABSENDER, VUNR und VN_SPARTE. Der Mauszeiger zeigt zuerst auf VNR mit den Versicherungsscheinnummern, dann auf die Kundendaten NAME1, NAME3 und GEBDAT und zum Schluss auf die Vertragsdaten SPARTE, ABSENDER und VUNR.
  • Name und Anschrift des Kunden kommen aus der Adresse des Versicherungsnehmers, ersatzweise aus Postfach oder Großkundenadresse. Telefon, Fax und E-Mail kommen aus den Kommunikationsfeldern. Andere Personen, etwa versicherte Personen oder Beitragszahler, verwendet i-Planner nicht als Kunde.
  • Beim Vertrag übernimmt i-Planner Vertragsdaten wie Beginn, Ablauf, Laufzeit, Zahlweise und Beiträge, dazu Werte je Sparte, zum Beispiel für KFZ, Hausrat, Wohngebäude, Haftpflicht oder Bausparen. Deckungssummen der KFZ-Haftpflicht teilt i-Planner in Personen-, Sach- und Vermögensschaden auf.
  • Die Sparte kommt bevorzugt aus dem Spartenteil der Lieferung. Liefert die Gesellschaft nur einen Zahlencode, bleibt die Sparte leer.
  • Liefert die Gesellschaft nur den Brutto- oder nur den Nettobeitrag, berechnet der Import den anderen Wert aus dem Steuersatz der Sparte.
  • Agenturnummer und Datenstand stehen in den Spalten GST_BBZ und GDV_STAND. Sie kommen je Vertrag aus dem Vorsatz seiner Lieferung.

Neben den festen Spalten kann die Tabelle Zusatzspalten enthalten, vor allem Leistungen je Risiko einer Sparte, zum Beispiel einer Unfallversicherung. Sie heißen etwa <Sparte>_Risiko_1_Leistung, <Sparte>_Risiko_1_Umfang, <Sparte>_Risiko_1_Bezugsrecht oder Leben_Leistung_ohneZuordnung. Für diese Spalten ist keine Feldzuordnung hinterlegt. Ordne sie im Schritt Spalten abgleichen selbst einem Feld zu oder lösche sie aus dem Import. Die Zuordnung kannst du gern als Vorlage speichern.

Rabatte und Zuschläge (Satzart 0390) ordnet i-Planner dem Vertrag, der Sparte oder dem Risiko zu, auf das sie sich beziehen. Sie erscheinen als Spalten dieses Teils.

Den Vertragsstatus liefert die Datei in Kurzform, zum Beispiel aktiv, storniert, beitr.frei, ruh.beit.frei, ruh.Anwart., leb.kurzf. oder sonst.

Für neue Kunden muss Kunden - Name zugeordnet sein, für neue Verträge Verträge - Sparte. Die Felder der Verträge beschreibt Vertragsdaten je Sparte.

Eine GDV-Datei vor dem Hochladen prüfen

  1. Kommt die Lieferung als ZIP-Datei, entpacke sie und lade die enthaltene Datei hoch.
  2. Lass dir im Dateimanager die Dateiendungen anzeigen. Endet die Datei auf etwas anderes als .gdv, .dat oder .txt, zum Beispiel auf .001, benenne sie so um, dass sie auf .gdv endet.
  3. Prüfe die Größe. Sehr große Dateien teilst du vorher auf, am einfachsten je Sparte.
  4. i-Planner erkennt den Zeichensatz und korrigiert typische Umlaut-Fehler. Prüfe trotzdem im Schritt Vorschau, ob ä, ö, ü und ß richtig aussehen.

Hat eine Datei sehr viele Spalten, übernimmt i-Planner höchstens 400. Selten belegte Zusatzspalten entfallen dann, und die Fertig-Meldung nennt, wie viele Spalten übernommen wurden.

Nur vorhandene Verträge abgleichen mit GDV Vertragsdaten Abgleich

Mit der Importstrecke GDV Vertragsdaten Abgleich gleichst du die Verträge einer GDV-Datei mit den Verträgen ab, die schon in i-Planner sind. Dieser Import sucht keine Kunden und legt auch keine an. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

  1. Lege unter Einstellungen › Import einen neuen Import an und wähle die Kachel GDV Vertragsdaten Abgleich („Importiere GDV Dateien und gleiche die Vertragsdaten ab.“).
  2. Lade die GDV-Datei hoch und klicke auf Weiter. i-Planner wandelt die Datei wie beim GDV Datensatz um, mit denselben Prüfungen und Meldungen.
  3. Prüfe Vorschau und Spalten abgleichen.
  4. Im Schritt Verträge zuordnen siehst du die Verträge mit Kunden-, Adress- und Vertragsspalten. Einen Schritt Kunden zuordnen und Schritte für Berufe, Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Nummern oder Identifizierungen gibt es hier nicht.
  5. Schließe den Import mit Importieren ab.

Bei der Suche nach Verträgen ist i-Planner wie bei jedem Import tolerant mit der Vertragsnummer. Führende Nullen, Punkte und Striche verhindern den Treffer nicht.

Was mit Verträgen ohne Treffer passiert:

  • Gibt es keine, wird der Import normal abgeschlossen.
  • Gibt es welche, bleibt derselbe Import offen und heißt danach INSERT und der bisherige Name, zum Beispiel INSERT bestand-2026.gdv. Die abgeglichenen Zeilen sind daraus entfernt. Übrig sind nur die Verträge ohne Treffer.
  • Dieser Import läuft ab jetzt als GDV Datensatz, steht auf dem Schritt Importieren und ist noch nicht abgeschlossen. Öffne ihn unter Einstellungen › Import, um die übrigen Verträge in einem zweiten Durchgang Kunden zuzuordnen.

Wie du Zeilen in den Zuordnungsschritten bearbeitest, steht unter Werkzeuge beim Zuordnen.

Häufige Fragen

Eine feste Dauer gibt es nicht. Das Zerlegen der Datei darf aber höchstens zwei Minuten dauern. Braucht es länger, bricht i-Planner ab und meldet im Fenster Fehler, dass die GDV-Datei nicht umgewandelt werden konnte. Sehr große Dateien teilst du deshalb vorher auf, am einfachsten je Sparte. Ob die Umwandlung fertig ist, siehst du mit Status prüfen. Du kannst den Import auch schließen und später wieder öffnen.

Nein, je Import eine Datei. Mehrere Lieferungen, die schon in einer Datei stehen, verarbeitet i-Planner aber gemeinsam.

Nein. Als Kunde übernimmt i-Planner nur den Versicherungsnehmer.

Der Import war ein GDV Vertragsdaten Abgleich. Nach dem Importieren bleibt er offen und bekommt INSERT vor den Namen. Er enthält dann nur noch die Verträge aus der Datei, zu denen kein vorhandener Vertrag gefunden wurde. Öffne ihn, um diese Verträge in einem zweiten Durchgang Kunden zuzuordnen. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

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