Stichworte
Wie du Stichworte zentral anlegst und freischaltest, sie Kunden, Verträgen oder Aktivitäten einzeln oder vielen auf einmal zuordnest, Listen danach filterst und Stichworte umbenennst oder löschst.
Stichworte sind kurze Begriffe wie „DSGVO“ oder „Gekündigt“. Mit ihnen kennzeichnest du Kunden, Verträge, Aktivitäten und andere Vorgänge. Du legst sie zentral unter Einstellungen › Stichworte an und ordnest sie danach im geöffneten Vorgang zu.
Kurz erklärt
Neue Stichworte entstehen nur unter Einstellungen › Stichworte. Im Vorgang wählst du vorhandene aus, einzeln oder über die Aktionsleiste einer Liste für viele Einträge auf einmal. Wer ein Stichwort sehen und zuordnen darf, legt seine Freischaltung fest. Umbenennen und löschen kannst du nur Stichworte, die du selbst angelegt hast.
Typische Aufgaben:
- Du brauchst einen neuen Begriff zum Kennzeichnen: Ein Stichwort anlegen.
- Das ganze Team soll mit denselben Begriffen arbeiten: Ein Stichwort für andere freischalten.
- Ein Kunde oder Vertrag soll ein Stichwort bekommen: Einem Vorgang ein Stichwort zuordnen.
- Viele Kunden sollen dasselbe Stichwort bekommen: Vielen Vorgängen auf einmal ein Stichwort zuordnen.
- Du suchst alle Kunden mit einem Stichwort: Eine Liste nach Stichworten filtern.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:
- Zum Verwalten von Stichworten brauchst du im Block Kundenverwaltung die Zeile Einstellungen. In ihren Detail-Rechten muss im Abschnitt Einstellungen der Schalter Stichworte („Stichworte bearbeiten und löschen.“) eingeschaltet sein. Ohne diesen Schalter fehlen der Menüpunkt Einstellungen › Stichworte und der Reiter Stichworte im Einstellungsfenster.
- Die Auswahl Öffentlich unter Freischaltung erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle bei Welche Benutzer die Einstellung Daten von allen Benutzern hat. Welche Benutzer steht in den Detail-Rechten der Zeile Benutzer im Abschnitt Benutzer.
Ein Stichwort anlegen
- Öffne Einstellungen › Stichworte. Es öffnet sich das Einstellungsfenster mit dem Reiter Stichworte. Links steht die Liste der Stichworte mit dem Suchfeld Suchen....
- Klicke unter der Stichwortliste auf das Symbol Hinzufügen (Plus). Das neue Stichwort heißt zunächst Neues Stichwort und ist auf Privat freigeschaltet.
- Überschreibe im Eingabefeld rechts den Namen, zum Beispiel mit „Premium“.
- Wähle im Abschnitt Freischaltung, wer das Stichwort nutzen darf. Details stehen unter Ein Stichwort für andere freischalten.
- Klicke auf Speichern. i-Planner meldet „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!“
Neue Stichworte entstehen nur hier. Im Vorgang selbst kannst du nur vorhandene Stichworte auswählen.
Hast du noch kein einziges Stichwort, legt i-Planner beim Öffnen des Reiters automatisch ein Neues Stichwort an. Das passiert auch, wenn du das letzte Stichwort löschst.
Wechselst du mit ungespeicherten Änderungen zu einem anderen Stichwort, fragt i-Planner „Sollen Deine Änderungen noch gespeichert werden?“ Ja speichert, Nein verwirft die Änderungen.
Ein Stichwort für andere freischalten
Im Abschnitt Freischaltung legst du fest, wer das Stichwort sehen und zuordnen darf:
- Öffentlich: „Alle Benutzer im System haben Zugriff auf das Stichwort“. Diese Auswahl gibt es nur mit dem Recht, das unter Voraussetzungen beschrieben ist.
- Team: „Nur ich und mein Team haben Zugriff auf das Stichwort“.
- Privat: „Nur ich und ausgewählte Teilnehmer haben Zugriff auf das Stichwort“. Über + Teilnehmer hinzufügen... wählst du einzelne Benutzer aus, die das Stichwort zusätzlich nutzen dürfen.
Klicke danach auf Speichern.
Wählst du ein freigeschaltetes Stichwort eines anderen Benutzers aus, siehst du den Hinweis „Das Stichwort wurde freigeschaltet und kann deshalb nicht bearbeitet werden!“ Ist das Stichwort schon Vorgängen zugeordnet, lautet der Hinweis stattdessen „Das Stichwort kann nicht gelöscht werden, weil es mit (…) Vorgängen verknüpft ist.“ In der Klammer steht dann die Zahl der Vorgänge. Solche Stichworte kannst du zuordnen, aber nicht umbenennen oder löschen. Die Liste der Teilnehmer sieht nur, wer das Stichwort angelegt hat.
Soll das ganze Team mit denselben Begriffen arbeiten, schalte die Stichworte auf Team oder Öffentlich frei. Ein privates Stichwort sehen und zuordnen nur du und die Teilnehmer, die du über + Teilnehmer hinzufügen... ausgewählt hast.
Einem Vorgang ein Stichwort zuordnen
Stichworte ordnest du im geöffneten Vorgang zu, zum Beispiel bei einem Kunden, Vertrag, Schaden, einer Aktivität oder einem Produktpartner. Wie ein Vorgang aufgebaut ist, steht unter Karteikarte.
- Öffne den Vorgang und gehe zum Abschnitt Stichworte. Hat der Vorgang noch kein Stichwort, blendest du den Abschnitt zuerst mit Mehr Optionen (Pfeil nach unten) ein.
- Klicke auf das Symbol Hinzufügen (Plus).
- Tippe in das Feld Stichwort suchen... einen Teil des Namens. Bei jedem Treffer steht, wer ihn angelegt hat (Ersteller: …).
- Klicke auf das gewünschte Stichwort. i-Planner meldet „Das Stichwort … wurde erfolgreich hinzugefügt!“, und das Stichwort steht im Abschnitt Stichworte.
Ein Vorgang kann mehrere Stichworte haben. Hat er das Stichwort schon, erscheint „Das Stichwort ist bereits verknüpft!“
Fehlt ein passendes Stichwort, klicke unter dem Feld Stichwort suchen... auf Stichworte verwalten. Das öffnet direkt Einstellungen › Stichworte.
Um ein Stichwort wieder zu entfernen, klicke am Stichwort auf das X (Entfernen). i-Planner fragt „Bist du sicher, dass du das Stichwort … entfernen willst?“ Mit Ja erscheint „Das Stichwort … wurde erfolgreich entfernt!“
Fügst du ein Stichwort hinzu oder entfernst es, protokolliert i-Planner das im Verlauf des Vorgangs. Wer dem Vorgang folgt, bekommt eine Benachrichtigung.
Ein Klick auf ein zugeordnetes Stichwort startet die Suche nach allen Vorgängen mit diesem Stichwort. Wie die Suche funktioniert, steht unter Suchen.
Vielen Vorgängen auf einmal ein Stichwort zuordnen
Statt jeden Vorgang einzeln zu öffnen, ordnest du ein Stichwort in einer Liste gleich allen markierten Einträgen zu oder entfernst es wieder. Das geht in den Listen der Kunden, Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele, Aktivitäten, Dokumente, Produktpartner, Ansprechpartner, Tarife und Benutzer.
- Öffne die Liste und setze die Häkchen vor die Einträge. Das Häkchen im Tabellenkopf markiert alle.
- Klicke in der Aktionsleiste über der Tabelle auf Stichworte (Etikett).
- Suche im Feld Stichwort suchen... das Stichwort und klicke es an. Vorausgewählt ist das alphabetisch erste. Klickst du kein Stichwort an, gilt dieses.
- Klicke auf Hinzufügen oder auf Entfernen.
- Bestätige die Rückfrage mit Ja. Sie lautet zum Beispiel „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen das Stichwort festlegen willst?“
Danach meldet i-Planner „Das Stichwort wurde bei den ausgewählten Vorgängen erfolgreich festgelegt!“ Beim Entfernen lautet die Meldung „Das Stichwort wurde bei den ausgewählten Vorgängen erfolgreich entfernt!“
- Einträge, die das Stichwort schon haben, bleiben unverändert. Beim Entfernen ändert sich nur etwas bei Einträgen, die das Stichwort hatten.
- Zur Auswahl stehen alle Stichworte, die du nutzen darfst: deine eigenen, die für dich freigeschalteten und die öffentlichen, alphabetisch sortiert.
- Die Sammelaktion erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle den jeweiligen Bereich bearbeiten darf. Bei Kunden ist das zum Beispiel der Schalter Mit Bearbeitung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Profil. In den Listen Noch zu erledigen gibt es sie nicht.
Wie die Aktionsleiste allgemein funktioniert, steht unter Sammelaktionen.
Eine Liste nach Stichworten filtern
Viele Listen haben in der Werkzeugleiste das Symbol Stichworte anzeigen (Etikett), zum Beispiel bei Kunden, Verträgen, Schäden, Aktivitäten, Dokumenten und E-Mails. Ein Klick darauf blendet die Stichworte ein, mit denen du die Liste filterst.
Wie Listen allgemein funktionieren, steht unter Listen. In der Kundenansicht des Serviceportals gibt es den Stichwortfilter nicht.
Ein Stichwort umbenennen oder löschen
- Zum Umbenennen wählst du das Stichwort in der Stichwortliste aus, änderst den Namen im Eingabefeld und klickst auf Speichern. Alle Vorgänge, denen das Stichwort zugeordnet ist, tragen danach den neuen Namen.
- Zum Löschen wählst du das Stichwort aus und klickst in der Stichwortliste auf den Papierkorb neben dem Namen. i-Planner fragt „Bist Du sicher, dass Du das Stichwort löschen willst?“ Mit Ja erscheint „Das Stichwort … wurde erfolgreich gelöscht!“ Mit dem Stichwort verschwinden auch alle seine Zuordnungen zu Vorgängen.
Umbenennen und löschen kannst du nur Stichworte, die du selbst angelegt hast.
Leere vor dem Löschen das Feld Suchen... über der Stichwortliste. Löschst du bei aktiver Suche, kann das gelöschte Stichwort in der Liste stehen bleiben und stattdessen ein anderes verschwinden, bis du die Einstellungen neu öffnest.
Häufige Fragen
Beim Umbenennen tragen alle zugeordneten Vorgänge den neuen Namen. Beim Löschen verschwindet das Stichwort auch aus allen Vorgängen, denen es zugeordnet war.
Klicke in der Kundenliste auf das Symbol Stichworte anzeigen und wähle das Stichwort aus. Oder du klickst in einem Vorgang auf das Stichwort. Das startet die Suche. Mehr dazu steht unter Suchen.
Weitere Themen
- Suchen: Vorgänge mit einem Stichwort über die Suche in der Kopfzeile finden.
- Sammelaktionen: wie Markieren und Aktionsleiste allgemein funktionieren.
- Listen: Listen-Menü, Werkzeugleiste, Stichworte und Spalten einer Liste.
- Fehlerbehebung: wenn ein Stichwort fehlt, sich nicht zuordnen oder nicht bearbeiten lässt.