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Verträge

Wie du Verträge eines Kunden findest, als Entwurf anlegst, Grunddaten, Vertragspersonen und Tarife pflegst und Verträge archivierst, wiederherstellst und mehrere auf einmal bearbeitest.

Verträge sind die Versicherungen, Geldanlagen, Beteiligungen, Immobilien und Finanzierungen eines Kunden. Du findest sie in der Liste Kontakte › Verträge und im Reiter Verträge der Kundenansicht.

Kurz erklärt

Jeder Vertrag gehört zu einem Kunden. Seine Sparte bestimmt, welche Gruppen und Felder er hat. Ein neuer Vertrag ist zunächst ein Entwurf mit den Grunddaten. Erst nach dem Anlegen erscheinen die übrigen Gruppen, und jede Änderung wird sofort gespeichert.

Typische Aufgaben unter Kontakte › Verträge:

Voraussetzungen

Die Rechte stehen im Rollen-Editor der Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte (Block Kundenverwaltung):

  • Verträge ansehen kannst du mit dem Schalter Sichtrecht im Abschnitt Verträge. Ohne ihn fehlen die Liste Kontakte › Verträge und der Reiter Verträge in der Kundenansicht.
  • Zum Anlegen und Ändern von Verträgen brauchst du im Abschnitt Verträge den Schalter Mit Bearbeitung. Ohne ihn sind in der Karteikarte des Vertrags das Formular, Text, Nachrichten, Unteraufgaben, Dokumente, Tags, Projekte und Abrechnung gesperrt. Wessen Verträge du bearbeiten darfst, legt dort das Auswahlfeld Auswahl der Teammitglieder fest.
  • Den Verlauf eines Vertrags siehst du mit dem Schalter Neuigkeiten im Abschnitt Kundenverwaltung.
  • Vertragslisten exportierst du mit dem Schalter Export im Abschnitt Kundenverwaltung.
  • Zum Archivieren und Wiederherstellen brauchst du im Abschnitt Verträge den Schalter Mit Bearbeitung und dazu Zugriff auf den Kunden, siehe Verträge archivieren und wiederherstellen.
  • Die Gruppe Serviceportal im Vertrag hängt an keinem Recht deiner Benutzerrolle. Bei den meisten Sparten erscheint sie nur, wenn das Modul Kundenportal für deine Organisation freigeschaltet ist, siehe Den Vertrag im Serviceportal sichtbar machen.

Verträge in der Liste Kontakte › Verträge finden

Unter Kontakte › Verträge stehen die Verträge aller Kunden, die du sehen darfst.

Die Liste Verträge unter Kontakte › Verträge zeigt die Verträge mehrerer Kunden mit Spalten wie Sparte, Produktpartner, Name, Vertragsnummer und Beitrag (netto), darunter die Summe der Beiträge. Ein Klick auf die Lupe in der Werkzeugleiste öffnet die Suchfelder, eines je Spalte, etwa Sparte, Spartenbereich, Produktpartner, Name und Vertragsnummer. Im Feld Name wird „Müllermann“ eingetragen und Suchen geklickt: Übrig bleiben die vier Verträge von Dr. med. Nuntius Müllermann.

Im Listen-Menü gibt es in der Standardvorlage zum Beispiel diese Listen:

  • Verträge
  • Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
  • Neu hinzugekommen
  • Noch zu erledigen
  • Markiert
  • Entwürfe: Verträge, die noch nicht angelegt sind
  • Gelöscht und Archiviert

Mit Suchen (Lupe) in der Werkzeugleiste grenzt du die Liste ein, zum Beispiel nach Sparte, Produktpartner, Name oder Vertragsnummer. Welche Suchfelder und Spalten erscheinen, hängt von der Liste ab. Ein Klick auf einen Vertrag öffnet seine Karteikarte. Das Drei-Punkte-Menü einer Vertragszeile bietet etwa Schaden anlegen oder Kopieren. Was es sonst noch bietet, steht unter Listenaktionen.

Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Keine Verträge vorhanden“ oder „Keine Entwürfe vorhanden!“

Wie du Listen bedienst, Spalten anpasst und eigene Listen anlegst, steht unter Listen und Eigene Listen.

Die Verträge eines Kunden im Reiter Verträge ansehen

  1. Öffne die Kundenansicht des Kunden, zum Beispiel über Kontakte › Kunden.
  2. Klicke in der Kundenansicht auf den Reiter Verträge. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Verträge der Kunde hat.
  3. Unter dem Reiter erscheinen die Listen zu diesem Kunden. Wähle eine davon aus.

In der Standardvorlage heißen die Unterreiter Übersicht, Verträge, Alle Verträge, Verknüpfte Verträge, Noch zu erledigen, Markiert und Entwürfe. Deine Organisation kann andere Listen eingerichtet haben.

Die Liste Verknüpfte Verträge zeigt Verträge, die mit dem Kunden verknüpft sind. Ist sie leer, erscheint „Keine verknüpften Verträge vorhanden!“

Wie die Kundenansicht und ihre Reiter aufgebaut sind, erklärt Karteikarte.

Einen Vertrag anlegen

  1. Öffne in der Kundenansicht den Reiter Verträge.
  2. Zeige auf die runde Schaltfläche mit Plus unten rechts und klicke auf Vertrag hinzufügen. Dieselbe Schaltfläche gibt es auch in den Vertragslisten unter Kontakte › Verträge.
  3. Die Karteikarte des Vertrags öffnet sich als Entwurf. Sie zeigt zunächst nur die Gruppe Grunddaten und, je nach Sparte und Organisation, Serviceportal.
  4. Fülle die Grunddaten aus, siehe Die Grunddaten eines Vertrags ausfüllen.
  5. Lege den Vertrag an, wie unter Datensatz anlegen beschrieben.

Beim Anlegen füllt i-Planner einige Felder selbst:

  • Angebotsersteller, Antragsvermittler, Vertragsvermittler und Vertragsbetreuer erhalten den Betreuer des Kunden.
  • Antragsdatum wird auf das heutige Datum gesetzt.
  • Automatische Verlängerung richtet sich nach der gewählten Sparte.
  • Sichtbar in der Gruppe Serviceportal übernimmt die Vorbelegung des Feldes, in der Standardvorlage Nein. Legst du den Vertrag im Reiter Serviceportal des Kunden an, steht Sichtbar immer auf Ja.

Erst nach dem Anlegen erscheinen die übrigen Gruppen wie Personen, Status, Bestandsführung, Zeitraum und Zahlungen. Jede Änderung wird dann sofort gespeichert. Welche Felder es je Sparte gibt, steht unter Vertragsdaten je Sparte.

Legt ein anderer Benutzer einen Vertrag an, bekommen Benutzer mit aktivierter Benachrichtigung für Verträge eine E-Mail. Ihr Betreff lautet Neuanlage Vertrag: mit der Sparte dahinter. In der E-Mail steht die Schaltfläche Vertrag öffnen.

Die Grunddaten eines Vertrags ausfüllen

Die Karteikarte eines Vertrags zeigt im blauen Kopf die Sparte Berufsunfähigkeitsversicherung als Titel und darunter den Kunden Dr. med. Nuntius Müllermann. Ein Klick auf Grunddaten öffnet die Gruppe zum Bearbeiten mit den Feldern Produktpartner, Sparte, Pool, Tarife und Vertragsnummer. In Vertragsnummer wird die Nummer eingetragen; nach Schließen stehen die Grunddaten wieder als Liste da, mit der gespeicherten Nummer.

Im Kopf der Karteikarte stehen die Sparte als Titel und darunter der Kunde, zu dem der Vertrag gehört. Die Symbole im Kopf erklärt Karteikarte.

Die Gruppe Grunddaten enthält:

FeldInhalt
ProduktpartnerGesellschaft, bei der der Vertrag besteht. Du suchst sie über das Suchfeld. Bei manchen Sparten heißt das Feld Versorgungsträger.
SparteArt des Vertrags, zum Beispiel Hausratversicherung, KFZ-Versicherung, Bausparvertrag oder Darlehen. Die Sparte bestimmt, welche Gruppen und Felder der Vertrag hat.
PoolPool, über den der Vertrag läuft. Das Feld gibt es nicht bei allen Sparten.
TarifeEin oder mehrere Tarife, siehe Tarife zu einem Vertrag zuordnen. Je nach Sparte heißt das Feld auch Bezeichnung oder Aktiengesellschaft.
VertragsnummerFreitext. Je nach Sparte heißt das Feld zum Beispiel Nummer, Depotnummer oder WKN / ISIN.

Kein Feld ist Pflicht. Die Sparte ist beim Öffnen des Entwurfs schon vorbelegt, und zwar mit der Standard-Sparte deiner Organisation. Ist keine festgelegt, steht dort die erste Sparte der Auswahl, in der Standardvorlage Aktie. Prüfe die Sparte deshalb immer, bevor du den Vertrag anlegst.

Die Vertragsnummer erscheint später auch in Verknüpfungen, zum Beispiel als Nr. 12345 hinter der Sparte.

Vertragspersonen zuordnen

In der Gruppe Personen hältst du fest, wer am Vertrag beteiligt ist. Die Gruppe erscheint erst, wenn der Vertrag angelegt ist.

In der Gruppe Personen eines Vertrags steht Dr. med. Nuntius Müllermann als Versicherungsnehmer. Ein Klick auf Hinzufügen (Plus mit gestricheltem Rand) öffnet die Gruppe mit einer neuen Zeile, vorbelegt mit Versicherungsnehmer, und meldet, dass die Person hinzugefügt wurde. Bei Person Art wird Bezugsberechtigte Person gewählt, im Suchfeld daneben „Keller“ eingetippt und aus den Treffern Anna Keller übernommen. Nach Schließen stehen beide Personen in der Gruppe.
  1. Klicke im Kopf der Gruppe Personen auf Hinzufügen (Plus mit gestricheltem Rand). Eine neue Zeile erscheint.
  2. Wähle bei Person Art die Rolle der Person. Vorbelegt ist Versicherungsnehmer.
  3. Suche im Suchfeld daneben den Kunden und wähle ihn aus.

Für Person Art gibt es diese Werte: Versicherungsnehmer, Versicherte Person, Bezugsberechtigte Person, Bürge, Inhaber, Kreditnehmer, Empfehlungsgeber, Vermieter und Mieter. Die Werte sind vom System vorgegeben.

Ein Vertrag kann mehrere Personen haben. Zuordnen lassen sich nur Kunden, keine Produktpartner oder Benutzer. Eine Zeile entfernst du wie jeden Eintrag einer Gruppe, siehe Karteikarte.

Tarife zu einem Vertrag zuordnen

  1. Wähle in den Grunddaten zuerst den Produktpartner.
  2. Wähle im Feld Tarife einen oder mehrere Tarife aus. Jeder gewählte Tarif erscheint als eigener Eintrag im Feld.

Verträge archivieren und wiederherstellen

Archivierte Verträge verschwinden aus allen Vertragslisten und stehen nur noch in der Liste Archiviert unter Kontakte › Verträge. Archivieren gibt es nur für Verträge und nur als Sammelaktion, nicht im Drei-Punkte-Menü.

So archivierst du Verträge:

  1. Öffne Kontakte › Verträge oder den Reiter Verträge der Kundenansicht.
  2. Markiere die Verträge, siehe Mehrfachauswahl und Export.
  3. Klicke in der Aktionsleiste auf Archivieren (Archivbox).
  4. Bestätige „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge archivieren willst?“ mit Ja. Es erscheint „Die Vorgänge wurden erfolgreich archiviert!“, und die Verträge verschwinden aus der Liste.

So stellst du archivierte Verträge wieder her:

  1. Öffne unter Kontakte › Verträge die Liste Archiviert.
  2. Markiere die Verträge und klicke in der Aktionsleiste auf Wiederherstellen (Pfeil nach links).
  3. Bestätige „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge wiederherstellen willst?“ mit Ja. Es erscheint „Die Vorgänge wurden erfolgreich wiederhergestellt!“, und die Verträge stehen wieder in den übrigen Vertragslisten.

Die Liste Archiviert zeigt archivierte Verträge ohne Entwürfe, zuletzt geänderte zuerst. Als Sammelaktionen gibt es dort nur Wiederherstellen und Löschen. Die Liste gehört zur Standardvorlage. Hat deine Organisation ihre Vertragslisten anders eingerichtet, kann sie fehlen. Prüfe das vor dem Archivieren, denn nur dort holst du archivierte Verträge zurück.

Zum Archivieren und Wiederherstellen brauchst du den Schalter Mit Bearbeitung. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Verträge. Außerdem muss in deiner Benutzerrolle Welche Kunden auf Kunden von allen Benutzern stehen, oder der Betreuer des Kunden gehört zu deiner Struktur. Sonst bleibt der Vertrag unverändert. Trotzdem erscheint die Erfolgsmeldung, und der Vertrag verschwindet bis zum Neuladen aus der Liste, siehe Ein archivierter Vertrag ist nach dem Neuladen wieder in der Liste. Über das Archivieren und Wiederherstellen benachrichtigt i-Planner die Teammitglieder des Vertrags.

Mehrere Verträge auf einmal bearbeiten

Markierst du Verträge in einer Vertragsliste, bietet die Aktionsleiste Sammelaktionen, zum Beispiel Sparte wechseln, Serviceportal, Kunde wechseln, Kopieren und Archivieren. Im Reiter Verträge der Kundenansicht kommt Vorgang verknüpfen dazu. Die meisten brauchen den Schalter Mit Bearbeitung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Verträge.

Welche Sammelaktionen es in welcher Vertragsliste gibt, was sie bewirken und welche Rechte sie brauchen, steht unter Listenaktionen. Wie du die Sparte vieler Verträge wechselst, erklärt Vertragsdaten je Sparte.

Einen Vertrag einem anderen Kunden zuordnen

Hängt ein Vertrag am falschen Kunden, ordnest du ihn mit der Sammelaktion Kunde wechseln um:

  1. Markiere den Vertrag in einer Vertragsliste, zum Beispiel unter Kontakte › Verträge.
  2. Wähle die Sammelaktion Kunde wechseln.
  3. Suche den richtigen Kunden über Kunde suchen....
  4. Klicke auf Wechseln und bestätige mit Ja.

Einzelheiten stehen unter Verträge, Schäden, Finanzdaten und Ziele gesammelt ändern.

Vertragslisten drucken und exportieren

Klicke in der Werkzeugleiste einer Vertragsliste auf Export & Drucken (Drucker). Neben den Excel-Exporten gibt es bei Verträgen diese Einträge:

  • Alle Daten drucken (pdf)
  • Ausgewählte Zeilen drucken (pdf)
  • Bestandsübertrag drucken(pdf)

Für ausgewählte Zeilen markierst du vorher die gewünschten Verträge in der Liste. Für den Export braucht deine Benutzerrolle den Schalter Export. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Kundenverwaltung. Markieren und Exportieren erklärt Mehrfachauswahl und Export.

Häufige Fragen

Beim Anlegen übernimmt der Vertrag den Betreuer des Kunden als Vertragsbetreuer, Vertragsvermittler, Angebotsersteller und Antragsvermittler. Du kannst die Felder danach ändern.

Weitere Themen

  • Vertragsdaten je Sparte: Status, Bestandsführung, Zeitraum und Zahlungen je Sparte.
  • Fehlerbehebung: wenn ein Vertrag fehlt, sich nicht ändern lässt oder die Tarife verschwinden.
  • Schäden: einen Schaden zu einem Vertrag anlegen und verknüpfen.
  • Listenaktionen: Drei-Punkte-Menü und Sammelaktionen der Vertragslisten.
  • Tarife: die Tarife der Produktpartner, die du einem Vertrag zuordnest.
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Vertragsdaten je Sparte