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Kunden

Wie du unter Kontakte › Kunden Kunden findest, anlegst, nach Kontaktart einordnest, ihre Stammdaten wie Adressen, Kontaktdaten und Bankverbindungen pflegst und die Stammdaten-Listen nutzt.

Unter Kontakte › Kunden verwaltest du deine Kunden, Interessenten, Leads und sonstigen Kontakte. Alle stehen in einer Liste, und jeden einzelnen bearbeitest du in seiner Karteikarte. Die Stammdaten der Karteikarte gliedern sich in die Gruppen Grunddaten, Kontaktdaten, Adressen, Beruf / Arbeitgeber, Banken, Nummern und Identifizierung.

Kurz erklärt

Die Liste unter Kontakte › Kunden zeigt alle Kunden, Interessenten, Leads und sonstigen Kontakte, die deine Benutzerrolle sehen darf. Ob jemand Kunde, Interessent oder Lead ist, legt die Kontaktart in den Grunddaten fest. Sie erscheint im Kopf des Kunden.

Typische Aufgaben unter Kontakte › Kunden:

Voraussetzungen

Die Rechte stehen im Rollen-Editor in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte (Block Kundenverwaltung):

  • Welche Kunden du in der Liste siehst und öffnen kannst, legt das Auswahlfeld Welche Kunden im Abschnitt Kundenverwaltung fest. Es bietet Kunden von allen Benutzern, Eigene Kunden und vom Team und Nur eigene Kunden. Vorgabe ist Nur eigene Kunden.
  • Kunden exportieren darfst du nur mit dem Schalter Export im selben Abschnitt.
  • Das Sichtrecht auf das Profil eines Kunden ist in jeder Rolle an. Zum Anlegen und Ändern braucht deine Benutzerrolle im Abschnitt Profil den Schalter Mit Bearbeitung. Ohne ihn fehlt in der Liste die Schaltfläche zum Anlegen, und das Formular der Karteikarte ist gesperrt.
  • Kunden in den Papierkorb legen darfst du mit dem Schalter Löschen im Abschnitt Löschen. Unwiderruflich entfernen darfst du sie nur, wenn du zusätzlich den Schalter Endgültig löschen im selben Abschnitt hast.
  • Bei der Rolle Inhaber sind alle Rechte an und lassen sich nicht abschalten.

Wie die Rechte im Einzelnen wirken, erklären Karteikarte und Kopieren, Zusammenführen und Löschen.

Kunden in der Liste finden

Die Liste öffnest du im Hauptmenü unter Kontakte › Kunden.

Im Hauptmenü ist der Bereich Kontakte aufgeklappt mit Kunden, Wünsche & Ziele, Finanzdaten, Verträge, Schäden und Dokumente, rechts bei einigen die Zahl der Einträge und bei Kunden ein Pfeil für seine Unterlisten. Ein Klick auf Kunden hebt den Eintrag blau hervor.

Die Liste Kunden zeigt in der Standardvorlage diese Spalten:

  • Titel
  • Vorname
  • Name
  • Geburtsdatum
  • Straße, PLZ und Ort aus der Adresse des Kunden
  • Betreuer

Insgesamt stehen 94 Spalten zur Auswahl. Wie du Spalten ein- und ausblendest, filterst und sortierst, steht unter Listen. Eigene Zusammenstellungen speicherst du als Eigene Listen. Mehrere Kunden auf einmal bearbeitest oder exportierst du über Mehrfachauswahl und Export.

In der Standardvorlage gibt es neben der Liste Kunden die Listen Zuletzt angesehen, Zuletzt bearbeitet, Neu hinzugekommen, Noch zu erledigen, Markiert, Entwürfe und Gelöscht. Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Keine Kunden vorhanden!“ oder „Keine zuletzt angesehenen Kontakte vorhanden!“

Das Drei-Punkte-Menü einer Kundenzeile bietet zum Beispiel Aktivität erstellen oder Vorgänge öffnen. Was es sonst noch bietet und welche Sammelaktionen es in den Kundenlisten gibt, steht unter Listenaktionen. Eine Spalte wie Kunde - Kontaktart änderst du bei vielen Kunden auf einmal mit der Sammelaktion Spalteninhalt bearbeiten, siehe Sammelaktionen.

Die Stammdaten aller Kunden in eigenen Listen ansehen

Für jede Stammdaten-Gruppe gibt es unter Kontakte › Kunden eine eigene Liste über alle Kunden: Adressen, Kontaktdaten, Banken, Beruf / Arbeitgeber, Nummern und Identifizierungen. Jede Zeile ist ein einzelner Eintrag, zum Beispiel eine Adresse.

  • Auch hier gibt es Listen wie Zuletzt angesehen, Neu hinzugekommen, Markiert und Gelöscht.
  • In diesen Listen legst du nichts an, und die Zellen lassen sich nicht direkt ändern. Exportieren kannst du sie mit dem Schalter Export. Er steht in den Detail-Rechten von Kontakte im Abschnitt Kundenverwaltung.
  • Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile bietet Bearbeiten, Anpinnen, Erinnerung setzen und Löschen. In der Liste Gelöscht bietet es Wiederherstellen und Endgültig löschen. Als Sammelaktion gibt es nur Löschen.
  • Löschen entfernt in diesen Listen nur den einzelnen Eintrag, zum Beispiel eine Adresse, nicht den Kunden. Im Drei-Punkte-Menü braucht deine Benutzerrolle dafür den Schalter Mit Bearbeitung. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Profil. Für die Sammelaktion braucht sie den Schalter Löschen im Abschnitt Löschen.

Einen neuen Kunden anlegen

Unten rechts in der Liste steht die runde blaue Schaltfläche mit Plus. Zeigt der Mauszeiger darauf, wird aus dem Plus ein Kreuz und darüber erscheint ein weißer Kreis mit dem Tooltip „Kunde hinzufügen“. Ein Klick darauf öffnet die Karteikarte als Fenster über der Seite, die Seite dahinter wird abgedunkelt.
  1. Öffne Kontakte › Kunden.
  2. Zeige in der Liste auf die runde Schaltfläche mit Plus unten rechts und klicke auf Kunde hinzufügen.
  3. Die Karteikarte öffnet sich mit einem Entwurf. Als Betreuer ist bereits dein eigener Benutzer eingetragen.
  4. Trage die Daten ein und lege den Kunden an.

Solange der Kunde nur ein Entwurf ist, zeigt die Karteikarte den Hinweis „Dieser Kunde wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst ihn als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.“ Erst beim Anlegen wird aus dem Entwurf ein fester Kunde.

In der Standardvorlage ist kein Feld Pflicht. Wie das Anlegen mit Häkchen, Entwurf und Dublettenprüfung genau abläuft, steht unter Datensatz anlegen.

Kunden an Foto, Name und Kontaktart erkennen

Im Kopf eines Kunden steht sein Name, darunter seine Kontaktart mit einer Nummer, zum Beispiel LEAD - 12343. Dazu kommt sein Foto.

Der Kopf eines Kunden in der Kundenansicht: oben der Name Dr. med. Nuntius Müllermann mit dem Drei-Punkte-Menü, darunter die Kontaktart mit Nummer „LEAD - 12343“, dann das runde Foto, die Anschrift mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum und die Schaltfläche Öffnen. Der Mauszeiger zeigt nacheinander auf Name, Kontaktart mit Nummer und Foto.

Wie du das Foto hochlädst oder löschst, steht unter Beziehungen, Betreuer und Foto. Den Aufbau der Kundenansicht und der Karteikarte erklärt Karteikarte.

Kunden nach Kontaktart einordnen

Ob jemand Kunde, Interessent oder Lead ist, legst du in den Grunddaten fest. Das Feld heißt in der Standardvorlage Kontakt, in manchen Organisationen Kontaktart. Als Spalte in Listen heißt es Kontaktart. Im Filter und bei der Sammelaktion Spalteninhalt bearbeiten wählst du es als Kunde - Kontaktart. Zur Auswahl stehen:

  • Kunde
  • Lead
  • Empfehlung
  • Interessent
  • Inaktiver Kunde
  • Verstorbener Kunde
  • Kontakt (Vorgabe für neue Kunden)

Die gewählte Kontaktart erscheint im Kopf des Kunden.

Das Feld Anrede bietet Frau, Herr, Firma und Familie. Ein Kontakt mit der Anrede Firma erscheint in der Beziehungsleiste mit einem Gebäude-Symbol statt einer Person. Die Anrede bestimmt auch, welche Beziehungsarten i-Planner anbietet, siehe Beziehungen, Betreuer und Foto.

Die Kontaktart bei vielen Kunden auf einmal ändern

  1. Markiere unter Kontakte › Kunden die Kunden.
  2. Wähle die Sammelaktion Spalteninhalt bearbeiten (Stift).
  3. Wähle im Feld Bitte wähle eine Spalte aus.. die Spalte Kunde - Kontaktart.
  4. Setze unter Ändern in den neuen Wert.
  5. Klicke auf Speichern und bestätige mit Ja.

Die Einzelheiten stehen unter Sammelaktionen.

Grunddaten eines Kunden erfassen

Die Gruppe Grunddaten enthält in der Standardvorlage diese Felder. Welche Felder du tatsächlich siehst, hängt von der Formular-Einrichtung deiner Organisation ab. Eigene Felder richtet eine berechtigte Person im Feld Editor ein, siehe Felder und Eigene Felder verwenden.

FeldInhalt
KundennummerText
BetreuerSuche unter den Benutzern. Ist keiner gesetzt, schlägt i-Planner deinen eigenen Benutzer vor
KontaktKontaktart, zum Beispiel Interessent
ErstkontaktDatum des ersten Kontakts
AnredeFrau (Vorgabe), Herr, Firma, Familie
Titelzum Beispiel Dr.
BriefanredeAnrede für Briefe
Vorname, NameText
Geburtsdatum, Geburtsname, GeburtsortDatum oder Text
NamenszusatzText
NationalitätAuswahl, Vorgabe Deutsch
FamilienstandEheähnliche Gemeinschaft, Geschieden, Getrennt lebend, Ledig (Vorgabe), Verheiratet, Verwitwet
Heiratsdatumerscheint nur bei Verheiratet
Scheidungsdatumerscheint nur bei Geschieden

Wie du Felder änderst, steht unter Karteikarte.

Kontaktdaten und Adressen pflegen

Kontaktdaten und Adressen können mehrere Einträge haben, zum Beispiel eine private und eine geschäftliche Telefonnummer.

Felder der Gruppe Kontaktdaten:

  • Medium: E-Mail (Vorgabe), Fax, Internet, Mobil, Telefon, Telefon Zentrale
  • Bereich: Privat (Vorgabe) oder Geschäftlich
  • Werbung: Ja oder Nein (Vorgabe)
  • Wert: die Nummer oder Adresse selbst

Felder der Gruppe Adressen:

  • Adressart: Adresse (Vorgabe) oder Postfach
  • Adressbezeichnung, zum Beispiel Privatanschrift
  • Adresszusatz, zum Beispiel c/o Max Muster
  • Straße, PLZ, Ort und Land

Der erste Eintrag einer Gruppe wird automatisch zum Standard. Bei den Kontaktdaten gilt das je Medium. Es gibt also zum Beispiel eine Standard-E-Mail-Adresse und eine Standard-Telefonnummer. Die Standardadresse ist die Hauptadresse des Kunden und steht bei mehreren Adressen vorne.

Listen zeigen in den Spalten für Kontaktdaten je Medium nur den Standardeintrag, zum Beispiel die Standard-Telefonnummer. Weitere Einträge desselben Mediums stehen nur in der Karteikarte. Die Einstellung Werbung ändert daran nichts.

Soll ein anderer Eintrag der Standard sein, sortiere ihn an die erste Stelle der Gruppe. Löschst du einen Standardeintrag, bestimmt i-Planner den Standard unter den übrigen Einträgen neu. Wie du Einträge anlegst, sortierst und löschst, steht unter Karteikarte.

Beruf, Nummern und Ausweis erfassen

Auch diese Gruppen können mehrere Einträge haben.

Beruf / Arbeitgeber:

  • Arbeitgeber: Suche unter Kunden, Produktpartnern und Benutzern
  • Beruf: Text
  • Berufsstatus: zum Beispiel Angestellt, Beamter, Selbständig, Freiberufler, Geschäftsführer, Rentner, Student oder Nicht berufstätig
  • Eintritt und Austritt: je ein Datum

Nummern:

  • Art: Amtsgericht, Easybill-ID, Finanzamt, Handelsregisternummer, Kindergeldnummer, Personalnummer, Prohyp-ID, Rentenversicherungsnummer, Sonstiges, Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Steuernummer, Umsatzsteuernummer
  • Nummer: Text

Identifizierung:

  • Ausweisart: Personalausweis (Vorgabe) oder Reisepass
  • Behörde, zum Beispiel Bezirksamt Berlin
  • Nummer
  • Ausgestellt am und Gültig bis: je ein Datum

Bankverbindung mit IBAN-Prüfung erfassen

Die Gruppe Banken nimmt Konten und Depots auf, auch mehrere.

  1. Öffne die Gruppe Banken in der Karteikarte und lege bei Bedarf einen weiteren Eintrag an.
  2. Wähle die Kontoart: Konto (Vorgabe) oder Depot. Bei Depot erscheint zusätzlich das Feld Depotnummer.
  3. Trage Kontobezeichnung und Inhaber ein.
  4. Gib die IBAN ein.

Nach der Eingabe wird die IBAN online geprüft. Ist sie gültig, trägt i-Planner BIC und Institut automatisch ein. Ist sie ungültig, erscheint „Die eingegebene IBAN ist nicht valide!“

Die Prüfung läuft über einen externen Dienst. BIC und Institut werden nur eingetragen, wenn der Dienst beides liefert. Ist der Dienst nicht erreichbar, erscheint keine Meldung, und es wird nichts überschrieben. Trage BIC und Institut in diesem Fall von Hand ein.

Häufige Fragen

In der Standardvorlage ist kein Feld der Kunden-Stammdaten Pflicht. Hat deine Organisation das Formular angepasst, kann das abweichen. Was beim Anlegen geprüft wird, steht unter Datensatz anlegen.

Nein. In den Stammdaten-Listen wie Adressen oder Banken löschst du nur den einzelnen Eintrag, nicht den Kunden. Den Eintrag holst du mit Wiederherstellen im Drei-Punkte-Menü zurück. Du findest ihn in der Liste Gelöscht dieser Stammdaten-Liste.

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