Hochladen
Wie du Dateien per Ziehen oder über die Dateiauswahl hochlädst, im Schnellzugriff Name, Datum, Ordner und Freigaben festlegst und was bei Dateigröße und Speicherplatz gilt.
Dateien kommen in die Dokumentenablage eines Kunden, indem du sie von deinem Computer in eine Liste ziehst oder über die Dateiauswahl aussuchst. Direkt danach legst du im Schnellzugriff Name, Datum, Ordner und Freigaben fest.
Kurz erklärt
Zum Hochladen ziehst du Dateien in eine Dokumentenliste oder wählst sie über die Dateiauswahl aus. Ein Upload-Fenster zeigt den Fortschritt. Im Schnellzugriff bestimmst du anschließend Name, Datum, Ordner und Freigaben des Dokuments. Dateien über 50 MB werden nicht hochgeladen, und dein Unternehmen hat ein Speicherkontingent.
Typische Aufgaben:
- Scans oder PDFs sollen zum Kunden: Dateien per Ziehen hochladen.
- Du willst eine Datei auf deinem Computer auswählen: Dateien über die Dateiauswahl hochladen.
- Der Kunde soll das Dokument im Serviceportal sehen: Einstellungen im Schnellzugriff festlegen.
- Eine E-Mail-Datei soll als E-Mail an einem Vertrag oder Schaden liegen, nicht als Dokument: Eine E-Mail-Datei als E-Mail statt als Dokument ablegen.
- Du willst wissen, wie viel Speicher dein Unternehmen hat: Dateigröße, Dateitypen und Speicherplatz.
Voraussetzungen
- In deinem Unternehmen muss noch Speicherplatz frei sein. Wie sich das Kontingent berechnet, steht unter Dateigröße, Dateitypen und Speicherplatz.
- Einige Schalter im Schnellzugriff hängen von deiner Benutzerrolle und von gebuchten Modulen ab. Die Übersicht steht unter Einstellungen im Schnellzugriff festlegen.
Dateien per Ziehen hochladen
- Öffne auf der Karteikarte des Kunden den Reiter Dokumente oder eine andere Dokumentenliste.
- Ziehe eine oder mehrere Dateien von deinem Computer in die Liste.
- Ein Upload-Fenster zeigt den Fortschritt, zum Beispiel 3 Dateien werden hochgeladen und darunter Weniger als 10 Sekunden.... Mit Abbrechen stoppst du den laufenden Upload.
- Ist alles übertragen, steht dort zum Beispiel 3 Dateien hochgeladen, und jede Datei hat einen Haken. Anschließend öffnet sich der Schnellzugriff, sofern er nicht abgeschaltet wurde.
Das Upload-Fenster schließt sich einige Sekunden nach dem Upload von selbst. Über das X schließt du es sofort.
In anderen Listen gelten eigene Regeln:
- In den Listen Aktivitäten lassen sich nur E-Mail-Dateien mit der Endung .msg oder .eml hochladen. Sonst erscheint „Es können nur .msg oder .eml Dateien direkt in die Aktivitäten hochgeladen werden!“ Ziehst du eine Datei auf eine bestehende E-Mail, meldet i-Planner „Es können keine Anhänge nachträglich an E-Mails hinzugefügt werden!“
- Im Posteingang sind in der Liste für die KI-Auswertung nur PDF-Dateien erlaubt. Die Meldung dazu lautet „In dieser Liste können nur PDF-Dokumente hochgeladen werden.“
- In weiteren Listen, die das Hochladen erlauben, musst du die Datei genau auf eine Zeile ziehen. Triffst du keine, erscheint „Ups ... Du hast die gewünschte Zeile leider nicht getroffen!“
Dateien über die Dateiauswahl hochladen
Bietet die runde Plus-Schaltfläche einer Dokumentenliste den Eintrag Dokument hinzufügen an, öffnet dieser die Dateiauswahl deines Computers.
- Klicke auf die Plus-Schaltfläche und wähle Dokument hinzufügen.
- Wähle die Datei aus und bestätige die Auswahl.
Einstellungen im Schnellzugriff festlegen
Nach dem Hochladen öffnet sich das Fenster Schnellzugriff mit dem Hinweis „Hier kannst Du wichtige Einstellungen vornehmen.“ Jede Einstellung hat einen Schalter, der eingeschaltet blau ist. Erst wenn du ihn einschaltest, erscheint das zugehörige Feld.
| Schalter | Wirkung | Wann er erscheint |
|---|---|---|
| Dokumentenname ändern | Neuer Name für das Dokument | Nur, wenn du genau eine Datei hochgeladen hast |
| Datum ändern | Anderes Dokumentdatum, zum Beispiel das Datum eines Briefs | Immer |
| Als E-Mail ( anstelle als Dokument ) im Anhang verknüpfen... | Legt eine E-Mail-Datei als E-Mail-Aktivität ab, siehe E-Mail-Datei als E-Mail ablegen | Nur bei .msg- und .eml-Dateien |
| Serviceportal freischalten | Gibt das Dokument im Serviceportal für den Kunden frei. Bei Uploads für das Serviceportal ist er schon eingeschaltet | Nur mit gebuchtem Modul Kundenportal und nur bei Kunden, nicht bei Produktpartnern und Benutzern. Ziehst du die Datei auf einen Vertrag oder Schaden, nur wenn dieser im Serviceportal freigegeben ist |
| und per E-Mail über neues Dokument informieren | Benachrichtigt den Kunden per E-Mail | Nur, wenn das Serviceportal des Kunden aktiv ist und Serviceportal freischalten eingeschaltet ist |
| und per Push Nachricht über neues Dokument informieren | Benachrichtigt den Kunden per Push-Nachricht | Nur, wenn das Serviceportal des Kunden aktiv ist und Serviceportal freischalten eingeschaltet ist |
| Sichtschutz aktivieren | Setzt einen Sichtschutz auf das Dokument | Nur, wenn deine Benutzerrolle den Schalter Mit Sichtschutz hat. Er steht in den Detail-Rechten der passenden Zeile (Kontakte, Produktpartner oder Benutzer) im Abschnitt Dokumente |
| Ordner auswählen | Legt das Dokument in einem Ordner ab, den du im Ordnerbaum wählst | Nur, wenn der Kunde mehr als einen Ordner hat. Nicht beim Hochladen in eine Dokumentenliste wie den Reiter Dokumente |
| Team hinzufügen | Fügt über + Hinzufügen... Teammitglieder zum Dokument hinzu | Nur, wenn das Auswahlfeld Auswahl der Teammitglieder mehr als Nur sich selbst erlaubt. Es steht in den Detail-Rechten der passenden Zeile im Abschnitt Dokumente |
Setzt du den Haken bei Dieses Fenster nicht mehr anzeigen, öffnet sich der Schnellzugriff nach künftigen Uploads nicht mehr. Wie du ihn wieder einschaltest, steht unter Nach dem Hochladen öffnet sich kein Schnellzugriff mehr.
Kann eine Datei nicht zugeordnet werden, erscheint „Ein hochgeladenes Dokument konnte der anschließenden Aktion nicht zugeordnet werden. Bitte laden Sie die Seite neu und prüfen Sie die Dokumente.“ Scheitert das Speichern, meldet i-Planner „Die Dokumentenaktion konnte nicht ausgeführt werden. Bitte laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut.“ Lade in beiden Fällen die Seite neu und prüfe im Reiter Dokumente, ob die Dateien angekommen sind.
Eine E-Mail-Datei als E-Mail statt als Dokument ablegen
Ziehst du eine .msg- oder .eml-Datei auf einen Vertrag oder Schaden, zeigt der Schnellzugriff den Schalter Als E-Mail ( anstelle als Dokument ) im Anhang verknüpfen.... Beim Hochladen in eine Dokumentenliste wie den Reiter Dokumente erscheint er nicht.
- Eingeschaltet: i-Planner macht aus der Datei eine E-Mail-Aktivität beim Kunden und verknüpft sie mit dem Vertrag oder Schaden. Die Anhänge der E-Mail legt es als Dokumente an der E-Mail-Aktivität ab.
- Ausgeschaltet: Die Datei bleibt ein Dokument.
Bei einem Schaden ist der Schalter schon eingeschaltet. Sonst ist er ausgeschaltet, zum Beispiel bei einem Vertrag. Dort schaltest du ihn bei Bedarf selbst ein. Diese Vorbelegung lässt sich nicht ändern. Ist der Schnellzugriff abgeschaltet, bleibt die Datei an einem Vertrag oder Schaden ein Dokument. Wie du ihn wieder einschaltest, steht unter Nach dem Hochladen öffnet sich kein Schnellzugriff mehr.
Ist der Schalter eingeschaltet, fehlen Dokumentenname ändern, Serviceportal freischalten, Sichtschutz aktivieren und Ordner auswählen. Bei einer .eml-Datei mit Anhängen erscheint zusätzlich E-Mail Anhänge mit dem Vertrag verknüpfen.... Sein Name nennt das Ziel, bei einem Schaden heißt er E-Mail Anhänge mit dem Schaden verknüpfen.... Er ist schon eingeschaltet und zeigt jeden Anhang mit einem Haken. Die angehakten Anhänge verknüpft i-Planner zusätzlich mit dem Vertrag oder Schaden.
Klicke zum Schluss auf Speichern. Wie du verknüpfte Einträge an einem Vertrag oder Schaden findest, steht unter Vorgänge und Verknüpfungen.
Dateigröße, Dateitypen und Speicherplatz
Dateien über der erlaubten Größe werden nicht hochgeladen. Sie stehen im Upload-Fenster in einer eigenen Liste. Zeigst du mit der Maus auf eine solche Datei, erscheint der Hinweis „> 50 MB“. Verkleinere solche Dateien vor dem Hochladen. Speichere zum Beispiel einen Scan mit geringerer Auflösung, oder teile ein großes PDF auf.
Welche Dateitypen sich direkt im Browser ansehen lassen und welche heruntergeladen werden, steht unter Dokumente und Ordner. Eigene Einschränkungen gibt es in den Listen Aktivitäten (nur .msg und .eml) und im Posteingang (nur PDF), siehe Dateien per Ziehen hochladen.
Dein Unternehmen hat ein Speicherkontingent. Es richtet sich nach der Zahl der Lizenzen und dem Paket:
| Paket | Speicher je Lizenz |
|---|---|
| Starter | 10 GB |
| Professional | 15 GB |
| Enterprise | 20 GB |
Jedes gebuchte Speicher-Zusatzmodul bringt weitere 10 GB. Auf das Kontingent zählen alle Dokumente, auch die in der Liste Gelöscht, und die Dateien aus Importen. Wie viel belegt ist, steht unter Organisation › Nutzung im Bereich Speicher, wenn deine Benutzerrolle das Recht Nutzung hat, siehe Den Speicher prüfen.
Ist das Kontingent erreicht, erscheint beim Hochladen „Die Speichergrenze für Dokumente ist überschritten. Es können keine weiteren Dokumente hochgeladen werden!“ Die Sperre gilt für alle Benutzer deines Unternehmens. i-Planner prüft dabei einen Stand, der bis zu einer Stunde alt sein kann.
Häufige Fragen
Speichere die E-Mail als .msg- oder .eml-Datei und ziehe sie in die Liste Aktivitäten. Andere Dateitypen nimmt diese Liste nicht an. Ziehst du die Datei auf einen Vertrag oder Schaden, erscheint im Schnellzugriff der Schalter Als E-Mail ( anstelle als Dokument ) im Anhang verknüpfen.... Er entscheidet, ob sie eine E-Mail-Aktivität oder ein Dokument wird. Anhänge lassen sich an eine bestehende E-Mail nicht nachträglich anhängen.
Ja. Klicke im Upload-Fenster auf Abbrechen, solange der Fortschritt angezeigt wird.
Weitere Themen
- Dokumente und Ordner: hochgeladene Dokumente öffnen, versenden und verknüpfen.
- Ordner: Dokumente nachträglich in einen Ordner verschieben.
- Serviceportal: Dokumente für den Kunden im Serviceportal freigeben.
- Fehlerbehebung: wenn der Speicher voll ist, eine Datei zu groß ist oder der Schnellzugriff fehlt.