Beispiel-Listen

Schritt-für-Schritt-Beispiele für häufige eigene Listen wie alle meine Kunden, Geburtstagsliste, Kunden ohne Berufsunfähigkeitsversicherung und Verträge einer oder mehrerer Sparten.

Die Beispiele zeigen, wie du häufig gebrauchte Listen in wenigen Schritten anlegst. Wie das Fenster Filter allgemein funktioniert (Name, Bedingungen, Spalten, Limitierung und Freischaltung), steht unter Eigene Listen.

Kurz erklärt

Die Beispiele sind eigene Listen in Kontakte › Kunden und Kontakte › Verträge, die meisten mit einer fertigen Vorlage im Fenster Filter. Eine Vorlage übernimmt nur Name und Filter, nicht die Spalten. Die Bedingungen passt du danach nach Bedarf an.

Typische Aufgaben:

Du willst nur die Kunden sehen, die du betreust: Alle meine Kunden auflisten.
Du brauchst die Geburtstage von heute, dieser Woche oder des nächsten Monats: Eine Geburtstagsliste anlegen.
Du suchst Kunden für Cross-Selling: Kunden ohne Berufsunfähigkeitsversicherung finden.
Du brauchst alle Verträge einer Sparte: Verträge einer Sparte auflisten.
Die Liste soll Verträge aus zwei Sparten zeigen: Verträge mehrerer Sparten auflisten.

Voraussetzungen

Eigene Listen mit Filtern legst du in Kontakte › Kunden und Kontakte › Verträge über das Plus Neue Liste im Listen-Menü an. Die vorgegebenen Listen, zum Beispiel Zuletzt angesehen, eignen sich dafür nicht. Bei ihnen fehlen im Fenster Filter unter anderem Name und Freischaltung, siehe Eigene Listen.
Das Auswahlfeld Vorlage erscheint nur in Bereichen, für die es Vorlagen gibt. Bei Kunden und Verträgen ist das der Fall.
Nach Speichern bleibt das Fenster Filter offen. Du schließt es über Abbrechen, die gespeicherten Einstellungen bleiben erhalten.

Alle meine Kunden auflisten

So legst du eine Liste an, die nur die Kunden zeigt, bei denen du als Betreuer eingetragen bist:

Öffne Kontakte › Kunden.
Klicke im Listen-Menü auf das Plus Neue Liste. Das Fenster Filter öffnet sich.
Wähle unter Vorlage den Eintrag Alle meine Kunden. Name und Filter werden übernommen.
Unter FILTER (UND) steht jetzt die Zeile Kunde - Betreuer mit der Bedingung enthält und dir als Wert.
Klicke auf Speichern. Es erscheint „Die Änderung wurde erfolgreich gespeichert!“

Brauchst du die Bedingung nicht mehr, entfernst du sie mit dem X am Ende der Zeile (Kriterium entfernen).

Eine Geburtstagsliste anlegen

Für Geburtstage gibt es drei fertige Vorlagen in Kontakte › Kunden:

Alle Kunden, die heute Geburtstag haben
Alle Kunden, die diese Woche Geburtstag haben
Alle Kunden, die diesen Monat Geburtstag haben

So legst du die Liste an:

Öffne Kontakte › Kunden und klicke im Listen-Menü auf das Plus Neue Liste.
Wähle unter Vorlage eine der drei Geburtstags-Vorlagen. Unter FILTER (UND) steht dann die Zeile Kunde - Geburtsdatum mit der Bedingung ist heute, ist in der aktuellen Woche oder ist im aktuellen Monat. Bei diesen Zeitraum-Bedingungen gibt es kein Wertfeld.
Möchtest du einen anderen Zeitraum, wähle im Auswahlfeld der Bedingung einen anderen, zum Beispiel ist im nächsten Monat oder ist in den nächsten 14 Tagen.
Klicke auf Speichern.

Die Zeitraum-Bedingungen vergleichen nur Tag und Monat des Geburtsdatums, das Geburtsjahr spielt keine Rolle. Deshalb zeigt die Liste jedes Jahr die richtigen Geburtstage, ohne dass du sie anpassen musst.

Reicht der Zeitraum über den Jahreswechsel, bleibt die Liste leer. Das passiert zum Beispiel mit ist in den nächsten 14 Tagen am 25. Dezember oder mit ist in der aktuellen Woche, wenn die Woche im Dezember beginnt und im Januar endet. Nimm in dieser Zeit zwei Zeilen Kunde - Geburtsdatum unter FILTER (ODER), eine mit ist im aktuellen Monat und eine mit ist im nächsten Monat.

Bei einer schon angelegten Geburtstagsliste stellst du den Zeitraum genauso um. Öffne das Fenster Filter der Liste, stelle in der Zeile Kunde - Geburtsdatum die Bedingung zum Beispiel auf ist im nächsten Monat und speichere danach.

Den Geburtstag als Spalte anzeigen

Eine Vorlage übernimmt nur Name und Filter, nicht die Spalten. So siehst du in der Geburtstagsliste den Geburtstag direkt:

Öffne das Fenster Filter der Liste, zum Beispiel über das Zahnrad Einstellungen der Liste.
Markiere unter Unsichtbare Spalten die Spalte Kunde - Geburtstag. Die Spalte Kunde - Geburtsdatum ist in der Kundenliste standardmäßig sichtbar. Fehlt sie in deiner Liste, kannst du sie genauso hinzufügen.
Klicke auf den Pfeil Sichtbar machen.
Klicke auf Speichern.

Wie du Spalten auswählst, steht unter Eigene Listen › Spalten auswählen.

Kunden ohne Berufsunfähigkeitsversicherung finden

Für Cross-Selling gibt es in Kontakte › Kunden eine fertige Vorlage, die alle Kunden ohne Vertrag der Sparte Berufsunfähigkeitsversicherung zeigt:

Öffne Kontakte › Kunden und klicke im Listen-Menü auf das Plus Neue Liste.
Wähle unter Vorlage den Eintrag Alle Kunden ohne Berufsunfähigkeitsversicherung. Name und Filter werden übernommen. Unter FILTER (UND) steht dann die Zeile Vertrag - Sparte mit der Bedingung ist nicht vorhanden.
Wähle bei Bedarf passende Spalten und stelle Limitierung und Freischaltung ein.
Klicke auf Speichern.

Stellst du die Bedingung auf ist vorhanden um, zeigt die Liste stattdessen die Kunden, die einen Vertrag dieser Sparte haben. In der Kundenliste gibt es beim Feld Vertrag - Sparte nur diese beiden Bedingungen.

Die Sparte selbst zeigt das Fenster bei diesen beiden Bedingungen nicht an, und du kannst sie dort nicht ändern. Die Vorlage bringt die Berufsunfähigkeitsversicherung mit. Legst du eine Zeile Vertrag - Sparte selbst an oder wählst das Feld in einer Zeile neu, filtert die Liste nach der ersten Sparte der Auswahlliste. Eine andere Sparte lässt sich in der Kundenliste nicht einstellen. Willst du Verträge nach Sparte, Status oder weiteren Eigenschaften filtern, lege die Liste in Kontakte › Verträge an, siehe Verträge einer Sparte auflisten.

Verträge einer Sparte auflisten

Verträge einer bestimmten Sparte filterst du in der Vertragsliste:

Öffne Kontakte › Verträge und klicke im Listen-Menü auf das Plus Neue Liste.
Gib unter Name einen Namen ein, zum Beispiel „BU-Verträge“.
Klicke unter FILTER (UND) auf das Plus. Wähle im ersten Auswahlfeld Kunde - Kontaktart, als Bedingung enthält und als Wert zum Beispiel Kunde. So bleiben Verträge von Interessenten oder Leads außen vor.
Klicke unter FILTER (UND) erneut auf das Plus. Wähle Vertrag - Sparte, als Bedingung enthält und als Wert die gewünschte Sparte, zum Beispiel Berufsunfähigkeitsversicherung.
Stelle Limitierung und Freischaltung ein und klicke auf Speichern.

Mit enthält nicht kehrst du eine Bedingung um. So findest du zum Beispiel alle Verträge außer denen einer Sparte. Neben der Sparte kannst du in der Vertragsliste auch nach Vertrag - Spartenbereich, Vertrag - Status oder Vertrag - Vertragsbetreuer filtern.

Verträge mehrerer Sparten auflisten (UND und ODER kombinieren)

Sollen zum Beispiel Verträge der Sparten Berufsunfähigkeitsversicherung oder Dread Disease erscheinen, verteilst du die Bedingungen auf beide Filterbereiche:

Öffne Kontakte › Verträge und lege über das Plus Neue Liste eine Liste an. Gib einen Namen ein.
Lege unter FILTER (UND) die Zeile Kunde - Kontaktart mit enthält und dem Wert Kunde an. Diese Bedingung muss immer erfüllt sein.
Klicke unter FILTER (ODER) auf das Plus und lege die Zeile Vertrag - Sparte mit enthält und Berufsunfähigkeitsversicherung an.
Lege unter FILTER (ODER) eine zweite Zeile Vertrag - Sparte mit enthält und Dread Disease an.
Klicke auf Speichern.

Unter FILTER (UND) müssen alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, unter FILTER (ODER) reicht eine davon. Würdest du beide Sparten-Zeilen unter FILTER (UND) anlegen, müsste ein Vertrag beide Sparten gleichzeitig haben. Die Liste bliebe leer.

Häufige Fragen

Die Vorlagen stehen im Fenster Filter einer neuen Liste im Auswahlfeld Vorlage. Du öffnest es über das Plus Neue Liste im Listen-Menü von Kontakte › Kunden oder Kontakte › Verträge. Welche Vorlagen es gibt, steht unter Eigene Listen › Vorlagen für Kunden und Verträge.

Nein. Bedingungen wie ist im aktuellen Monat vergleichen beim Geburtsdatum nur Tag und Monat. Die Liste zeigt deshalb in jedem Jahr die passenden Geburtstage.

Weitere Themen

Eigene Listen: wie das Fenster Filter mit Bedingungen, Spalten, Limitierung und Freischaltung funktioniert.
Verträge: die Vertragsliste, in der du nach Sparte, Status oder Vertragsbetreuer filterst.
Mehrfachauswahl und Export: die Einträge einer Liste markieren und als Excel-Datei exportieren.
Fehlerbehebung: wenn eine Beispiel-Liste leer bleibt oder die Spalte mit dem Geburtstag fehlt.