Briefe
Wie du Briefe an Kunden schreibst, mit einem Briefbogen als PDF ablegst, wiederfindest und über LetterXpress per Post versendest.
Ein Brief ist eine Aktivität vom Typ Brief, in der du Empfänger, Betreff und Text schreibst. Mit einem Briefbogen erzeugt i-Planner daraus ein PDF und legt es als Dokument beim Kunden ab.
Kurz erklärt
Das Briefdatum kommt aus dem Feld Datum. Der Betreff wird zur Betreffzeile des Briefs und zum Namen des PDFs. Erst Schreiben oder Brief erstellen und ablegen legt das PDF beim Kunden ab. Die Vorschau und das Häkchen Anlegen im Fensterkopf legen kein PDF ab. Jedes weitere Erstellen legt ein zusätzliches PDF an.
Typische Aufgaben unter Aktivitäten › Briefe:
- Ein Kunde bekommt ein Schreiben: Einen neuen Brief schreiben.
- Der Brief soll auf dein Briefpapier oder im Namen des Kunden hinausgehen, etwa eine Kündigung: Einen Briefbogen wählen und den Brief ablegen.
- Du willst den Brief vorher prüfen: Einen Brief vorab als PDF ansehen.
- Ein fertiger Brief soll per Post hinausgehen: Einen Brief per Post versenden.
- Du suchst das PDF eines Briefs: Das PDF eines Briefs wiederfinden.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:
- Für den Menüpunkt Briefe braucht deine Rolle im Block Kundenverwaltung die Zeile Aktivitäten und in ihren Detail-Rechten im Abschnitt Aktivitäten den Schalter Briefe. Ohne die Zeile Aktivitäten fehlt der ganze Menübereich Aktivitäten. Ohne den Schalter Briefe fehlt der Menüpunkt Aktivitäten › Briefe.
- Für die Rolle Inhaber sind alle Rechte für Aktivitäten fest eingeschaltet.
Für einen Brief auf deinem eigenen Briefpapier brauchst du einen Briefbogen. Briefbögen pflegst du unter Einstellungen › Briefbögen. Ohne eigenen Briefbogen stehen trotzdem Blanko Briefbogen und Im Kundenname zur Auswahl.
Alle Briefe in einer Liste finden
Unter Aktivitäten › Briefe stehen nur Aktivitäten vom Typ Brief. Diese Listen gibt es:
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Neu hinzugekommen
- Offen, In Bearbeitung, Wartend und Erledigt
- Markiert
- Entwürfe
- Briefe
- Gelöscht
Ist eine Liste leer, erscheint zum Beispiel „Keine neuen Briefe vorhanden!“ oder „Keine offenen Briefe vorhanden!“, jeweils mit dem Hinweis „Über den unteren Plus-Button kannst Du neue Briefe hinzufügen.“
Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen. Was alle Aktivitäten gemeinsam haben, etwa Status, Verantwortlich und das Aktionsmenü, steht unter Aktivitäten › Übersicht.
Einen neuen Brief schreiben
- Klicke in der Kopfzeile auf Hinzufügen, zeige auf Aktivitäten und klicke auf Brief. Der runde Plus-Button unten rechts in Aktivitäten › Briefe mit der Schaltfläche Brief hinzufügen öffnet dagegen eine neue Aufgabe. Stelle dort in der Gruppe Bearbeitung den Typ auf Brief. So machst du auch aus jeder anderen Aktivität einen Brief.
- Trage im Feld Empfänger die Anschrift ein. Sie steht später als Empfängeranschrift im Brief.
- Gib einen Betreff ein. Ohne Betreff lässt sich kein Brief erstellen. Der Betreff wird zur Betreffzeile des Briefs und zum Namen des abgelegten PDFs. Er darf höchstens 255 Zeichen haben, Formatierungen zählen mit, siehe Der Brief lässt sich nicht als PDF erstellen.
- Schreibe den Brieftext. Einen gespeicherten Text fügst du über das Symbol Textvorlagen (Sprechblase mit einem T) ein. Textvorlagen pflegst du als Textbausteine unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine.
- Für eine Unterschrift klicke auf das Symbol Unterschrift erstellen (Stift auf einem Blatt). Es blendet ein Unterschriftsfeld ein. Unterschreibe mit der Maus und klicke oben rechts im Feld auf Einfügen. Erst dann steht die Unterschrift als Bild im Brieftext, und das Feld schließt sich. Rückgängig nimmt den letzten Strich zurück. Klickst du außerhalb des Feldes, schließt es sich, ohne die Unterschrift zu übernehmen.
- Prüfe in der Gruppe Bearbeitung die Felder Status und Verantwortlich und in der Gruppe Zeitraum das Feld Datum. Es steht als Briefdatum im Brief.
Schriftart- und Farbangaben aus dem Text übernimmt i-Planner nicht ins PDF. Bilder im Text stehen im PDF jeweils in einer eigenen Zeile.
Wie du den Brief danach als PDF erzeugst, steht unter Einen Briefbogen wählen und den Brief ablegen.
Einen Briefbogen wählen und den Brief ablegen
Aus dem geschriebenen Brief erzeugt i-Planner ein PDF und legt es beim Kunden ab.
- Klicke im neuen Brief unten auf den Knopf Schreiben. Er steht bei Briefen an der Stelle von Anlegen, daneben steht Abbrechen. Das Häkchen Anlegen im Fensterkopf legt den Brief dagegen nur als Aktivität an, ohne PDF. Bei einem Brief, der schon angelegt ist, klickst du auf das Symbol Brief erstellen und ablegen (Aktenschrank) unter dem Text.
- Es öffnet sich die Briefbogen-Auswahl. Im Feld Briefbogen suchen... filterst du die Liste nach Namen.
- Klicke auf einen Eintrag:
- Einer deiner Briefbögen: Das PDF bekommt den Hintergrund dieses Briefbogens. Zur Auswahl stehen Briefbögen, die du selbst angelegt hast oder die für dich freigegeben sind.
- Blanko Briefbogen: Das PDF hat keinen Briefbogen-Hintergrund.
- Im Kundenname: Der Brief geht im Namen des Kunden hinaus. Die Absenderzeile enthält Titel, Vorname, Name und die Standardadresse des Kunden. Einen Briefbogen-Hintergrund gibt es nicht. Das passt zum Beispiel für eine Kündigung.
- i-Planner erzeugt das PDF, legt es als Dokument beim Kunden ab, verknüpft es mit dem Brief und speichert den Brief.
Danach erscheint die Meldung „… wurde erstellt und als Anhang abgelegt.“ Am Anfang der Meldung steht die Art der Aktivität. Wo du das PDF findest, steht unter Das PDF eines Briefs wiederfinden. Erscheint eine andere Meldung, hilft Beim Briefschreiben erscheint eine Meldung.
Einen Brief per Post versenden
Mit einem eigenen aktiven und verbundenen LetterXpress-Account kannst du das erstellte PDF direkt aus der Briefaktivität per Post versenden. Die Integration muss für dich freigegeben sein.
Klicke nach Schreiben oder Brief erstellen und ablegen unter dem Brieftext auf Per Post versenden / Versandstatus. Im Versandfenster prüfst du Empfänger, PDF und Versandpreis. Erst nach Per Post versenden und der Rückfrage Kostenpflichtig versenden wird der Versand beauftragt. Das PDF bleibt beim Kunden abgelegt.
Die Einrichtung und der Ablauf stehen unter LetterXpress und Briefe versenden. Dort erfährst du auch, wie du den Versandstatus nachsiehst.
Einen Brief vorab als PDF ansehen
Mit der Vorschau siehst du den Brief auf einem Briefbogen, ohne dass i-Planner etwas ablegt.
- Klicke unter dem Brieftext auf das Symbol Brief in Vorschau anzeigen (zwei übereinanderliegende Fenster).
- Es öffnet sich die Briefbogen-Auswahl mit dem Suchfeld Briefbogen suchen..., deinen Briefbögen, Blanko Briefbogen und Im Kundenname.
- Klicke auf einen Eintrag. Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab des Browsers. Blockiert der Browser das neue Fenster, öffnet sich das PDF im aktuellen Tab.
Nur in der Vorschau steht unter der Liste zusätzlich Briefvorlagen verwalten.... Der Eintrag öffnet direkt die Einstellungen der Briefbögen, dieselben wie unter Einstellungen › Briefbögen. Wie du dort Briefbögen anlegst und freigibst, steht unter Briefbögen.
Die Vorschau erzeugt nur eine vorübergehende Datei. Abgelegt wird der Brief erst über Schreiben oder Brief erstellen und ablegen, siehe Einen Briefbogen wählen und den Brief ablegen.
Das PDF eines Briefs wiederfinden
Nach dem Erstellen liegt das PDF an zwei Stellen:
- Bei den Dokumenten des Kunden, mit dem Betreff des Briefs als Dateinamen.
- Im Brief selbst, weil das PDF mit ihm verknüpft ist. Dort heißt die Datei wie der Betreff, mit dem Zusatz vom und dem Datum, an dem das PDF erstellt wurde.
Die Verknüpfung gilt in beide Richtungen. Vom Dokument kommst du zum Brief und vom Brief zum Dokument. Wie du Dokumente öffnest und Verknüpfungen nutzt, steht unter Dokumente und Ordner.
Hast du einen Brief mehrmals erstellt, findest du entsprechend mehrere PDFs.
Häufige Fragen
Die Aktivität steht unter Aktivitäten › Briefe, zum Beispiel in der Liste Zuletzt bearbeitet. Das PDF liegt bei den Dokumenten des Kunden und ist mit dem Brief verknüpft. Einzelheiten stehen unter Das PDF eines Briefs wiederfinden.
Schreibe den Brief wie gewohnt und wähle beim Erstellen den Eintrag Im Kundenname. Absender ist dann der Kunde mit Titel, Vorname, Name und Standardadresse, ohne deinen Briefbogen. Trage im Feld Empfänger die Anschrift ein, zum Beispiel die des Versicherers.
Weitere Themen
- Briefbögen: eigene Briefbögen anlegen und für Kollegen freigeben.
- Textbausteine: gespeicherte Texte für Briefe und andere Aktivitäten.
- Dokumente und Ordner: das abgelegte PDF beim Kunden öffnen oder löschen.
- Fehlerbehebung: Meldungen beim Briefschreiben, doppelte PDFs, falsches Datum.