Ordner
Wie du Ordner in einer Dokumentenliste einblendest oder ausblendest, neue Ordner anlegst und Dokumente und Ordner verschiebst.
In der Dokumentenablage eines Kunden sortierst du Dateien in Ordner und Unterordner. Hier erfährst du, wie du Ordner in der Liste ein- und ausblendest, neue Ordner anlegst und Dokumente verschiebst.
Ordner in der Liste ein- oder ausblenden
Ordner stehen in einer Dokumentenliste als eigene Zeilen mit Ordnersymbol, ihre Größe wird als --- angezeigt.
In Listen mit Ordnern hat die Werkzeugleiste das Symbol Ordner ausblenden: einen Ordner mit kleinem x.
- Klicke auf Ordner ausblenden.
- Die Liste lädt neu und zeigt nur noch die Dokumente. Es erscheint Die Ordner wurden erfolgreich ausgeblendet.
- Das Symbol heißt jetzt Ordner einblenden. Ein weiterer Klick holt die Ordner zurück, dann erscheint Die Ordner wurden erfolgreich eingeblendet.
Die übrigen Symbole der Werkzeugleiste erklärt Listen.
Neuen Ordner anlegen
- Öffne auf der Karteikarte des Kunden den Reiter Dokumente.
- Klicke auf die runde Plus-Schaltfläche der Liste und wähle Ordner hinzufügen.
- Gib dem Ordner im Fenster, das sich öffnet, einen Namen.
- Klicke auf Anlegen.
Schließt du das Fenster, ohne auf Anlegen zu klicken, weist i-Planner darauf hin: „Dieser Ordner wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst ihn als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten."
Fertige Ordnerstrukturen fügst du über Vorlage hinzufügen aus einer Ordnervorlage ein, die unter Einstellungen › Ordnervorlagen angelegt wird. Die Vorlage landet in dem Ordner, den die Liste gerade zeigt. Ob der Eintrag Vorlage hinzufügen erscheint, hängt von deiner Benutzerrolle ab. Wie das Einfügen abläuft, steht im Abschnitt Eine Ordnervorlage einfügen.
Eine Ordnervorlage einfügen
Mit einer Ordnervorlage legst du eine fertige Ordnerstruktur auf einmal an, zum Beispiel dieselben Unterordner bei jedem neuen Kunden. Das geht in den Dokumentenlisten von Kunden, Produktpartnern und Benutzern.
- Öffne die Dokumentenliste, zum Beispiel den Reiter Dokumente auf der Karteikarte des Kunden. Sollen die Ordner in einem bestimmten Ordner entstehen, wechsle vorher in diesen Ordner.
- Klicke auf die runde Plus-Schaltfläche der Liste und wähle Vorlage hinzufügen.
- Es öffnet sich das Einstellungsfenster mit den Ordnervorlagen. Wähle links die Vorlage aus.
- Klicke unten auf Speichern & Einfügen.
Die Ordner entstehen in dem Ordner, den die Liste gerade zeigt; ist keiner geöffnet, im Hauptordner des Datensatzes. Die Liste lädt neu, und es erscheint Die Ordnervorlage wurde erfolgreich eingefügt!
Den Eintrag Vorlage hinzufügen siehst du nur, wenn deine Benutzerrolle im Block Kundenverwaltung, Zeile Einstellungen, das Recht Ordnervorlagen hat, siehe Benutzerrollen. Wie du Ordnervorlagen anlegst und freigibst, steht unter Ordnervorlagen.
Dokumente und Ordner verschieben
- Öffne die Dokumentenliste, zum Beispiel den Reiter Dokumente auf der Karteikarte.
- Markiere die Zeilen, die du verschieben willst, mit dem Kontrollkästchen. Das können Dokumente und Ordner sein.
- Ziehe die markierten Zeilen auf die Zeile des Zielordners und lass sie dort los.
Die Meldung Die Ordner und Dokumente wurden erfolgreich verschoben! bestätigt das Verschieben.
Verschieben per Ziehen funktioniert nur in Dokumentenlisten, nicht in anderen Listen wie Verträgen oder Aktivitäten. Lädst du Dateien in einer anderen Liste hoch, kannst du sie im Schnellzugriff über Ordner auswählen gleich in einen Ordner des Kunden legen, siehe Hochladen.
Häufige Fragen
Meine Ordner sind verschwunden – wo sind sie?
Wahrscheinlich sind die Ordner in der Liste ausgeblendet. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Symbol Ordner einblenden (Ordner mit kleinem x). Die Liste lädt neu, und es erscheint Die Ordner wurden erfolgreich eingeblendet.
Wie verschiebe ich mehrere Dokumente auf einmal in einen Ordner?
Markiere in der Dokumentenliste die Dokumente mit dem Kontrollkästchen und ziehe sie gemeinsam auf die Zeile des Zielordners. Danach erscheint Die Ordner und Dokumente wurden erfolgreich verschoben! Auf dieselbe Weise verschiebst du auch ganze Ordner in einen anderen Ordner.
Warum kann ich Dokumente nicht per Ziehen verschieben?
Verschieben per Ziehen gibt es nur in Dokumentenlisten. In anderen Listen, zum Beispiel bei Verträgen oder Aktivitäten, funktioniert es nicht. Öffne den Reiter Dokumente auf der Karteikarte des Kunden und ziehe die markierten Zeilen dort auf den Zielordner.
Was passiert mit den Dokumenten, wenn ich einen Ordner lösche?
Mit dem Ordner werden auch seine Unterordner entfernt, und alle darin liegenden Dokumente werden gelöscht. Verschiebe Dokumente, die du behalten willst, vorher in einen anderen Ordner. Manche Ordner sind nicht löschbar; sie bleiben beim Löschen bestehen.
Warum fehlt im Schnellzugriff „Ordner auswählen"?
Den Schalter gibt es nur, wenn der Kunde mehr als einen Ordner hat, und nicht beim Hochladen in eine Dokumentenliste wie den Reiter Dokumente. Verschiebe die Dateien nach dem Hochladen per Ziehen in den gewünschten Ordner.
Warum fehlt bei mir „Vorlage hinzufügen"?
Den Eintrag Vorlage hinzufügen zeigt die Plus-Schaltfläche einer Dokumentenliste nur, wenn deine Benutzerrolle im Block Kundenverwaltung, Zeile Einstellungen, das Recht Ordnervorlagen hat. Die Rechte stellst du unter Benutzerrollen ein.