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Ordner

Wie du Ordner in einer Dokumentenliste einblendest oder ausblendest, neue Ordner anlegst und Dokumente und Ordner verschiebst.

In der Dokumentenablage eines Kunden sortierst du Dateien in Ordner und Unterordner. Hier erfährst du, wie du Ordner in der Liste ein- und ausblendest, neue Ordner anlegst und Dokumente verschiebst.

Kurz erklärt

In einer Dokumentenliste stehen Ordner als eigene Zeilen mit Ordnersymbol. Du legst sie einzeln an oder fügst über eine Ordnervorlage eine fertige Ordnerstruktur ein. Dokumente und Ordner verschiebst du, indem du die markierten Zeilen auf den Zielordner ziehst.

Typische Aufgaben:

Ordner in der Liste ein- oder ausblenden

Ordner stehen in einer Dokumentenliste als eigene Zeilen mit Ordnersymbol. Als Größe zeigen sie ---.

Dokumentenliste, oben die vier Ordnerzeilen mit Kontrollkästchen, Stern, Ordnersymbol, Name und der Größe ---. Ein Klick auf „Ordner ausblenden“ in der Werkzeugleiste lädt die Liste nur mit den Dokumenten, es erscheint „Die Ordner wurden erfolgreich ausgeblendet.“, und das Symbol bleibt hervorgehoben. Sein Tooltip heißt jetzt „Ordner einblenden“; ein weiterer Klick holt die Ordner zurück, es erscheint „Die Ordner wurden erfolgreich eingeblendet.“

In Listen mit Ordnern hat die Werkzeugleiste das Symbol Ordner ausblenden, einen Ordner mit kleinem x.

Werkzeugleiste einer Dokumentenliste. Der Mauszeiger zeigt nacheinander auf die runden Symbole, und die Tooltips nennen Export & Drucken, Ordner ausblenden (ein Ordner mit kleinem x), Stichworte anzeigen, Suchen, Spalten bearbeiten und Einstellungen.
  1. Klicke auf Ordner ausblenden.
  2. Die Liste lädt neu und zeigt nur noch die Dokumente. Es erscheint „Die Ordner wurden erfolgreich ausgeblendet.“
  3. Das Symbol heißt jetzt Ordner einblenden. Ein weiterer Klick holt die Ordner zurück, dann erscheint „Die Ordner wurden erfolgreich eingeblendet.“

Die übrigen Symbole der Werkzeugleiste erklärt Listen.

Neuen Ordner anlegen

  1. Öffne auf der Karteikarte des Kunden den Reiter Dokumente.
  2. Klicke auf die runde Plus-Schaltfläche der Liste und wähle Ordner hinzufügen.
  3. Gib dem Ordner im Fenster, das sich öffnet, einen Namen.
  4. Klicke auf Anlegen.

Schließt du das Fenster, ohne auf Anlegen zu klicken, erscheint der Hinweis „Dieser Ordner wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst ihn als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.“

Fertige Ordnerstrukturen fügst du über Vorlage hinzufügen aus einer Ordner-Vorlage ein. Die Ordner-Vorlagen werden unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner angelegt. Die Vorlage landet in dem Ordner, den die Liste gerade zeigt. Wie das Einfügen abläuft, steht unter Eine Ordnervorlage einfügen.

Eine Ordnervorlage einfügen

Mit einer Ordnervorlage legst du eine fertige Ordnerstruktur auf einmal an, zum Beispiel dieselben Unterordner bei jedem neuen Kunden. Das geht in den Dokumentenlisten von Kunden, Produktpartnern und Benutzern.

  1. Öffne die Dokumentenliste, zum Beispiel den Reiter Dokumente auf der Karteikarte des Kunden. Sollen die Ordner in einem bestimmten Ordner entstehen, wechsle vorher in diesen Ordner.
  2. Klicke auf die runde Plus-Schaltfläche der Liste und wähle Vorlage hinzufügen.
  3. Im Fenster Ordner-Vorlage anwenden stehen die aktiven Vorlagen, die für dich freigeschaltet sind. Unter jedem Namen stehen die Beschreibung und die Zahl der Ordner. Der Pfeil rechts in der Zeile klappt die Ordnerstruktur auf. Wähle eine Vorlage aus.
  4. Klicke auf Anwenden.
Die Dokumente des Kunden Dr. med. Nuntius Müllermann. Die runde Plus-Schaltfläche öffnet ein Menü, darin wird Vorlage hinzufügen gewählt. Das Fenster Ordner-Vorlage anwenden zeigt zwei Vorlagen mit Beschreibung und Zahl der Ordner. Der Pfeil neben Neukunde Privat klappt ihre Ordnerstruktur auf, danach wird die Vorlage ausgewählt und Anwenden geklickt. Unten rechts erscheint „Ordner-Vorlage angewendet“, und die neuen Ordner stehen in der Liste.

Die Ordner entstehen in dem Ordner, den die Liste gerade zeigt. Ist keiner geöffnet, entstehen sie im Hauptordner Dokumente des Datensatzes. i-Planner meldet „Ordner-Vorlage angewendet“, und die Liste lädt neu.

Anwenden kannst du eine Vorlage, wenn sie für dich freigeschaltet ist und deine Benutzerrolle in diesem Bereich Dokumente bearbeiten darf. Dafür braucht sie in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte, Produktpartner oder Benutzer im Abschnitt Dokumente Sichtrecht und Mit Bearbeitung, siehe Rechte für Verträge, Dokumente und andere Kundendaten. Ein eigenes Recht für Ordner-Vorlagen braucht es nicht. Wie du Ordner-Vorlagen anlegst und freigibst, steht unter Ordner-Vorlagen.

Dokumente und Ordner verschieben

  1. Öffne die Dokumentenliste, zum Beispiel den Reiter Dokumente auf der Karteikarte.
  2. Markiere die Zeilen, die du verschieben willst, mit dem Kontrollkästchen. Das können Dokumente und Ordner sein.
  3. Ziehe die markierten Zeilen auf die Zeile des Zielordners und lass sie dort los.

Die Meldung „Die Ordner und Dokumente wurden erfolgreich verschoben!“ bestätigt das Verschieben.

Verschieben per Ziehen funktioniert nur in Dokumentenlisten, nicht in anderen Listen wie Verträgen oder Aktivitäten. Lädst du Dateien in einer anderen Liste hoch, kannst du sie im Schnellzugriff über Ordner auswählen gleich in einen Ordner des Kunden legen, siehe Hochladen.

Häufige Fragen

Mit dem Ordner entfernt i-Planner auch seine Unterordner und löscht alle Dokumente darin. Verschiebe Dokumente, die du behalten willst, vorher in einen anderen Ordner. Manche Ordner sind nicht löschbar. Sie bleiben beim Löschen bestehen.

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