Dokumente ablegen

Ein Dokument aus dem Posteingang legst du über den Dialog Archivierung beim Kunden ab, auf Wunsch verknüpft mit Vertrag, Schaden und Ordner. Das geht einzeln oder für mehrere markierte Dokumente auf einmal.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf Posteingang › Dokumente. Welche Rechte und Zugänge dafür nötig sind, steht auf Posteingang↗.

Die Optionen zum Serviceportal erscheinen im Dialog nur, wenn deine Organisation das Modul Serviceportal gebucht hat.

Ein einzelnes Dokument ablegen

1. Öffne unter Posteingang › Dokumente eine Liste und klicke auf das Dokument.
2. Klicke im Kopf des Dokuments auf Archivieren. Es öffnet sich der Dialog Archivierung mit dem Hinweis Hier kannst Du die gelieferten Metadaten zum Dokument speichern.
3. Wähle Kunde und Vertrag aus oder lege sie an. Welche Schalter der Dialog dafür zeigt, hängt davon ab, was i-Planner schon gefunden hat, siehe Abschnitt Kunde und Vertrag auswählen oder anlegen.
4. Schalte die gewünschten Zusatzoptionen ein, siehe Abschnitt Zusatzoptionen beim Ablegen festlegen.
5. Bestätige den Dialog.

Das Dokument liegt danach beim Kunden und verschwindet aus der Posteingangsliste. Liegt für das Dokument eine KI-Auswertung vor, zeigt der Dialog zusätzlich KI-Ergebnis anzeigen mit dem Link Öffnen.

Kunde und Vertrag auswählen oder anlegen

Je nach Liste zeigt der Dialog Archivierung unterschiedliche Schalter.

Nicht zugeordnet – kein Kunde gefunden: Der Schalter trägt den gelieferten Namen, zum Beispiel Max Beispiel auswählen bzw. Max Beispiel anlegen. Mit dem Schalter wechselst du zwischen beiden.

• auswählen: Suche im Feld Kunde suchen... den Kunden und wähle ihn per Auswahlknopf. Die Vorschläge zeigen Name, Geburtsdatum, Kundennummer und Betreuer. Gibt es Kunden mit genau dem gelieferten Vor- und Nachnamen, steht der Schalter schon auf auswählen und diese Kunden stehen als Vorschläge da.
• anlegen: i-Planner legt einen neuen Kunden an. Prüfe Anrede, Vorname, Name und Geburtsdatum, die aus der Lieferung vorbelegt sind. Beim Anlegen prüft i-Planner auf Dubletten. Ohne passende Vorschläge steht der Schalter schon auf anlegen.

Ohne Kunde lässt sich das Dokument nicht ablegen. An einem gelöschten Kunden kannst du nichts ablegen.

Vertrag: Der Schalter heißt zum Beispiel Vertrag Nr. 12345 auswählen bzw. Vertrag Nr. 12345 anlegen.

• auswählen (Standard): Wähle per Auswahlknopf einen vorhandenen Vertrag aus der Liste der Verträge des Kunden.
• anlegen: i-Planner legt einen neuen Vertrag an.

In Zugeordnet über Kunden ist der Kunde schon gefunden, du entscheidest nur noch über den Vertrag. In Zugeordnet über Vertragsnummer sind Kunde und Vertrag schon gefunden, der gefundene Vertrag ist in der Liste vorausgewählt.

Wie Kunden und Verträge sonst angelegt werden, steht unter Datensatz anlegen↗ und Verträge↗.

Zusatzoptionen beim Ablegen festlegen

Im Dialog Archivierung ist Dokument archivieren immer eingeschaltet. Dazu kommen diese Schalter:

• Mit Schaden verknüpfen: nur wenn der Kunde Schäden hat. Den Schaden wählst du per Auswahlknopf aus der Liste der Schäden des Kunden.
• ...im Serviceportal freischalten (Standard aus): nur mit Modul Serviceportal. Hat der Kunde einen aktiven Serviceportal-Zugang, erscheinen zusätzlich und per E-Mail über neues Dokument informieren und und per Push Nachricht über neues Dokument informieren, beide standardmäßig eingeschaltet.
• ...mit Sichtschutz (Standard aus).
• ...mit Vertrag verknüpfen (Standard an).
• ...im Ordner ablegen: nur wenn der Kunde mehr als einen Ordner hat. Den Ordner wählst du im Ordnerbaum, siehe Ordner↗.
• Betreuer zuweisen (Standard an): nur bei Dokumenten, denen noch kein Kunde zugeordnet ist. Vorbelegt bist du selbst.
• Team hinzufügen: Benutzer, die das Dokument sehen dürfen, fügst du über + Hinzufügen... hinzu. Hat der Kunde einen Betreuer, ist er vorbelegt.

Mehrere Dokumente auf einmal ablegen

Die Sammelablage gibt es nur in den Listen Zugeordnet über Kunden und Zugeordnet über Vertragsnummer. In den anderen Posteingangslisten, zum Beispiel Nicht zugeordnet oder Eingang, fehlt die Sammelaktion Archivieren; dort legst du jedes Dokument einzeln ab, wie im Abschnitt Ein einzelnes Dokument ablegen beschrieben.

1. Öffne die Liste Zugeordnet über Kunden oder Zugeordnet über Vertragsnummer und markiere die Dokumente per Häkchen. Wie die Mehrfachauswahl funktioniert, steht unter Mehrfachauswahl und Export↗.
2. Klicke in der Aktionsleiste auf Archivieren (Archivbox). Ohne Rückfrage öffnet sich der Dialog Archivierung.
3. Bei Dokumenten aus Zugeordnet über Kunden steht im Dialog Ausgewählte Verträge anlegen, fest eingeschaltet. Dazu kommen Dokumente archivieren (immer eingeschaltet), ...mit Sichtschutz, ...mit Verträgen verknüpfen, Betreuer zuweisen und Team hinzufügen.
4. Bestätige den Dialog.

Meldungen beim Ablegen verstehen

• Bitte wähle zuerst einen Kunden aus. Das Dokument kann ohne Kundenzuweisung nicht archiviert werden!: Du hast keinen Kunden gewählt und auch keinen neuen Kunden anlegen lassen.
• Bitte wähle zuerst einen Kunden aus. Das Dokument wurde nicht abgelegt.: Es gibt keinen gültigen Kunden, zum Beispiel weil er gelöscht ist.
• Das Dokument wurde erfolgreich abgelegt. bzw. Die Dokumente wurden erfolgreich abgelegt.: Die Ablage per Mehrfachauswahl hat geklappt. Der Zusatz 1 Dokument wurde übersprungen: kein Kunde zugeordnet. oder zum Beispiel 3 Dokumente wurden übersprungen: kein Kunde zugeordnet. nennt Dokumente, die liegen geblieben sind.
• Es wurde nichts abgelegt — die Auswahl ist bereits abgelegt oder nicht mehr vorhanden.: Die markierten Dokumente sind schon abgelegt oder existieren nicht mehr.
• Dokument wurde bereits abgelegt.: Das Dokument wurde inzwischen abgelegt, zum Beispiel von einem Kollegen.
• Dokument nicht gefunden: Das Dokument existiert nicht mehr.

Häufige Fragen

Warum kann ich ein Dokument aus dem Posteingang nicht archivieren?

Ohne Kunde lässt sich kein Dokument ablegen. Wähle im Dialog Archivierung über Kunde suchen... einen Kunden oder schalte auf anlegen. An einem gelöschten Kunden ist keine Ablage möglich.

Warum hat die Sammelablage neue Verträge angelegt?

Bei Dokumenten aus Zugeordnet über Kunden legt die Sammelaktion Archivieren den Vertrag automatisch aus den Lieferdaten an, denn i-Planner hat für diese Dokumente keinen passenden Vertrag gefunden. Hat der Kunde den Vertrag schon unter einer anderen Nummer, lege solche Dokumente einzeln ab und wähle den vorhandenen Vertrag aus.

Warum kann ich in „Nicht zugeordnet" nicht mehrere Dokumente auf einmal ablegen?

Die Sammelaktion Archivieren gibt es nur in den Listen Zugeordnet über Kunden und Zugeordnet über Vertragsnummer. Dokumente aus Nicht zugeordnet öffnest du einzeln, wählst im Dialog Archivierung den Kunden aus oder legst ihn an und legst sie so ab.

Wo ist das Dokument nach dem Ablegen?

Es verschwindet aus der Posteingangsliste und liegt beim Kunden, gegebenenfalls im gewählten Ordner und mit dem Vertrag verknüpft. Mehr dazu unter Dokumente und Ordner↗.

Wie gebe ich ein Dokument aus dem Posteingang für den Kunden im Serviceportal frei?

Schalte im Dialog Archivierung ...im Serviceportal freischalten ein. Der Schalter erscheint nur, wenn deine Organisation das Modul Serviceportal gebucht hat.