Dokumente ablegen

Wie du Dokumente aus dem Posteingang über den Dialog Archivierung einem Kunden und Vertrag zuordnest, einzeln oder in den Listen Zugeordnet über Kunden und Zugeordnet über Vertragsnummer mehrere auf einmal.

Ein Dokument aus dem Posteingang legst du über den Dialog Archivierung beim Kunden ab, auf Wunsch verknüpft mit Vertrag, Schaden und Ordner. Das geht einzeln oder für mehrere markierte Dokumente auf einmal.

Kurz erklärt

Im Dialog Archivierung wählst du Kunde und Vertrag aus oder lässt sie anlegen. Mit Zusatzoptionen legst du fest, ob das Dokument zum Beispiel im Serviceportal erscheint oder in einem bestimmten Ordner liegt. Danach liegt das Dokument beim Kunden und verschwindet aus der Posteingangsliste.

Typische Aufgaben unter Posteingang › Dokumente:

Ein Dokument gehört zu einem Kunden: Ein einzelnes Dokument ablegen.
Den Kunden oder den Vertrag gibt es noch nicht: Kunde und Vertrag auswählen oder anlegen.
Der Kunde soll das Dokument im Serviceportal sehen: Zusatzoptionen beim Ablegen festlegen.
Du willst viele schon zugeordnete Dokumente auf einmal ablegen: Mehrere Dokumente auf einmal ablegen.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf Posteingang › Dokumente. Welche Rechte und Zugänge dafür nötig sind, steht unter Posteingang.

Die Optionen zum Serviceportal erscheinen im Dialog nur, wenn deine Organisation das Modul Kundenportal gebucht hat.

Ein einzelnes Dokument ablegen

Öffne unter Posteingang › Dokumente eine Liste und klicke auf das Dokument.
Klicke im Kopf des Dokuments auf Archivieren. Es öffnet sich der Dialog Archivierung mit dem Hinweis „Hier kannst Du die gelieferten Metadaten zum Dokument speichern.“
Wähle Kunde und Vertrag aus oder lege sie an. Welche Schalter der Dialog dafür zeigt, hängt davon ab, was i-Planner schon gefunden hat, siehe Kunde und Vertrag auswählen oder anlegen.
Schalte die gewünschten Zusatzoptionen ein, siehe Zusatzoptionen beim Ablegen festlegen.
Bestätige den Dialog.

Das Dokument liegt danach beim Kunden und verschwindet aus der Posteingangsliste. Liegt für das Dokument eine KI-Auswertung vor, zeigt der Dialog zusätzlich KI-Ergebnis anzeigen mit dem Link Öffnen.

Erscheint statt der Ablage eine Meldung, hilft Beim Ablegen erscheint eine Meldung.

Kunde und Vertrag auswählen oder anlegen

Je nach Liste zeigt der Dialog Archivierung unterschiedliche Schalter.

In der Liste Nicht zugeordnet hat i-Planner keinen Kunden gefunden. Der Schalter trägt dann den gelieferten Namen, zum Beispiel Max Beispiel auswählen oder Max Beispiel anlegen. Mit dem Schalter wechselst du zwischen beiden. Wie er wirkt, hängt davon ab, ob es Kunden mit genau dem gelieferten Vor- und Nachnamen gibt.

Ohne solche Kunden steht der Schalter auf anlegen:

anlegen: i-Planner legt einen neuen Kunden an. Prüfe die Felder Anrede, Vorname, Name und Geburtsdatum. Sie sind aus der Lieferung vorbelegt.
auswählen: Suche im Feld Kunde suchen... den Kunden und wähle ihn per Auswahlknopf. Die Vorschläge zeigen Name, Geburtsdatum, Kundennummer und Betreuer.

Gibt es solche Kunden, steht der Schalter auf auswählen, und diese Kunden erscheinen als Vorschläge:

Wähle den richtigen Kunden per Auswahlknopf. Andere Kunden findest du über das Feld Kunde suchen....
Bestätigst du ohne Auswahl, legt i-Planner einen neuen Kunden mit den Angaben aus der Lieferung an. Gibt es den Kunden schon, hast du ihn danach doppelt.
Schaltest du auf anlegen um, legt i-Planner nichts an. Es erscheint „Bitte wähle zuerst einen Kunden aus. Das Dokument kann ohne Kundenzuweisung nicht archiviert werden!“

Eine Dublettenprüfung gibt es in diesem Dialog nicht. Suche deshalb vor dem Anlegen mit auswählen im Feld Kunde suchen..., ob es den Kunden schon gibt.

Ohne Kunde lässt sich das Dokument nicht ablegen. An einem gelöschten Kunden kannst du nichts ablegen.

Für den Vertrag heißt der Schalter zum Beispiel Vertrag Nr. 12345 auswählen oder Vertrag Nr. 12345 anlegen.

auswählen (Standard): Wähle per Auswahlknopf einen vorhandenen Vertrag aus der Liste der Verträge des Kunden. Liegt für das Dokument eine KI-Auswertung vor, trägt i-Planner einen gelesenen Beitrag nur ein, wenn das Feld im Vertrag leer ist. Bei den Dokumenttypen Vertragsänderung - Dynamik und Nachtrag zum Versicherungsschein ersetzt der gelesene Beitrag den gespeicherten. Voraussetzung ist, dass die KI einen Beitrag über 0 gelesen hat und keine andere Zahlweise als die des Vertrags meldet.
anlegen: i-Planner legt einen neuen Vertrag an. Er bekommt die Standardsparte deiner Organisation, ohne festgelegte Standardsparte in der Standardvorlage Aktie. Liegt für das Dokument eine KI-Auswertung vor, können deren Werte die Sparte ersetzen. Prüfe die Sparte danach im Vertrag.

In der Liste Zugeordnet über Kunden ist der Kunde schon gefunden. Du entscheidest nur noch über den Vertrag. In Zugeordnet über Vertragsnummer sind Kunde und Vertrag schon gefunden, und der gefundene Vertrag ist in der Liste vorausgewählt.

Wie du Kunden und Verträge sonst anlegst, steht unter Datensatz anlegen und Verträge.

Zusatzoptionen beim Ablegen festlegen

Im Dialog Archivierung ist Dokument archivieren immer eingeschaltet. Dazu kommen diese Schalter:

Mit Schaden verknüpfen: nur wenn der Kunde Schäden hat. Den Schaden wählst du per Auswahlknopf aus der Liste der Schäden des Kunden.
...im Serviceportal freischalten (Standard aus): nur mit Modul Kundenportal. Hat der Kunde einen aktiven Serviceportal-Zugang, erscheinen zusätzlich und per E-Mail über neues Dokument informieren und und per Push Nachricht über neues Dokument informieren, sobald du den Schalter einschaltest. Beide sind dann standardmäßig eingeschaltet.
...mit Sichtschutz (Standard aus).
...mit Vertrag verknüpfen (Standard an).
...im Ordner ablegen: nur wenn der Kunde mehr als einen Ordner hat. Den Ordner wählst du im Ordnerbaum, siehe Ordner.
Betreuer zuweisen (Standard an): nur bei Dokumenten, denen noch kein Kunde zugeordnet ist. Vorbelegt bist du selbst. Einen anderen Betreuer klickst du in der Vorschlagsliste des Felds an. Ein nur eingetippter oder gelöschter Name zählt nicht. Ein neu angelegter Kunde und sein neuer Vertrag bekommen dann keinen Betreuer.
Team hinzufügen: Benutzer, die das Dokument sehen dürfen, fügst du über + Hinzufügen... hinzu. Legst du ein Dokument einzeln ab, das schon einem Kunden zugeordnet ist, ist dessen Betreuer vorbelegt, außer du bist selbst der Betreuer. In der Sammelablage ist das Feld leer.

Mehrere Dokumente auf einmal ablegen

Die Sammelablage gibt es nur in den Listen Zugeordnet über Kunden und Zugeordnet über Vertragsnummer. In den anderen Posteingangslisten, zum Beispiel Nicht zugeordnet oder Eingang, fehlt die Sammelaktion Archivieren. Dort legst du jedes Dokument einzeln ab, wie unter Ein einzelnes Dokument ablegen beschrieben.

Öffne die Liste Zugeordnet über Kunden oder Zugeordnet über Vertragsnummer und markiere die Dokumente per Häkchen. Wie die Mehrfachauswahl funktioniert, steht unter Mehrfachauswahl und Export.
Klicke in der Aktionsleiste auf Archivieren (Archivbox). Der Dialog Archivierung öffnet sich ohne Rückfrage.
Bei Dokumenten aus Zugeordnet über Kunden ist im Dialog Ausgewählte Verträge anlegen fest eingeschaltet. Dazu kommen Dokumente archivieren (immer eingeschaltet), ...mit Sichtschutz, ...mit Verträgen verknüpfen, Betreuer zuweisen und Team hinzufügen.
Bestätige den Dialog.

Welche Meldungen nach der Sammelablage erscheinen können, etwa zu übersprungenen Dokumenten, steht unter Beim Ablegen erscheint eine Meldung.

Häufige Fragen

Es verschwindet aus der Posteingangsliste und liegt beim Kunden, je nach Auswahl im gewählten Ordner und mit dem Vertrag verknüpft. Mehr dazu unter Dokumente und Ordner.

Schalte im Dialog Archivierung den Schalter ...im Serviceportal freischalten ein. Er erscheint nur, wenn deine Organisation das Modul Kundenportal gebucht hat.

Weitere Themen

Posteingang: Listen, Abholen, Sammelaktionen und KI im Posteingang.
Fehlerbehebung: wenn sich ein Dokument nicht ablegen lässt oder eine Meldung erscheint.
Dokumente und Ordner: wie Dokumente beim Kunden nach dem Ablegen aussehen.
Ordner: der Ordnerbaum eines Kunden.
Serviceportal: was der Kunde im Serviceportal sieht.