Listen
Wie du Listen in der Kundenverwaltung bedienst, vom Listen-Menü über Werkzeugleiste, Suche in der Liste, Stern, Stichworte, Spalten, Sortieren und Gruppieren, Zellbearbeitung und Blättern bis zum Drei-Punkte-Menü einer Zeile.
Kunden, Verträge, Dokumente und viele weitere Daten zeigt i-Planner als Listen. Links steht das Listen-Menü mit den verfügbaren Listen, rechts die Tabelle mit ihrer Werkzeugleiste. Hier erfährst du, wie du dich in einer Liste zurechtfindest, darin suchst, Einträge markierst und die Spalten an deine Arbeit anpasst.
Kurz erklärt
Im Listen-Menü wählst du eine der Listen eines Bereichs. Die Tabelle daneben zeigt ihre Einträge, darüber liegt die Werkzeugleiste. In der Tabelle suchst du, filterst nach Stichworten, markierst Einträge mit dem Stern, passt die Spalten an und änderst Werte auf Wunsch direkt in den Zellen. Die Aktionen für einen einzelnen Eintrag liegen im Drei-Punkte-Menü am Ende seiner Zeile.
Typische Aufgaben in einer Liste:
- Du suchst bestimmte Einträge in einer langen Liste: In einer Liste suchen oder Nach einem Stichwort filtern.
- Die Spalten passen nicht zu deiner Arbeit oder sind durcheinandergeraten: Spalten anpassen, dort auch Spalten auf Standard zurücksetzen.
- Die Verträge eines Kunden sollen nach Status geordnet stehen, die laufenden oben: Nach einer Spalte sortieren oder gruppieren.
- Ein Wert soll sich ändern, ohne dass du die Karteikarte öffnest: Werte direkt in der Tabelle ändern.
- Du brauchst einen Vertrag oder ein Dokument ein zweites Mal: Einen Eintrag aus der Liste kopieren.
- Ein Eintrag wurde versehentlich gelöscht: Gelöschte Einträge wiederherstellen oder endgültig löschen.
- Du brauchst dieselbe Auswahl immer wieder: Eigene Listen.
Den Aufbau einer Liste kennen
Eine Listenansicht, zum Beispiel Kontakte › Kunden, besteht aus zwei Teilen:
- Das Listen-Menü ist die Spalte mit allen Listen dieses Bereichs. In der Gruppe Listen stehen die vorgegebenen Listen, bei den Kunden zum Beispiel Zuletzt angesehen, Zuletzt bearbeitet, Noch zu erledigen und Gelöscht. In Meine Listen stehen deine eigenen Listen, in Für mich freigegeben Listen, die andere für dich freigegeben haben. Die Zahl neben einem Listennamen ist der Zähler mit der Anzahl der Einträge. Solange sie lädt, dreht sich ein Ladekreis.
- Die Tabelle zeigt die Einträge der gewählten Liste, darüber steht die Werkzeugleiste. Je nach Liste hat eine Zeile ein Kontrollkästchen, einen Stern und am Ende drei Punkte (Optionen).
Ein Klick auf eine Liste im Listen-Menü öffnet sie. Ein Rechtsklick auf eine Liste öffnet ein Kontextmenü, unter anderem zum Öffnen in einem neuen Fenster. Das Listen-Menü kannst du an seinem rechten Rand breiter oder schmaler ziehen.
Wie du eigene Listen anlegst, kopierst, sortierst und löschst, steht unter Eigene Listen.
Die Symbole der Werkzeugleiste nutzen
Die Werkzeugleiste über der Tabelle besteht aus runden Symbolen ohne Beschriftung. Der Name erscheint als Tooltip, wenn du mit der Maus darüberfährst:
| Symbol | Aussehen | Wofür |
|---|---|---|
| Export & Drucken | Drucker | Liste als Excel-Datei exportieren, in manchen Listen auch Zip oder PDF, siehe Mehrfachauswahl und Export |
| Stichworte anzeigen | Etikett | Liste nach einem Stichwort filtern |
| Suchen | Lupe | Suchzeile ein- oder ausblenden |
| Spalten bearbeiten | Tabelle mit Pfeilen | Spaltenbreite und Zellbearbeitung |
| Einstellungen | Zahnrad | Fenster Filter der Liste öffnen, siehe Eigene Listen |
Zwei weitere Symbole gibt es nur in bestimmten Listen. Ordner ausblenden (Ordner-Symbol) steht in Listen mit Ordnern, zum Beispiel Dokumenten. Ein Pfeilkreis lädt die Liste neu oder öffnet eine Auswahl.
Welche Symbole du siehst, hängt von der Liste und deiner Benutzerrolle ab. Export & Drucken erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle die Liste exportieren darf oder die Liste kein Exportrecht verlangt. Einstellungen erscheint nur in Listen, die Einstellungen zulassen und die dir gehören. Bei Listen, die andere für dich freigegeben haben, fehlt das Zahnrad.
Sobald du Zeilen markierst, erscheint in Listen mit Sammelaktionen zusätzlich die Aktionsleiste für Sammelaktionen. Beschrieben ist sie unter Mehrfachauswahl und Export. Welche Sammelaktionen es gibt und wie du damit zum Beispiel ein Feld bei vielen Einträgen auf einmal änderst, steht unter Sammelaktionen.
In einer Liste suchen
- Klicke in der Werkzeugleiste auf Suchen (Lupe). Die Suchzeile öffnet sich mit einem Suchfeld je Spalte der Tabelle.
- Trage in die gewünschten Felder Suchwerte ein. Über das kleine Symbol vor einem Feld wählst du die Bedingung, nach der gesucht wird.
- Klicke auf Suchen oder drücke Enter. Die Liste zeigt nur noch passende Einträge.
Löschen setzt die Suche zurück und lädt die Liste neu. Ein erneuter Klick auf die Lupe schließt die Suchzeile, setzt die Suche zurück und hebt die Auswahl markierter Zeilen auf.
Welche Felder die Suchzeile hat, richtet sich nach den Spalten der Tabelle. Mehr dazu unter Spalten anpassen. Eine Suche, die du öfter brauchst, speicherst du als eigene Liste, siehe Eigene Listen › Suche als Liste speichern.
Die Suche in der Liste durchsucht nur die geöffnete Liste. Für die Suche über alle Bereiche siehe Suchen.
Nach einem Stichwort filtern
- Klicke in der Werkzeugleiste auf Stichworte anzeigen (Etikett-Symbol).
- Wähle ein Stichwort. Die Liste zeigt nur noch Einträge mit diesem Stichwort, das Symbol ist hervorgehoben.
- Um den Filter aufzuheben, klicke erneut auf das hervorgehobene Symbol.
Wie du Stichworte bei mehreren Einträgen auf einmal setzt, steht unter Sammelaktionen.
Einträge mit dem Stern markieren
Klicke in einer Zeile auf den leeren Stern (Markierung setzen). Es erscheint „Die Markierung wurde erfolgreich gesetzt!“ Ein erneuter Klick auf den gefüllten Stern (Markierung entfernen) nimmt die Markierung wieder weg. Dann erscheint „Die Markierung wurde erfolgreich entfernt!“
Der Stern ist persönlich. Deine Kolleginnen und Kollegen sehen deine Markierungen nicht.
Spalten anpassen
In der Tabelle selbst ziehst du eine Spalte am Spaltenkopf an eine andere Stelle oder änderst ihre Breite am Rand des Spaltenkopfs. Die Anordnung wird zur Liste gespeichert.
Weitere Einstellungen öffnest du in der Werkzeugleiste über Spalten bearbeiten (Tabellen-Symbol):
| Menüpunkt | Wirkung |
|---|---|
| Spaltenbreite fixieren | Gibt allen Spalten eine einheitliche feste Breite. Meldung: Die Spaltenbreite wurde erfolgreich fixiert. Ist die Breite fixiert, heißt der Punkt Spaltenbreite automatisch und hebt die Fixierung wieder auf. |
| Spaltenbreite zurücksetzen | Verwirft deine gespeicherten Spaltenbreiten und hebt eine Fixierung auf. Meldung: Die Spaltenbereite wurde erfolgreich zurückgesetzt |
| Spalten auf Standard zurücksetzen | Löscht deine eigenen Spalten- und Filtereinstellungen dieser Liste. Meldung: Die Einstellungen wurden erfolgreich zurückgesetzt |
| Zellbearbeitung aktivieren | Du bearbeitest Werte direkt in den Zellen der Tabelle, siehe Werte direkt in der Tabelle ändern. Meldung: Die Zellbearbeitung wurde aktiviert. Im aktiven Zustand heißt der Punkt Zellbearbeitung deaktivieren. |
Spaltenbreiten und Spalten auf Standard zurücksetzen betreffen nur deinen eigenen Benutzer. Zellbearbeitung aktivieren siehst du nur, wenn deine Benutzerrolle das Bearbeitungsrecht hat, das die Liste verlangt. In manchen Listen gibt es den Punkt gar nicht, siehe Verstehen, welche Zellen sich bearbeiten lassen.
Welche Spalten überhaupt sichtbar sind, legst du über Einstellungen (Zahnrad) fest, siehe Eigene Listen › Spalten auswählen.
Nach einer Spalte sortieren oder gruppieren
Die Reihenfolge der Einträge legst du direkt in der Tabelle fest. Du sortierst nach einer Spalte oder ordnest die Einträge in Gruppen, zum Beispiel die Verträge eines Kunden nach Status.
So sortierst du nach einer Spalte:
- Klicke auf die Spaltenüberschrift. Die Liste ist dann aufsteigend nach dieser Spalte sortiert.
- Klicke noch einmal darauf, um die Reihenfolge umzudrehen.
Über die rechte Maustaste auf die Spaltenüberschrift erreichst du außerdem Aufsteigend sortieren, Absteigend sortieren und Sortierung aufheben.
So gruppierst du nach einer Spalte:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, zum Beispiel Status.
- Wähle Nach dieser Spalte gruppieren.
Die Einträge stehen jetzt in Gruppen. Über jeder Gruppe steht eine Zeile mit Spalte und Wert, zum Beispiel Status: Vertrag. Die Spalte selbst verschwindet aus der Tabelle und erscheint als Schaltfläche in der Werkzeugleiste über der Tabelle. Fehlt Nach dieser Spalte gruppieren im Menü, lässt sich diese Spalte nicht gruppieren.
Die Gruppen stehen alphabetisch. Ein Klick auf die Schaltfläche in der Werkzeugleiste dreht die Reihenfolge um. Bei den Verträgen steht dann Vertrag oben, darunter Gekündigt / Verkauft und Beitragsfrei, ganz unten Abgelaufen. Eine eigene Reihenfolge der Gruppen lässt sich nicht festlegen.
Zum Aufheben klickst du mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche in der Werkzeugleiste und wählst Gruppierung entfernen. Alle Gruppierungen entfernen hebt mehrere Gruppierungen auf einmal auf.
Sortierung und Gruppierung speichert i-Planner für deinen Benutzer und diese Liste. Deine Kolleginnen und Kollegen behalten ihre eigene Ansicht. Spalten auf Standard zurücksetzen unter Spalten bearbeiten hebt beides wieder auf.
Werte direkt in der Tabelle ändern
Mit der Zellbearbeitung änderst du einen Wert direkt in der Tabelle, ohne die Karteikarte zu öffnen.
So schaltest du die Zellbearbeitung ein:
- Klicke in der Werkzeugleiste auf Spalten bearbeiten (Tabellen-Symbol).
- Wähle Zellbearbeitung aktivieren.
Es erscheint „Die Zellbearbeitung wurde aktiviert“. Solange die Zellbearbeitung an ist, bleibt das Symbol Spalten bearbeiten hervorgehoben.
So änderst du eine Zelle:
- Klicke auf die Zelle. Direkt über ihr öffnet sich ein Eingabefeld, das zum Feld passt: Zahl, Text, Suchfeld, Datum, Datum mit Uhrzeit, Auswahlliste oder Mehrfachauswahl.
- Gib den neuen Wert ein oder wähle ihn aus.
Einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Text und Zahlen speichert i-Planner kurz nach deiner letzten Eingabe, Datum, Auswahl und Suchfeld sofort. Danach erscheint „Das Feld … wurde erfolgreich gespeichert“ mit dem Namen des Felds. Auswahlliste und Suchfeld schließen sich nach der Auswahl von selbst, die übrigen Eingabefelder mit einem Klick daneben.
Zum Ausschalten wählst du unter Spalten bearbeiten den Punkt Zellbearbeitung deaktivieren. Es erscheint „Die Zellbearbeitung wurde deaktiviert“.
Solange die Zellbearbeitung an ist, öffnet ein Klick oder Doppelklick auf eine Zeile nicht die Karteikarte. Schalte die Zellbearbeitung aus oder wähle im Drei-Punkte-Menü der Zeile Bearbeiten.
Auch ohne eingeschaltete Zellbearbeitung öffnet ein Rechtsklick auf eine Zelle das Eingabefeld, wenn deine Benutzerrolle die Liste bearbeiten darf und die Spalte bearbeitbar ist.
Ein Feld bei vielen Einträgen auf einmal änderst du mit der Sammelaktion Spalteninhalt bearbeiten, siehe Sammelaktionen.
Verstehen, welche Zellen sich bearbeiten lassen
Den Punkt Zellbearbeitung aktivieren zeigt eine Liste nur, wenn deine Benutzerrolle das Bearbeitungsrecht hat, das die Liste verlangt. Beispiele aus den Detail-Rechten im Block Kundenverwaltung der Benutzerrollen:
- Kundenlisten: Zeile Kontakte, Abschnitt Profil, Schalter Mit Bearbeitung
- Vertragslisten: Zeile Kontakte, Abschnitt Verträge, Schalter Mit Bearbeitung
- Schäden, Wünsche & Ziele und Dokumente: Zeile Kontakte, der gleichnamige Abschnitt, Schalter Mit Bearbeitung
- Produktpartner und Benutzer: Zeile Produktpartner oder Benutzer, Abschnitt Profil, Schalter Mit Bearbeitung
- Posteingang: die Zeile Posteingang selbst
In manchen Listen gibt es den Punkt nie, zum Beispiel in allen Listen unter Aktivitäten, in den Suchtreffern, unter Abrechnung und unter Einstellungen.
Einige Spalten lassen sich nie in der Zelle ändern: Pipeline, Stichworte und Projekte, dazu viele Nummern-Spalten und einzelne Kundenfelder. Klickst du mit der rechten Maustaste auf eine solche Zelle, erscheint „Diese Zelle ist leider nicht editierbar!“ Stichworte und Pipeline setzt du über die Sammelaktionen.
Spalten mit Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Ausweisen und Berufen sind bearbeitbar, aber nur in Zeilen, die einem Kunden zugeordnet sind. Trägst du in eine leere Zelle etwas ein, legt i-Planner beim Kunden einen neuen Eintrag an, zum Beispiel eine neue Adresse, und speichert den Wert. Gehört die Zeile zu keinem Kunden, erscheint „Es ist keine Kunde zugewiesen, daher kann das Feld nicht bearbeitet werden!“ Dieselbe Meldung erscheint bei anderen Spalten, zu denen es in dieser Zeile keinen Datensatz gibt.
Lässt sich der neue Eintrag nicht anlegen, erscheint „Der Eintrag konnte nicht angelegt werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Bricht dabei die Verbindung ab, erscheint „Die Eingabe konnte nicht gespeichert werden — die Verbindung zum Server kam nicht zustande. Bitte laden Sie die Liste neu und prüfen Sie den Wert.“ Lade die Liste dann neu und prüfe, ob der Wert angekommen ist.
Durch lange Listen blättern
Die Tabelle zeigt 50 Zeilen pro Seite. Weitere Einträge stehen auf den folgenden Seiten der Tabelle. Nur einige besondere Bereiche laden beim Scrollen automatisch nach. Wie viele Einträge eine Liste insgesamt hat, zeigt der Zähler neben ihrem Namen im Listen-Menü.
Liefert eine Liste 2.500 oder mehr Zeilen, erscheint der Hinweis „Die Liste wurde auf … Datensätze beschränkt!“ mit der eingestellten Obergrenze. Grenze die Liste dann weiter ein, mit der Suchzeile oder mit einem Filter in einer eigenen Liste.
Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile nutzen
Jede Zeile hat das Symbol Optionen (drei Punkte) mit den Aktionen für genau diesen Eintrag. Untermenüs öffnen sich beim Darüberfahren mit der Maus. Ein Klick führt die Aktion aus. Welche Einträge erscheinen, hängt von der Liste und deiner Benutzerrolle ab. Die Rechte in der Tabelle stehen in den Detail-Rechten der jeweiligen Zeile im Block Kundenverwaltung der Benutzerrollen.
| Eintrag | Wirkung | Wo und mit welchem Recht |
|---|---|---|
| Bearbeiten | öffnet den Eintrag wie ein Doppelklick auf die Zeile | kein eigenes Recht |
| Aktivität erstellen | Untermenü mit den Arten, zum Beispiel Aufgabe erstellen, Brief schreiben, E-Mail senden oder Termin anlegen. Über einer Art folgen deine eigenen und freigegebenen Textvorlagen. Die neue Aktivität ist mit dem Eintrag verknüpft, bei angehakten Zeilen mit allen | Kundenliste: Zeile Kontakte, Abschnitt Aktivitäten, Schalter Mit Bearbeitung. Vertragsliste: Zeile Kontakte, Abschnitt Verträge, Schalter Mit Bearbeitung. Nicht in Noch zu erledigen |
| Anpinnen | legt den Eintrag als angepinntes Fenster ab, ohne ihn zu öffnen | kein eigenes Recht |
| Erinnerung setzen | öffnet das Fenster für Erinnerungen zu diesem Eintrag, siehe Automation | kein eigenes Recht |
| Formular erstellen | Untermenü mit den Formularen. i-Planner erzeugt das gewählte Formular als PDF und öffnet es. Fehlende Angaben fragt vorher ein Fenster ab | Kunden, Beziehungen, Verträge, Schäden, Finanzdaten, Wünsche & Ziele. Zeile Einstellungen, Schalter Formulare |
| Schaden anlegen | öffnet einen neuen Schaden mit eingetragenem Kunden, mit dem Eintrag verknüpft, bei angehakten Zeilen mit allen angehakten | nur Vertrags- und Dokumentlisten des Kunden. In Vertragslisten Zeile Kontakte, Abschnitt Schäden, Schalter Mit Bearbeitung |
| Vorgänge öffnen | öffnet mit Zahl der verknüpften Vorgänge das Fenster Verknüpfte Vorgänge, siehe Vorgänge und Verknüpfungen | kein eigenes Recht. Nicht bei Ordnern und nicht in Noch zu erledigen |
| Herunterladen | lädt das Dokument herunter | Dokumentlisten, nicht bei Ordnern |
| Kopieren | legt ohne Rückfrage eine Kopie an, siehe Einen Eintrag aus der Liste kopieren | zum Beispiel Vertrags- und Dokumentlisten, nicht in der Kundenliste und nicht in Noch zu erledigen. In Vertragslisten Zeile Kontakte, Abschnitt Verträge, Schalter Mit Bearbeitung |
| Löschen | nach der Sicherheitsabfrage, in die du LÖSCHEN eintippst, steht der Eintrag in der Liste Gelöscht | nur Zeilen mit Kontrollkästchen. Kundenliste: Zeile Kontakte, Abschnitt Löschen, Schalter Löschen. Vertragsliste: Zeile Kontakte, Abschnitt Verträge, Schalter Mit Bearbeitung |
E-Mail senden steht nur im Untermenü, wenn deine Organisation das E-Mail-Modul nutzt. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Gibt es keine Formulare, meldet Formular erstellen „Es liegen zur Zeit keine Formulare zur Auswahl bereit!“
Die Menüs der Bereiche beschreibt zum Beispiel Listenaktionen. Für mehrere Einträge auf einmal siehe Sammelaktionen.
Einen Eintrag aus der Liste kopieren
- Öffne in der Zeile das Drei-Punkte-Menü (Optionen).
- Wähle Kopieren.
Die Kopie erscheint sofort in der Liste, dazu eine Meldung wie „Der Vertrag wurde erfolgreich kopiert!“
Die Kopie übernimmt den ganzen Datensatz: denselben Kunden, denselben Status und dieselben Feldwerte. Übernommen werden außerdem die Teammitglieder und alle Verknüpfungen, bei einem Vertrag auch die Vertragspersonen und Tarife. Neu sind das Erstellungs- und Änderungsdatum, und du stehst als Ersteller in der Kopie.
Damit du die Kopie erkennst, bekommt sie den Zusatz „Kopie“. Er steht bei Verträgen an der Vertragsnummer, bei Schäden an der Art und bei Zielen am Betreff. Bei Finanzdaten steht er an der Bezeichnung, bei Aktivitäten am Titel und bei Dokumenten und Ordnern am Namen.
Dokumente, die am Eintrag hängen, werden nicht mitkopiert.
In der Kundenliste gibt es Kopieren nicht. Einen Kunden kopierst du in der Karteikarte über Optionen... › Kopie erstellen, siehe Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
Gelöschte Einträge wiederherstellen oder endgültig löschen
In den Listen Gelöscht bietet das Drei-Punkte-Menü nur zwei Einträge:
- Wiederherstellen holt den Eintrag ohne Rückfrage zurück.
- Endgültig löschen entfernt den Eintrag dauerhaft, nach der Sicherheitsabfrage, in die du LÖSCHEN eintippst.
In der Kundenliste braucht Wiederherstellen den Schalter Löschen, Endgültig löschen den Schalter Endgültig löschen. Beide Schalter stehen in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Löschen. In Vertragslisten brauchen beide Einträge den Schalter Mit Bearbeitung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Verträge.
Mehrere gelöschte Einträge auf einmal stellst du über die Aktionsleiste wieder her, siehe Sammelaktionen. Wie du einen ganzen Kunden löschst, steht unter Kopieren, Zusammenführen und Löschen.
Häufige Fragen
Nein. Die Stern-Markierung gilt nur für deinen eigenen Benutzer. Dasselbe gilt für deine Spaltenbreiten, deine Sortierung und deine Gruppierung.
Nein. Jede Änderung wird sofort und ohne Rückfrage gespeichert. Einen Knopf zum Rückgängigmachen gibt es nicht. Trage den alten Wert selbst wieder in die Zelle ein.
Nein. Die Kopie übernimmt die Feldwerte, den Kunden, den Status, die Teammitglieder und alle Verknüpfungen, bei Verträgen auch Vertragspersonen und Tarife. Dokumente, die am Eintrag hängen, werden nicht mitkopiert.
Weitere Themen
- Eigene Listen: Filter, Spalten und Freischaltung einer eigenen Liste festlegen.
- Mehrfachauswahl und Export: mehrere Einträge markieren und die Liste als Excel-Datei exportieren.
- Sammelaktionen: viele Einträge auf einmal ändern.
- Fehlerbehebung: wenn eine Liste nicht lädt, ein Symbol fehlt oder eine Zelle sich nicht bearbeiten lässt.
- Suchen: über alle Bereiche suchen statt nur in der geöffneten Liste.