Listenaktionen
Welche Einträge das Drei-Punkte-Menü an einer Aktivität in der Liste bietet, welche Sammelaktionen es in den Aktivitäten- und Chat-Listen gibt, was eine Kopie übernimmt und wie du Aktivitäten als gelesen markierst, mit Vorgängen verknüpfst, wiederherstellst oder endgültig löschst.
In jeder Aktivitätenliste erreichst du Aktionen für eine einzelne Aktivität über das Drei-Punkte-Menü am Zeilenende. Aktionen für mehrere Aktivitäten findest du in der Aktionsleiste. Diese Seite beschreibt, welche Einträge es in den Listen unter Aktivitäten und im Reiter Aktivitäten einer Karteikarte gibt und was sie bewirken.
Kurz erklärt
Sind in der Liste Zeilen angehakt, wirken Löschen, Wiederherstellen, Endgültig löschen und Aktivität erstellen aus dem Drei-Punkte-Menü auf alle angehakten Zeilen. Sie wirken dann nicht nur auf die Zeile, an der du das Menü geöffnet hast. Gelöschte Aktivitäten stehen in der Liste Gelöscht. Dort gibt es nur Wiederherstellen und Endgültig löschen. Die Listen der Chats und E-Mails haben weder Kopieren noch Pipeline als Sammelaktion.
Typische Aufgaben in den Aktivitätenlisten:
- Nach einem Telefonat soll eine Aufgabe folgen: Eine Folgeaktivität aus der Liste anlegen.
- Du willst wissen, womit eine Aktivität verknüpft ist: Die verknüpften Vorgänge einer Aktivität öffnen.
- Eine Aktivität wurde versehentlich gelöscht: Gelöschte Aktivitäten wiederherstellen oder endgültig löschen.
- Viele Aktivitäten bekommen einen anderen Status oder Verantwortlichen: Mehrere Aktivitäten auf einmal ändern.
- Mehrere Aktivitäten eines Kunden gehören zu einem Vertrag: Aktivitäten eines Kunden mit einem Vorgang verknüpfen.
Voraussetzungen
Die Rechte stellt eine Person mit Administrator-Rolle unter Benutzerrollen ein.
- In den Listen unter Aktivitäten brauchen die Sammelaktionen kein eigenes Recht. Nur Pipeline erscheint erst mit dem Schalter Pipeline im Block Kundenverwaltung, in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten.
- Die Sammelaktionen im Reiter Aktivitäten einer Karteikarte brauchen das Recht, die Aktivitäten dieses Kontakts zu bearbeiten. Bei Kunden ist das der Schalter Mit Bearbeitung im Block Kundenverwaltung, in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Aktivitäten. Bei Produktpartnern und Benutzern ist es derselbe Schalter in den Detail-Rechten der Zeile Produktpartner oder Benutzer.
- Im Drei-Punkte-Menü im Reiter Aktivitäten eines Kunden brauchen die Einträge unter Aktivität erstellen, Kopieren und Löschen den Schalter Mit Bearbeitung. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Aktivitäten. Wiederherstellen braucht dort im Abschnitt Löschen den Schalter Löschen.
- Endgültig löschen im Drei-Punkte-Menü braucht in allen Aktivitätenlisten den Schalter Endgültig löschen. Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Löschen.
Eine einzelne Aktivität über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten
Am Ende jeder Zeile steht das Symbol Optionen (drei Punkte). Ein Klick öffnet das Menü dieser Aktivität.
| Eintrag | Was er tut |
|---|---|
| Bearbeiten | öffnet die Aktivität im Aktivitätenfenster |
| Aktivität erstellen | legt eine neue, verknüpfte Aktivität an, siehe Eine Folgeaktivität aus der Liste anlegen |
| Anpinnen | legt die Aktivität als angeheftetes Fenster ab, ohne sie zu öffnen, wie die Stecknadel Anpinnen im Fensterkopf |
| Erinnerung setzen | öffnet das Fenster für eine Erinnerung zu dieser Aktivität, siehe Aufgaben |
| Vorgänge öffnen | zeigt rechts die Zahl der verknüpften Vorgänge und öffnet das Fenster Verknüpfte Vorgänge, siehe Die verknüpften Vorgänge einer Aktivität öffnen |
| Kopieren | legt sofort ohne Rückfrage eine Kopie an. Danach erscheint „Die Aktivität wurde erfolgreich kopiert!“ |
| Löschen | fragt nach, und du tippst LÖSCHEN ein. Danach erscheint „Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich gelöscht!“, und die Aktivität steht in der Liste Gelöscht |
Je nach Liste gibt es Unterschiede:
- Kopieren fehlt unter Aktivitäten › Chats, Aktivitäten › E-Mails und Aktivitäten › Notizen.
- Unter Aktivitäten › Chats bietet das Menü Bearbeiten, Aktivität erstellen, Anpinnen, Erinnerung setzen, Vorgänge öffnen und Löschen. Diese Einträge brauchen dort kein Recht. Formular erstellen und Kopieren gibt es bei Chats nicht.
- In den Listen Gelöscht gibt es nur Wiederherstellen und Endgültig löschen, siehe Gelöschte Aktivitäten wiederherstellen oder endgültig löschen.
Läuft noch ein Löschvorgang, erscheint „Eine Löschaktion läuft noch. Bitte warten Sie, bis sie abgeschlossen ist.“ Warte, bis er fertig ist.
Eine Folgeaktivität aus der Liste anlegen
Mit Aktivität erstellen legst du aus einer bestehenden Aktivität eine neue an, zum Beispiel eine Aufgabe zu einem Telefonat.
- Klicke in der Zeile auf Optionen (drei Punkte).
- Fahre mit der Maus auf Aktivität erstellen.
- Wähle im Untermenü den Typ: Aufgabe erstellen, Brief schreiben, Chat anlegen, E-Mail senden, Notiz anlegen, Störfall anlegen, Telefonat anlegen, Termin anlegen oder Verkauf anlegen. Gibt es Textvorlagen, die du angelegt hast oder die für dich freigegeben sind, klappt beim Zeigen auf einen Typ eine weitere Liste mit diesen Vorlagen auf. Wählst du eine, beginnt die neue Aktivität mit ihrem Inhalt.
- Es öffnet sich ein neues Aktivitätenfenster dieses Typs. Fülle es aus und lege die Aktivität an, siehe Aktivitäten › Übersicht.
Die neue Aktivität hat denselben Kontakt wie die Zeile und ist mit ihr bereits verknüpft. Sind mehrere Zeilen angehakt, verknüpft i-Planner sie mit allen angehakten Aktivitäten.
E-Mail senden steht nur im Untermenü, wenn deine Organisation das E-Mail-Modul nutzt, siehe E-Mails.
Aus einem geöffneten Aktivitätenfenster legst du eine verknüpfte Aktivität über das Klemmbrett Aktivität erstellen an, siehe Aktivitäten › Übersicht.
Die verknüpften Vorgänge einer Aktivität öffnen
Mit Vorgänge öffnen im Drei-Punkte-Menü siehst du, mit welchen Datensätzen eine Aktivität verbunden ist, zum Beispiel mit einem Vertrag. Die Zahl neben dem Eintrag nennt, wie viele Vorgänge verknüpft sind.
Es öffnet sich das Fenster Verknüpfte Vorgänge:
- Links steht der Kontakt, darunter die Aktivität und Beziehungen. Unter Ablageorte folgen die Bereiche des Kontakts, zum Beispiel Aktivitäten, Wünsche & Ziele, Finanzdaten, Verträge und Schäden. Ein Klick auf einen Bereich zeigt rechts seine Einträge.
- Rechts schaltest du zwischen Verknüpfte Vorgänge und Unverknüpfte Vorgänge um.
- Jede Zeile hat wieder ein Drei-Punkte-Menü. Bei verknüpften Einträgen löst Verknüpfung entfernen die Verbindung. Vorher bestätigst du die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du die Verknüpfung löschen willst?“ mit Ja. Bei Aktivitäten, die noch nicht verknüpft sind, verbindet Verknüpfung herstellen die Zeile mit der Ausgangsaktivität.
Das Menü einer Zeile hängt von ihrem Bereich ab. Bei Verträgen gibt es zum Beispiel Formular erstellen und Schaden anlegen.
Versuchst du, die Ausgangsaktivität mit sich selbst zu verknüpfen, erscheint „Vorgänge können nicht mit sich selbst verknüpft werden.“
Wie Verknüpfungen im Aktivitätenfenster erscheinen, steht unter Aktivitäten › Übersicht › Verknüpfungen einer Aktivität nutzen.
Gelöschte Aktivitäten wiederherstellen oder endgültig löschen
Gelöschte Aktivitäten stehen in der Liste Gelöscht jeder Art, zum Beispiel Aktivitäten › Übersicht › Gelöscht. Dort bietet das Drei-Punkte-Menü nur zwei Einträge.
- Wiederherstellen holt die Aktivität sofort ohne Rückfrage zurück. Es erscheint „Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich wiederhergestellt!“
- Endgültig löschen entfernt die Aktivität dauerhaft. Du bestätigst, indem du LÖSCHEN in das Feld eintippst. Danach erscheint „Die ausgewählten Vorgänge wurde endgültig gelöscht!“ Der Eintrag erscheint nur mit dem Schalter Endgültig löschen, siehe Voraussetzungen.
Mehrere gelöschte Aktivitäten stellst du über die Aktionsleiste wieder her. Vorher fragt i-Planner „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge wiederherstellen willst?“
Mehrere Aktivitäten auf einmal ändern
Markierst du Zeilen, erscheint die Aktionsleiste mit runden Symbolen ohne Beschriftung. Ihren Namen zeigt ein Tooltip. Wie du markierst und eine Sammelaktion allgemein ausführst, steht unter Sammelaktionen.
| Aktion (Symbol) | Wirkung | Listen | Recht |
|---|---|---|---|
| Als gelesen markieren (Auge) | markiert neue Einträge als gelesen, siehe Neue Einträge als gelesen markieren | Neu hinzugekommen, Eingang bei E-Mails und Chats | – |
| Status (Häkchen) | setzt Offen, In Bearbeitung, Wartend oder Erledigt | alle außer Gelöscht | – |
| Spalteninhalt bearbeiten (Stift) | setzt eine Spalte auf einen Wert, siehe Einen Spalteninhalt bei mehreren Aktivitäten ändern | alle außer Gelöscht | – |
| Verantwortlichkeit wechseln (Schild) | neuer Verantwortlicher über Verantwortlichen suchen... | alle außer Gelöscht | – |
| Kunde wechseln (Person mit Etikett) | anderer Kunde über Kunde suchen..., Knopf Wechseln | alle außer Gelöscht | – |
| Vorgang verknüpfen (Kette) | verknüpft mit einem Vorgang, siehe Aktivitäten eines Kunden mit einem Vorgang verknüpfen | nur Reiter Aktivitäten einer Karteikarte | – |
| Pipeline (Trichter) | in eine Pipeline aufnehmen oder daraus entfernen | nicht unter Aktivitäten › Chats und Aktivitäten › E-Mails | Pipeline |
| Stichworte (Etikett) | Stichwort über Stichwort suchen... hinzufügen oder entfernen | alle außer Gelöscht | – |
| Teammitglied hinzufügen (Organigramm) | Teammitglied über Teammitglied suchen... hinzufügen oder entfernen | alle außer Gelöscht | – |
| Markierung (Stern) | Stern hinzufügen oder entfernen | alle außer Gelöscht und Offen unter Aktivitäten › Übersicht und im Reiter Aktivitäten | – |
| Kopieren (zwei Blätter) | legt Kopien an, nach der Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge kopieren willst?“ | nicht unter Aktivitäten › Chats und Aktivitäten › E-Mails | – |
| Löschen (Papierkorb) | verschiebt in die Liste Gelöscht | alle außer Gelöscht | – |
Vor dem Ändern fragt i-Planner nach, zum Beispiel „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Status ändern willst?“ Danach erscheint etwa „Der Status wurde bei den ausgewählten Vorgängen erfolgreich geändert!“
Bei Stichworte und Pipeline ist der erste Eintrag schon ausgewählt und Hinzufügen sofort bereit. Wähle vorher den richtigen, sonst bekommen alle markierten Aktivitäten den ersten.
In den Listen Gelöscht gibt es nur Wiederherstellen und Endgültig löschen. Im Reiter Aktivitäten einer Karteikarte fehlen alle Sammelaktionen, wenn du die Aktivitäten dieses Kontakts nicht bearbeiten darfst, siehe Voraussetzungen.
Unter Aktivitäten › Notizen gibt es Kopieren als Sammelaktion, im Drei-Punkte-Menü dagegen nicht.
Die Chat-Listen unter Aktivitäten › Chats bieten weder Pipeline noch Kopieren, siehe Mehrere Chats auf einmal ändern.
Den Typ mehrerer Aktivitäten kannst du nicht auf einmal ändern. Ändere ihn im Aktivitätenfenster in der Gruppe Bearbeitung.
Einen Spalteninhalt bei mehreren Aktivitäten ändern
- Markiere die Aktivitäten und klicke in der Aktionsleiste auf Spalteninhalt bearbeiten (Stift).
- Wähle unter Bitte wähle eine Spalte aus.. die Spalte.
- Setze unter Ändern in den neuen Wert und klicke auf Speichern.
- Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen den Feldinhalt ändern willst?“ mit Ja. Danach erscheint „Das Feld … wurde erfolgreich geändert!“
i-Planner bietet nur Spalten an, die in der Liste bearbeitbar sind. In der Standardvorlage sind das Aktivität - Betreff, Aktivität - Ende, Aktivität - Erwarteter Umsatz, Aktivität - Ganztags, Aktivität - Kategorie, Aktivität - Start, Aktivität - Status, Aktivität - Telefonnummer, Aktivität - Telefonrichtung, Aktivität - Umsatz Wahrscheinlichkeit, Aktivität - Umsatz Zahlweise und Aktivität - Verantwortlich. Typ ist nicht dabei. Eigene Felder erscheinen, wenn sie als bearbeitbare Spalte eingerichtet sind. Deshalb kann die Auswahl in deiner Organisation länger sein.
Klickst du auf Speichern, ohne eine Spalte gewählt zu haben, erscheint „Bitte wähle zuerst ein Feld aus um die Stapelverabreitung abzuschließen!“
Eingabefelder je Feldtyp und weitere Hinweise stehen unter Sammelaktionen › Einen Feldinhalt bei vielen Einträgen ändern.
Eine Aktivität kopieren und wissen, was die Kopie übernimmt
Eine Aktivität kopierst du auf drei Wegen. Im Drei-Punkte-Menü legt Kopieren die Kopie sofort und ohne Rückfrage an. Die Sammelaktion Kopieren kopiert mehrere Aktivitäten und fragt vorher nach. Im Aktivitätenfenster wählst du Optionen... › Kopie erstellen. Alle drei erzeugen dieselbe Kopie, und sie erscheint gleich in der Liste.
Die Kopie übernimmt:
- alle Feldwerte, denselben Kontakt und denselben Status
- die Teammitglieder
- die Verknüpfungen in beide Richtungen: Die Kopie ist mit denselben Vorgängen verknüpft wie das Original
Die Dokumente der Aktivität übernimmt die Kopie nicht. Erstellt- und Änderungsdatum sind neu, und als Ersteller bist du eingetragen. Der Betreff der Kopie erhält den Zusatz „Kopie“, damit du sie vom Original unterscheidest.
Wo das Kopieren fehlt:
- Kopieren im Drei-Punkte-Menü unter Aktivitäten › Chats, Aktivitäten › E-Mails und Aktivitäten › Notizen, außerdem in den Listen Gelöscht
- die Sammelaktion Kopieren unter Aktivitäten › Chats und Aktivitäten › E-Mails
- Kopie erstellen im Aktivitätenfenster bei Meldungen, bei Entwürfen und ohne Bearbeitungsrecht
Mehr zum Menü Optionen... im Aktivitätenfenster steht unter Aktivitäten › Übersicht.
Neue Einträge als gelesen markieren
Als gelesen markieren (Auge) gibt es in drei Arten von Listen:
| Liste | Wirkung |
|---|---|
| Neu hinzugekommen | Der Eintrag verschwindet aus deiner Liste Neu hinzugekommen. Bei Kollegen bleibt er stehen, denn jeder hat seine eigene Liste. |
| Aktivitäten › E-Mails › Eingang | Die E-Mail gilt als gelesen und verlässt den Eingang. |
| Aktivitäten › Chats › Eingang | Alle Nachrichten der angehakten Chats, die du noch nicht gelesen hattest, gelten für dich als gelesen. Die Chats verlassen den Eingang. |
- Öffne die Liste und hake die Einträge an.
- Klicke in der Aktionsleiste auf Als gelesen markieren (Auge).
- Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgängen als gelesen markieren willst?“ mit Ja.
Danach erscheint „Die Vorgängen wurden erfolgreich als gelesen markiert!“ Was der Eingang bei E-Mails enthält, steht unter E-Mails, für Chats unter Chats. Bei Chats gibt es Als gelesen markieren nur im Eingang, nicht in Offen, In Bearbeitung und den anderen Chat-Listen.
Aktivitäten eines Kunden mit einem Vorgang verknüpfen
Im Reiter Aktivitäten der Karteikarte eines Kunden, Produktpartners oder Benutzers verknüpfst du mehrere Aktivitäten auf einmal mit einem anderen Vorgang.
- Öffne die Karteikarte und den Reiter Aktivitäten.
- Hake die Aktivitäten an.
- Klicke in der Aktionsleiste auf Vorgang verknüpfen (Kette).
- Suche im Feld Vorgang suchen... den Vorgang und wähle ihn.
- Klicke auf Hinzufügen und bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge verknüpfen willst?“ mit Ja.
Danach erscheint „Die ausgewählten Vorgänge wurde erfolgreich verknüpft!“ Mit Entfernen statt Hinzufügen löst du die Verknüpfung. i-Planner fragt dann „Bist Du sicher, dass Du bei allen ausgewählten Vorgängen die Verknüpfung entfernen willst?“ und meldet danach „Die Verknüpfung wurde bei den ausgewählten Vorgängen erfolgreich entfernt!“
Im Fenster Verknüpfte Vorgänge heißt dieselbe Sammelaktion bei unverknüpften Aktivitäten Mit ausgewähltem Vorgang verknüpfen und bei verknüpften Verknüpfungen entfernen. Dort gibt es kein Suchfeld.
Ist eine Ordner-Zeile markiert, erscheint „Diese Funktion ist nur für Dokumente möglich!“
Häufige Fragen
Nein. Die Kopie übernimmt Feldwerte, Kontakt, Status, Teammitglieder und Verknüpfungen, aber keine Dokumente. Der Betreff der Kopie endet auf „Kopie“.
Klicke in der Zeile des Telefonats auf Optionen (drei Punkte), dann auf Aktivität erstellen › Aufgabe erstellen. Die Aufgabe bekommt denselben Kontakt und ist mit dem Telefonat verknüpft.
Sie nennt, mit wie vielen Vorgängen die Aktivität verknüpft ist. Ein Klick öffnet das Fenster Verknüpfte Vorgänge.
Nein. Spalteninhalt bearbeiten bietet die Spalte Typ nicht an. Ändere den Typ einzeln im Aktivitätenfenster in der Gruppe Bearbeitung.
Weitere Themen
- Sammelaktionen: wie Sammelaktionen in allen Listen der Kundenverwaltung funktionieren.
- Mehrfachauswahl und Export: Einträge markieren und Listen exportieren.
- Vorgänge und Verknüpfungen: wie Aktivitäten, Verträge und Dokumente verknüpft sind.
- Aktivitäten › Übersicht: das Menü Optionen... im Aktivitätenfenster.
- Fehlerbehebung: wenn Kopieren, Endgültig löschen oder die Sammelaktionen fehlen.