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Karteikarte

Wie du die Karteikarte eines Kunden, Produktpartners oder Benutzers öffnest, Stammdaten änderst, Einträge verwaltest und Teammitglieder zuordnest.

Die Karteikarte ist das Fenster, in dem sich ein einzelner Kunde, Produktpartner oder Benutzer mit seinen Stammdaten, seinem Team und weiteren Bereichen öffnet. Änderungen speicherst du nicht extra. Jedes Feld wird gespeichert, sobald du es änderst.

Kurz erklärt

Zu jedem Kunden gibt es zwei Ansichten. Die Kundenansicht zeigt die Spalte zum Kunden und Reiter wie Verträge oder Dokumente. Die Karteikarte rufst du dort mit Öffnen als Fenster über der Seite auf. In der Karteikarte änderst du Stammdaten, legst weitere Einträge wie eine zweite Adresse an und ordnest Teammitglieder zu. Auch Produktpartner und Benutzer öffnen sich in einer Karteikarte.

Typische Aufgaben:

Voraussetzungen

Die Rechte stehen in deiner Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Block Kundenverwaltung:

  • Welche Kunden du öffnen kannst, legt das Auswahlfeld Welche Kunden im Abschnitt Kundenverwaltung fest. Zur Wahl stehen Kunden von allen Benutzern, Eigene Kunden und vom Team oder Nur eigene Kunden.
  • Das Profil eines Kunden darfst du immer ansehen. Diese Sicht lässt sich nicht abschalten. Zum Ändern braucht deine Benutzerrolle den Schalter Mit Bearbeitung im Abschnitt Profil. Ohne ihn sind die Stammdaten, Tags, Unteraufgaben und Projekte gesperrt.
  • Den Bereich Team und den Verlauf siehst und bearbeitest du nur mit dem Schalter Neuigkeiten im Abschnitt Kundenverwaltung. Das ist nicht die Zeile Neuigkeiten des Blocks.
  • Für Produktpartner und Benutzer gelten die Detail-Rechte der Zeile Produktpartner oder Benutzer, dort mit den gleichnamigen Schaltern.

Die Kundenansicht und die Karteikarte öffnen

Die Kundenansicht zeigt am Rand eine Spalte zum Kunden:

  • Name und darunter Kontaktart und Nummer, zum Beispiel LEAD - 12343, daneben das Drei-Punkte-Menü (drei waagerechte Punkte)
  • Foto, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum
  • die Schaltfläche Öffnen
  • eine Reihe runder Symbole, mit denen du direkt eine Aktivität zum Kunden anlegst
  • die Reiter der Kundenansicht
  • ganz am Ende der Bereich Team
Die Spalte zum Kunden in der Kundenansicht: oben der Name mit „LEAD - 12343“ und dem Drei-Punkte-Menü, darunter Foto, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum, die Schaltfläche Öffnen und die runden Symbole für neue Aktivitäten wie Aufgabe erstellen oder Termin anlegen, dann die Reiter mit ihren Zahlen und ganz unten der Bereich Team. Ein Klick auf Öffnen zeigt die Karteikarte als Fenster über der Seite, mit der blauen Kopfleiste und den Gruppen Grunddaten, Kontaktdaten und Adressen. Das Fenster wird an der Titelzeile verschoben und mit Schließen wieder geschlossen.

So öffnest du die Karteikarte:

  1. Rufe die Kundenansicht des Kunden auf. Wie du Kunden in Listen findest, steht unter Listen.
  2. Klicke in der Spalte zum Kunden auf Öffnen.

Die Karteikarte öffnet sich als Fenster über der Seite. Du verschiebst sie, indem du sie an der Titelzeile ziehst. Schließen kannst du sie mit Schließen, mit der Escape-Taste oder mit einem Klick außerhalb des Fensters.

In der Spalte zum Kunden öffnet ein Klick auf die E-Mail-Adresse eine neue E-Mail-Aktivität. Ein Klick auf die Telefonnummer öffnet dort eine neue Aktivität zum Kunden. In den Stammdaten der Karteikarte startet ein Klick auf eine Telefonnummer dagegen einen Anruf. Ein Klick auf eine E-Mail-Adresse öffnet dort eine neue E-Mail-Aktivität, wenn das E-Mail-Modul verfügbar ist, sonst dein Mailprogramm.

Die Reiter der Kundenansicht nutzen

Die Reiter führen zu den Daten, die am Kunden hängen: Neuigkeiten, Aktivitäten, Wünsche & Ziele, Finanzdaten, Verträge, Schäden, Dokumente und Serviceportal. Die Zahl neben einem Reiter zeigt, wie viele Einträge es dort gibt, zum Beispiel Verträge 4. Der gewählte Reiter ist hervorgehoben.

Unter Neuigkeiten lassen sich die Einträge zusätzlich nach Alle, Profil, Aktivitäten, Wünsche & Ziele, Finanzdaten, Verträge, Schäden, Dokumente und Serviceportal filtern. Mehr dazu unter Neuigkeiten. Dokumente erklärt Dokumente und Ordner.

Wie Einträge aus diesen Reitern, zum Beispiel ein Vertrag und ein Brief, miteinander verknüpft werden und wo du diese Verknüpfungen siehst, erklärt Vorgänge und Verknüpfungen.

Die Symbole in der Kopfleiste der Karteikarte

Die Kopfleiste der Karteikarte enthält Symbole ohne Beschriftung. Den Namen zeigt der Tooltip, wenn du mit der Maus darauf zeigst.

SymbolAussehenWirkung
ZurückPfeil nach linksSpringt zur zuvor geöffneten Karteikarte. Nur sichtbar, wenn du vorher eine andere Karteikarte offen hattest.
AnpinnenReißzweckeMinimiert die Karteikarte, damit du sie später wieder aufrufen kannst.
Markierung setzenSternMarkiert den Datensatz für dich. Bei gesetzter Markierung heißt das Symbol Markierung entfernen.
Optionen...drei PunkteÖffnet das Menü mit Aktionen für den ganzen Datensatz, zum Beispiel Kopie erstellen oder Löschen. Aktivitäten legst du dagegen über Aktivität erstellen an.
SchließenXSchließt die Karteikarte.

In der Mitte steht als Titel der Datensatz-Typ oder der Name. Was im Menü Optionen... steht, erklärt Kopieren, Zusammenführen und Löschen.

Bei einem neuen Datensatz, der noch nicht angelegt ist, fehlen Zurück und Anpinnen. Dort steht stattdessen ein Häkchen zum Anlegen, siehe Datensatz anlegen.

Die Leiste unter der Kopfleiste

Unter der Kopfleiste liegt eine zweite Leiste mit weiteren Symbolen:

  • Schnittstellen (Stecker): zeigt die Schnittstellen, die es zu diesem Datensatz gibt. Das Symbol erscheint nur, wenn welche vorhanden sind.
  • Aktivität erstellen (Klemmbrett mit Haken): zeigt die Aktivitäten-Typen, damit du direkt am Datensatz eine Aktivität anlegst.
  • Erinnerung setzen! (Glocke): öffnet das Fenster für eine Erinnerung zu diesem Datensatz. Gibt es schon eine, klingelt die Glocke, und der Tooltip Die Erinnerung ist an! erscheint. Hast du die erste Erinnerung gerade erst gespeichert, zeigt die Glocke das erst, wenn du die Karteikarte neu öffnest.

Bei einem neuen Datensatz, der noch nicht angelegt ist, gibt es diese Symbole nicht.

Stammdaten ändern

Die Stammdaten sind in Gruppen geordnet, zum Beispiel für Adressen, Kontaktdaten oder Bankverbindungen. Welche Gruppen und Felder du siehst, hängt von der Formular-Einrichtung deiner Organisation ab.

  1. Klicke auf die Gruppe, die du ändern möchtest. Sie klappt auf und zeigt die Felder zum Bearbeiten.
  2. Ändere den Wert. Er wird sofort gespeichert, danach erscheint „Das Feld … wurde erfolgreich gespeichert!“ mit dem Namen des Felds. War ein Text- oder Suchfeld vorher leer oder leerst du ein Feld, erscheint keine Meldung. Gespeichert wird trotzdem.
  3. Klappe die Gruppe wieder zu. Das geht über Schließen (Pfeil nach oben) oder mit einem Klick auf den Titel der Gruppe.

Einen Speichern-Knopf gibt es bei bestehenden Datensätzen nicht.

Änderst du Anrede, Titel oder Namen, bildet i-Planner die Briefanrede neu, zum Beispiel „Sehr geehrter Herr …,“. Hast du die Briefanrede von Hand angepasst, bleibt sie, wie sie ist.

Weitere Bereiche wie Projekte, Tags, Unteraufgaben und den Verlauf blendest du mit Mehr Optionen (Pfeil nach unten) ein und mit Weniger Optionen (Pfeil nach oben) wieder aus. Projekte, Tags und Unteraufgaben mit Einträgen stehen immer da. Den Verlauf siehst du nur über Mehr Optionen.

Erscheint beim Klick auf eine Gruppe „Du hast nicht das erforderliche Recht den Vorgang zu bearbeiten!“, fehlt deiner Benutzerrolle das Bearbeitungsrecht.

Einträge anlegen, sortieren und löschen

Manche Gruppen können mehrere Einträge haben, etwa eine zweite Adresse oder eine weitere Bankverbindung.

Um einen Eintrag anzulegen, klicke im Kopf der Gruppe auf Hinzufügen (Plus mit gestricheltem Rand). Die neue Zeile erscheint, dazu eine Meldung wie „Die Adresse wurde erfolgreich hinzugefügt!“ Fülle anschließend die Felder aus.

Zum Sortieren klappst du eine Gruppe mit mehreren Einträgen auf und ziehst den Eintrag am Symbol Sortieren (drei Striche) an die gewünschte Stelle. Danach erscheint „Die neue Reihenfolge wurde erfolgreich gespeichert!“

So löschst du einen Eintrag:

  1. Klappe die Gruppe auf.
  2. Klicke neben dem Eintrag auf das Papierkorb-Symbol.
  3. Bestätige die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du diesen Datensatz löschen willst?“ mit Ja.

Danach erscheint eine Meldung wie „Die Adresse wurde erfolgreich gelöscht!“ Gelöscht wird nur dieser eine Eintrag, zum Beispiel die zweite Adresse, nicht der Kunde. Wie du den ganzen Datensatz löschst, steht unter Kopieren, Zusammenführen und Löschen.

Meldet i-Planner „Der Eintrag konnte nicht gespeichert werden — die Verbindung zum Server kam nicht zustande.“, öffne die Karteikarte neu. Prüfe, ob der Eintrag schon angelegt wurde, bevor du es noch einmal versuchst.

Teammitglieder zuordnen

Im Bereich Team stehen die Benutzer, die dem Datensatz folgen, als runde Profilbilder. Du findest ihn in der Karteikarte und am Ende der Spalte in der Kundenansicht.

So fügst du ein Teammitglied hinzu:

  1. Klicke im Bereich Team auf Hinzufügen (Plus mit gestricheltem Rand).
  2. Suche im Feld + Teammitglied hinzufügen... den Benutzer und wähle ihn aus.

Es erscheint „Das Teammitglied … wurde erfolgreich hinzugefügt!“ Wen du auswählen darfst, legt bei Kunden das Auswahlfeld Auswahl der Teammitglieder fest. Es steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Profil und bietet Alle Benutzer, Sich selbst und Team oder Nur sich selbst.

Um ein Teammitglied zu entfernen, lösche es an seinem Profilbild und bestätige die Rückfrage mit Ja.

Auch der Verantwortliche wirkt sich auf das Team aus:

  • Trägst du dich selbst als Verantwortlichen ein und bist schon Teammitglied, fragt i-Planner: „Willst Du aus den Teammitgliedern gelöscht werden, weil Du jetzt Verantwortlicher bist?“ Mit Ja wirst du als Teammitglied entfernt.
  • Trägst du jemand anderen als Verantwortlichen ein und bist noch kein Teammitglied, wirst du selbst als Teammitglied ergänzt.

Datensatz markieren oder anpinnen

Zum Markieren klickst du in der Kopfleiste der Karteikarte auf Markierung setzen (Stern). Es erscheint „Die Markierung wurde erfolgreich gesetzt!“ Die Markierung gilt nur für dich. Ein erneuter Klick auf Markierung entfernen hebt sie wieder auf.

Zum Anpinnen klickst du in der Kopfleiste auf Anpinnen (Reißzwecke). i-Planner minimiert die Karteikarte und schließt das Fenster, sodass du sie später wieder aufrufen kannst. Bei einem neuen Datensatz, der noch nicht angelegt ist, gibt es Anpinnen nicht.

Häufige Fragen

Es gibt keinen. Jede Änderung an einem bestehenden Datensatz wird gespeichert, sobald du ein Feld änderst. Die Meldung „Das Feld … wurde erfolgreich gespeichert!“ bestätigt das. Nur ein neuer Datensatz wird einmal über das Häkchen angelegt, siehe Datensatz anlegen.

Öffne die Karteikarte und klicke im Kopf der Gruppe, zum Beispiel für Adressen, auf Hinzufügen (Plus mit gestricheltem Rand). Die neue Zeile erscheint sofort, und du füllst die Felder aus. Die Reihenfolge änderst du mit dem Symbol Sortieren.

Änderst du Anrede, Titel oder Namen, bildet i-Planner die Briefanrede automatisch neu. Hast du sie vorher von Hand angepasst, bleibt deine Fassung erhalten.

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