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Provisionsaufträge

Wie du Provisionsaufträge zu Verträgen findest, öffnest, direkt bei einer Provisionsart aufrufst, Vertragsdaten pflegst, ihre Buchungen und Dokumente ansiehst und einen Auftrag löschst.

Ein Provisionsauftrag ist der Abrechnungsvorgang zu genau einem Vertrag. Darin legst du fest, welche Provisionen für den Vertrag anfallen und wer sie bekommt. Daraus erzeugst du die Buchungen für die Abrechnung.

Kurz erklärt

Ein Provisionsauftrag entsteht, wenn du den Vertrag aus seiner Karteikarte an die Abrechnung übergibst. Auch Anlegen im Datenimport legt einen an. Über die Karteikarte hat jeder Vertrag höchstens einen Auftrag, mit Anlegen kann ein weiterer dazukommen. Im Auftrag gibt es die Reiter Vertragsdaten, Provisionsvorgaben, Buchungen und Dokumente. In den Provisionsvorgaben legst du je Provisionsart fest, ob beim Speichern eine Buchung entsteht.

Typische Aufgaben unter Abrechnung › Provisionsaufträge:

Voraussetzungen

Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:

  • Für den Menüpunkt Provisionsaufträge braucht deine Rolle im Block Abrechnung die Schalter Abrechnung und Provisionsaufträge („Zugriff auf die Provisionsaufträge.“). Ohne den Schalter Abrechnung fehlt der ganze Menübereich Abrechnung. Ohne den Schalter Provisionsaufträge fehlt der Menüpunkt Abrechnung › Provisionsaufträge.
  • Der Schalter Provisionsaufträge gilt auch für den Export der Liste.
  • Für die Rolle Inhaber sind alle Schalter der Abrechnung fest eingeschaltet.

Die Sätze für die Provisionsvorgaben stellst du am Tarif des Vertrags ein, siehe Tarife. Dazu gehören je Provisionsart zum Beispiel Provisionseinheit, Provisionssatz und Stornoreserve.

Einen Provisionsauftrag anlegen lassen

Provisionsaufträge legst du nicht in der Liste an. Einen Plus-Button gibt es unter Abrechnung › Provisionsaufträge nicht.

Ein Provisionsauftrag entsteht, wenn du einen Vertrag aus seiner Karteikarte an die Abrechnung übergibst. Den Bereich dafür siehst du im Vertrag nur, wenn du Verträge bearbeiten darfst und dir mindestens eine Abrechnungsfirma zugeordnet ist. Verträge mit dem Status Angebot, Angebot abgelehnt, Antragsstorno oder Abgelaufen lassen sich nicht übergeben. Bei ihnen erscheint stattdessen ein Hinweis. Ist zum Vertrag schon ein Provisionsauftrag vorhanden, öffnet der Knopf im Vertrag diesen Auftrag, statt einen neuen anzulegen. Im Datenimport legt Anlegen dagegen auch zu einem Vertrag mit Auftrag einen weiteren an, siehe Einen fehlenden Provisionsauftrag aus der Vorschau anlegen. Wie die Übergabe abläuft und wo neue Aufträge zuerst erscheinen, steht auf der Seite Eingang.

Beim Übergeben leitet i-Planner das Feld Status im Auftrag aus dem Vertragsstatus ab. Aus einem Antrag wird Antrag, aus einem laufenden Vertrag Vertrag, aus einem stornierten Vertrag-Storno und aus einem beitragsfreien Beitragsfrei. Prüfe nach der Übergabe im Reiter Vertragsdaten vor allem die Felder Vermittler und Status.

Einen schon übergebenen Auftrag öffnest du aus dem Vertrag nur, wenn deine Rolle im Block Abrechnung den Schalter Abrechnung hat.

Einen Provisionsauftrag finden und öffnen

Unter Abrechnung › Provisionsaufträge stehen die Listen Provisionsaufträge und Zuletzt angesehen. Standardmäßig zeigt die Liste die Spalten Vermittler, Gesellschaft, Vertragsnummer, Status, Sparte, Mandant Vorname, Mandant Name, Hinweis und Tarif. Viele weitere Spalten aus Vertrag und Kunde kannst du einblenden. Ist die Liste leer, erscheint „Keine Provisionsaufträge vorhanden!“ In der Liste Zuletzt angesehen heißt die Meldung „Keine Provisionsbuchungen vorhanden!“

Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Fenster Provisionsauftrag mit den Reitern Vertragsdaten, Provisionsvorgaben, Buchungen und Dokumente. Unten stehen Speichern und Abbrechen. Deine Änderungen sicherst du mit Speichern.

Ein neu übergebener Auftrag gilt nach dem ersten Öffnen als gesehen. Er verliert dann seine Kennzeichnung als neu im Eingang.

Einen Provisionsauftrag direkt bei einer Provisionsart öffnen

Das Drei-Punkte-Menü Optionen einer Zeile in der Liste Provisionsaufträge enthält diese Einträge:

In der Liste Provisionsaufträge wird das Drei-Punkte-Menü einer Zeile geöffnet, der Tooltip „Optionen“ bleibt dabei stehen. Das Menü zeigt „AP-Struktur öffnen“, „APR-Struktur öffnen“, „BP-Struktur öffnen“, „DP-Struktur öffnen“ und „NAV-Struktur öffnen“. Beim Auftrag im Status Antrag, der noch keine Buchung hat, steht darunter zusätzlich „Löschen“.
EintragWas passiert
AP-Struktur öffnenÖffnet den Auftrag im Reiter Provisionsvorgaben für die Abschlussprovision.
APR-Struktur öffnenDasselbe für die Abschlussprovision (ratierlich).
BP-Struktur öffnenDasselbe für die Bestandsprovision.
DP-Struktur öffnenDasselbe für die Dynamikprovision.
NAV-Struktur öffnenDasselbe für die Vertragswertprovision.
LöschenLöscht den Auftrag. Erscheint nur, solange der Auftrag noch keine Buchung hat. Siehe Einen Provisionsauftrag löschen.

Ist der Bereich der Provisionsart zugeklappt, klicke auf seine Leiste. Wie du die Vorgaben dort einträgst, steht auf der Seite Provisionsvorgaben.

Vertragsdaten eines Auftrags pflegen

Im Reiter Vertragsdaten stehen die Stammangaben des Auftrags.

Das Fenster Provisionsauftrag zeigt im Reiter Vertragsdaten unter anderem Produktpartner, Tarif, Firma, Vermittler, Kunde, Status und Hinweis. Der Status wird von Antrag auf Vertrag gestellt, statt Antragsvermerk und Antragsdatum stehen danach Vertragsnummer und Policiert am im Formular. Anschließend wird der Hinweis von Unvollständig auf OK gesetzt und mit „Speichern“ gesichert.
  • Produktpartner, Tarif, Firma, Vermittler, Kunde, Versicherte Person: wem der Auftrag zugeordnet ist. Firma ist die Abrechnungsfirma.
  • Vertragsnummer, Interne Vertragsnummer / GDV, ISIN: Nummern zum Vertrag. Die Reiter Direkt und Direkt (Neu) im Datenimport finden den Auftrag über die Vertragsnummer, bei einzelnen Organisationen über Interne Vertragsnummer / GDV, siehe Den Provisionsauftrag über seine Nummer finden lassen.
  • Status: Antrag, Antrag abgelehnt, Vertrag, Vertrag-Storno oder Beitragsfrei.
  • Hinweis: OK, Unvollständig, Arztanfrage, Beitragsrückstand, Kündigung, Sonstiges, Widerrufen, Abgelehnt oder Nicht-Zahlung Erstbeitrag.
  • Bestandsart: Eigengeschäft oder Bestandsübertragung.
  • Übertragungsstatus: Übertragung durchgeführt, Übertragung abgelehnt oder Korrespondenzmakler.
  • Datumsfelder wie Eingangsdatum, Antragsdatum, Ausgangsdatum, Policiert am und Storniert am:, dazu Stornogrund. Datumsangaben schreibst du als TT.MM.JJJJ.
  • Bemerkung: freier Text zum Auftrag. Hat der Vermittler bei der Übergabe eine Nachricht geschrieben, steht sie unter Nachricht vom Vermittler.

Im Status Antrag steht an der Stelle von Vertragsnummer das Feld Antragsvermerk mit dem Zusatz „Interner Vermerk“. Beides ist dasselbe Feld. Was du unter Antragsvermerk einträgst, ist die Vertragsnummer des Auftrags. Nach dem Wechsel auf Vertrag steht der Wert unter Vertragsnummer. Beim Speichern übernimmt i-Planner ihn außerdem als Vertragsnummer in den Vertrag. Trage unter Antragsvermerk deshalb nur die Nummer ein und schreib Notizen unter Bemerkung.

Provisionsvorgaben einstellen und Buchungen erzeugen

Im Reiter Provisionsvorgaben gibt es je Provisionsart einen aufklappbaren Bereich: Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision, Bestandsprovision und Vertragswertprovision. Darin trägst du die Vertragswerte ein, prüfst die Agenturprovision und verteilst sie mit der Vermittlermatrix auf die Vermittler.

In der Leiste Buchung jedes Bereichs wählst du Nicht buchen, Buchung erfassen oder Buchung freigeben. Beim Speichern entsteht daraus eine Buchung im Status Erfasst oder Freigegeben. Buchung erfassen und Buchung freigeben erscheinen nur, wenn die gespeicherte Matrix die Agenturprovision vollständig verteilt und der Auftrag nicht im Status Antrag steht. Nach einer Änderung an der Matrix erscheinen sie also erst nach dem Speichern. Gespeichert werden nur aufgeklappte Bereiche.

Die Seite Provisionsvorgaben erklärt alle Felder, den Rechenweg der Matrix, die Buchungsleiste und die Meldungen.

Die Buchungen eines Auftrags ansehen

Der Reiter Buchungen zeigt alle Buchungen, die aus dem Auftrag entstanden sind.

Im Fenster Provisionsauftrag wird der Reiter Buchungen geöffnet. Die Tabelle zeigt je Buchung Datum, Provisionsart, Agenturprovision, Vermittlerprovision und Status, eine negative Abschlussprovision steht in Rot. Ein Klick auf „Optionen“ einer freigegebenen Buchung öffnet „Details ansehen“, „Stornoreserve auszahlen“, „Buchung stornieren“ und „Buchung löschen“.
  • Datum und Provisionsart: Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision, Bestandsprovision oder Vertragswertprovision.
  • Agenturprovision: der Anteil der Agentur, mit Mehrwertsteuer, wenn sie gebucht wurde.
  • Vermittlerprovision: Provision und Mehrwertsteuer aller Vermittler der Buchung.
  • Status: Erfasst, Freigegeben oder Abgerechnet.

Negative Beträge, zum Beispiel aus einem Storno, stehen in Rot. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details der Buchung.

Über den Knopf Optionen einer Zeile wählst du Details ansehen, Stornoreserve auszahlen, Buchung stornieren oder Buchung löschen. Was jede Option bewirkt und welches Recht sie braucht, steht auf der Seite Provisionsbuchungen unter Die Optionen einer Buchung.

Die Spalte Beginn, der Status Gesperrt und die Option Trotzdem auszahlen gibt es nur bei einzelnen Organisationen. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.

Gibt es noch keine Buchungen, erscheint „Es sind keine Buchungen vorhanden!“ mit dem Hinweis „Erstelle Buchungen über die Provisionsvorgaben.“

Die Dokumente eines Auftrags ansehen

Im Reiter Dokumente stehen die Dokumente zum Auftrag. Neue Dokumente legst du im Vertrag ab, nicht im Auftrag. Ist der Reiter leer, erscheint „Keine Dokumente vorhanden!“ mit dem Hinweis „Speichere Dokumente über das Vertragsfenster ab.“

Einen Provisionsauftrag löschen

Zum Löschen brauchst du den Schalter Provisionsaufträge.

  • Einen einzelnen Auftrag löschst du im Drei-Punkte-Menü Optionen der Zeile mit Löschen. Der Eintrag erscheint nur, solange der Auftrag noch keine Buchung hat.
  • Mehrere Aufträge markierst du mit dem Häkchen und wählst dann die Sammelaktion Löschen. Sie ist die einzige Sammelaktion dieser Liste. Aufträge mit Buchungen haben kein Häkchenfeld. Wie Markieren und Sammelaktionen funktionieren, steht unter Sammelaktionen.

Einen Auftrag mit Buchungen löschst du in der Liste also nicht. Nicht abgerechnete Buchungen löschst du im Reiter Buchungen. Abgerechnete nimmst du mit Buchung stornieren zurück, siehe Provisionsbuchungen.

Häufige Fragen

Nein. Der Reiter zeigt unabhängig vom Tarif immer die fünf Bereiche Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision, Bestandsprovision und Vertragswertprovision. Beim Öffnen sind die Bereiche zugeklappt. Ein Klick auf ihre Leiste klappt sie auf. Am Tarif stellst du die Sätze ein, die ein Bereich vorgibt. Siehe Provisionsvorgaben.

Über den Vertrag nicht. Der Knopf im Vertrag öffnet den vorhandenen Auftrag. Im Datenimport legt Anlegen dagegen immer einen neuen Auftrag an, auch zu einem Vertrag, der schon einen hat. Prüfe deshalb vorher, ob es den Auftrag unter einer anderen Nummer schon gibt, siehe Einen fehlenden Provisionsauftrag aus der Vorschau anlegen.

Nein. Die Felder im Fenster Provisionsauftrag sind fest. Einen Menüpunkt Felder bearbeiten gibt es dort nicht. Anpassen kannst du dagegen die Provisionsfelder im Formular des Tarifs, siehe Tarife und Felder.

Weitere Themen

  • Provisionsvorgaben: Vertragswerte, Vermittlermatrix und Buchungen je Provisionsart.
  • Eingang: wie ein Provisionsauftrag aus dem Vertrag gesendet wird.
  • Provisionsbuchungen: Buchungen ansehen, stornieren oder löschen.
  • Fehlerbehebung: wenn der Auftrag nicht gespeichert wird, keine Buchungen entstehen oder „Löschen“ fehlt.
  • Tarife: die Sätze für die Provisionsvorgaben einstellen.
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