Abrechnung starten

Wie du die Vermittler mit offenen, freigegebenen Buchungen über die Sammelaktion oder einzeln über das Drei-Punkte-Menü abrechnest, die PDF-Vorschau prüfst und was beim Abrechnen entsteht.

Unter Abrechnung › Abrechnung starten stehen alle Vermittler, für die offene, freigegebene Buchungen oder Kontostände bestehen. Du markierst die Vermittler und rechnest sie in einem Schritt ab. Für jeden entsteht eine Provisionsabrechnung als PDF, und seine Buchungen gelten danach als bezahlt.

Kurz erklärt

Für jede abrechnende Firma gibt es eine eigene Liste mit den Vermittlern, bei denen etwas abzurechnen ist. Abgerechnet werden immer alle offenen, freigegebenen Buchungen eines Vermittlers bei dieser Firma. Einen Zeitraum wählst du nicht. Die Vorschau bucht nichts. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich dagegen nicht zurücknehmen oder neu erstellen.

Typische Aufgaben unter Abrechnung › Abrechnung starten:

Du willst sehen, wer abgerechnet wird: Sehen, welche Vermittler zur Abrechnung anstehen.
Du willst eine Abrechnung ansehen, ohne abzurechnen: Die Abrechnung vorher prüfen.
Mehrere Vermittler sollen abgerechnet werden: Vermittler auswählen und abrechnen.
Nur ein Vermittler soll abgerechnet werden: Einen einzelnen Vermittler über das Drei-Punkte-Menü abrechnen.

Voraussetzungen

Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:

Für den Menüpunkt Abrechnung starten braucht deine Rolle im Block Abrechnung die Schalter Abrechnung und Abrechnung starten („Die Abrechnung starten.“). Ohne den Schalter Abrechnung fehlt der ganze Menübereich Abrechnung. Der Schalter Abrechnung starten erlaubt auch den Export der Liste.
Für die Rolle Inhaber sind alle Schalter der Abrechnung fest eingeschaltet.

Abgerechnet werden nur freigegebene Buchungen. Buchungen gibst du unter Buchungen freigeben frei. Der Vermittler muss ein Benutzer sein, der weder gelöscht noch ein Entwurf ist.

Sehen, welche Vermittler zur Abrechnung anstehen

Öffne Abrechnung › Abrechnung starten. Für jede abrechnende Firma gibt es eine eigene Liste, die wie die Firma heißt. In der Standardvorlage ist das die Liste Muster GmbH. In deiner Organisation kann sie anders heißen, zum Beispiel i-Planner GmbH.

Ein Vermittler steht in der Liste, wenn er offene, freigegebene Buchungen hat. Er steht auch darin, wenn er bei Überhang, Provision, MwSt., Stornoreserve, Provisionskonto oder Stornoreservekonto einen Wert ungleich 0 hat. Die Liste zeigt je Vermittler:

Vermittler: Name des Vermittlers.
Überhang: Vortrag aus seinem Provisionskonto, also der Stand aus der letzten Abrechnung.
Provision: Summe der offenen, freigegebenen Provisionsbuchungen.
MwSt.: Mehrwertsteuer auf die offenen Buchungen.
Stornoreserve: einbehaltene Stornoreserve der offenen Buchungen.
Provisionskonto: Provision und Mehrwertsteuer aus Sonderbuchungen, also Buchungen ohne Provisionsauftrag.
Stornoreservekonto: Stornoreserve aus Sonderbuchungen.
Auszahlung: voraussichtlicher Auszahlungsbetrag, berechnet als Provision minus Stornoreserve plus MwSt., Provisionskonto und Überhang. Bei einem Vorschuss aus Sonderbuchungen steht hier dessen Auszahlungsbetrag.

Einen Zeitraum wählst du nicht. Abgerechnet werden alle offenen, freigegebenen Buchungen des Vermittlers bei dieser Firma, unabhängig vom Buchungsdatum.

Zusätzlich einblenden kannst du die Spalten Vermittlernummer, Vorname, Name und Titel.

Ist in den Abrechnungs-Einstellungen eines Vermittlers Provisionsauszahlung nicht zulassen eingeschaltet, steht er zwar in der Liste. Er hat aber keine Checkbox und im Drei-Punkte-Menü keinen Eintrag Abrechnung erstellen. Solange der Schalter an ist, lässt er sich nicht abrechnen.

Hat kein Vermittler etwas abzurechnen, erscheint „Keine abzurechnenden Vermittler vorhanden!“ Suche, Filter, Spalten und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen und Mehrfachauswahl und Export.

Die Abrechnung vorher prüfen

Bevor du abrechnest, lohnt sich ein Blick auf diese Punkte:

Sind alle Buchungen freigegeben, die in diese Abrechnung sollen? Nicht freigegebene Buchungen bleiben offen und kommen erst in eine spätere Abrechnung. Siehe Buchungen freigeben.
Stimmen die Abrechnungs-Einstellungen des Vermittlers? Vermittlernummer, Bankverbindung, Steuernummer, Kopfzeile und die Optionen für den Ausdruck fließen in das PDF ein. Du pflegst sie beim Vermittler unter Benutzer.
Klicke auf die Zeile eines Vermittlers oder wähle in seinem Drei-Punkte-Menü (Symbol mit drei Punkten in der Zeile) Vorschau erstellen. i-Planner öffnet eine Vorschau seiner Abrechnung als PDF (Provisionsabrechnung_Vorschau.pdf). Die Vorschau bucht nichts, und du kannst sie beliebig oft öffnen. Wähle dabei nicht Abrechnung erstellen. Dieser Eintrag rechnet ohne Rückfrage sofort ab.

Diese Abrechnungs-Einstellungen des Vermittlers wirken sich auf das PDF aus:

Individuelle Kopfzeile in der Abrechnung mit Kopfzeile und Adresse: ersetzt die Standard-Kopfzeile Provisionsabrechnung und die Firmenanschrift.
Einheiten im Ausdruck anzeigen und Zeilen mit 0,00 € Werten ausblenden: steuern die Darstellung.
Provisionsauszahlung nicht zulassen: Ist der Schalter an, steht der Vermittler zwar in der Liste, lässt sich aber nicht abrechnen. Er hat dann keine Checkbox und keinen Eintrag Abrechnung erstellen.

Vermittler auswählen und abrechnen

Markiere die gewünschten Vermittler über ihre Checkboxen. Wie die Mehrfachauswahl funktioniert, steht unter Mehrfachauswahl und Export.
Klicke in der Aktionsleiste über der Tabelle auf Abrechnung starten. Es ist die einzige Sammelaktion dieser Liste. Ein eigenes Fenster dafür gibt es nicht. Sofort erscheint die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du die ausgewählten Vermittler abrechnen willst?“
Bestätige mit Ja. Es erscheint „Die Vermittler wurden erfolgreich abgerechnet!“, und die abgerechneten Vermittler verschwinden aus der Liste.

Das Ergebnis siehst du anschließend im Abrechnungsarchiv.

Einen einzelnen Vermittler über das Drei-Punkte-Menü abrechnen

Jede Vermittlerzeile hat ein Drei-Punkte-Menü (Symbol mit drei Punkten) mit zwei Einträgen:

Vorschau erstellen: öffnet die PDF-Vorschau (Provisionsabrechnung_Vorschau.pdf) wie ein Klick auf die Zeile. Es wird nichts gebucht.
Abrechnung erstellen: rechnet genau diesen Vermittler sofort ab.

Öffne Abrechnung › Abrechnung starten und die Liste der Firma.
Öffne in der Zeile des Vermittlers das Drei-Punkte-Menü.
Wähle Abrechnung erstellen. Es erscheint „Die Abrechnung wurde erfolgreich erstellt!“, und der Vermittler verschwindet aus der Liste.

Fehlt Abrechnung erstellen im Menü, ist beim Vermittler Provisionsauszahlung nicht zulassen eingeschaltet. Beim Abrechnen über das Menü entsteht dasselbe wie bei der Sammelaktion, siehe Was beim Abrechnen entsteht.

Was beim Abrechnen entsteht

Für jeden abgerechneten Vermittler passiert Folgendes:

i-Planner erzeugt die Provisionsabrechnung als PDF und legt sie als Dokument beim Vermittler ab. Der Name lautet Provisionsabrechnung mit Vermittlernummer, Jahr und laufender Nummer.
Die Abrechnungsnummer setzt sich aus Vermittlernummer, Jahr und laufender Nummer zusammen, getrennt durch Schrägstriche. Die laufende Nummer zählt je Vermittler, Jahr und Firma hoch. Eine Abrechnung vom 1. Januar zählt dabei nicht mit. Die nächste Abrechnung desselben Jahres bekommt dann dieselbe laufende Nummer.
Die abgerechneten Buchungen gelten als bezahlt und tragen die Abrechnungsnummer. In späteren Abrechnungen tauchen sie nicht mehr auf.
Das Provisionskonto wird fortgeschrieben. Ein positiver Saldo wird auf 0 gesetzt, ein negativer Saldo wird als Überhang in die nächste Abrechnung vorgetragen. Die Stornoreserve wird auf dem Stornoreservekonto aufaddiert.
Der Lauf erscheint im Abrechnungsarchiv. Dort kannst du die PDFs ansehen und per E-Mail an die Vermittler schicken.

Aufbau und Name des PDFs können in einzelnen Organisationen vom hier beschriebenen Standard abweichen.

Ihre eigenen Abrechnungen sehen Vermittler unter Konto › Abrechnung.

Häufige Fragen

Nein. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich nicht zurücknehmen oder neu erstellen. Die Buchungen gelten als bezahlt, und die Konten des Vermittlers sind fortgeschrieben. Das gilt auch, wenn im Drei-Punkte-Menü versehentlich Abrechnung erstellen gewählt wurde. Dieser Eintrag rechnet ohne Rückfrage sofort ab.

Nein. Abgerechnet werden immer alle offenen, freigegebenen Buchungen des Vermittlers bei dieser Firma. Soll eine Buchung noch nicht in die Abrechnung, gib sie vorher nicht frei.

Weitere Themen

Buchungen freigeben: die Buchungen freigeben, die in die Abrechnung sollen.
Abrechnungsarchiv: die fertigen Abrechnungen ansehen und per E-Mail an die Vermittler schicken.
Abrechnung eines Benutzers: Vermittlernummer, Bankverbindung, Kopfzeile und Provisionsauszahlung nicht zulassen beim Vermittler pflegen.
Fehlerbehebung: wenn ein Vermittler in der Liste fehlt oder sich nicht abrechnen lässt.