Abrechnung starten

Wie du die Vermittler mit offenen, freigegebenen Buchungen über die Sammelaktion oder einzeln über das Drei-Punkte-Menü abrechnest, die PDF-Vorschau prüfst und was beim Abrechnen entsteht.

Unter Abrechnung › Abrechnung starten stehen alle Vermittler, für die offene, freigegebene Buchungen oder Kontostände bestehen. Du markierst die Vermittler und rechnest sie in einem Schritt ab: Für jeden entsteht eine Provisionsabrechnung als PDF, und seine Buchungen gelten danach als bezahlt.

Voraussetzungen

Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:

Menüpunkt Abrechnung starten: Block Kundenverwaltung, Zeile Abrechnung und dahinter das Recht Abrechnung starten. Ohne die Zeile Abrechnung fehlt der ganze Menübereich Abrechnung. Dasselbe Recht erlaubt auch den Export der Liste.
Für die Rolle Inhaber sind alle Rechte für die Abrechnung fest eingeschaltet.

Abgerechnet werden nur freigegebene Buchungen. Buchungen gibst du unter Buchungen freigeben frei. Der Vermittler muss ein Benutzer sein, der weder gelöscht noch ein Entwurf ist.

Sehen, welche Vermittler zur Abrechnung anstehen

Öffne Abrechnung › Abrechnung starten. Für jede abrechnende Firma gibt es eine eigene Liste, die wie die Firma heißt. In der Standardvorlage ist das die Liste Muster GmbH; in deiner Organisation kann sie anders heißen, zum Beispiel i-Planner GmbH.

Ein Vermittler steht in der Liste, wenn er offene, freigegebene Buchungen hat oder bei Überhang, Provision, MwSt., Stornoreserve, Provisionskonto oder Stornoreservekonto einen Wert ungleich 0 hat. Die Liste zeigt je Vermittler:

Vermittler: Name des Vermittlers.
Überhang: Vortrag aus seinem Provisionskonto, also der Stand aus der letzten Abrechnung.
Provision: Summe der offenen, freigegebenen Provisionsbuchungen.
MwSt.: Mehrwertsteuer auf die offenen Buchungen.
Stornoreserve: einbehaltene Stornoreserve der offenen Buchungen.
Provisionskonto: Provision und Mehrwertsteuer aus Sonderbuchungen, also Buchungen ohne Provisionsauftrag.
Stornoreservekonto: Stornoreserve aus Sonderbuchungen.
Auszahlung: voraussichtlicher Auszahlungsbetrag, berechnet als Provision minus Stornoreserve plus MwSt., Provisionskonto und Überhang. Bei einem Vorschuss aus Sonderbuchungen steht hier dessen Auszahlungsbetrag.

Einen Zeitraum wählst du nicht: Abgerechnet werden alle offenen, freigegebenen Buchungen des Vermittlers bei dieser Firma, unabhängig vom Buchungsdatum.

Zusätzlich einblenden kannst du die Spalten Vermittlernummer, Vorname, Name und Titel.

Ein Vermittler, bei dem in den Abrechnungs-Einstellungen Provisionsauszahlung nicht zulassen eingeschaltet ist, steht in der Liste, hat aber keine Checkbox und im Drei-Punkte-Menü keinen Eintrag Abrechnung erstellen. Er lässt sich nicht abrechnen, solange der Schalter an ist.

Hat kein Vermittler etwas abzurechnen, erscheint Keine abzurechnenden Vermittler vorhanden!. Suche, Filter, Spalten und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen und Mehrfachauswahl und Export.

Die Abrechnung vorher prüfen

Bevor du abrechnest, lohnt sich ein Blick auf diese Punkte:

Sind alle Buchungen freigegeben, die in diese Abrechnung sollen? Nicht freigegebene Buchungen bleiben offen und kommen erst in eine spätere Abrechnung. Siehe Buchungen freigeben.
Stimmen die Abrechnungs-Einstellungen des Vermittlers? Vermittlernummer, Bankverbindung, Steuernummer, Kopfzeile und die Optionen für den Ausdruck fließen in das PDF ein. Du pflegst sie beim Vermittler unter Benutzer.
Klicke auf die Zeile eines Vermittlers oder wähle in seinem Drei-Punkte-Menü (Symbol mit drei Punkten in der Zeile) Vorschau erstellen. i-Planner öffnet eine Vorschau seiner Abrechnung als PDF (Provisionsabrechnung_Vorschau.pdf). Die Vorschau bucht nichts, du kannst sie beliebig oft öffnen.

In den Abrechnungs-Einstellungen des Vermittlers wirken sich auf das PDF aus:

Individuelle Kopfzeile in der Abrechnung mit Kopfzeile und Adresse: ersetzt die Standard-Kopfzeile Provisionsabrechnung und die Firmenanschrift.
Einheiten im Ausdruck anzeigen und Zeilen mit 0,00 € Werten ausblenden: steuern die Darstellung.
Provisionsauszahlung nicht zulassen: Ist der Schalter an, steht der Vermittler zwar in der Liste, hat aber keine Checkbox und keinen Eintrag Abrechnung erstellen und lässt sich nicht abrechnen.

Vermittler auswählen und abrechnen

Markiere die gewünschten Vermittler über ihre Checkboxen. Wie die Mehrfachauswahl funktioniert, steht unter Mehrfachauswahl und Export.
Wähle im Aktionsmenü die Sammelaktion Abrechnung starten. Es ist die einzige Sammelaktion dieser Liste. Es öffnet sich der Dialog Vermittler abrechnen.
Klicke im Dialog auf den Knopf Vermittler abrechnen.
Bestätige die Sicherheitsabfrage Bist Du sicher, dass Du die ausgewählten Vermittler abrechnen willst?.
Es erscheint Die Vermittler wurden erfolgreich abgerechnet!. Die abgerechneten Vermittler verschwinden aus der Liste.

Das Ergebnis siehst du anschließend im Abrechnungsarchiv.

Einen einzelnen Vermittler über das Drei-Punkte-Menü abrechnen

Jede Vermittlerzeile hat ein Drei-Punkte-Menü (Symbol mit drei Punkten) mit zwei Einträgen:

Vorschau erstellen: öffnet die PDF-Vorschau (Provisionsabrechnung_Vorschau.pdf) wie ein Klick auf die Zeile. Es wird nichts gebucht.
Abrechnung erstellen: rechnet genau diesen Vermittler sofort ab.

Öffne Abrechnung › Abrechnung starten und die Liste der Firma.
Öffne in der Zeile des Vermittlers das Drei-Punkte-Menü.
Wähle Abrechnung erstellen. Es erscheint Die Abrechnung wurde erfolgreich erstellt!, und der Vermittler verschwindet aus der Liste.

Fehlt Abrechnung erstellen im Menü, ist beim Vermittler Provisionsauszahlung nicht zulassen eingeschaltet. Es entsteht dasselbe wie bei der Sammelaktion, siehe Abschnitt Was beim Abrechnen entsteht.

Was beim Abrechnen entsteht

Für jeden abgerechneten Vermittler passiert Folgendes:

PDF: i-Planner erzeugt die Provisionsabrechnung als PDF und legt sie als Dokument beim Vermittler ab. Der Name lautet Provisionsabrechnung mit Vermittlernummer, Jahr und laufender Nummer.
Abrechnungsnummer: Sie setzt sich aus Vermittlernummer, Jahr und laufender Nummer zusammen, getrennt durch Schrägstriche. Die laufende Nummer zählt je Vermittler, Jahr und Firma hoch.
Buchungen: Die abgerechneten Buchungen gelten als bezahlt und tragen die Abrechnungsnummer. In späteren Abrechnungen tauchen sie nicht mehr auf.
Konten: Das Provisionskonto wird fortgeschrieben. Ein positiver Saldo wird auf 0 gesetzt, ein negativer Saldo wird als Überhang in die nächste Abrechnung vorgetragen. Die Stornoreserve wird auf dem Stornoreservekonto aufaddiert.
Archiv: Der Lauf erscheint im Abrechnungsarchiv. Dort kannst du die PDFs ansehen und per E-Mail an die Vermittler schicken.

Aufbau und Name des PDFs können in einzelnen Organisationen vom hier beschriebenen Standard abweichen.

Ihre eigenen Abrechnungen sehen Vermittler unter Konto › Abrechnung.

Häufige Fragen

Warum steht ein Vermittler nicht in der Liste Abrechnung starten?

Ein Vermittler erscheint nur, wenn er offene, freigegebene Buchungen oder einen Betrag ungleich 0 bei Überhang, Provision, MwSt., Stornoreserve oder den Konten hat. Prüfe unter Buchungen freigeben, ob seine Buchungen freigegeben sind. Gelöschte Benutzer und Entwürfe erscheinen nicht.

Warum kann ich einen Vermittler nicht anhaken?

In seinen Abrechnungs-Einstellungen ist Provisionsauszahlung nicht zulassen eingeschaltet. Solange der Schalter an ist, hat der Vermittler keine Checkbox und lässt sich nicht abrechnen.

Wie schaue ich mir die Abrechnung an, ohne abzurechnen?

Klicke unter Abrechnung › Abrechnung starten auf die Zeile des Vermittlers oder wähle in seinem Drei-Punkte-Menü Vorschau erstellen. Es öffnet sich eine PDF-Vorschau. Die Vorschau bucht nichts. Wähle dabei nicht Abrechnung erstellen: Das rechnet ohne Rückfrage sofort ab.

Kann ich eine Abrechnung rückgängig machen?

Nein. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich nicht zurücknehmen oder neu erstellen. Die Buchungen gelten als bezahlt, und die Konten des Vermittlers sind fortgeschrieben. Das gilt auch, wenn im Drei-Punkte-Menü versehentlich Abrechnung erstellen gewählt wurde; dieser Eintrag rechnet ohne Rückfrage sofort ab.

Warum fehlt im Drei-Punkte-Menü eines Vermittlers Abrechnung erstellen?

Beim Vermittler ist in den Abrechnungs-Einstellungen Provisionsauszahlung nicht zulassen eingeschaltet. Dann fehlen Abrechnung erstellen und die Checkbox. Vorschau erstellen bleibt verfügbar.

Kann ich nur einen bestimmten Zeitraum abrechnen?

Nein. Abgerechnet werden immer alle offenen, freigegebenen Buchungen des Vermittlers bei dieser Firma. Soll eine Buchung noch nicht in die Abrechnung, gib sie vorher nicht frei.

Warum sehe ich den Menüpunkt Abrechnung starten nicht?

Dir fehlt das Recht Abrechnung starten in der Zeile Abrechnung deiner Rolle. Wer Rollen bearbeiten darf, schaltet es in den Benutzerrollen ein.