Gesellschaften
Wie du Produktpartner unter Gesellschaften findest, neu anlegst, ihre Stammdaten wie Grunddaten und Anbindung pflegst, ihre Felder anpasst und sie wieder löschst.
Unter Produktpartner › Gesellschaften stehen alle Produktpartner deiner Organisation, zum Beispiel Versicherer, Banken und Pools. Hier legst du neue Gesellschaften an und pflegst ihre Stammdaten auf der Karteikarte.
Kurz erklärt
Jede Gesellschaft hat eine Karteikarte mit dem Name im Kopf und den Reitern Neuigkeiten, Aktivitäten, Ansprechpartner, Portale, Tarife und Dokumente. Ihre Stammdaten öffnest du dort mit Öffnen. Sie sind in Gruppen wie Grunddaten, Anbindung, Adressen, Kontaktdaten, Banken und Nummern geordnet. Änderst du den Name, ändert i-Planner ihn auch auf allen Verträgen, denen die Gesellschaft zugeordnet ist.
Typische Aufgaben unter Produktpartner › Gesellschaften:
- Du suchst eine Gesellschaft: Eine Gesellschaft in der Liste finden.
- Eine neue Gesellschaft kommt dazu: Einen neuen Produktpartner anlegen.
- Du bist über einen Pool angebunden oder die Anbindung ist gekündigt: Grunddaten und Anbindung einer Gesellschaft ausfüllen.
- Anschrift, Telefonnummer oder Bankverbindung einer Gesellschaft ändern sich: Adressen, Kontaktdaten, Banken und Nummern pflegen.
- Eine Gesellschaft wird umbenannt oder nicht mehr gebraucht: Eine Gesellschaft ändern oder löschen.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein, in der Zeile Produktpartner im Block Kundenverwaltung:
- Gesellschaften siehst du mit der Zeile Produktpartner selbst. Mit ihr sind auch die Stammdaten sichtbar.
- Zum Anlegen und Ändern brauchst du im Abschnitt Profil das Recht Mit Bearbeitung.
- Zum Exportieren brauchst du im Abschnitt Produktpartner das Recht Export.
- Zum Löschen brauchst du im Abschnitt Löschen das Recht Löschen, für das unwiderrufliche Entfernen zusätzlich Endgültig löschen.
- Welche Rechte die Sammelaktionen brauchen, hängt von der Aktion ab, siehe Listenaktionen.
Für die Rolle Inhaber sind alle Rechte für Produktpartner fest eingeschaltet. Einen Überblick über alle Rechte gibt Produktpartner › Übersicht.
Eine Gesellschaft in der Liste finden
Unter Produktpartner › Gesellschaften stehen links unter der Überschrift Listen diese Listen:
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet
- Neu hinzugekommen
- Noch zu erledigen
- Markiert
- Entwürfe
- Gelöscht
Neu hinzugekommen, Noch zu erledigen, Markiert und Entwürfe erscheinen nur, solange sie Einträge haben. Eigene Listen stehen darunter unter Meine Listen.
Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen und Mehrfachauswahl und Export. Wie die Suche funktioniert, steht unter Suchen.
Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile und die Sammelaktionen für markierte Gesellschaften erklärt Listenaktionen. Dort steht auch, wie du Einträge aus Neu hinzugekommen als gelesen markierst und Unteraufgaben in Noch zu erledigen erledigst.
Außerdem gibt es unter Produktpartner › Gesellschaften die Menüpunkte Adressen, Kontaktdaten, Banken und Nummern. Sie zeigen diese Einträge aller Gesellschaften als eine Liste, siehe Listenaktionen.
Was die Meldungen bei leeren Listen bedeuten, etwa „Keine Produktpartner vorhanden!“, steht unter Bei den Gesellschaften erscheint eine Meldung.
Einen neuen Produktpartner anlegen
- Öffne Produktpartner › Gesellschaften, fahre mit der Maus auf den runden Plus-Button unten rechts und klicke auf Gesellschaft hinzufügen.
- Es öffnet sich eine neue Karteikarte mit dem Titel Neuer …. Fülle die Stammdaten aus, vor allem den Name der Gesellschaft. Welche Felder es gibt, steht unter Grunddaten und Anbindung einer Gesellschaft ausfüllen.
- Klicke auf Anlegen.
Beim Anlegen prüft i-Planner, ob es schon einen Produktpartner mit genau diesem Name gibt. Ist Vorname ausgefüllt, muss auch der Vorname passen. Gibt es Treffer, erscheint Dublettenprüfung mit dem Hinweis „Es wurden folgende Datensätze mit hoher Übereinstimmung gefunden.“ Du öffnest dann die vorhandene Gesellschaft oder klickst auf Trotzdem anlegen. Gelöschte Produktpartner und Entwürfe zählen bei der Prüfung nicht mit. Ist Name leer, gibt es keine Prüfung.
Schließt du die neue Karteikarte, ohne sie anzulegen, erscheint der Hinweis „Dieser Produktpartner wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst ihn als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.“ Gespeicherte Entwürfe findest du in der Liste Entwürfe.
Wie das Anlegen allgemein abläuft, steht unter Datensatz anlegen.
Die Karteikarte einer Gesellschaft nutzen
Im Kopf der Karteikarte steht der Name der Gesellschaft. Mit Öffnen öffnest du ihre Stammdaten. Darunter stehen die Reiter:
- Neuigkeiten: Verlauf und Meldungen zur Gesellschaft, siehe Neuigkeiten.
- Aktivitäten: Aufgaben, E-Mails und andere Aktivitäten zur Gesellschaft, siehe Aktivitäten › Übersicht.
- Ansprechpartner und Portale: siehe Ansprechpartner und Portale.
- Tarife: siehe Tarife.
- Dokumente: siehe Dokumente und Ordner.
Ein Reiter erscheint nur, wenn deine Rolle das passende Recht hat. Wie die Karteikarte allgemein funktioniert, steht unter Karteikarte.
Grunddaten und Anbindung einer Gesellschaft ausfüllen
Die Stammdaten öffnest du auf der Karteikarte mit Öffnen. Sie sind in Gruppen geordnet.
Die Gruppe Grunddaten enthält diese Felder:
- Pool: Ja kennzeichnet die Gesellschaft als Pool. Vorgabe ist Nein.
- Anrede: Frau, Herr, Firma oder Familie. Vorgabe ist Frau. Für eine Gesellschaft wählst du zum Beispiel Firma.
- Titel, Briefanrede, Vorname, Namenszusatz und Branche: freie Textfelder.
- Name: der Name der Gesellschaft. Er steht im Kopf der Karteikarte und am Vertrag.
In der Standardvorlage ist das Feld Agenturnummer ausgeblendet. Ist es in deiner Organisation eingeblendet, steht es auch in Grunddaten.
Die Gruppe Anbindung enthält diese Felder:
- Anbindungsstatus: Aktiv, Gekündigt oder Inaktiv. Vorgabe ist Aktiv.
- Bestandsübertragung: Mit Courtageanspruch, Ohne Courtageanspruch oder Nicht möglich. Vorgabe ist Mit Courtageanspruch.
- Antragsversand: Postalisch, Elektronisch (E-Mail) oder Elektronisch (Fax). Vorgabe ist Postalisch.
- Über Pool: der Pool, über den du an diese Gesellschaft angebunden bist. Zur Auswahl stehen --- und alle Produktpartner, bei denen Pool auf Ja steht.
Welche Felder und Auswahlwerte es gibt, kann in deiner Organisation abweichen. Anpassen lassen sie sich im Feld Editor. Du erreichst ihn über die drei Punkte im Kopf des Fensters mit den Stammdaten und Felder bearbeiten. Dafür brauchst du das Recht Feld Editor, siehe Felder.
Adressen, Kontaktdaten, Banken und Nummern pflegen
In diesen Gruppen der Stammdaten kann eine Gesellschaft mehrere Einträge haben. Einen neuen Eintrag fügst du mit dem Plus der Gruppe hinzu.
- Adressen: Adressart (Adresse oder Postfach), Adressbezeichnung, Adresszusatz, Straße, PLZ, Ort und Land.
- Kontaktdaten: Medium (E-Mail, Fax, Internet, Mobil, Telefon oder Telefon Zentrale), Bereich (Privat oder Geschäftlich), Werbung (Ja oder Nein) und Wert, zum Beispiel die Telefonnummer.
- Banken: Kontoart (Konto oder Depot), Kontobezeichnung, Inhaber, Institut, IBAN, BIC und Depotnummer.
- Nummern: Art und Nummer. Als Art wählst du zum Beispiel Weitere Vermittlernummer (Vorgabe), Weitere Agenturnummer, Handelsregisternummer, Steuernummer, Umsatzsteuernummer, Amtsgericht, Aufsichtsbehörde oder Sonstiges.
Wie du Einträge auf der Karteikarte bearbeitest und entfernst, steht unter Karteikarte.
Eine Gesellschaft ändern oder löschen
Die Stammdaten änderst du direkt in ihren Feldern. Dafür brauchst du im Abschnitt Profil den Schalter Mit Bearbeitung. Ohne ihn öffnet sich das Fenster mit den Stammdaten nur zum Lesen. Stichworte kannst du dort nicht ändern, und die Bereiche Bemerkungen und Noch zu erledigen fehlen.
Gelöschte Gesellschaften landen in der Liste Gelöscht. Wie du löschst und wiederherstellst, steht unter Kopieren, Zusammenführen und Löschen. Die Seite beschreibt auch das Zusammenführen von Dubletten, das gibt es bei Produktpartnern aber nicht. Wie du aus der Liste heraus löschst, auch mehrere Gesellschaften, beschreibt Listenaktionen.
Häufige Fragen
Lege zuerst den Pool als Produktpartner an und setze in Grunddaten das Feld Pool auf Ja. Danach wählst du bei der Gesellschaft in der Gruppe Anbindung im Feld Über Pool diesen Pool aus.
Eine Änderung im Feld Name überträgt i-Planner auf alle Verträge, denen die Gesellschaft zugeordnet ist.
Nein, Zusammenführen gibt es bei Produktpartnern nicht. Hänge Ansprechpartner, Portale und Tarife der doppelten Gesellschaft mit Produktpartner zuweisen an die richtige, siehe Einträge einem anderen Produktpartner zuordnen. Verträge stellst du am Vertrag im Feld Produktpartner um. Danach kannst du die doppelte Gesellschaft löschen.
Weitere Themen
- Ansprechpartner und Portale: Kontaktpersonen und Portal-Zugänge einer Gesellschaft pflegen.
- Tarife: die Tarife einer Gesellschaft mit ihren Provisionsregeln.
- Listenaktionen: Drei-Punkte-Menü und Sammelaktionen der Liste Gesellschaften.
- Karteikarte: wie die Karteikarte allgemein funktioniert.
- Fehlerbehebung: wenn sich keine Gesellschaft anlegen lässt, die Dublettenprüfung erscheint oder der Pool fehlt.