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Finanzdaten

Wie du Einnahmen und Ausgaben eines Kunden mit Bereich, Art, Zeitraum und Zahlungen erfasst, ansiehst, einzeln oder gesammelt verknüpfst und welche Rechte du dafür brauchst.

Unter Finanzdaten hältst du die Einnahmen und Ausgaben eines Kunden fest, zum Beispiel sein Gehalt, Mieteinnahmen oder Sonderausgaben. Jeder Eintrag hat einen Bereich, eine Art, einen Zeitraum und Zahlungsangaben und hängt an genau einem Kunden.

Kurz erklärt

Mit dem Bereich legst du fest, ob ein Eintrag eine Einnahme oder eine Ausgabe ist. Mit der Art ordnest du ihn genauer ein, zum Beispiel als Gehalt. Bereich und Art bestimmen, welche Felder erscheinen. Du findest die Finanzdaten im Reiter Finanzdaten eines Kunden und für alle Kunden unter Kontakte › Finanzdaten.

Typische Aufgaben unter Kontakte › Finanzdaten:

Voraussetzungen

  • Deine Benutzerrolle braucht den Schalter Sichtrecht. Er steht im Rollen-Editor in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte (Block Kundenverwaltung) im Abschnitt Finanzdaten. Ohne ihn fehlen die Finanzdaten im Menü, beim Kunden und in den Verknüpfungen.
  • Zum Anlegen, Ändern und Löschen braucht deine Benutzerrolle dort zusätzlich den Schalter Mit Bearbeitung.
  • Details stehen unter Rechte für Finanzdaten vergeben.

Die Finanzdaten eines Kunden ansehen

  1. Rufe die Kundenansicht des Kunden auf, zum Beispiel über Kontakte › Kunden. Mehr dazu unter Kunden.
  2. Klicke in der Spalte zum Kunden auf den Reiter Finanzdaten. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Einträge es gibt.
  3. Wähle unter dem Reiter die Liste, zum Beispiel Übersicht.
In der Kundenansicht von Dr. med. Nuntius Müllermann wird links der Reiter Finanzdaten angeklickt. Darunter steht die gewählte Liste Übersicht mit der Zahl der Einträge, rechts die Tabelle mit Bereich, Art, Bezeichnung, Betrag und Zahlweise, hier eine Einnahme Gehalt über 5.000,00 € monatlich. Unter der Spalte Betrag steht die Summe aller angezeigten Beträge.

Die Tabelle zeigt zum Beispiel die Spalten Bereich, Art, Bezeichnung, Betrag und Zahlweise. Unter der Spalte Betrag steht die Summe aller angezeigten Beträge. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Eintrag als Fenster.

Gibt es noch keine Einträge, erscheint „Keine Finanzdaten vorhanden!“ mit dem Hinweis, dass du über den Plus-Button neue Finanzdaten hinzufügen kannst. Wie du Spalten, Filter und Sortierung einstellst, steht unter Listen.

Die Finanzdaten aller Kunden in einer Liste sehen

Über Kontakte › Finanzdaten im Hauptmenü siehst du die Finanzdaten aller Kunden, auf die du Zugriff hast. Jede Zeile nennt zusätzlich den Kunden (zum Beispiel mit Titel, Vorname, Name und Geburtsdatum) und den Betreuer.

Links stehen die Listen, zum Beispiel Zuletzt angesehen, Zuletzt bearbeitet, Markiert und Gelöscht. Unter Meine Listen erscheinen Listen, die du selbst angelegt hast, siehe Eigene Listen.

Leere Listen zeigen eigene Hinweise, zum Beispiel „Keine markierten Finanzdaten vorhanden!“, „Keine zuletzt geänderten Finanzdaten vorhanden!“ oder „Keine gelöschten Finanzdaten vorhanden!“

Einträge exportierst du wie in anderen Listen, siehe Mehrfachauswahl und Export. Dafür braucht deine Benutzerrolle den Schalter Export. Er steht im Rollen-Editor in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Kundenverwaltung.

Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile bietet zum Beispiel Aktivität erstellen, Vorgänge öffnen und Kopieren. In der Liste Gelöscht bietet es Wiederherstellen. Sammelaktionen wie Kunde wechseln oder Kopieren stehen unter Listenaktionen.

Eine Einnahme oder Ausgabe erfassen

  1. Öffne beim Kunden den Reiter Finanzdaten.
  2. Zeige auf den runden Plus-Button unten rechts und klicke auf Finanzen hinzufügen. Je nach Liste heißt der Eintrag Finanzdaten hinzufügen. Es öffnet sich ein neues Fenster.
  3. Wähle in der Gruppe Grunddaten den Bereich: Einnahme oder Ausgabe. Vorbelegt ist Einnahme.
  4. Wähle die Art, zum Beispiel Gehalt, Vermietung und Verpachtung oder Kapitalvermögen.
  5. Trage eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Gehalt Hauptberuf“. Sie erscheint später als Titel des Eintrags in Verknüpfungen.
  6. Trage in der Gruppe Zeitraum Beginn und Ende ein.
  7. Fülle in der Gruppe Zahlungen Betrag, Betrag (netto) und Zahlweise aus.
  8. Lege den Eintrag an.

Das neue Fenster ist zunächst ein Entwurf. Erst mit dem Anlegen wird daraus ein fester Eintrag. Wie das Anlegen genau funktioniert, steht unter Datensatz anlegen.

Das neue Fenster ist ein Entwurf „Neue - Einnahme“ mit dem Kunden im Kopf und den Gruppen Grunddaten, Zeitraum und Zahlungen zum Ausfüllen. Bei Art wird Gehalt gewählt, worauf Zahlungen die zusätzlichen Gehaltsfelder bekommt; dann werden Bezeichnung, Beginn, Betrag und Betrag (netto) eingetragen. Ein Klick auf das Häkchen Anlegen legt den Eintrag an: i-Planner meldet „Einnahme wurde erfolgreich angelegt!“, und das Fenster zeigt die Werte, etwa Einnahme Gehalt, die Beträge und Zahlweise Monatlich.

Gut zu wissen:

  • Wechselst du den Bereich, setzt i-Planner die Art automatisch auf Land- und Forstwirtschaft zurück. Wähle die Art danach neu.
  • Welche Felder erscheinen, hängt vom gewählten Bereich und der Art ab.
  • In der Standardvorlage ist kein Feld Pflicht.
  • Die Zahlweise kennt Monatlich (vorbelegt), Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich und Einmalig.
  • Im Fenster eines Eintrags steht in der Gruppe Grunddaten der Bereich als Beschriftung und die Art als Wert, zum Beispiel Einnahme und Gehalt. Auch die Titelzeile des Fensters zeigt den Bereich.

Als Arten für Einnahmen gibt es Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb, Selbständige Arbeit, Gehalt, Nichtselbständige Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, Sonstige Einkünfte, Steuerfreie Einnahmen, Abfindung und Ausländische Einkünfte.

Die Zusatzfelder beim Gehalt ausfüllen

Wählst du den Bereich Einnahme und die Art Gehalt, zeigt die Gruppe Zahlungen zusätzliche Felder:

FeldInhalt
SteuerklasseFreitext, zum Beispiel „1“
FreibetragBetrag in Euro
KinderfreibetragFreitext, zum Beispiel „1,0“
Geldwerter VorteilBetrag in Euro, zum Beispiel für einen Dienstwagen
VWLvermögenswirksame Leistungen als Betrag
VWL ArbeitgeberAnteil des Arbeitgebers als Betrag

Dazu kommen wie bei allen Arten Betrag, Betrag (netto) und Zahlweise. Bei anderen Arten und beim Bereich Ausgabe gibt es diese Zusatzfelder nicht. Ist eine Beschriftung zu lang, kürzt das Fenster sie ab, zum Beispiel Geldwer… für Geldwerter Vorteil.

Finanzdaten ändern

  1. Öffne beim Kunden den Reiter Finanzdaten und klicke auf den Eintrag.
  2. Ändere im Fenster den Wert im gewünschten Feld, zum Beispiel in der Gruppe Zahlungen.

Jede Änderung wird sofort gespeichert. Die allgemeine Bedienung des Fensters erklärt Karteikarte. Wie du einen Eintrag löschst, steht unter Kopieren, Zusammenführen und Löschen.

Finanzdaten mit einer Aktivität oder einem Dokument verknüpfen

Finanzdaten lassen sich mit anderen Einträgen verknüpfen, zum Beispiel mit einer Aktivität oder einem Dokument. Im Fenster dieses Eintrags gibt es dafür im Bereich Verknüpfungen den Reiter Finanzdaten (Symbol Geldbörse) mit der Zahl der verknüpften Einträge.

So verknüpfst du vorhandene Finanzdaten:

  1. Öffne den Eintrag, zum Beispiel die Aktivität, und wähle bei den Verknüpfungen den Reiter Finanzdaten.
  2. Wechsle in die Liste Alle Finanzen.
  3. Klicke auf den Eintrag, den du verknüpfen möchtest.

Eine Verknüpfung löst du, indem du in der Liste Verknüpfte Finanzen auf den Eintrag klickst. Die Finanzdaten selbst bleiben erhalten.

Neue Finanzdaten legst du direkt verknüpft an, indem du bei den Verknüpfungen über den Plus-Button Finanzdaten hinzufügen wählst.

Mehrere Finanzdaten verknüpfst du auf einmal im Reiter Finanzdaten der Kundenansicht. Markiere die Einträge und wähle die Sammelaktion Vorgang verknüpfen (Kette). Suche den Vorgang über Vorgang suchen... und klicke auf Hinzufügen. Bestätige „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge verknüpfen willst?“ mit Ja. Mit Entfernen löst du die Verknüpfung. Die Sammelaktion gibt es nur in der Kundenansicht und nur mit dem Schalter Mit Bearbeitung im Abschnitt Finanzdaten der Detail-Rechte von Kontakte.

Verknüpfte Finanzdaten zeigen die Bezeichnung als Titel und die Art darunter. Ist noch nichts verknüpft, erscheint „Keine verknüpften Finanzdaten vorhanden!“

Rechte für Finanzdaten vergeben

Die Rechte stehen im Rollen-Editor in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte (Block Kundenverwaltung) im Abschnitt Finanzdaten:

  • Sichtrecht: Die Benutzerrolle sieht die Finanzdaten. Ohne dieses Recht fehlen der Menüpunkt Kontakte › Finanzdaten und der Reiter Finanzdaten beim Kunden und bei den Verknüpfungen. Verknüpfte Finanzdaten werden nicht angezeigt.
  • Mit Bearbeitung: Die Rolle darf Finanzdaten bearbeiten und löschen. Der Schalter erscheint erst, wenn Sichtrecht an ist. Ohne dieses Recht fehlt in den Finanzdaten-Listen der Plus-Button zum Anlegen.
  • Auswahl der Teammitglieder: Das Auswahlfeld legt fest, wessen Datensätze die Rolle bearbeiten darf. Es bietet Alle Benutzer, Sich selbst und Team und Nur sich selbst und erscheint erst, wenn Mit Bearbeitung an ist.

Schaltest du Sichtrecht aus, werden die Bearbeitungsrechte mit ausgeschaltet. Für die Rolle Inhaber sind alle Rechte fest eingeschaltet.

Zwei Stellen im Reiter Finanzdaten beim Kunden fragen in der Standardeinrichtung ein anderes Recht ab. Das Bearbeiten direkt in der Tabelle (Zellbearbeitung aktivieren) und der Plus-Button der Liste Markiert verlangen den Schalter Mit Bearbeitung im Abschnitt Dokumente. Der gleichnamige Schalter im Abschnitt Finanzdaten reicht dort nicht.

Bist du als Kunde angemeldet, bietet i-Planner bei den Verknüpfungen den Reiter Finanzdaten und Finanzdaten hinzufügen nicht an.

Häufige Fragen

Nein. In der Standardvorlage ist kein Feld Pflicht. Hat deine Organisation die Felder angepasst, kann das abweichen.

Das ist die Summe der Beträge aller Einträge in der angezeigten Liste, zum Beispiel 5.000,00 €.

Die E-Mail meldet, dass jemand bei einem Kunden neue Finanzdaten angelegt hat, zum Beispiel „Neuanlage Finanzdaten: Einnahme Gehalt“. Über Finanzdaten öffnen kommst du direkt zum Eintrag.

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