Provisionsbuchungen
Wie aus Provisionsaufträgen Buchungen entstehen, wo du alle Provisionsbuchungen findest, was jede Option einer Buchung bewirkt und wie du eine Buchung ansiehst, stornierst, ihre Stornoreserve auszahlst oder sie löschst.
Provisionsbuchungen sind die einzelnen Provisionsbewegungen, die aus einem Provisionsauftrag entstehen. Unter Abrechnung › Provisionsbuchungen siehst du sie gesammelt als Buchungsarchiv und springst von dort in den Auftrag, zu dem die Buchung gehört.
Kurz erklärt
Provisionsbuchungen entstehen im Provisionsauftrag, nicht in der Liste Provisionsbuchungen. Jede Buchung steht im Status Erfasst, Freigegeben oder Abgerechnet. In die nächste Abrechnung gehen nur freigegebene Buchungen, die noch nicht abgerechnet sind. Eine Buchung löschst du nur, solange sie nicht abgerechnet ist. Eine abgerechnete Buchung nimmst du mit einem Storno zurück.
Typische Aufgaben unter Abrechnung › Provisionsbuchungen:
- Für einen Vertrag sollen Buchungen entstehen: Buchungen aus einem Provisionsauftrag erzeugen.
- Du suchst eine bestimmte Buchung: Alle Provisionsbuchungen in einer Liste sehen.
- Die Stornoreserve soll an die Vermittler ausgezahlt werden: Die Stornoreserve einer Buchung auszahlen.
- Eine abgerechnete Buchung soll zurückgenommen werden: Eine Buchung stornieren.
- Eine noch nicht abgerechnete Buchung soll weg: Eine Buchung löschen.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein. Deine Rolle braucht im Block Abrechnung den Schalter Abrechnung. Dazu kommen im selben Block diese Schalter:
- Der Schalter Buchungsarchiv („Zugriff auf das Buchungsarchiv.“) öffnet den Menüpunkt Provisionsbuchungen und auch den Menüpunkt Sonderbuchungen. Ohne den Schalter Abrechnung fehlt der ganze Bereich Abrechnung.
- Um Buchungen zu erzeugen, zu stornieren und zu löschen und um die Stornoreserve auszuzahlen, brauchst du zusätzlich den Schalter Provisionsaufträge. Er gilt auch für Löschen und den Export in der Liste Provisionsbuchungen. Mit Buchungsarchiv allein kannst du Buchungen nur ansehen.
- Für die Rolle Inhaber sind alle Schalter der Abrechnung fest eingeschaltet.
Buchungen aus einem Provisionsauftrag erzeugen
Buchungen entstehen im Provisionsauftrag, nicht in der Liste Provisionsbuchungen:
- Öffne den Provisionsauftrag unter Abrechnung › Provisionsaufträge.
- Wechsle in den Reiter Provisionsvorgaben.
- Wähle je Provisionsart eine Option:
- Nicht buchen: Es entsteht keine Buchung. Das gilt auch, wenn keine Option markiert ist.
- Buchung erfassen: Die Buchung entsteht im Status Erfasst und muss noch freigegeben werden.
- Buchung freigeben: Die Buchung entsteht direkt im Status Freigegeben.
- Klicke auf Speichern.
Buchung erfassen und Buchung freigeben erscheinen nur, wenn die gespeicherte Vermittlermatrix die Agenturprovision vollständig verteilt und der Auftrag nicht im Status Antrag steht. Nach einer Änderung an der Matrix erscheinen sie also erst nach dem Speichern. Die Seite Provisionsvorgaben erklärt alle Felder und Bedingungen und wie die Optionen der fünf Bereiche zusammenhängen.
Erfasste Buchungen gibst du unter Buchungen freigeben frei. In die nächste Abrechnung gehen nur freigegebene Buchungen, die noch nicht abgerechnet sind.
Liegt die Stornoreserve bei der Aufteilung auf die Vermittler über 100 % oder unter 0, erscheint der Hinweis Achtung. Darin steht „Der Stornoreservesatz darf nicht über 100% liegen!“ oder „Der Stornoreservesatz darf keinen negativen Wert annehmen!“
Alle Provisionsbuchungen in einer Liste sehen
Unter Abrechnung › Provisionsbuchungen gibt es die Listen Provisionsbuchungen und Zuletzt angesehen. Ist eine Liste leer, erscheint „Keine Provisionsbuchungen vorhanden!“
Eigene Listen, Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen und Mehrfachauswahl und Export.
Klickst du eine Zeile an, öffnet sich der zugehörige Provisionsauftrag im Reiter Buchungen mit den Details dieser Buchung.
Das Drei-Punkte-Menü einer Zeile enthält Bearbeiten und Löschen. Bearbeiten öffnet die Details der Buchung, genau wie ein Klick auf die Zeile. Löschen erscheint nur, solange keine Zeile der Buchung abgerechnet ist. Die einzige Sammelaktion der Liste ist Löschen, siehe Eine Buchung löschen.
Die Buchungen eines Auftrags ansehen
Im Provisionsauftrag stehen im Reiter Buchungen alle Buchungen dieses Auftrags mit Datum, Provisionsart, Agenturprovision, Vermittlerprovision und Status. Gibt es noch keine, erscheint „Es sind keine Buchungen vorhanden!“ mit dem Hinweis „Erstelle Buchungen über die Provisionsvorgaben.“
Über den Knopf Optionen einer Buchung wählst du Details ansehen, oder du klickst auf die Zeile. Die Details zeigen:
- Die Kopfdaten: Datum:, Wertungssumme:, Agenturprovision:, Provisionsart:, Einheiten:, Agenturstornoreserve:, Beginn:, Geändert am: und Geändert von:.
- Die Aufteilung je Vermittler: Vermittler, Firma, Satz, Differenz, Provision, MwSt., StR. %, StR. (Stornoreserve), Ausz. (Auszahlungsbetrag), StH (Stornohaftung) und Status.
Der Status sagt, wo die Buchung steht:
- Erfasst: noch nicht freigegeben.
- Freigegeben: freigegeben, aber noch nicht abgerechnet.
- Abgerechnet: in einer Abrechnung enthalten.
Die Optionen einer Buchung
Jede Buchung hat im Reiter Buchungen des Provisionsauftrags den Knopf Optionen.
| Option | Was passiert | Wann sichtbar |
|---|---|---|
| Details ansehen | Zeigt Kopfdaten und Aufteilung je Vermittler, siehe Die Buchungen eines Auftrags ansehen. | immer |
| Stornoreserve auszahlen | Zahlt die Stornoreserve sofort ohne Rückfrage aus, siehe Die Stornoreserve einer Buchung auszahlen. | Schalter Provisionsaufträge |
| Buchung stornieren | Öffnet den Dialog Buchung stornieren und legt eine Gegenbuchung an, siehe Eine Buchung stornieren. | Schalter Provisionsaufträge |
| Buchung löschen | Löscht die Buchung nach einer Rückfrage endgültig, siehe Eine Buchung löschen. | Schalter Provisionsaufträge, Buchung nicht abgerechnet |
| Trotzdem auszahlen | Gibt eine gesperrte Buchung frei. Es erscheint Die Buchung wurde freigegeben. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. | Buchung im Status Gesperrt |
In der Liste Provisionsbuchungen enthält das Drei-Punkte-Menü einer Zeile außerdem:
| Eintrag | Was passiert |
|---|---|
| Bearbeiten | Öffnet die Details der Buchung im Provisionsauftrag. |
| Löschen | Löscht die ganze Buchung. Nur ohne abgerechnete Zeile und mit dem Schalter Provisionsaufträge. |
Die Stornoreserve einer Buchung auszahlen
Mit Optionen › Stornoreserve auszahlen zahlst du die einbehaltene Stornoreserve einer Buchung an die Vermittler aus. Dafür brauchst du den Schalter Provisionsaufträge.
Für jeden Vermittler der Buchung legt i-Planner einen Sonderauftrag mit der Bemerkung Freigabe Stornoreserve <Vertragsnummer>, der Zahlweise Einmalig und einer Gegenbuchung an. Darin entstehen mit dem heutigen Datum zwei freigegebene Buchungen: die Auszahlung der Stornoreserve und eine Gegenbuchung der Stornoreserve mit negativem Betrag. Danach erscheint „Die Stornoreserve wurde ausbezahlt.“ Die Buchungen gehen in die nächste Abrechnung und stehen unter Sonderbuchungen.
Solange eine Auszahlung nicht abgerechnet ist, machst du sie im jeweiligen Sonderauftrag rückgängig. Lösche dort im Reiter Buchungen die beiden Buchungen mit Löschen. Dafür brauchst du den Schalter Sonderbuchungen, siehe Sonderaufträge.
Eine Buchung stornieren
Eine Buchung, die schon abgerechnet ist, nimmst du mit einem Storno zurück. Dafür brauchst du den Schalter Provisionsaufträge.
- Öffne den Provisionsauftrag im Reiter Buchungen.
- Klicke bei der Buchung auf Optionen › Buchung stornieren. Es öffnet sich der Dialog Buchung stornieren.
- Wertungssume: und Agenturprovision: sind mit den Werten der Buchung mit umgekehrtem Vorzeichen vorbelegt. Passe sie an, wenn du nur einen Teil stornieren willst, und prüfe Agenturstornoreserve:.
- Beim Verlassen der Felder Wertungssume: oder Agenturprovision: rechnet i-Planner die Tabelle je Vermittler neu: Provisionssatz, Provision, MwSt., Stornoreserve und Rückzahlung, dazu die Zeile Summe.
- Klicke auf Speichern. Mit Abbrechen schließt du den Dialog ohne Storno.
Beim Speichern entsteht eine neue Buchung mit dem heutigen Datum im Status Freigegeben. Die Stornoreserve wird darin mit umgekehrtem Vorzeichen gebucht. Die Stornobuchung steht im Reiter Buchungen des Auftrags und geht in die nächste Abrechnung. Negative Beträge stehen dort in Rot.
Eine Buchung löschen
Löschen geht nur, solange die Buchung noch nicht abgerechnet ist, und nur mit dem Schalter Provisionsaufträge. Ist die Buchung schon abgerechnet, bleibt nur Buchung stornieren.
- Im Provisionsauftrag wählst du bei der Buchung im Reiter Buchungen den Eintrag Optionen › Buchung löschen. Es folgt der Dialog Buchung Löschen mit der Rückfrage „Die ausgewählte Buchung wird gelöscht. Wollen Sie fortfahren?“ Bestätige mit Löschen oder brich mit Abbrechen ab.
- In der Liste Provisionsbuchungen löschst du eine einzelne Buchung im Drei-Punkte-Menü der Zeile mit Löschen.
- Mehrere Buchungen löschst du in der Liste Provisionsbuchungen mit der Sammelaktion Löschen. Markiere dazu die Zeilen mit dem Häkchen, siehe Sammelaktionen.
Buchungen mit einer abgerechneten Zeile haben in der Liste weder ein Häkchenfeld noch den Eintrag Löschen. Fehlt dir der Schalter Provisionsaufträge, löscht i-Planner die Buchung nicht, meldet aber trotzdem Erfolg. Nach der Sammelaktion verschwindet die Zeile, bis du die Liste neu lädst. Ob eine Buchung gelöscht ist, siehst du also erst nach dem Neuladen der Liste.
Häufige Fragen
Unter Sonderbuchungen. Provisionsbuchungen zeigt nur Buchungen aus Provisionsaufträgen.
Weitere Themen
- Provisionsvorgaben: wo Buchungen entstehen und wann Buchung erfassen erscheint.
- Buchungen freigeben: erfasste Buchungen für die Abrechnung freigeben.
- Sonderbuchungen: die Buchungen aus Sonderaufträgen.
- Fehlerbehebung: wenn eine Buchung nicht in der Abrechnung landet, sich nicht löschen lässt oder die Stornoreserve doppelt ausgezahlt wurde.
- Provisionsaufträge › Fehlerbehebung: wenn beim Speichern eines Provisionsauftrags keine Buchung entsteht.