Abrechnungsarchiv
Wie du vergangene Abrechnungsläufe findest und exportierst, in der Detailansicht Summen und PDFs der Vermittler ansiehst, herunterlädst und die Abrechnungen über die Sammelaktion Als E-Mail versenden verschickst.
Im Abrechnungsarchiv stehen alle Abrechnungsläufe, die unter Abrechnung starten entstanden sind, zusammengefasst je Tag und Firma. In der Detailansicht eines Laufs siehst du die einzelnen Vermittler, öffnest ihr PDF und schickst die Abrechnung per E-Mail.
Kurz erklärt
Jede Zeile im Abrechnungsarchiv ist ein Abrechnungslauf, also alle Abrechnungen einer Firma an einem Tag. In der Detailansicht des Laufs steht je Vermittler seine Abrechnung, die du als PDF ansiehst oder per E-Mail verschickst. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich hier nicht zurücknehmen oder neu erstellen.
Typische Aufgaben unter Abrechnung › Abrechnungsarchiv:
- Du suchst eine alte Provisionsabrechnung: Vergangene Abrechnungsläufe finden.
- Die Buchhaltung braucht eine Liste der Abrechnungsläufe: Den Export findest du unter Vergangene Abrechnungsläufe finden.
- Du willst die Abrechnung eines Vermittlers ansehen oder herunterladen: Die Abrechnung eines Vermittlers als PDF ansehen.
- Ein Vermittler soll seine Abrechnung per E-Mail bekommen, auch noch einmal: Abrechnungen per E-Mail an die Vermittler senden.
- Ein Vermittler fragt, wo er seine Abrechnungen findet: Wo Vermittler ihre eigenen Abrechnungen sehen.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein. Deine Rolle braucht im Block Abrechnung den Schalter Abrechnung. Dazu kommen im selben Block diese Schalter:
- Der Schalter Abrechnungsarchiv („Zugriff auf das Abrechnungsarchiv.“) öffnet den Menüpunkt Abrechnungsarchiv. Ohne den Schalter Abrechnung fehlt der ganze Menübereich Abrechnung.
- Der Export der Listen hängt nicht am Schalter Abrechnungsarchiv, sondern am Schalter Provisionsaufträge. Das gilt für die Übersicht und für die Detailansicht.
- Für die Rolle Inhaber sind alle Schalter der Abrechnung fest eingeschaltet.
Vergangene Abrechnungsläufe finden
Öffne Abrechnung › Abrechnungsarchiv. In der Standardvorlage gibt es die Listen Abrechnungsarchiv und Zuletzt abgerechnet. In deiner Organisation können es weniger oder andere Listen sein. Jede Zeile ist ein Abrechnungslauf, also alle Abrechnungen einer Firma an einem Tag. Die Liste hat diese Spalten:
- Datum: Tag des Abrechnungslaufs.
- Firma: abrechnende Firma.
- Anzahl Vermittler: Zahl der an diesem Tag abgerechneten Vermittler.
- Provision: Summe der Provision über den Lauf.
- Stornoreserve: Summe der Stornoreserve über den Lauf.
Die Liste Zuletzt abgerechnet zeigt dieselben Läufe wie die Liste Abrechnungsarchiv.
Die Listen haben keine Suche, keine Checkboxen und keine Sammelaktionen. Auch ein Drei-Punkte-Menü mit Einträgen gibt es in ihren Zeilen nicht. Zum Eingrenzen nutzt du den Filter. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht des Laufs. Wie Filter und Spalten funktionieren, steht unter Listen.
Über den Export der Liste lädst du die Läufe herunter, zum Beispiel für die Buchhaltung. Dafür brauchst du den Schalter Provisionsaufträge. Die Bedienung steht unter Mehrfachauswahl und Export.
Gibt es noch keinen Abrechnungslauf, erscheint „Keine Abrechnungen vorhanden!“
Einen Abrechnungslauf im Detail ansehen
- Klicke im Abrechnungsarchiv auf die Zeile des Laufs.
- Es öffnet sich die Detailansicht Abrechnung für mit dem Firmennamen und darunter Detailansicht - vom mit dem Datum.
Jede Zeile ist die Abrechnung eines Vermittlers mit diesen Spalten:
- Datum und Firma des Laufs
- Vermittler
- Abrechnungsnummer: laufende Nummer der Abrechnung des Vermittlers im Jahr
- Provision und Stornoreserve dieses Vermittlers
- E-Mail: Standard-E-Mail-Adresse des Vermittlers, an die ein Versand geht
- IBAN: Bankverbindung des Vermittlers
Unter der Tabelle summiert eine Summenzeile die Betragsspalten Provision und Stornoreserve über den ganzen Lauf.
Die Detailansicht hat Checkboxen, aber keine Suche. Auch sie lässt sich mit dem Schalter Provisionsaufträge exportieren.
Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich hier nicht zurücknehmen oder neu erstellen. In der Detailansicht kannst du sie ansehen und per E-Mail verschicken.
Die Abrechnung eines Vermittlers als PDF ansehen
Klicke in der Detailansicht auf die Zeile des Vermittlers. i-Planner öffnet die Provisionsabrechnung als PDF in der Vorschau.
Beim Abrechnen legt i-Planner das PDF außerdem als Dokument des Vermittlers ab. Es heißt Provisionsabrechnung mit Vermittlernummer, Jahr und laufender Nummer. Zum Speichern lädst du es aus der Vorschau, aus den Dokumenten des Vermittlers oder direkt aus der Detailansicht herunter.
Für den direkten Download hat jede Zeile der Detailansicht ein Drei-Punkte-Menü (Symbol mit drei Punkten) mit dem Eintrag Herunterladen. Er lädt das PDF des Vermittlers direkt herunter.
Abrechnungen per E-Mail an die Vermittler senden
- Öffne die Detailansicht des Abrechnungslaufs.
- Prüfe die Spalte E-Mail. Vermittler ohne Adresse bekommen keine E-Mail. Markiere die Vermittler, die ihre Abrechnung per E-Mail bekommen sollen. Über der Tabelle erscheint die Aktionsleiste mit der Zahl der markierten Zeilen.
- Klicke in der Aktionsleiste auf Als E-Mail versenden. Es ist die einzige Sammelaktion der Detailansicht. Ein eigenes Fenster dafür gibt es nicht. Sofort erscheint die Rückfrage „Bist Du sicher, dass Du die Abrechnung per E-Mail versenden willst?“
- Bestätige mit Ja. i-Planner versendet die E-Mails und meldet „Die E-Mails wurden erfolgreich versendet!“ Die Aktionsleiste verschwindet, die Häkchen bleiben stehen.
Auf demselben Weg schickst du einem Vermittler seine Abrechnung auch noch einmal. Markiere dann nur ihn, sonst bekommen die anderen die E-Mail ein weiteres Mal.
Die E-Mail geht an die Standard-E-Mail-Adresse des Vermittlers, die in der Spalte E-Mail steht. Sie hat den Betreff „Neue Provisionsabrechnung“, und das PDF hängt an. Der Text lautet:
+++ DIESE E-MAIL WURDE AUTOMATISCH ERZEUGT.+++ Sehr geehrte Damen und Herren, Ihnen steht ab sofort eine neue Provisionsabrechnung im Vertriebsportal zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen
Darunter steht der Name deiner Firma.
Die Meldung „Die E-Mails wurden erfolgreich versendet!“ erscheint immer, auch wenn nicht jeder markierte Vermittler eine E-Mail bekommen hat. Einen Vermittler ohne Standard-E-Mail-Adresse überspringt i-Planner. Du erkennst ihn an der leeren Spalte E-Mail. Auch ein Versand, der an einer Adresse scheitert, wird nicht gemeldet. Trage fehlende Adressen deshalb vor dem Versand beim Vermittler ein, siehe Benutzer. Hat ein Vermittler keine E-Mail bekommen, markiere nur ihn und versende erneut.
Wo Vermittler ihre eigenen Abrechnungen sehen
Jeder Vermittler findet seine Provisionsabrechnungen unter Konto › Abrechnung. Dort stehen nur Abrechnungen, die ihm selbst zugeordnet sind, mit Datum, Abrechnungsnummer, Name und Größe. Er kann sie dort herunterladen.
Häufige Fragen
Nein. Eine abgeschlossene Abrechnung lässt sich nicht zurücknehmen oder neu erstellen. Im Archiv kannst du sie nur ansehen und per E-Mail verschicken.
Weitere Themen
- Abrechnung starten: wie ein Abrechnungslauf entsteht.
- Konto › Abrechnung: wo Vermittler ihre eigenen Abrechnungen sehen und herunterladen.
- Mehrfachauswahl und Export: die Abrechnungsläufe exportieren, zum Beispiel für die Buchhaltung.
- Fehlerbehebung: wenn ein Vermittler keine E-Mail bekommt oder Läufe fehlen.