Provisionsvorgaben
Wie du im Reiter Provisionsvorgaben eines Provisionsauftrags je Provisionsart die Vertragswerte einträgst, die Agenturprovision mit der Vermittlermatrix auf die Vermittler verteilst und daraus Buchungen erfasst, freigibst oder mit Automatisch buchen an jedem Fälligkeitstag anlegen lässt.
Im Reiter Provisionsvorgaben eines Provisionsauftrags legst du je Provisionsart fest, wie hoch die Provision ist und welcher Vermittler welchen Anteil bekommt. Aus diesen Vorgaben erzeugst du beim Speichern die Buchungen für die Abrechnung.
Kurz erklärt
Jede der fünf Provisionsarten hat im Reiter Provisionsvorgaben einen aufklappbaren Bereich mit Vertragswerten, Agenturprovision, Vermittlermatrix und der Leiste Buchung. Die Matrix verteilt die Agenturprovision auf die Vermittler. Trifft ihre Summe die Agenturprovision, erzeugst du beim Speichern eine Buchung oder lässt mit Automatisch buchen an jedem Fälligkeitstag buchen. Gespeichert werden nur Bereiche, die beim Speichern aufgeklappt sind.
Typische Aufgaben im Reiter Provisionsvorgaben:
- Die Werte des Vertrags sollen in die Provision einfließen: Die Vertragswerte einer Provisionsart eintragen.
- Die Provision soll auf mehrere Vermittler verteilt werden: Die Provision mit der Vermittlermatrix auf Vermittler verteilen.
- Die Summe der Matrix ist rot: Den Rechenweg der Vermittlermatrix nachvollziehen.
- Eine Provision soll jetzt gebucht werden: Buchungen aus den Provisionsvorgaben erzeugen.
- Eine laufende Provision soll an jedem Fälligkeitstag von selbst gebucht werden: Wiederkehrende Provisionen automatisch buchen lassen.
Voraussetzungen
- Um die Provisionsvorgaben zu speichern und Buchungen zu erzeugen, brauchst du in den Benutzerrollen den Block Abrechnung. Dort müssen die Schalter Abrechnung und Provisionsaufträge eingeschaltet sein. Ohne den Schalter Provisionsaufträge werden die Vorgaben nicht gespeichert.
- Die Sätze, die ein Bereich vorgibt, stellst du am Tarif des Vertrags ein, zum Beispiel Provisionseinheit, Provisionssatz, Stornoreserve und Maximierung. Siehe Tarife.
- Wer in einer Abrechnungsstruktur mit welchem Anteil steht, pflegst du beim Benutzer im Reiter Strukturen, siehe Benutzer.
Den Reiter Provisionsvorgaben öffnen und aufklappen
- Öffne den Auftrag unter Abrechnung › Provisionsaufträge mit einem Klick auf die Zeile. Es öffnet sich das Fenster Provisionsauftrag (Detailansicht).
- Wechsle in den Reiter Provisionsvorgaben.
- Klicke auf die Leiste der Provisionsart, zum Beispiel Abschlussprovision - Vertrag Nr. <Nummer>. Der Bereich klappt auf. Ein zweiter Klick klappt ihn wieder zu.
Der Reiter zeigt immer fünf Bereiche: Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision, Bestandsprovision und Vertragswertprovision. Das gilt unabhängig davon, welche Provisionsarten der Tarif nutzt. Beim Öffnen sind alle Bereiche zugeklappt. Jeder Bereich ist gleich aufgebaut, mit Vertragswerten, Agenturprovision, Vermittlermatrix und der Leiste Buchung.
Du speicherst mit dem Knopf Speichern des Fensters. Ein Klick darauf speichert die Vertragsdaten und die Provisionsvorgaben aller aufgeklappten Bereiche gemeinsam.
Direkt zu einer Provisionsart springst du aus der Liste Provisionsaufträge. Im Drei-Punkte-Menü einer Zeile öffnen die Einträge AP-Struktur öffnen, APR-Struktur öffnen, BP-Struktur öffnen, DP-Struktur öffnen und NAV-Struktur öffnen den Auftrag im Reiter Provisionsvorgaben. Mehr dazu steht auf der Seite Provisionsaufträge.
Die Vertragswerte einer Provisionsart eintragen
Zuerst trägst du im Bereich die Werte des Vertrags ein. Welche Felder es gibt, hängt von der Provisionsart ab:
| Feld | Bedeutung und Auswahlwerte | Provisionsarten |
|---|---|---|
| Beginn | Datum als TT.MM.JJJJ. | alle |
| Beitrag | Beitrag des Vertrags. Der graue Zusatz zeigt (netto), wenn der Auftrag einen Tarif hat, sonst (brutto). | alle |
| Zahlweise | Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich oder Einmalig. | alle |
| Zahldauer (Jahre) | Anzahl Jahre, die in die Wertungssumme eingehen. | alle außer Vertragswertprovision |
| Wertstellung | Datum als TT.MM.JJJJ, statt der Zahldauer. | nur Vertragswertprovision |
| Stornohaftung | Datum der Stornohaftung als TT.MM.JJJJ. | Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision |
| Dynamik | Dynamik in Prozent. | nur Dynamikprovision |
Die Wertungssumme rechnet i-Planner schon beim Tippen aus: Beitrag × Anzahl der Zahlungen im Jahr × Zahldauer. Bei Einmalig zählt der Beitrag ohne Zahldauer, bei der Bestandsprovision der Beitrag. Bei der Vertragswertprovision gilt die Wertungssumme, die du selbst einträgst.
Die Bestandsprovision und die Vertragswertprovision haben kein Feld Stornohaftung und keine Stornoreserve der Agentur. Ihre Stornoreserve ist immer 0.
Die Agenturprovision prüfen
Der Agentur-Block eines Bereichs zeigt, was die Agentur für diese Provisionsart bekommt:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wertungssumme | Grundlage der Provision, siehe Die Vertragswerte einer Provisionsart eintragen. Mit Faktoransicht heißt das Feld Einheiten. |
| Provisionssatz | Satz der Agentur mit vier Nachkommastellen. Mit Faktoransicht heißt das Feld Faktor. |
| Faktoransicht | Häkchen, das nur die Anzeige zwischen Wertungssumme/Provisionssatz und Einheiten/Faktor umschaltet. Es wird nicht gespeichert. |
| Agenturprovision | Betrag, den die Agentur erhält. Die Vermittlermatrix muss diesen Betrag bis auf 0,02 verteilen, damit eine Buchung möglich ist. |
| Stornoreserve | Stornoreserve der Agentur. Nur bei Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich) und Dynamikprovision. |
| zzgl. MwSt. | Mit Häkchen wird die Provision zuzüglich Mehrwertsteuer abgerechnet. In der Vermittlermatrix erscheint dann die Spalte MwSt. |
Die Mehrwertsteuer berechnet i-Planner nur für Vermittler, die umsatzsteuerpflichtig sind. Für die Matrix und für Buchungen, die beim Speichern entstehen, gilt der Satz, den du unter Einstellungen im Feld MwSt. Satz einstellst. Dort steht auch der Agentursatz (Einheiten). Mit ihm rechnet i-Planner Einheiten in die Agenturprovision um. Was für automatische Buchungen gilt, steht unter Verstehen, was automatisch gebucht wird.
Die Provision mit der Vermittlermatrix auf Vermittler verteilen
In der Auswahl Vermittlermatrix legst du fest, woher die Aufteilung kommt:
- Wählst du eine Abrechnungsstruktur des Vermittlers für diese Provisionsart, erzeugt i-Planner die Zeilen der Matrix beim Speichern aus der Struktur. Die Zeilen sind dann gesperrt. Es gibt kein x zum Entfernen und keine Auswahl + Vermittler hinzufügen.... Die Struktur selbst änderst du beim Benutzer im Reiter Strukturen, siehe Benutzer.
- Mit Manuelle Struktur stellst du die Zeilen selbst zusammen.
So stellst du eine manuelle Matrix zusammen:
- Wähle unter Vermittlermatrix den Eintrag Manuelle Struktur.
- Wähle in der Auswahl + Vermittler hinzufügen... einen Vermittler. Er erscheint als neue Zeile.
- Trage je Zeile Einheitenstufe, Differenzsatz, Provisionssatz und Str. in % ein. Was die Spalten bedeuten, steht unter Den Rechenweg der Vermittlermatrix nachvollziehen.
- Eine Zeile entfernst du mit dem x der Zeile (Tooltip Löschen). Es folgt die Rückfrage „Der Vermittler wird aus der Struktur entfernt! Wollen Sie fortfahren?“
Mit dem Häkchen Matrix in alle Bereiche kopieren überträgst du die Matrix in die anderen Provisionsarten. Vorher fragt i-Planner unter Wichtiger Hinweis nach, weil dabei bestehende Matrizen der anderen Bereiche überschrieben werden. Bestätigst du, startet die Übertragung sofort.
Das Häkchen Ausgewählten Matrixnamen in alle Bereich einfügen überträgt beim Speichern die gewählte Abrechnungsstruktur in die übrigen Provisionsarten. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Im Bereich Abschlussprovision gibt es außerdem das Häkchen Riesterzulage. Ist es gesetzt, trägt die Buchung bei der Provisionsart den Zusatz (Zulage). Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Den Rechenweg der Vermittlermatrix nachvollziehen
Die Matrix teilt die Agenturprovision Zeile für Zeile auf die Vermittler auf:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Vermittler | Name des Vermittlers, dahinter seine Vermittlernummer als (Nr. <Nummer>), wenn eine hinterlegt ist. |
| Einheitenstufe | Stufe des Vermittlers in Einheiten. Höchstens der Agentursatz. |
| Differenzsatz | Anteil des Vermittlers in Einheiten. Höchstens der Agentursatz. |
| Provisionssatz | Satz des Vermittlers. Höchstens der Provisionssatz der Agentur. |
| Provision | Differenzsatz × Einheiten der Agenturprovision. Berechnet. |
| MwSt. | Provision × MwSt.-Satz. Nur mit zzgl. MwSt. und nur bei umsatzsteuerpflichtigen Vermittlern. Berechnet. |
| Str. in % | Anteil der Provision, der als Stornoreserve einbehalten wird, 0 bis 100. |
| Stornoreserve | Provision × Str. in %. Bei Bestands- und Vertragswertprovision 0. Berechnet. |
| Auszahlung | Provision + MwSt. − Stornoreserve. Berechnet. |
Die Einheiten der Agenturprovision ergeben sich aus Agenturprovision ÷ Agentursatz. Bei einem Agentursatz von 100 bekommt ein Vermittler mit Differenzsatz 30 also 30 % der Agenturprovision.
Die Zeile Summe addiert Differenzsatz, Provisionssatz, Provision, MwSt., Stornoreserve und Auszahlung. Die Farbe des Feldes Provision in der Summe zeigt nach dem Speichern, ob die Matrix aufgeht:
- grün: Die Matrix verteilt die Agenturprovision genau.
- gelb: Die Summe weicht höchstens 0,02 ab. Buchen kannst du trotzdem.
- rot: Die Summe weicht mehr ab. Dann kannst du nicht buchen.
Während du Sätze einträgst, rechnet die Matrix beim Verlassen eines Feldes neu und färbt die Summe nur grün oder rot. Grün ist die Summe, wenn sie die Agenturprovision genau trifft, sonst rot. Weil jede Zeile auf Cent gerundet wird, kann die Summe dabei rot sein, obwohl die Matrix die Agenturprovision verteilt. Speichere dann und prüfe die Farbe danach.
Buchungen aus den Provisionsvorgaben erzeugen
In der Leiste Buchung jedes Bereichs wählst du, was beim Speichern mit dieser Provisionsart passiert:
- Nicht buchen: Es entsteht keine Buchung, i-Planner speichert nur die Vorgaben. Beim Öffnen des Auftrags ist Nicht buchen nur im Bereich Vertragswertprovision markiert. In den anderen Bereichen ist keine Option markiert. Auch ohne Markierung entsteht beim Speichern keine Buchung.
- Buchung erfassen: Es entsteht eine Buchung im Status Erfasst. Du gibst sie danach unter Buchungen freigeben frei.
- Buchung freigeben: Es entsteht eine Buchung im Status Freigegeben, die in die nächste Abrechnung geht.
- Automatisch buchen: ein Häkchen je Provisionsart. i-Planner legt dann an jedem Fälligkeitstag der Zahlweise selbst eine Buchung an, siehe Wiederkehrende Provisionen automatisch buchen lassen. Bei der Vertragswertprovision gibt es dieses Häkchen nicht.
Buchung erfassen, Buchung freigeben und Automatisch buchen erscheinen nur, wenn beides zutrifft:
- Die Summe der Vermittlermatrix trifft die Agenturprovision bis auf 0,02. Das Feld Provision der Summe ist also grün oder gelb.
- Der Auftrag steht im Reiter Vertragsdaten nicht im Status Antrag.
Sonst steht in der Leiste nur Nicht buchen. Die Leiste richtet sich nach dem gespeicherten Stand. Hast du die Matrix oder den Status gerade geändert, erscheinen die Optionen erst nach dem Speichern. Wähle dann die Option und speichere erneut. Bei einzelnen Organisationen erscheinen die drei Optionen immer. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Die Optionen Nicht buchen aller fünf Bereiche gehören zu einer gemeinsamen Auswahl mit Buchung erfassen und Buchung freigeben der Abschlussprovision. Das hat zwei Folgen:
- Klickst du in irgendeinem Bereich auf Nicht buchen, ist eine zuvor gewählte Option Buchung erfassen oder Buchung freigeben der Abschlussprovision wieder abgewählt.
- In den übrigen vier Bereichen hebt Nicht buchen eine dort gewählte Option Buchung erfassen oder Buchung freigeben nicht auf. Beim Speichern entsteht die Buchung trotzdem. Hast du dort versehentlich eine Buchungsoption gewählt, schließe das Fenster mit Abbrechen, ohne zu speichern. Öffne den Auftrag dann neu.
Prüfe deshalb vor dem Speichern die Leiste Buchung jedes Bereichs.
Die entstandenen Buchungen siehst du im Reiter Buchungen des Auftrags und unter Provisionsbuchungen.
Wiederkehrende Provisionen automatisch buchen lassen
Mit dem Häkchen Automatisch buchen bucht i-Planner eine Provisionsart an jedem Fälligkeitstag der Zahlweise selbst. Das Häkchen gibt es bei Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision und Bestandsprovision, nicht bei der Vertragswertprovision.
- Öffne den Provisionsauftrag im Reiter Provisionsvorgaben und klappe den Bereich der Provisionsart auf.
- Trage Beginn, Zahlweise und Zahldauer (Jahre) ein und fülle die Vermittlermatrix.
- Setze in der Leiste Buchung das Häkchen Automatisch buchen. Es erscheint nur zusammen mit Buchung erfassen und Buchung freigeben, siehe Buchungen aus den Provisionsvorgaben erzeugen.
- Klicke auf Speichern, solange der Bereich aufgeklappt ist.
Die Auswahl Nicht buchen, Buchung erfassen oder Buchung freigeben gilt weiterhin nur für das Speichern selbst.
i-Planner bucht in einem täglichen Hintergrundlauf, und zwar nur, wenn alles zutrifft:
- Der Auftrag steht im Reiter Vertragsdaten im Status Vertrag. Bei Antrag, Antrag abgelehnt, Vertrag-Storno und Beitragsfrei bucht i-Planner nicht automatisch. Wechselt der Status später weg von Vertrag, hören die automatischen Buchungen auf.
- Beginn liegt heute oder früher, und die Zahldauer ist noch nicht abgelaufen. Sie endet am Beginn plus Zahldauer (Jahre). Diesen letzten Tag bucht i-Planner nicht mehr.
- Zahldauer (Jahre) ist größer als 0.
- Das Feld Einheiten ist größer als 0. Du siehst es, wenn du Faktoransicht anhakst.
- Die Vermittlermatrix des Bereichs hat mindestens eine gespeicherte Zeile. Ohne Matrixzeile entsteht keine Buchung.
An diesen Tagen ist eine Buchung fällig:
| Zahlweise | Fälligkeitstage |
|---|---|
| Monatlich | jeden Monat am Tag des Beginns |
| Vierteljährlich | alle 3 Monate am Tag und Monat des Beginns |
| Halbjährlich | alle 6 Monate am Tag und Monat des Beginns |
| Jährlich | jedes Jahr am Tag und Monat des Beginns |
| Einmalig | nur am Tag des Beginns selbst |
Verstehen, was automatisch gebucht wird
An jedem Fälligkeitstag legt i-Planner je Vermittler der Vermittlermatrix eine Buchung im Status Erfasst mit dem Datum dieses Tages an, dazu eine Buchung für die Agentur. Die Beträge kommen aus der gespeicherten Matrix:
- Provision: Satz der Matrixzeile × Einheiten.
- MwSt.: 19 % der Provision, wenn zzgl. MwSt. angehakt und der Vermittler umsatzsteuerpflichtig ist.
- Stornoreserve: nach Str. in % der Zeile.
Die Buchungen stehen im Reiter Buchungen des Auftrags. Sie sind erfasst, aber nicht freigegeben. Gib sie deshalb unter Buchungen freigeben frei, bevor sie in eine Abrechnung gehen.
Häufige Fragen
Der Reiter zeigt immer alle fünf Bereiche. Fülle nur die Provisionsarten aus, die du abrechnen willst, und lass die übrigen zugeklappt.
Bestands- und Vertragswertprovision haben kein Feld Stornohaftung und keine Stornoreserve. Die Stornoreserve ist dort immer 0.
Nein. Automatische Buchungen entstehen nur für Fälligkeitstage ab dem Anhaken. Frühere Zeiträume buchst du selbst mit Buchung erfassen oder Buchung freigeben.
Weitere Themen
- Provisionsaufträge: den Auftrag finden, öffnen und seine Vertragsdaten pflegen.
- Buchungen freigeben: erfasste und automatisch angelegte Buchungen freigeben.
- Tarife: die Sätze einstellen, die ein Bereich vorgibt.
- Strukturen und Team: die Abrechnungsstrukturen der Vermittler pflegen.
- Fehlerbehebung: wenn nur „Nicht buchen“ wählbar ist, Vorgaben nach dem Speichern fehlen oder eine Meldung erscheint.