Provisionsvorgaben
Wie du im Reiter Provisionsvorgaben eines Provisionsauftrags je Provisionsart die Vertragswerte einträgst, die Agenturprovision mit der Vermittlermatrix auf die Vermittler verteilst und daraus Buchungen erfasst oder freigibst oder mit Automatisch buchen an jedem Fälligkeitstag selbst anlegen lässt.
Im Reiter Provisionsvorgaben eines Provisionsauftrags legst du je Provisionsart fest, wie hoch die Provision ist und welcher Vermittler welchen Anteil bekommt. Aus diesen Vorgaben erzeugst du beim Speichern die Buchungen für die Abrechnung.
Voraussetzungen
- Zum Speichern der Provisionsvorgaben und zum Erzeugen von Buchungen brauchst du das Recht Provisionsaufträge im Block Kundenverwaltung, Zeile Abrechnung der Benutzerrollen. Ohne dieses Recht werden die Vorgaben nicht gespeichert.
- Die Sätze, die ein Bereich vorgibt, stellst du am Tarif des Vertrags ein, zum Beispiel Provisionseinheit, Provisionssatz, Stornoreserve und Maximierung. Siehe Tarife.
- Wer in einer Abrechnungsstruktur mit welchem Anteil steht, pflegst du beim Benutzer im Reiter Strukturen, siehe Benutzer.
Den Reiter Provisionsvorgaben öffnen und aufklappen
- Öffne den Auftrag unter Abrechnung › Provisionsaufträge mit einem Klick auf die Zeile. Es öffnet sich das Fenster Provisionsauftrag (Detailansicht).
- Wechsle in den Reiter Provisionsvorgaben.
- Klicke auf die Leiste der Provisionsart, zum Beispiel Abschlussprovision - Vertrag Nr. <Nummer>. Der Bereich klappt auf; ein zweiter Klick klappt ihn wieder zu.
Der Reiter zeigt immer fünf Bereiche, unabhängig davon, welche Provisionsarten der Tarif nutzt: Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision, Bestandsprovision und Vertragswertprovision. Beim Öffnen sind alle Bereiche zugeklappt. Jeder Bereich hat denselben Aufbau: Vertragswerte, Agenturprovision, Vermittlermatrix und die Leiste Buchung.
Gespeichert wird mit dem Knopf Speichern des Fensters. Ein Klick speichert die Vertragsdaten und die Provisionsvorgaben aller aufgeklappten Bereiche gemeinsam.
Direkt zu einer Provisionsart springst du aus der Liste Provisionsaufträge: Die Einträge AP-Struktur öffnen, APR-Struktur öffnen, BP-Struktur öffnen, DP-Struktur öffnen und NAV-Struktur öffnen im Drei-Punkte-Menü einer Zeile öffnen den Auftrag im Reiter Provisionsvorgaben. Mehr dazu auf der Seite Provisionsaufträge.
Die Vertragswerte einer Provisionsart eintragen
Zuerst trägst du im Bereich die Werte des Vertrags ein. Welche Felder es gibt, hängt von der Provisionsart ab:
| Feld | Bedeutung und Auswahlwerte | Provisionsarten |
|---|---|---|
| Beginn | Datum als TT.MM.JJJJ. | alle |
| Beitrag | Beitrag des Vertrags. Der graue Zusatz zeigt (netto), wenn der Auftrag einen Tarif hat, sonst (brutto). | alle |
| Zahlweise | Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich oder Einmalig. | alle |
| Zahldauer (Jahre) | Anzahl Jahre, die in die Wertungssumme eingehen. | alle außer Vertragswertprovision |
| Wertstellung | Datum als TT.MM.JJJJ, statt der Zahldauer. | nur Vertragswertprovision |
| Stornohaftung | Datum der Stornohaftung als TT.MM.JJJJ. | Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision |
| Dynamik | Dynamik in Prozent. | nur Dynamikprovision |
Die Wertungssumme rechnet i-Planner schon beim Tippen aus: Beitrag × Anzahl der Zahlungen im Jahr × Zahldauer. Bei Einmalig zählt der Beitrag ohne Zahldauer, bei der Bestandsprovision der Beitrag. Bei der Vertragswertprovision gilt die Wertungssumme, die du selbst einträgst.
Die Bestandsprovision und die Vertragswertprovision haben kein Feld Stornohaftung und keine Stornoreserve der Agentur. Ihre Stornoreserve ist immer 0.
Die Agenturprovision prüfen
Der Agentur-Block eines Bereichs zeigt, was die Agentur für diese Provisionsart bekommt:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wertungssumme | Grundlage der Provision, siehe Abschnitt Die Vertragswerte einer Provisionsart eintragen. Mit Faktoransicht heißt das Feld Einheiten. |
| Provisionssatz | Satz der Agentur mit vier Nachkommastellen. Mit Faktoransicht heißt das Feld Faktor. |
| Faktoransicht | Häkchen, das nur die Anzeige zwischen Wertungssumme/Provisionssatz und Einheiten/Faktor umschaltet. Es wird nicht gespeichert. |
| Agenturprovision | Betrag, den die Agentur erhält. Die Vermittlermatrix muss diesen Betrag bis auf 0,02 verteilen, damit eine Buchung möglich ist. |
| Stornoreserve | Stornoreserve der Agentur. Nur bei Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich) und Dynamikprovision. |
| zzgl. MwSt. | Häkchen: Die Provision wird zuzüglich Mehrwertsteuer abgerechnet. In der Vermittlermatrix erscheint dann die Spalte MwSt. |
Die Mehrwertsteuer berechnet i-Planner nur für Vermittler, die umsatzsteuerpflichtig sind. Den Satz stellst du unter Einstellungen im Feld MwSt. Satz ein. Dort steht auch der Agentursatz (Einheiten), mit dem Einheiten in die Agenturprovision umgerechnet werden.
Die Provision mit der Vermittlermatrix auf Vermittler verteilen
In der Auswahl Vermittlermatrix legst du fest, woher die Aufteilung kommt:
- Eine Abrechnungsstruktur des Vermittlers für diese Provisionsart: i-Planner erzeugt die Zeilen der Matrix beim Speichern aus der Struktur. Die Zeilen sind dann gesperrt; es gibt kein x zum Entfernen und keine Auswahl + Vermittler hinzufügen.... Die Struktur selbst änderst du beim Benutzer im Reiter Strukturen, siehe Benutzer.
- Manuelle Struktur: Du stellst die Zeilen selbst zusammen.
So stellst du eine manuelle Matrix zusammen:
- Wähle unter Vermittlermatrix den Eintrag Manuelle Struktur.
- Wähle in der Auswahl + Vermittler hinzufügen... einen Vermittler. Er erscheint als neue Zeile.
- Trage je Zeile Einheitenstufe, Differenzsatz, Provisionssatz und Str. in % ein. Was die Spalten bedeuten, steht im Abschnitt Den Rechenweg der Vermittlermatrix nachvollziehen.
- Eine Zeile entfernst du mit dem x der Zeile (Tooltip Löschen). Es folgt die Rückfrage Der Vermittler wird aus der Struktur entfernt! Wollen Sie fortfahren?
Mit dem Häkchen Matrix in alle Bereiche kopieren überträgst du die Matrix in die anderen Provisionsarten. Vorher fragt i-Planner unter Wichtiger Hinweis nach, denn bestehende Matrizen der anderen Bereiche werden überschrieben. Bestätigst du, startet die Übertragung sofort.
Das Häkchen Ausgewählten Matrixnamen in alle Bereich einfügen überträgt beim Speichern die gewählte Abrechnungsstruktur in die übrigen Provisionsarten. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Im Bereich Abschlussprovision gibt es außerdem das Häkchen Riesterzulage; die Buchung trägt dann den Zusatz (Zulage) bei der Provisionsart. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Den Rechenweg der Vermittlermatrix nachvollziehen
Die Matrix teilt die Agenturprovision Zeile für Zeile auf die Vermittler auf:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Vermittler | Name des Vermittlers, dahinter seine Vermittlernummer als (Nr. <Nummer>), wenn eine hinterlegt ist. |
| Einheitenstufe | Stufe des Vermittlers in Einheiten. Höchstens der Agentursatz. |
| Differenzsatz | Anteil des Vermittlers in Einheiten. Höchstens der Agentursatz. |
| Provisionssatz | Satz des Vermittlers. Höchstens der Provisionssatz der Agentur. |
| Provision | Differenzsatz × Einheiten der Agenturprovision. Berechnet. |
| MwSt. | Provision × MwSt.-Satz. Nur mit zzgl. MwSt. und nur bei umsatzsteuerpflichtigen Vermittlern. Berechnet. |
| Str. in % | Anteil der Provision, der als Stornoreserve einbehalten wird, 0 bis 100. |
| Stornoreserve | Provision × Str. in %. Bei Bestands- und Vertragswertprovision 0. Berechnet. |
| Auszahlung | Provision + MwSt. − Stornoreserve. Berechnet. |
Die Einheiten der Agenturprovision sind Agenturprovision ÷ Agentursatz. Bei einem Agentursatz von 100 bekommt ein Vermittler mit Differenzsatz 30 also 30 % der Agenturprovision.
Die Zeile Summe addiert Differenzsatz, Provisionssatz, Provision, MwSt., Stornoreserve und Auszahlung. Die Farbe des Feldes Provision in der Summe zeigt, ob die Matrix aufgeht:
- grün: Die Matrix verteilt die Agenturprovision genau.
- gelb: Die Summe weicht höchstens 0,02 ab.
- rot: Die Summe weicht mehr ab. Dann kannst du nicht buchen.
Buchungen aus den Provisionsvorgaben erzeugen
In der Leiste Buchung jedes Bereichs wählst du, was beim Speichern mit dieser Provisionsart passiert:
- Nicht buchen: Beim Öffnen immer gewählt. i-Planner speichert nur die Vorgaben.
- Buchung erfassen: Es entsteht eine Buchung im Status Erfasst. Du gibst sie danach unter Buchungen freigeben frei.
- Buchung freigeben: Es entsteht eine Buchung im Status Freigegeben, die in die nächste Abrechnung geht.
- Automatisch buchen: Häkchen je Provisionsart. i-Planner legt dann an jedem Fälligkeitstag der Zahlweise selbst eine Buchung an, siehe Abschnitt Wiederkehrende Provisionen automatisch buchen lassen. Bei der Vertragswertprovision gibt es dieses Häkchen nicht.
Buchung erfassen, Buchung freigeben und Automatisch buchen erscheinen nur, wenn beides zutrifft:
- Die Summe der Vermittlermatrix trifft die Agenturprovision bis auf 0,02, das Feld Provision der Summe ist also grün oder gelb.
- Der Auftrag steht im Reiter Vertragsdaten nicht im Status Antrag.
Sonst steht in der Leiste nur Nicht buchen. Bei einzelnen Organisationen erscheinen die drei Optionen immer. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Die entstandenen Buchungen siehst du im Reiter Buchungen des Auftrags und unter Provisionsbuchungen.
Wiederkehrende Provisionen automatisch buchen lassen
Mit dem Häkchen Automatisch buchen bucht i-Planner eine Provisionsart selbst, an jedem Fälligkeitstag der Zahlweise. Das Häkchen gibt es bei Abschlussprovision, Abschlussprovision (ratierlich), Dynamikprovision und Bestandsprovision, nicht bei der Vertragswertprovision.
- Öffne den Provisionsauftrag im Reiter Provisionsvorgaben und klappe den Bereich der Provisionsart auf.
- Trage Beginn, Zahlweise und Zahldauer (Jahre) ein und fülle die Vermittlermatrix.
- Setze in der Leiste Buchung das Häkchen Automatisch buchen. Es erscheint nur zusammen mit Buchung erfassen und Buchung freigeben, siehe Abschnitt Buchungen aus den Provisionsvorgaben erzeugen.
- Klicke auf Speichern, solange der Bereich aufgeklappt ist.
Die Auswahl Nicht buchen, Buchung erfassen oder Buchung freigeben gilt weiter nur für das Speichern selbst.
Gebucht wird in einem täglichen Hintergrundlauf, und nur wenn alles zutrifft:
- Der Auftrag steht im Reiter Vertragsdaten im Status Vertrag. Bei Antrag, Antrag abgelehnt, Vertrag-Storno und Beitragsfrei bucht i-Planner nicht automatisch; wechselt der Status später weg von Vertrag, hören die automatischen Buchungen auf.
- Beginn liegt heute oder früher, und die Zahldauer ist noch nicht abgelaufen. Sie endet am Beginn plus Zahldauer (Jahre); dieser letzte Tag wird nicht mehr gebucht.
- Zahldauer (Jahre) ist größer als 0.
- Das Feld Einheiten ist größer als 0. Du siehst es, wenn du Faktoransicht anhakst.
- Die Vermittlermatrix des Bereichs hat mindestens eine gespeicherte Zeile. Ohne Matrixzeile entsteht keine Buchung.
An diesen Tagen ist eine Buchung fällig:
| Zahlweise | Fälligkeitstage |
|---|---|
| Monatlich | jeden Monat am Tag des Beginns |
| Vierteljährlich | alle 3 Monate am Tag und Monat des Beginns |
| Halbjährlich | alle 6 Monate am Tag und Monat des Beginns |
| Jährlich | jedes Jahr am Tag und Monat des Beginns |
| Einmalig | nur am Tag des Beginns selbst |
Verstehen, was automatisch gebucht wird
An jedem Fälligkeitstag legt i-Planner je Vermittler der Vermittlermatrix eine Buchung im Status Erfasst an, mit dem Datum dieses Tages, dazu eine Buchung für die Agentur. Die Beträge kommen aus der gespeicherten Matrix:
- Provision: Satz der Matrixzeile × Einheiten.
- MwSt.: 19 % der Provision, wenn zzgl. MwSt. angehakt und der Vermittler umsatzsteuerpflichtig ist.
- Stornoreserve: nach Str. in % der Zeile.
Die Buchungen stehen im Reiter Buchungen des Auftrags. Weil sie erfasst und nicht freigegeben sind, gibst du sie unter Buchungen freigeben frei, bevor sie in eine Abrechnung gehen.
Meldungen und was sie bedeuten
- Ungueltiges Datum im Feld "<Feld>". Bitte im Format TT.MM.JJJJ eingeben. Es wurde nichts gespeichert. – Ein Datum in einem aufgeklappten Bereich ist ungültig, zum Beispiel AP-Beginn, AP-Stornohaftung, BP-Beginn oder NAV-Wertstellung. Weder Vorgaben noch Buchungen sind gespeichert. Korrigiere das Feld und speichere erneut.
- Der Satz wurde auf den Höchstsatz von <Wert> beschränkt! – Eine Einheitenstufe oder ein Differenzsatz lag über dem Agentursatz. Der Wert wurde gekürzt.
- Der Satz ist auf den Agenturprovisionssatz in Höhe von <Wert> % beschränkt! – Der Provisionssatz einer Zeile lag über dem Provisionssatz der Agentur.
- Der Stornoreservesatz darf nicht über 100% liegen! – Str. in % war größer als 100 und wurde auf 100 gesetzt.
- Der Stornoreservesatz darf keinen negativen Wert annehmen! – Str. in % war kleiner als 0 und wurde auf 0 gesetzt.
- Die Vermittlermatrix wird in die anderen Vorgaben übertragen. Bestehende Matrizen werden überschrieben. Wollen Sie fortfahren? – Rückfrage zum Häkchen Matrix in alle Bereiche kopieren.
- Der Vermittler wird aus der Struktur entfernt! Wollen Sie fortfahren? – Rückfrage zum x einer Matrixzeile.
Häufige Fragen
Warum kann ich nur „Nicht buchen" auswählen?
Entweder verteilt die Vermittlermatrix die Agenturprovision nicht vollständig, dann ist das Feld Provision in der Zeile Summe rot. Gleiche die Sätze an, bis die Summe die Agenturprovision trifft. Oder der Auftrag steht im Status Antrag; ändere ihn im Reiter Vertragsdaten, sobald der Vertrag zustande gekommen ist, speichere und öffne den Auftrag erneut.
Warum sind meine Provisionsvorgaben nach dem Speichern weg?
Der Bereich war beim Speichern zugeklappt, dann wird er nicht gespeichert. Oder ein Datum ist ungültig, dann nennt eine Meldung das Feld. Ohne das Recht Provisionsaufträge werden die Vorgaben ebenfalls nicht gespeichert.
Warum zeigt der Reiter alle fünf Provisionsarten, obwohl der Tarif nur eine nutzt?
Der Reiter zeigt immer alle fünf Bereiche. Fülle nur die Provisionsarten aus, die du abrechnen willst, und lass die übrigen zugeklappt.
Warum kann ich die Zeilen der Vermittlermatrix nicht ändern?
Unter Vermittlermatrix ist eine Abrechnungsstruktur gewählt. Deren Zeilen sind gesperrt. Ändere die Struktur beim Benutzer oder wähle Manuelle Struktur.
Warum rechnet i-Planner keine Mehrwertsteuer für einen Vermittler?
Die Spalte MwSt. erscheint nur mit dem Häkchen zzgl. MwSt., und berechnet wird sie nur für umsatzsteuerpflichtige Vermittler.
Warum ist bei der Bestandsprovision keine Stornohaftung einzutragen?
Bestands- und Vertragswertprovision haben kein Feld Stornohaftung und keine Stornoreserve. Die Stornoreserve ist dort immer 0.
Warum hat „Automatisch buchen" keine Buchung angelegt?
Prüfe die Bedingungen im Abschnitt Wiederkehrende Provisionen automatisch buchen lassen: Der Auftrag muss im Status Vertrag stehen, Zahldauer (Jahre) und Einheiten müssen größer als 0 sein, und die Vermittlermatrix braucht mindestens eine Zeile. Gebucht wird nur an den Fälligkeitstagen der Zahlweise, bei Monatlich zum Beispiel am Tag des Beginns. Nach Ablauf der Zahldauer entstehen keine automatischen Buchungen mehr.
Werden frühere Monate nachgebucht, wenn ich „Automatisch buchen" nachträglich anhake?
Nein. Automatische Buchungen entstehen nur für Fälligkeitstage ab dem Anhaken. Frühere Zeiträume buchst du selbst mit Buchung erfassen oder Buchung freigeben.
Warum sind die automatisch angelegten Buchungen nicht in der Abrechnung?
Automatische Buchungen aus Provisionsaufträgen entstehen im Status Erfasst. Gib sie unter Buchungen freigeben frei, dann gehen sie in die nächste Abrechnung.