Datenimport
Überblick über die Reiter des Datenimports und wie du Provisionsdaten in den Reitern Versicherungen und Investment als CSV-Datei einliest, in der Vorschau den Provisionsaufträgen zuordnest, eine HDI-Abrechnung zusätzlich über die Sparte abgleichst und daraus Provisionsbuchungen erzeugst.
Unter Abrechnung › Datenimport liest du Provisionsdaten von Gesellschaften, Pools oder Plattformen als CSV-Datei ein. i-Planner gleicht die Zeilen mit vorhandenen Provisionsaufträgen ab und erzeugt daraus Provisionsbuchungen für die Vermittler.
Kurz erklärt
Die Reiter Versicherungen und Investment lesen eine CSV-Datei im festen Spaltenaufbau des Musterdatensatzes. Direkt und Direkt (Neu) lesen die Abrechnung einer Gesellschaft oder eines Pools im Originalformat. Jeder Reiter nimmt nur eine Importdatei gleichzeitig an. Buchungen für Vermittler entstehen nur, wenn der Provisionsauftrag für die Provisionsart der Zeile eine Vermittler-Matrix hat.
Typische Aufgaben unter Abrechnung › Datenimport:
- Die Abrechnung einer Gesellschaft oder eines Pools liegt im Originalformat vor: Direkt und Direkt (Neu), mit Vorschau, Statuswerten, Anlegen und Import.
- Du suchst die Vorlage, die zu deiner Gesellschaft passt: Vorlagen je Gesellschaft, mit den Provisionsarten und Zahlweisen, die jede Vorlage erkennt.
- Deine Datei hat den festen Spaltenaufbau: Die Vorschau prüfen und den Provisionsaufträgen zuordnen und Die Daten importieren.
- Eine HDI-Abrechnung soll über Vertragsnummer und Sparte abgeglichen werden: Eine HDI-Abrechnung zusätzlich über die Sparte abgleichen.
- Die falsche Datei wurde hochgeladen: Eine falsche Importdatei verwerfen.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht im Block Abrechnung die Schalter Abrechnung und Datenimport. Beides stellst du in den Benutzerrollen ein. Der Schalter Datenimport schaltet den Menüpunkt Abrechnung › Datenimport frei. Ohne ihn bricht jeder Reiter mit „Keine Berechtigung vorhanden.“ ab.
- In den Reitern Versicherungen und Investment muss es für jede Zeile der Datei schon einen Provisionsauftrag mit derselben Vertragsnummer geben. Diese Reiter legen keine Kunden, Verträge oder Provisionsaufträge an. Provisionsaufträge pflegst du unter Provisionsaufträge. In den Reitern Direkt und Direkt (Neu) kannst du fehlende Provisionsaufträge aus der Vorschau anlegen, siehe Direkt und Direkt (Neu).
- Buchungen für Vermittler entstehen nur, wenn der Provisionsauftrag für die Provisionsart der Zeile eine Vermittler-Matrix hat.
Kunden- und Vertragsstammdaten importierst du nicht hier, sondern unter Einstellungen › Import.
Den passenden Reiter und das Dateiformat wählen
Der Datenimport hat für alle Organisationen diese Reiter:
| Reiter | Wofür | Welche Datei |
|---|---|---|
| Versicherungen (voreingestellt) | Provisionen zu Versicherungsverträgen. Die Provisionsart wählst du für die ganze Datei. | CSV im festen Spaltenaufbau des Musterdatensatzes |
| Investment | Provisionen zu Investmentverträgen, zugeordnet über Vertragsnummer und ISIN | CSV wie bei Versicherungen, zusätzlich mit ISIN und Vertragsstand |
| Direkt | Abrechnung einer Gesellschaft oder eines Pools im Originalformat, 61 Vorlagen | CSV-Datei der Gesellschaft, Vorlage im Feld Gesellschaft |
| Direkt (Neu) | Neufassung von Direkt mit 74 Vorlagen und zusätzlichen Hilfen in der Vorschau | CSV-Datei der Gesellschaft, Vorlage im Feld Gesellschaft |
Alle vier Reiter nehmen nur Dateien mit der Endung .csv an. Trennzeichen ist das Semikolon. Den weiteren Aufbau der Datei bestimmt der Reiter:
- Versicherungen: Die erste Zeile ist die Überschrift. Eine Überschriftenzeile darf nur die erste Zeile der Datei sein. Die Spalten stehen in dieser Reihenfolge: Vertragsnummer; Beginn (TT.MM.JJJJ); Beitrag; Zahlweise; Zahlungsdauer; Agenturprovision; Agenturstornoreserve; Wertung.
- Investment: wie bei Versicherungen, zusätzlich mit ISIN und Vertragsstand.
- Direkt und Direkt (Neu): Die Datei bleibt im Format der Gesellschaft. Welche Vorlage zu welcher Gesellschaft passt, steht in Vorlagen je Gesellschaft.
In den Reitern Versicherungen und Investment lädst du über den Link Musterdatensatz downloaden eine Beispieldatei mit dem richtigen Spaltenaufbau herunter.
Jeder Reiter nimmt nur eine Importdatei gleichzeitig an. Das Feld zum Hochladen erscheint erst wieder, wenn die vorige Datei importiert oder gelöscht ist. Direkt und Direkt (Neu) teilen sich einen gemeinsamen Platz. Eine in Direkt hochgeladene Datei liegt auch in Direkt (Neu) bereit und umgekehrt. Dieser Platz gilt für die ganze Organisation. Alle Benutzer mit dem Schalter Datenimport sehen dieselbe Datei.
Bei einzelnen Organisationen hat in Direkt und Direkt (Neu) stattdessen jeder Benutzer seinen eigenen Platz für die Importdatei. Dann siehst und löschst du dort nur deine eigene Datei. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Eine Importdatei hochladen
- Öffne Abrechnung › Datenimport und wähle den passenden Reiter.
- Wähle im Bereich Import unter Importdatei die CSV-Datei aus.
- Nur in den Reitern Direkt und Direkt (Neu): Wähle unter Gesellschaft die Vorlage der Gesellschaft oder des Pools. Voreingestellt ist Alte Leipziger (Sach).
- Klicke auf Hochladen.
Danach erscheint die Vorschau. Solange die Datei bereitliegt, ist das Feld zum Hochladen ausgeblendet. Wie du die Vorschau in Versicherungen und Investment prüfst, steht unter Die Vorschau prüfen und den Provisionsaufträgen zuordnen. Für Direkt und Direkt (Neu) steht es unter Direkt und Direkt (Neu).
Die Vorschau prüfen und den Provisionsaufträgen zuordnen
Die Vorschau zeigt jede Zeile der Datei, bevor etwas gebucht wird. Dieser Abschnitt gilt für die Reiter Versicherungen und Investment. Dort gibt es diese Einstellungen:
- Provisionsart: Ein Auswahlfeld ohne Beschriftung mit Abschlussprovision (voreingestellt), Dynamikprovision, Bestandspflege und Vertragswertprovision. Nur bei Versicherungen gibt es zusätzlich Abschlussprovision (ratierlich). Die Vorschau aktualisiert sich sofort.
- Mit interner Vertragsnummer abgleichen (nur Versicherungen): i-Planner vergleicht die Vertragsnummer der Datei dann mit der internen Vertragsnummer des Provisionsauftrags statt mit der Vertragsnummer der Gesellschaft. Dieser Abgleich hat Vorrang vor Mit HDI Daten abgleichen.
- Weiches Matching (nur Versicherungen): Das Kästchen ändert weder die Vorschau noch den Import. Beide gleichen die Vertragsnummer immer genau ab.
- Mit HDI Daten abgleichen (nur Versicherungen): Der Abgleich prüft zusätzlich die Sparte, siehe Eine HDI-Abrechnung zusätzlich über die Sparte abgleichen. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Die Kästchen erscheinen erst, wenn eine Importdatei bereitliegt und ohne Fehler eingelesen ist. Ein Klick auf ein Kästchen lädt die Vorschau neu.
Buchung 
Buchung Die Vorschau hat die Spalten Vertragsnr. (mit Beginn), Beitrag (mit Zahlweise), Provision, Stornoreserve, Wertung, Faktor (mit Einheiten) und Status. Darunter steht eine Summenzeile. So liest du die Spalte Status:
- Buchung grün: genau ein passender Provisionsauftrag gefunden.
- Buchung rot: kein Provisionsauftrag mit dieser Vertragsnummer. Die Zeile ist Nicht importierbar! und wird beim Import übersprungen.
- Buchung (mehrfach): mehr als ein Provisionsauftrag mit dieser Vertragsnummer. Die Vorschau zeigt zwar Nicht importierbar!, der Import bucht die Zeile aber trotzdem auf den ersten dieser Aufträge. Diesen Auftrag öffnet auch ein Klick auf die Zeile. Nur wenn Mit HDI Daten abgleichen gesetzt ist, überspringt der Import sie. Kläre solche Zeilen vor dem Import.
- Matrix grün: Für die gewählte Provisionsart gibt es eine Vermittler-Matrix. Matrix rot: keine Matrix. Die Zeile erzeugt keine Buchungen.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet den zugehörigen Provisionsauftrag, etwa um die Matrix zu ergänzen.
Eine HDI-Abrechnung zusätzlich über die Sparte abgleichen
Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Setzt du im Reiter Versicherungen das Kästchen Mit HDI Daten abgleichen, sucht der Abgleich den Provisionsauftrag nicht nur über die Vertragsnummer der Gesellschaft, sondern zusätzlich über die Sparte. Welche Sparte gesucht wird, ergibt sich aus dem Vertragsstand-Code der HDI in der Datei. So lassen sich Verträge mit gleicher Vertragsnummer, aber verschiedener Sparte auseinanderhalten.
So ist die Datei aufgebaut:
- Spalten 1 bis 8 wie im Musterdatensatz: Vertragsnummer; Beginn; Beitrag; Zahlweise; Zahlungsdauer; Agenturprovision; Agenturstornoreserve; Wertung.
- Spalte 9: ISIN.
- Spalte 10: Vertragsstand-Code der HDI. Der Abgleich kennt diese Codes: 012-0120, 030-0300, 030-0320, 040-0430, 080-0850, 080-0920, 080-0938, 080-0940, 095-0957, 095-0958 und 096-0968. Bei einem anderen Code findet er keinen Provisionsauftrag.
So gehst du vor:
- Öffne Abrechnung › Datenimport und dort den Reiter Versicherungen. Lade die Datei hoch, wie unter Eine Importdatei hochladen beschrieben.
- Setze das Kästchen Mit HDI Daten abgleichen. Die Vorschau lädt sofort neu.
- Prüfe die Spalte Status. Bei Buchung grün gibt es genau einen Provisionsauftrag mit dieser Vertragsnummer und der passenden Sparte. Bei Buchung rot gibt es keinen, bei Buchung (mehrfach) mehrere. Solche Zeilen sind Nicht importierbar! und werden beim Import übersprungen.
- Klicke auf Importieren und bestätige die Abfrage. Der Import gleicht genauso ab wie die Vorschau.
Lass dabei das Kästchen Mit interner Vertragsnummer abgleichen leer. Ist es gesetzt, gilt nur der Abgleich über die interne Vertragsnummer, und Mit HDI Daten abgleichen hat keine Wirkung.
Die Daten importieren
Dieser Abschnitt gilt für die Reiter Versicherungen und Investment.
- Prüfe die Vorschau wie unter Die Vorschau prüfen und den Provisionsaufträgen zuordnen beschrieben.
- Klicke auf Importieren.
- Bestätige die Abfrage „Die Daten werden importiert. Es wird empfohlen eine Sicherung der Provisionstabellen anzulegen. Wollen Sie fortfahren?“
Das bewirkt der Import:
- Die passenden Provisionsaufträge erhalten die Werte aus der Datei, zum Beispiel Agenturprovision, Agenturstornoreserve, Beitrag, Beginn, Zahlweise, Zahlungsdauer, Einheiten und Faktor.
- Für jeden Vermittler aus der Matrix entsteht eine Provisionsbuchung, dazu eine Buchung für die Agentur. Ohne Matrix wird nur der Provisionsauftrag aktualisiert.
- Zeilen ohne Agenturprovision und Zeilen mit nicht berechenbar in der Spalte Faktor werden ohne Meldung übersprungen.
- Zeilen mit Buchung (mehrfach) bucht der Import auf den ersten der gefundenen Provisionsaufträge, außer wenn Mit HDI Daten abgleichen gesetzt ist.
Eine Erfolgsmeldung gibt es nicht. Nach dem Import ist die Importdatei entfernt, und das Feld zum Hochladen ist wieder da. Die neuen Buchungen sind noch nicht freigegeben und laufen über Buchungen freigeben weiter.
Eine falsche Importdatei verwerfen
Liegt die falsche Datei bereit oder soll sie nicht importiert werden, klicke über der Vorschau auf Löschen. Bestätige die Rückfrage „Die Importdatei wird gelöscht. Wollen Sie fortfahren?“ Es wird nichts gebucht, und du kannst danach eine neue Datei hochladen.
In den Reitern Direkt und Direkt (Neu) gibt es zusätzlich einen Knopf, der die bereitliegende Datei ohne Rückfrage entfernt. In Direkt heißt er Importdatei löschen, in Direkt (Neu) Importdatei Löschen. Weil beide Reiter denselben Platz nutzen, ist die Datei danach in beiden Reitern weg.
Reiter für einzelne Organisationen
Diese Reiter erscheinen nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet sind.
- VC24: Import von Abrechnungen mit dem Feld Gesellschaft und 13 Vorlagen, zum Beispiel Allianz (KV), ARAG, Ergo / DKV und Signal Iduna. Fehlende Kunden, Verträge und Provisionsaufträge legst du aus der Vorschau an. Die Vorlage Universa (BP) liest aus der Monatsdatei der Universa nur die Zeilen der Bestandsprovision. Zeilen der Abschlussprovision überspringt sie.
- Tarife: Im Bereich Download Tarifliste mit Karrieretiteln lädst du mit dem Knopf Datei herunterladen die Tarifliste herunter. Dazu gibt es einen Import, der Provisionsaufträge aktualisiert.
- BAP: Ein Import und der Knopf Excel Export, der eine CSV-Datei mit Vertragsnummer, Betreuer, Telefon, Mobil und E-Mail erzeugt.
- DIF Beraterstruktur: Unter Beraterstruktur importieren liest du die Beraterstruktur ein. Daraus entstehen Vermittler-Matrizen.
- DIF Kosten: Unter Kostentabelle importieren liest du eine Kostentabelle ein. Daraus entstehen Buchungen und Sonderbuchungen.
- DIF Berater: Unter Neue Berater importieren legst du neue Berater als Kontakte an.
- Perauer: Import mit dem Feld Gesellschaft (Vorlage R&V). Fehlende Provisionsaufträge kannst du dort anlegen. Den Reiter siehst du nur, solange du in Versicherungen oder Investment bist.
Häufige Fragen
Kommt die Datei direkt von der Gesellschaft oder vom Pool und willst du sie nicht umbauen, nimm Direkt oder Direkt (Neu) und wähle die passende Vorlage, siehe Vorlagen je Gesellschaft. Hast du die Daten selbst in den Aufbau des Musterdatensatzes gebracht, nimm Versicherungen oder Investment.
Weitere Themen
- Direkt und Direkt (Neu): die Abrechnung einer Gesellschaft im Originalformat einlesen.
- Vorlagen je Gesellschaft: welche Vorlage zu welcher Datei passt.
- Buchungen freigeben: die importierten Buchungen freigeben.
- Einstellungen: vor dem Import eine Sicherung anlegen.
- Fehlerbehebung: wenn das Hochladen scheitert, keine Vorschau erscheint oder Zeilen nicht importierbar sind.