Automation
Wie du an einem Kunden, Vertrag oder anderen Datensatz eine Erinnerung zu einem Ereignis oder Zeitpunkt setzt, wo du sie unter Automation › Erinnerungen wiederfindest und wie du dort mehrere Erinnerungen auf einmal löschst.
Eine Erinnerung hängst du an einen einzelnen Datensatz, zum Beispiel einen Kunden, einen Vertrag, eine Aktivität oder ein Dokument. Sie gilt für ein Ereignis am Datensatz oder für einen Zeitpunkt. Tritt das gewählte Ereignis ein, bekommt der Empfänger eine E-Mail mit einem Link auf den Datensatz.
Kurz erklärt
Eine Erinnerung schickt dem Empfänger eine E-Mail, sobald am Datensatz ein Ereignis eintritt oder ein Zeitpunkt erreicht ist. Ein Ereignis ist etwa das Öffnen oder die Änderung eines Felds, ein Zeitpunkt etwa zwei Wochen vor einem Ablaufdatum. Du setzt die Erinnerung am Datensatz über die Glocke. Unter Automation › Erinnerungen siehst und löschst du die Erinnerungen, die an dich gehen oder die du für andere angelegt hast. Neue legst du dort nicht an.
Typische Aufgaben unter Kundenverwaltung › Automation › Erinnerungen:
- Du willst rechtzeitig vor einem Vertragsablauf erinnert werden: Zu einem Zeitpunkt erinnern.
- Du willst erfahren, wenn jemand einen Kunden öffnet oder ein Feld ändert: Bei einem Ereignis erinnern.
- Ein Kollege soll an einen Datensatz erinnert werden: Eine Erinnerung an einem Datensatz setzen, mit einer Zeile je Empfänger.
- Eine Erinnerung ist nicht mehr nötig: Eine Erinnerung ändern oder löschen.
- Viele alte Erinnerungen sollen weg: Mehrere Erinnerungen auf einmal löschen.
Voraussetzungen
Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen ein:
- Für den Menüpunkt Automation brauchst du im Block Kundenverwaltung die Zeile Einstellungen. Ohne dieses Recht fehlt der Menüpunkt Automation › Erinnerungen.
- Um eine Erinnerung am Datensatz zu setzen, brauchst du kein eigenes Recht. Jeder angemeldete Benutzer, der den Datensatz öffnen kann, kann dort eine Erinnerung setzen.
- Das Feld für den Empfänger erscheint nur, wenn das Auswahlfeld Welche Benutzer auf Eigene Daten und vom Team oder Daten von allen Benutzern steht. Es liegt in der Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeile Benutzer im Abschnitt Benutzer. Bei Nur eigene Daten bist du selbst der Empfänger.
Die E-Mail geht nur an Benutzer mit Lizenz, die nicht gelöscht sind. Benutzer und Lizenzen verwaltest du unter Team.
Eine Erinnerung an einem Datensatz setzen
Erinnerungen legst du immer am Datensatz an, nicht unter Automation › Erinnerungen. So gehst du vor:
- Öffne den Datensatz, zum Beispiel einen Kunden. Wie die Karteikarte aufgebaut ist, steht unter Karteikarte.
- Klicke im Kopf der Karteikarte auf die Glocke. Ihr Tooltip Erinnerung setzen! wechselt zu Die Erinnerung ist an!, sobald der Datensatz eine Erinnerung hat. Nach dem ersten Speichern wechselt er allerdings erst, wenn du den Datensatz neu öffnest. Alternativ wählst du im Drei-Punkte-Menü neben dem Namen in der Kundenansicht oder im Drei-Punkte-Menü einer Listenzeile Erinnerung setzen.
- Das Fenster Erinnerung setzen öffnet sich mit dem Untertitel Wähle eine der folgenden Optionen aus. Wähle zu einem bestimmten Ereignis oder zu einem bestimmten Zeitpunkt.
- Fülle die Felder der Zeile aus. Was du dort einstellst, steht unter Bei einem Ereignis erinnern und Zu einem Zeitpunkt erinnern.
- Klicke auf Speichern. Es erscheint „Die Erinnerung wurde erfolgreich gespeichert.“
Mit dem Plus-Symbol Hinzufügen unter der Zeile legst du weitere Zeilen an. Jede Zeile ist eine eigene Erinnerung mit eigenem Empfänger. So erinnerst du zum Beispiel dich und einen Kollegen an denselben Datensatz. Eine Zeile ohne Empfänger speichert i-Planner nicht, auch wenn danach „Die Erinnerung wurde erfolgreich gespeichert.“ erscheint.
Erinnerungen gibt es an Kunden, Verträgen, Aktivitäten, Schäden, Dokumenten, Produktpartnern, Ansprechpartnern, Portalen, Tarifen, Benutzern, Finanzen und Zielen. Bei Entwürfen fehlt die Glocke.
Bei einem Ereignis erinnern
Wähle im Fenster Erinnerung setzen die Option zu einem bestimmten Ereignis. Im Feld Ereignis auswählen... stehen diese Auslöser:
- Öffnen des Vorgangs...: Jemand öffnet den Datensatz.
- Feldaktualisierung...: Ein bestimmtes Feld wird geändert. Wähle danach im Feld Feld auswählen... das Feld.
- Feldaktualisierung mit Bedingung...: Ein Feld wird geändert und erfüllt eine Bedingung. Wähle das Feld, dann unter Kondition auswählen... die Art des Vergleichs, zum Beispiel enthält oder enthält nicht, und gib den Vergleichswert ein. Die Eingabe passt sich dem Feld an, etwa als Text, Zahl, Datum oder Auswahl.
- Neuanlage von <Gruppe>...: Im Datensatz wird ein neuer Eintrag in dieser Gruppe angelegt. Welche Gruppen hier stehen, hängt vom Formular des Bereichs ab.
- Löschen des Vorgangs: Der Datensatz wird gelöscht.
Zur Auswahl stehen alle Felder der Formulare dieses Bereichs, alphabetisch sortiert.
Wähle danach im Feld Empfänger suchen... den Benutzer, der die E-Mail bekommen soll. Voreingestellt bist du selbst.
Eine Ereignis-Erinnerung bleibt nach dem Auslösen bestehen. Sie löst bei jedem weiteren passenden Ereignis wieder aus, bei Öffnen des Vorgangs... also jedes Mal, wenn jemand den Datensatz öffnet.
Zu einem Zeitpunkt erinnern
Wähle im Fenster Erinnerung setzen die Option zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dann legst du fest, wann erinnert wird:
- Bezugsdatum: entweder Datum (individuell) für ein festes Datum oder eines der Datumsfelder des Datensatzes, zum Beispiel ein Ablaufdatum.
- Datum und Uhrzeit: Bei Datum (individuell) wählst du Datum und Uhrzeit, zum Beispiel um 13:11 Uhr. Bei einem Datumsfeld wählst du nur die Uhrzeit. Voreingestellt ist die Uhrzeit in einer Stunde.
- Abstand zum Datumsfeld: Bei einem Datumsfeld wählst du Am, vor oder nach. Bei vor und nach kommen eine Anzahl von 1 bis 10000 und eine Einheit dazu: Tag, Woche, Monat oder Jahr. Das ergibt zum Beispiel 2 Wochen vor dem Ablaufdatum. Ein Monat zählt als 31 Tage, ein Jahr als 365 Tage.
Wähle zum Schluss im Feld Empfänger suchen... den Benutzer, der erinnert werden soll.
Den Zeitpunkt berechnet i-Planner beim Speichern aus dem Datum, das im Feld steht. Änderst du später das Datumsfeld im Datensatz, bleibt der gespeicherte Zeitpunkt, bis du die Erinnerung erneut speicherst.
Das gilt auch für das Geburtsdatum. i-Planner rechnet hier vom Tag der Geburt, nicht vom nächsten Geburtstag. Eine Erinnerung zum Geburtstag setzt du deshalb mit Datum (individuell) und dem Datum des nächsten Geburtstags, jedes Jahr neu. Anstehende Geburtstage zeigen dir auch Neuigkeiten und eine Geburtstagsliste.
Einen Hinweis für den Empfänger mitgeben
Jede Zeile hat das Symbol Hinweis schreiben, eine Sprechblase bei Ereignissen oder einen Stift bei Zeitpunkten. Klicke darauf und schreib einen kurzen Text, zum Beispiel „Bitte Kunden wegen Verlängerung anrufen“. Ist ein Hinweis eingetragen, ist das Symbol hervorgehoben.
Der Hinweis ist freiwillig. Er steht in der E-Mail an den Empfänger nach dem Wort Hinweis:.
Die E-Mail zur Erinnerung verstehen
Löst eine Erinnerung aus, bekommt der Empfänger eine E-Mail mit dem Betreff „Erinnerung“. Darin stehen:
- der Satz „du hast folgende Erinnerung erhalten:“ und der Name des Kontakts, bei Vorgängen wie Verträgen oder Aktivitäten auch deren Titel und Untertitel,
- der Hinweis, wenn einer geschrieben wurde,
- wer die Erinnerung angelegt hat und wann, als Hinzugefügt von mit Name und Datum,
- die Schaltfläche Vorgang öffnen, die den Datensatz in i-Planner öffnet.
Erinnerungen kommen nur als E-Mail. Die E-Mail erreicht nur Benutzer mit Lizenz, die nicht gelöscht sind. Kunden oder Gruppen kannst du nicht als Empfänger wählen.
Alle Erinnerungen in einer Liste sehen
Unter Automation › Erinnerungen stehen die Erinnerungen in diesen Listen:
- Zuletzt angesehen und Zuletzt bearbeitet: Erinnerungen, die du zuletzt geöffnet oder geändert hast.
- Meine Erinnerungen: Erinnerungen, bei denen du der Empfänger bist.
- Freigegebene Erinnerungen: Erinnerungen, die du für andere Empfänger angelegt hast.
Eine Liste mit allen Erinnerungen deines Unternehmens gibt es dort nicht. Steht bei dir zusätzlich eine Liste Erinnerungen, lässt sie sich nicht öffnen, siehe Die Liste „Erinnerungen“ lässt sich nicht öffnen.
Die Liste zeigt den Kontakt, den Vorgang und die Art der Erinnerung: Bestimmtes Ereignis oder Bestimmter Zeitpunkt. Die Spalte Hinweis zeigt nicht deinen Hinweistext, sondern die zweite Zeile des Datensatzes, zum Beispiel die Gesellschaft eines Vertrags. Den Hinweis selbst siehst du im Fenster Erinnerung setzen. Ist eine Liste leer, erscheint „Keine Erinnerungen vorhanden!“
Neue Erinnerungen legst du hier nicht an, sondern am Datensatz, siehe Eine Erinnerung an einem Datensatz setzen. Spalten, Suche und Export funktionieren wie in jeder Liste, siehe Listen.
Eine Erinnerung ändern oder löschen
- Klicke unter Automation › Erinnerungen auf die Zeile der Erinnerung. Alternativ öffnest du den Datensatz und klickst auf die Glocke.
- Das Fenster Erinnerung setzen zeigt alle Erinnerungen dieses Datensatzes.
- Zum Ändern passt du Ereignis, Zeitpunkt, Empfänger oder Hinweis an und klickst auf Speichern.
- Zum Löschen klickst du in der Zeile auf den Papierkorb Löschen. Bestätige die Frage „Bist du sicher, dass du diese Erinnerung löschen willst?“ mit Ja. Es erscheint „Diese Erinnerung wurde erfolgreich gelöscht.“
Eine Erinnerung lässt sich nicht pausieren. Sie gilt, solange sie besteht. Willst du nicht mehr erinnert werden, löschst du sie. Mehrere Erinnerungen löschst du direkt in der Liste, siehe Mehrere Erinnerungen auf einmal löschen.
Mehrere Erinnerungen auf einmal löschen
In den Listen unter Automation › Erinnerungen kannst du Erinnerungen markieren und gemeinsam löschen, auch in Meine Erinnerungen und Freigegebene Erinnerungen. Außer dem Menüpunkt selbst brauchst du dafür kein Recht.
- Öffne Automation › Erinnerungen und die gewünschte Liste.
- Markiere die Erinnerungen über die Häkchen am Zeilenanfang. Wie das Markieren funktioniert, steht unter Mehrfachauswahl und Export.
- Klicke in der Aktionsleiste auf Löschen (Papierkorb). Für eine einzelne Erinnerung wählst du stattdessen im Drei-Punkte-Menü der Zeile Löschen. Einen anderen Eintrag hat dieses Menü nicht.
- Bestätige die Sicherheitsabfrage „Bist Du sicher, dass Du alle ausgewählten Vorgänge löschen willst?“, wie unter Sammelaktionen beschrieben.
Es erscheint „Die Vorgänge wurde erfolgreich gelöscht!“ Die Erinnerungen verschwinden aus allen Listen und lösen nicht mehr aus.
Der Menüpunkt „Automation“ fehlt
Der Menüpunkt Automation › Erinnerungen braucht in den Benutzerrollen im Block Kundenverwaltung die Zeile Einstellungen. Über die Glocke am Datensatz kannst du trotzdem Erinnerungen setzen.
Das Feld für den Empfänger fehlt
In deiner Rolle steht das Auswahlfeld Welche Benutzer auf Nur eigene Daten. Dann gilt die Erinnerung immer für dich selbst. Das Auswahlfeld liegt in den Detail-Rechten der Zeile Benutzer im Abschnitt Benutzer. Ein Administrator ändert die Einstellung in den Benutzerrollen.
Beim Speichern erscheint „Du musst ein Ereignis und ein Feld auswählen …“
Erscheint „Du musst ein Ereignis und ein Feld auswählen um die Erinnerung zu speichern“, fehlt in einer Zeile mit zu einem bestimmten Ereignis das Ereignis. Bei Feldaktualisierung... oder Feldaktualisierung mit Bedingung... kann auch das Feld fehlen. Wähle beides aus und speichere erneut.
Es erscheint „Es muss ein Empfänger ausgewählt werden!“
Du hast das Feld Empfänger suchen... verlassen, ohne einen Benutzer aus der Liste auszuwählen. Suche einen Benutzer und wähle ihn aus der Liste aus. Jede Zeile hat genau einen Empfänger.
Bei jedem Öffnen des Kunden kommt eine E-Mail
Am Kunden hängt eine Erinnerung mit dem Ereignis Öffnen des Vorgangs.... Sie löst jedes Mal aus, wenn jemand den Datensatz öffnet, auch ein Kollege. Wenn du das nicht mehr willst, lösche die Erinnerung wie unter Eine Erinnerung ändern oder löschen beschrieben.
Die Glocke zeigt nach dem Speichern weiter „Erinnerung setzen!“
Die Glocke im Kopf der Karteikarte aktualisiert sich nach dem Speichern nicht. Die Erinnerung ist trotzdem gespeichert. Der Tooltip Die Erinnerung ist an! erscheint, sobald du den Datensatz neu öffnest. Alle Erinnerungen, bei denen du Empfänger bist, stehen außerdem unter Automation › Erinnerungen in Meine Erinnerungen.
Die Liste „Erinnerungen“ lässt sich nicht öffnen
Unter Automation › Erinnerungen zeigen nur die Listen Zuletzt angesehen, Zuletzt bearbeitet, Meine Erinnerungen und Freigegebene Erinnerungen Einträge. Eine weitere Liste wie Erinnerungen lädt nicht. Es erscheint dann zum Beispiel „Die Liste konnte nicht geladen werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Öffne stattdessen eine der vier Listen oder die Erinnerungen über die Glocke am Datensatz.
Eine Erinnerung zum Geburtstag kommt nicht am Geburtstag
Mit dem Datumsfeld Geburtsdatum rechnet i-Planner vom Tag der Geburt, nicht vom nächsten Geburtstag. Setze die Erinnerung mit Datum (individuell) und dem Datum des nächsten Geburtstags, wie unter Zu einem Zeitpunkt erinnern beschrieben.
Eine Zeile fehlt nach dem Speichern im Fenster „Erinnerung setzen“
Hatte die Zeile keinen Empfänger, hat i-Planner sie nicht gespeichert, obwohl „Die Erinnerung wurde erfolgreich gespeichert.“ erschien. Lege die Zeile neu an und wähle im Feld Empfänger suchen... einen Benutzer aus der Liste.
Ein Kollege bekommt die Erinnerungs-E-Mail nicht
Die E-Mail geht nur an Benutzer mit Lizenz, die nicht gelöscht sind. Prüfe unter Team, ob der Kollege eine Lizenz hat. Prüfe außerdem im Fenster Erinnerung setzen, ob er als Empfänger eingetragen ist.
Häufige Fragen
Gar nicht. Unter Automation › Erinnerungen stehen nur die bestehenden Erinnerungen. Neue legst du am Datensatz über die Glocke an.
Ja, mit einer Zeile je Kollege. Klicke im Fenster Erinnerung setzen auf das Plus-Symbol Hinzufügen und wähle in jeder Zeile einen anderen Empfänger.
Nein, noch nicht. i-Planner berechnet den Zeitpunkt beim Speichern der Erinnerung. Öffne die Erinnerung über die Glocke und klicke erneut auf Speichern.
Nein. Erinnerungen haben keine Liste Gelöscht. Setze die Erinnerung am Datensatz über die Glocke neu.
Weitere Themen
- Karteikarte: wo die Glocke an einem Datensatz sitzt.
- Mehrfachauswahl und Export: Erinnerungen in der Liste markieren.
- Benutzerrollen: die Rechte für den Menüpunkt und die Wahl des Empfängers.
- Team: welche Kollegen eine Lizenz haben und damit Erinnerungen bekommen.