E-Mail schreiben

Wie du in i-Planner eine neue E-Mail als Entwurf anlegst, Absenderkonto, Empfänger, Cc und Bcc, Betreff und Text mit Textvorlagen, Signaturen und Anhängen ausfüllst und die E-Mail sendest.

Eine neue E-Mail entsteht in i-Planner als Entwurf im Aktivitätenfenster. Dort wählst du Absenderkonto und Empfänger, schreibst Betreff und Text, fügst Textvorlagen, Signaturen und Anhänge ein und verschickst die E-Mail mit Senden.

Was alle Aktivitäten gemeinsam haben, zum Beispiel Status, Verantwortlich und das Team, steht unter Aktivitäten › Übersicht. Wie du E-Mails liest, beantwortest und weiterleitest, steht unter E-Mails.

Kurz erklärt

Absender einer neuen E-Mail ist zunächst dein Standard-Konto. Die Signatur setzt i-Planner nach der Einstellung des gewählten Absenderkontos ein. Ohne Empfänger in An oder ohne Betreff lässt sich die E-Mail nicht senden. Nach dem Versand sind An, Cc, Bcc, Betreff, Text und Anhänge gesperrt.

Typische Aufgaben im Entwurf einer E-Mail:

Die E-Mail soll aus einem anderen Postfach kommen: Das Absenderkonto wählen.
Weitere Personen sollen eine Kopie bekommen: Empfänger eintragen.
Du schreibst immer wieder denselben Text: Eine Textvorlage einfügen.
Ein Dokument soll mit: Dateien anhängen.
Die E-Mail ist fertig: Die E-Mail senden.

Voraussetzungen

Deine Organisation muss ein E-Mail-Konto angebunden haben, siehe E-Mail-Integrationen. Eine neue E-Mail verwendet dein Standard-Konto als Absender.
Deine Benutzerrolle braucht den Schalter E-Mail. Er steht im Block Kundenverwaltung in den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten im Abschnitt Aktivitäten. Die Rechte stellst du unter Benutzerrollen ein.

Eine neue E-Mail anlegen

Klicke in der Kopfzeile auf Hinzufügen und zeige auf Aktivitäten.
Klicke auf E-Mail.
Es öffnet sich das Fenster Neue - E-Mail als Entwurf.

Eine neue E-Mail startest du auch, indem du in einer empfangenen oder gesendeten E-Mail auf eine Adresse bei Von oder An klickst. Ein weiterer Weg führt in einer Liste über Optionen (drei Punkte) › Aktivität erstellen › E-Mail senden. Auch Antworten und Weiterleitungen beginnen als Entwurf, siehe E-Mails.

Der runde Plus-Button unten rechts in Aktivitäten › E-Mails mit der Schaltfläche E-Mail hinzufügen öffnet dagegen eine neue Aufgabe. Stellst du dort in der Gruppe Bearbeitung den Typ auf E-Mail, wählt i-Planner dein Standard-Konto als Absender. Eine Signatur setzt i-Planner dabei nicht ein. Zeigt Signaturen danach nur Keine Signatur, schließe den Entwurf und öffne ihn erneut. Ein anderes Konto wählst du über Accounts, siehe Das Absenderkonto wählen. Den Eintrag Aktivitäten unter Hinzufügen siehst du nur mit dem Schalter Alle Aktivitäten deiner Benutzerrolle.

Der Entwurf hat diese Bereiche:

Bereich	Inhalt
An, Cc, Bcc	Empfänger
Betreff	Betreff der E-Mail
Anhang	angehängte Dateien
Text	Nachrichtentext mit Textleiste
Bearbeitung	Angaben der Aktivität, zum Beispiel Status und Verantwortlich
Zeitraum	das Feld Datum mit Datum und Uhrzeit. Es lässt sich nicht ändern, ein Ende gibt es nicht
Team	weitere Benutzer

Nicht gesendete Entwürfe findest du später in der Liste Entwürfe, unter Aktivitäten › E-Mails oder Aktivitäten › Übersicht. Wie Entwürfe allgemein funktionieren, steht unter Datensatz anlegen.

Die Symbole der Textleiste kennen

Die Textleiste des Entwurfs enthält Symbole ohne Beschriftung. Ihre Namen erscheinen, wenn du mit der Maus darauf zeigst:

Symbol	Name	Wofür
Aa	Editor öffnen	blendet die Werkzeuge zum Formatieren des Textes ein
Sprechblase	Textvorlagen	Textvorlage einfügen
Punkteraster	Link öffnen Tracking aktivieren	Schalter für das Verfolgen geklickter Links, ohne Wirkung. Eingeschaltet heißt das Symbol Link öffnen Tracking deaktivieren
geöffneter Umschlag	E-Mail öffnen Tracking aktivieren	Schalter für das Verfolgen des Öffnens, ohne Wirkung. Eingeschaltet heißt das Symbol E-Mail öffnen Tracking deaktivieren
Stift in einem Feld	Signaturen	Signatur einfügen
@	Accounts	Absenderkonto wählen
Büroklammer	Dateianhänge	Dokumente anhängen

Die beiden Tracking-Schalter lassen sich umschalten. Danach erscheint zum Beispiel „Das Link öffnen Tracking wurde erfolgreich aktiviert!“ oder „Das E-Mail öffnen Tracking wurde erfolgreich aktiviert!“ Ein Tracking findet trotzdem nicht statt. i-Planner erfasst weder, ob der Empfänger die E-Mail öffnet, noch, ob er auf Links klickt.

Wie du die einzelnen Symbole nutzt, steht unter Das Absenderkonto wählen, Eine Textvorlage einfügen, Eine Signatur einfügen und Dateien anhängen.

Das Absenderkonto wählen

Ein neuer Entwurf verwendet dein Standard-Konto als Absender. So wählst du ein anderes Konto:

Klicke in der Textleiste auf Accounts (@).
Suche das Konto bei Bedarf im Feld Accounts suchen....
Klicke auf das Konto.

i-Planner verschickt die E-Mail über das gewählte Konto. Die Konten richtet deine Organisation unter E-Mail-Integrationen ein.

Empfänger eintragen

Klicke auf An und tippe einen Namen oder eine Adresse ein.
i-Planner schlägt passende Kontakte mit Bild, Name und Adresse vor. Klicke auf einen Vorschlag, um ihn zu übernehmen.
Eine vollständige Adresse ohne Vorschlag übernimmst du mit der Eingabetaste oder indem du das Feld verlässt.

Gut zu wissen:

Mehrere Adressen fügst du auf einmal aus der Zwischenablage ein, getrennt durch Leerzeichen, Semikolon oder Komma.
Eine Adresse entfernst du mit einem Klick auf das x an der Adresse. Ist das Eingabefeld in An leer, entfernt die Rücktaste die letzte Adresse.
Die Zeilen Cc und Bcc blendest du ein, indem du in der Zeile An auf Cc oder Bcc klickst. Das x in der Zeile blendet sie wieder aus und leert sie.
Wählst du in An einen Kontakt mit Briefanrede, setzt i-Planner die Anrede an den Anfang des Textes oder ersetzt eine vorhandene Anrede.
Ist die E-Mail noch keinem Kunden zugeordnet und wählst du einen Kontakt aus den Vorschlägen, erscheint „Soll die E-Mail auch gleich dem Kunden … zugewiesen werden?“ Ja ordnet die E-Mail dem Kunden zu. Mehr dazu unter E-Mails › Eine E-Mail einem Kunden zuordnen.
Adressen deiner eigenen Konten kannst du nicht in An eintragen. Es erscheint dann eine Meldung.
Dieselbe Adresse kann nicht zweimal im selben Feld stehen. Ungültige Adressen übernimmt i-Planner nicht.

Betreff und Text schreiben

Trage im Feld Betreff den Betreff ein. Ohne Betreff lässt sich die E-Mail nicht senden.
Klicke in das Textfeld und schreibe die Nachricht.
Zum Formatieren klicke in der Textleiste auf Editor öffnen (Aa).

Den Text kannst du mit einer Textvorlage und einer Signatur ergänzen, siehe Eine Textvorlage einfügen und Eine Signatur einfügen. Nach dem Versand sind An, Cc, Bcc, Betreff und Text gesperrt.

Eine Textvorlage einfügen

Klicke in der Textleiste auf Textvorlagen (Sprechblase).
Suche die Vorlage bei Bedarf im Feld Textvorlagen suchen....
Klicke auf die Vorlage.

Platzhalter in der Vorlage ersetzt i-Planner durch die Daten des zugeordneten Kunden. Je nach Vorlage erscheint zusätzlich eine Auswahl der Abschnitte, die du einfügen möchtest.

Steht im Entwurf schon eine Signatur, setzt i-Planner den Text der Vorlage darüber ein. Eine Grußformel, Signatur oder Fußzeile, die als Text in der Vorlage steht, ersetzt die eingefügte Signatur nicht. Die Signatur steht dann zweimal in der E-Mail. Entferne sie in diesem Fall aus der Vorlage unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine. Oder stelle unter Organisation › Accounts im Bereich E-Mail-Signaturen des Absenderkontos Keine Signatur ein. Mehr dazu unter Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt.

In derselben Auswahl gibt es außerdem:

Entwurf als Textvorlage speichern...: den aktuellen Text als neue Vorlage ablegen
Textvorlagen verwalten...: die Seite Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine öffnen und die Vorlagen dort bearbeiten

Dort heißen die Textvorlagen Textbausteine, siehe Textbausteine. Textvorlagen verwalten... siehst du nur mit dem Recht Textbausteine in deiner Benutzerrolle, Entwurf als Textvorlage speichern... erst ab der Stufe Lesen + Bearbeiten. Meldungen beim Speichern erklärt Beim Speichern eines Entwurfs als Textvorlage erscheint eine Meldung.

Eine Signatur einfügen

Beim Anlegen eines Entwurfs setzt i-Planner automatisch eine Signatur ein. Welche das ist, legt das gewählte Absenderkonto fest, getrennt für neue E-Mails und für Antworten und Weiterleitungen. Möglich sind eine bestimmte Signatur, deine persönliche Standardsignatur oder Keine Signatur. Wechselst du das Absenderkonto, setzt i-Planner dessen Signatur ein. Einen gespeicherten Entwurf verändert i-Planner beim erneuten Öffnen nicht.

Eine andere Signatur wählst du so:

Klicke in der Textleiste auf Signaturen.
Suche die Signatur bei Bedarf im Feld Signatur suchen....
Klicke auf die Signatur oder auf Keine Signatur.

Die Signatur steht danach am Ende des Textes, bei einer Antwort über der zitierten Nachricht. Hast du schon eine Signatur eingefügt, ersetzt die neue sie. Die Liste zeigt deine eigenen und die für dich freigeschalteten Signaturen. Hat deine Benutzerrolle Zugriff auf die Signaturen, öffnen das Stift-Symbol neben einer Signatur und Signaturen verwalten... die Verwaltung in einem neuen Browser-Tab. Wie du Signaturen anlegst, freischaltest und E-Mail-Konten zuordnest, steht unter Signaturen.

Dateien anhängen

Du hast zwei Möglichkeiten:

Ziehe eine Datei von deinem Computer in das Textfeld. Sobald „Anhang hier fallen lassen...“ erscheint, lass die Datei los.
Klicke in der Textleiste oder in der Zeile Anhang auf Dateianhänge (Büroklammer) und wähle die Dokumente aus.

Die Anhänge stehen danach in der Zeile Anhang mit Dateiname und Größe. Ein Klick auf einen Anhang öffnet die Vorschau.

Gut zu wissen:

Einen Anhang entfernst du im Entwurf über das x am Anhang und bestätigst die Rückfrage.
Ordner kannst du nicht anhängen, nur Dokumente.
Wählst du ein bereits angehängtes Dokument erneut aus, wird es wieder entfernt.
Nach dem Versand lassen sich Anhänge nicht mehr ändern.

Wie du Dokumente in i-Planner ablegst, steht unter Hochladen.

Die E-Mail senden

Prüfe Absenderkonto, Empfänger und Betreff.
Klicke auf Senden.
Während des Versands erscheint „Nachricht wird versendet...“.

Nach dem Versand sind An, Cc, Bcc, Betreff, Text und Anhänge gesperrt.

Klappt der Versand nicht, erscheint eine dieser Meldungen:

Meldung	Bedeutung und Lösung
Die Nachricht enthält keinen Empfänger! mit dem Hinweis Füge eine Empfänger hinzu, um die Nachricht zu versenden.!	In An steht keine Adresse. Ja setzt den Cursor in das Feld An.
Die E-Mail enthält keinen Betreff! mit dem Hinweis Füge einen Betreff hinzu, um die E-Mail zu senden.	Das Feld Betreff ist leer. Ja setzt den Cursor in das Feld Betreff.
Die E-Mail konnte nicht gesendet werden.	Der Versand ist fehlgeschlagen. Versuche es erneut. Tritt die Meldung wieder auf, prüfe das Konto.
Fehler beim Versenden der E-Mail: Account nicht gefunden	Am Entwurf ist kein Absenderkonto gewählt, oder das Konto wurde gelöscht. Wähle über Accounts ein Konto.
Fehler beim Versenden der E-Mail: Account ist nicht in die EmailEngine migriert (engine_account fehlt). Bitte Account in den Einstellungen erneut validieren.	Das Konto ist nicht vollständig angebunden. Richte es erneut ein, siehe E-Mail-Integrationen.
Authorisierung fehlerhaft: mit einem Fehlertext	Der Mailserver hat den Versand abgelehnt. Prüfe die Anmeldung des Kontos.

Häufige Fragen

Klicke in der Zeile An auf Cc oder Bcc. Die Zeile erscheint, und du trägst die Adressen wie in An ein.

Du hast in An einen Kontakt mit Briefanrede gewählt. i-Planner setzt dessen Anrede an den Anfang des Textes oder ersetzt eine vorhandene Anrede.

Nicht gesendete E-Mails sind Entwürfe. Du findest sie in der Liste Entwürfe, unter Aktivitäten › E-Mails oder Aktivitäten › Übersicht.

i-Planner setzt die Signatur automatisch ein, und zwar nach der Einstellung des Absenderkontos. Im E-Mail-Account legt der Bereich E-Mail-Signaturen fest, welche Signatur bei neuen E-Mails und welche bei Antworten und Weiterleitungen steht. Möglich sind eine bestimmte Signatur, deine persönliche Standardsignatur oder Keine Signatur. Wählst du im Entwurf über Signaturen eine andere, ersetzt sie die eingefügte. Mehr dazu unter Signaturen.

Weitere Themen

E-Mails: E-Mails finden, lesen, beantworten und Kunden zuordnen.
Signaturen: Signaturen anlegen und E-Mail-Konten zuordnen.
Textbausteine: Vorlagen mit Textmarken für E-Mails verwalten.
E-Mail-Integrationen: die Absenderkonten deiner Organisation einrichten.
Fehlerbehebung: wenn die E-Mail nicht gesendet wird.