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Kopieren, Zusammenführen und Löschen

Wie du über das Menü Optionen einen Datensatz kopierst, Dubletten zusammenführst, mit Felder bearbeiten den Feld Editor öffnest oder den Datensatz löschst, und was eine Kopie übernimmt.

Über das Menü Optionen... der Karteikarte kopierst du einen Datensatz, führst Dubletten zusammen, passt die Felder an oder löschst den Datensatz. Welche Einträge du dort siehst, hängt von deiner Benutzerrolle und vom Datensatz ab.

Kurz erklärt

Im Menü Optionen... der Karteikarte stehen die Aktionen für den ganzen Datensatz: Kopie erstellen, Dubletten zusammenführen, Felder bearbeiten und Löschen. Deine Benutzerrolle und der Datensatz bestimmen, welche davon erscheinen. Gelöscht wird erst, wenn du im Löschdialog LÖSCHEN eintippst.

Typische Aufgaben:

Voraussetzungen

Die Rechte stehen in deiner Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeilen im Block Kundenverwaltung:

  • Kopie erstellen braucht das Bearbeitungsrecht. Bei Kunden ist das der Schalter Mit Bearbeitung in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Profil.
  • Löschen erscheint bei Kunden nur mit dem Schalter Löschen im Abschnitt Löschen der Zeile Kontakte. Im Rollen-Editor steht dazu „Die Rolle darf Kunden löschen (Papierkorb).“
  • Dubletten zusammenführen erscheint nur mit dem Schalter Dubletten in den Detail-Rechten der Zeile Benutzer im Abschnitt Benutzer. Das gilt auch bei Kunden.
  • Felder bearbeiten erscheint nur mit dem Schalter Feld Editor in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen.
  • Bei einem neuen Datensatz, der noch nicht angelegt ist, gibt es Kopie erstellen, Dubletten zusammenführen und Felder bearbeiten nicht.

Das Menü Optionen öffnen

In der Karteikarte klickst du in der Kopfleiste auf Optionen... (drei Punkte). Dort stehen nur die Aktionen für den ganzen Datensatz. Eine Aktivität am Datensatz legst du über Aktivität erstellen in der Leiste unter der Kopfleiste an, siehe Karteikarte.

In der Kundenansicht findest du ähnliche Aktionen im Drei-Punkte-Menü neben dem Namen des Kunden, zum Beispiel Erinnerung setzen, Dubletten zusammenführen, Kopie erstellen und Löschen. Wie du die Karteikarte öffnest, steht unter Karteikarte.

In der Kundenansicht öffnet ein Klick auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen Dr. med. Nuntius Müllermann ein Menü mit den Einträgen Erinnerung setzen, Dubletten zusammenführen, Kopie erstellen und Löschen. Der Mauszeiger fährt nacheinander über die Einträge, dann schließt ein Klick daneben das Menü.

Einen Datensatz kopieren

  1. Öffne die Karteikarte des Datensatzes.
  2. Klicke auf Optionen... und wähle Kopie erstellen.

i-Planner erstellt eine Kopie des Datensatzes und schließt die Karteikarte. Es erscheint „Die Kopie wurde erfolgreich erstellt!“

Wählst du Kopie erstellen im Drei-Punkte-Menü der Kundenansicht, fragt i-Planner vorher nach. Nach Ja zeigt die Kundenansicht die Kopie.

Kopie erstellen gibt es auch im Menü Optionen... eines Fensters, zum Beispiel einer Aktivität oder eines Vertrags. Bei Meldungen und bei Entwürfen fehlt der Eintrag.

Verstehen, was eine Kopie übernimmt

Die Kopie übernimmt alle Feldwerte des Originals, auch den Status. Neu sind nur das Erstellt- und das Geändert-Datum, und als Ersteller bist du selbst eingetragen.

Bei Kunden, Produktpartnern und Benutzern gilt:

  • Die Kopie bekommt eine neue Nummer, bei Kunden also eine neue Kundennummer.
  • Adressen und Kontaktdaten werden mitkopiert.
  • Teammitglieder, Verknüpfungen und die Einträge des Originals, etwa Verträge, Aktivitäten und Dokumente, übernimmt die Kopie nicht.

Bei Aktivitäten, Verträgen, Finanzdaten, Schäden, Zielen, Ansprechpartnern, Portalen, Ordnern und Dokumenten gilt:

  • Die Kopie gehört zum selben Kunden wie das Original.
  • Die Kopie übernimmt die Teammitglieder und die Verknüpfungen zu anderen Datensätzen, in beide Richtungen.
  • Bei einem Vertrag kommen die Vertragspersonen und die Tarife mit.

Damit du Original und Kopie unterscheiden kannst, bekommt die Kopie einen Zusatz:

DatensatzFeld mit dem ZusatzSo heißt die Kopie
Kunde, Produktpartner, BenutzerName<Name> - Kopie
AktivitätTitel<Titel> Kopie
VertragVertragsnummer<Vertragsnummer> Kopie
FinanzdatenBezeichnung<Bezeichnung> Kopie
SchadenSchadenart<Schadenart> Kopie
ZielBezeichnung<Bezeichnung> Kopie
Ordner, DokumentName<Name> Kopie
Ansprechpartner, Portal, StrukturName<Name> Kopie
TarifTarif<Tarif> Kopie

Dokumente eines Kunden oder eines Eintrags werden nicht mitkopiert. Sie bleiben nur beim Original. Lade sie bei Bedarf in der Kopie erneut hoch. Kopierst du ein Dokument selbst, übernimmt die Kopie keine Kennung aus einer BiPRO- oder GDV-Lieferung.

Prüfe nach dem Kopieren den Status. Die Kopie eines erledigten oder stornierten Eintrags hat denselben Status wie das Original. Soll sie zum Beispiel wieder offen sein, ändere den Status in der Kopie.

Dubletten zusammenführen

Gibt es denselben Kunden doppelt, führst du die Datensätze zusammen.

  1. Öffne die Karteikarte eines der doppelten Kunden oder seine Kundenansicht.
  2. Klicke in der Karteikarte auf Optionen... oder in der Kundenansicht auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Dubletten zusammenführen.
  3. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Filterauswahl, über die du das Zusammenführen einstellst.

Dubletten zusammenführen gibt es nur bei Kunden, nicht bei Produktpartnern oder Benutzern.

Damit Dubletten gar nicht erst entstehen, prüft i-Planner beim Anlegen auf gleiche Namen, siehe Datensatz anlegen.

Felder bearbeiten

Mit Felder bearbeiten im Menü Optionen... öffnest du den Feld Editor direkt beim Fenster dieses Bereichs, zum Beispiel beim Profil aller Kunden. Dort passt du die Felder an, die in der Karteikarte erscheinen. Änderungen gelten für alle Datensätze des Bereichs, nicht nur für den geöffneten.

  1. Klicke in der Karteikarte auf Optionen... und wähle Felder bearbeiten.
  2. Klicke im Feld Editor das Feld oder die Gruppe an, die du ändern willst.
  3. Ändere die Eigenschaften. i-Planner speichert jede Änderung sofort.

Den Eintrag siehst du nur, wenn deine Rolle den Schalter Feld Editor hat. Er steht in den Benutzerrollen in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen. Bei einem Entwurf fehlt der Eintrag. Im Drei-Punkte-Menü neben dem Namen in der Kundenansicht gibt es Felder bearbeiten nicht. Alles Weitere zum Feld Editor steht unter Felder.

In der Kopfleiste der Karteikarte „Lead“ zeigt der Tooltip über den drei Punkten „Optionen...“. Ein Klick öffnet darunter das Menü mit Dubletten zusammenführen, Felder bearbeiten, Kopie erstellen und Löschen, der Mauszeiger bleibt auf Felder bearbeiten stehen.

Einen Datensatz löschen

  1. Öffne die Karteikarte des Datensatzes.
  2. Klicke auf Optionen... und wähle Löschen.
  3. Im Löschdialog steht „Der ausgewählte Datensatz wird gelöscht! Du kannst den Vorgang nicht rückgängig machen. Tippe LÖSCHEN in das Feld ein um den Vorgang zu bestätigen!“ Tippe LÖSCHEN so in das Feld ein, wie es im Dialog steht, und bestätige.

Es erscheint „Der Datensatz wurde erfolgreich gelöscht!“ War der gelöschte Kunde, Produktpartner oder Benutzer gerade auf der Seite geöffnet, springt i-Planner zur Startseite. Löschst du über das Drei-Punkte-Menü der Kundenansicht, springt i-Planner danach immer zur Startseite.

Ein gelöschter Kunde, Produktpartner oder Benutzer steht danach in der Liste Gelöscht seines Bereichs, zum Beispiel unter Kontakte › Kunden. Dort holst du ihn über Wiederherstellen zurück. Erst Endgültig löschen entfernt ihn dauerhaft, siehe Gelöschte Einträge wiederherstellen oder endgültig löschen.

Kann der Datensatz nicht gelöscht werden, zeigt i-Planner den Grund in einem Dialog.

Einzelne Einträge wie eine zweite Adresse löschst du nicht über Optionen..., sondern direkt in der Gruppe, siehe Karteikarte.

Die Rechte Löschen und Endgültig löschen

Für Kunden gibt es im Rollen-Editor in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Löschen zwei Schalter:

SchalterBeschreibung im Rollen-Editor
Löschen„Die Rolle darf Kunden löschen (Papierkorb).“ Nur mit diesem Schalter erscheint Löschen im Menü Optionen....
Endgültig löschen„Kunden unwiderruflich aus der Datenbank entfernen — kein Undo.“

Endgültig löschen lässt sich nur einschalten, wenn Löschen an ist. Schaltest du Löschen aus, geht auch Endgültig löschen aus.

Für Produktpartner und Benutzer gibt es dieselben Schalter im Abschnitt Löschen der Zeile Produktpartner oder Benutzer.

Häufige Fragen

Ja, solange er nicht endgültig gelöscht ist, auch wenn der Löschdialog sagt, dass du den Vorgang nicht rückgängig machen kannst. Öffne unter Kontakte › Kunden die Liste Gelöscht und wähle im Drei-Punkte-Menü des Kunden Wiederherstellen. Dafür braucht deine Rolle den Schalter Löschen in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Löschen. Endgültig gelöschte Kunden lassen sich nicht zurückholen.

Führe die beiden besser zusammen. Öffne dazu einen der Kunden und wähle im Menü Optionen... den Eintrag Dubletten zusammenführen. Ein gelöschter Kunde lässt sich nur so lange zurückholen, bis ihn jemand in der Liste Gelöscht endgültig löscht.

Nein. Die Kopie übernimmt die Feldwerte samt Status, aber keine Dokumente. Lade benötigte Dokumente in der Kopie neu hoch. Was sonst mitkommt, steht unter Verstehen, was eine Kopie übernimmt.

Nein. Die Kopie eines Kunden übernimmt seine Feldwerte, Adressen und Kontaktdaten, aber keine Verträge, Aktivitäten, Dokumente, Teammitglieder oder Verknüpfungen.

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