Werkzeuge beim Zuordnen

In den Zuordnungsschritten des Imports, etwa Kunden zuordnen oder Verträge zuordnen, bearbeitest du einzelne Zeilen und mehrere Zeilen auf einmal. Außerdem legst du dort die Regeln fest, nach denen i-Planner vorhandene Datensätze findet. Hier findest du alle Werkzeuge dafür und was sie bewirken.

Kurz erklärt

Jede Zeile eines Zuordnungsschritts hat ein Zeilenmenü. Seine Einträge hängen von der Kachel ab, in der die Zeile steht. Für mehrere markierte Zeilen gibt es Sammelaktionen. Nach welchen Feldern i-Planner vorhandene Datensätze sucht, legst du mit Matching - Felder bearbeiten fest. Geprüfte Zeilen schützt du mit Zuordnung fixieren davor, neu berechnet zu werden.

Typische Aufgaben:

• Eine Zeile soll neu angelegt statt abgeglichen werden: Eine einzelne Zeile über ihr Menü bearbeiten↗.
• Viele Zeilen sollen gleich behandelt werden: Mehrere Zeilen auf einmal bearbeiten↗.
• i-Planner hat den passenden Kunden nicht gefunden: Eine Zeile einem vorhandenen Datensatz zuordnen↗.
• Es wird nach den falschen Feldern verglichen: Die Felder für den Abgleich ändern↗.
• Vertragsnummern sind in der Datei anders geschrieben: Vertragsnummern in anderer Schreibweise abgleichen↗.

Voraussetzungen

• Deine Benutzerrolle braucht den Schalter Import („Daten importieren.“). Er steht in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen (Block Kundenverwaltung) im Abschnitt Einstellungen. Die Rechte stellst du in den Benutzerrollen↗ ein.
• Der Import steht in einem Zuordnungsschritt. Was die Trefferkacheln bedeuten und wie du den Import fertigstellst, steht unter Daten zuordnen und fertigstellen↗.

Eine einzelne Zeile über ihr Menü bearbeiten

Jede Zeile eines Zuordnungsschritts hat ein Zeilenmenü (drei Punkte am Zeilenende). Welche Einträge es zeigt, hängt von der Kachel ab, in der die Zeile gerade steht:

Die Einträge tragen den Namen des Bereichs. Im Schritt Kunden zuordnen heißen sie zum Beispiel Als Neukunde anlegen, Kunde eindeutig zuordnen, Kunde löschen und Kunde wiederherstellen. In Verträge zuordnen heißen sie etwa Als Neuvertrag anlegen, Vertrag eindeutig zuordnen und Vertrag löschen. In den anderen Schritten lauten sie etwa Als neue Adresse anlegen, Als neuen Beruf anlegen, Als neue Kontaktdaten anlegen, Als neue Bankverbindung anlegen, Als neue Nummer anlegen oder Als neue Identifizierung anlegen. Die Einträge zum Löschen heißen entsprechend etwa Adresse löschen oder Bankverbindung löschen.

Was die Einträge bewirken:

• Als … anlegen: Die Zeile wird beim Import als neuer Datensatz angelegt, auch wenn i-Planner einen Treffer gefunden hat. So verhinderst du, dass ein vorhandener Datensatz abgeglichen wird. Bei Kunden fragt i-Planner „Bist Du sicher, dass Du den ausgewählten Datensatz als Neukunden anlegen willst?“ Bei Verträgen lautet die Frage „Bist Du sicher, dass Du die ausgewählten Datensätze als Neuverträge anlegen willst?“ Danach meldet i-Planner „Der Datensatz wurde erfolgreich zugewiesen.“, und die Zeile steht in der Kachel 0% Übereinstimmung. Daten werden importiert!
• … eindeutig zuordnen: öffnet ein Auswahlfenster, in dem du den passenden vorhandenen Datensatz wählst, siehe Eine Zeile einem vorhandenen Datensatz zuordnen↗. Das gibt es nur in Kunden zuordnen und Verträge zuordnen.
• … löschen: nimmt die Zeile aus dem Import. Sie steht danach in der Kachel Keine Übereinstimmung. Daten werden gelöscht! und wird nicht importiert.
• … wiederherstellen: holt eine gelöschte Zeile aus der Kachel Keine Übereinstimmung. Daten werden gelöscht! zurück in den Import.

Mehrere Zeilen auf einmal bearbeiten

Setzt du bei einer oder mehreren Zeilen das Häkchen, erscheint über der Tabelle die Aktionsleiste. Sie zeigt die Anzahl der markierten Zeilen und die Sammelaktionen als runde Symbole. Wie die Mehrfachauswahl allgemein funktioniert, steht unter Mehrfachauswahl und Export↗ und Sammelaktionen↗.

Welche Sammelaktionen die Aktionsleiste zeigt, hängt von der Kachel ab, aus der die markierten Zeilen stammen:

• 0% Übereinstimmung: Als … anlegen und … löschen, im Schritt Kunden zuordnen auch Kunden eindeutig zuordnen. Zuordnung fixieren gibt es hier nicht. Anders als im Zeilenmenü steht Als … anlegen hier zur Wahl. Die Zeilen werden ohnehin neu angelegt und bleiben in dieser Kachel.
• 100% Übereinstimmung: alle Sammelaktionen des Schritts, auch Zuordnung fixieren.
• Mehrfache Übereinstimmung: dieselben wie bei 0% Übereinstimmung, also ohne Zuordnung fixieren. Zeilen dieser Kachel haben auch kein Schloss.
• Keine Übereinstimmung: in jedem Schritt nur Wiederherstellen.

In der Kachel 0% Übereinstimmung fixierst du Zeilen deshalb einzeln über das Schloss, siehe Eine Zuordnung fixieren oder die Fixierung lösen↗. Kunden eindeutig zuordnen öffnet das Fenster Kundenzuordnung. Für Verträge gibt es das eindeutige Zuordnen nur im Zeilenmenü, nicht als Sammelaktion.

Beim Anlegen mehrerer Kunden fragt i-Planner „Bist Du sicher, dass Du die ausgewählten Datensätze als Neukunden anlegen willst?“ Bei mehreren Verträgen lautet die Frage „Bist Du sicher, dass Du den ausgewählten Datensatz als Neuvertrag anlegen willst?“ Danach meldet i-Planner „Die Datensätze wurden erfolgreich zugewiesen.“

Eine Zeile einem vorhandenen Datensatz zuordnen

Du kannst selbst festlegen, mit welchem vorhandenen Datensatz eine Zeile abgeglichen wird. Dafür gibt es im Zeilenmenü Kunde eindeutig zuordnen oder Vertrag eindeutig zuordnen und die Sammelaktion Kunden eindeutig zuordnen. Das geht in den Kacheln 0% Übereinstimmung, 100% Übereinstimmung und Mehrfache Übereinstimmung.

1. Wähle den Eintrag. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, bei Kunden zum Beispiel Kundenzuordnung. Es zeigt den Hinweis „Wähle einen der folgenden Kunden aus oder suche den gewünschten Kunden über die Suche!“
2. Wähle einen der angezeigten Datensätze über seinen Auswahlknopf oder suche ihn über Suchen.... Ein Klick auf das Bild eines Eintrags öffnet den Datensatz, damit du ihn prüfen kannst.
3. Klicke auf Speichern. i-Planner meldet „Der Datensatz wurde erfolgreich zugewiesen.“ oder bei mehreren Zeilen „Die Datensätze wurden erfolgreich zugewiesen.“

Bei mehreren Treffern den richtigen Datensatz verknüpfen

Bei manchen Zeilen mit mehreren Treffern öffnet schon ein Klick in der Tabelle das Fenster Mehrfaches Matching. Darin steht der Hinweis „Wähle einen der folgenden Bestandskunden aus, um den Importdatensatz damit zu verknüpfen“. Jeder Treffer erscheint dort als Karte.

1. Sieh dir die Karten an. Jede Karte zeigt einen Auswahlknopf, das Bild, den Namen, einen Untertitel und Nr. mit der Nummer des Datensatzes. Fehlt ein Untertitel, steht dort ---.
2. Willst du einen Treffer genauer prüfen, klicke auf seinen Namen. Die Karte wird ausgewählt, und der Datensatz öffnet sich. Auch ein Doppelklick auf den Namen öffnet den Datensatz.
3. Wähle die passende Karte mit einem Klick auf die Karte oder ihren Auswahlknopf. Beim Öffnen ist die schon ausgewählte Karte vorgewählt, sonst die erste.
4. Klicke auf Verknüpfen. Mit Abbrechen schließt du das Fenster ohne Änderung.

Wie du Zeilen mit mehreren Treffern sonst klärst, steht unter Daten zuordnen und fertigstellen↗.

Eine Zuordnung fixieren oder die Fixierung lösen

Eine fixierte Zeile behält ihre Zuordnung, auch wenn du danach die Matching-Felder änderst. i-Planner berechnet sie dann nicht neu. So schützt du Zuordnungen, die du geprüft oder von Hand gesetzt hast.

• Bei einer einzelnen Zeile klickst du auf ihr Schloss (Zuordnung fixieren). i-Planner meldet „Die Zuordnung wurde erfolgreich fixiert.“ Ein erneuter Klick auf das Schloss löst die Fixierung wieder. Die Meldung lautet dann „Die Zuordnung wurde erfolgreich gelöst.“
• Bei mehreren Zeilen markierst du sie und wählst die Sammelaktion Zuordnung fixieren (Schloss). Wähle dort Zuordnung fixieren oder Fixierung lösen und bestätige.

Im Schritt Kunden zuordnen gilt die Fixierung für alle Zeilen der Datei, die zum selben Kunden gehören.

Die Felder für den Abgleich ändern

Über der Tabelle jedes Zuordnungsschritts nennt Matching - Feld oder Matching - Felder die Felder, nach denen i-Planner vorhandene Datensätze sucht, zum Beispiel Geburtsdatum, Name, Vorname. Dazu gehört das runde Symbol Matching - Felder bearbeiten, eine Zielscheibe mit Pfeil. In der Kachel Keine Übereinstimmung. Daten werden gelöscht! fehlt das Symbol.

1. Klicke auf Matching - Felder bearbeiten. Das Fenster Datensatz - Matching öffnet sich mit dem Hinweis „Anhand der folgenden Felder werden die bestehenden Datensätze im System auf Übereinstimmung durchsucht.“ Es zeigt je Feld ein Kästchen.
2. Hake die Felder an, die übereinstimmen müssen. Mindestens ein Feld ist Pflicht. Nimmst du das Häkchen beim letzten Feld weg, meldet i-Planner „Es muss mindestens ein Suchkriterium ausgewählt werden!“ und setzt das Häkchen wieder.
3. Klicke auf Speichern. i-Planner verteilt die Zeilen neu auf die Kacheln. Mit Abbrechen bleibt alles, wie es war.

Nach dem Speichern fragt i-Planner im Fenster Achtung „Es sind bereits … Datensätze eindeutig zugeordnet! Möchtest Du die Zuordnung beibehalten?“ Die Zahl nennt die Zeilen in der Kachel 100% Übereinstimmung. Mit Ja bleiben diese Zeilen abgeglichen. Sonst gleicht i-Planner alle Zeilen neu ab. Fixierte Zeilen bleiben in beiden Fällen unverändert.

Aktualisierst du die Tabelle, fragt i-Planner „Bist Du sicher, dass Du das Matching zurücksetzen willst?“ Mit Ja gleicht i-Planner alle Zeilen komplett neu ab.

Vertragsnummern in anderer Schreibweise abgleichen

Beim Einlesen der Datei findet i-Planner einen Vertrag auch dann, wenn sich die Vertragsnummer nur durch führende Nullen, Punkte oder Striche unterscheidet. Weicht die Schreibweise anders ab, zum Beispiel durch einen Zusatz vor oder hinter der Nummer, findet der Abgleich den Vertrag nicht. Für diesen Fall legst du ein Nummern-Schema an. Das gibt es nur für das Feld Vertragsnummer.

1. Öffne mit Matching - Felder bearbeiten das Fenster Datensatz - Matching.
2. Klicke bei Vertragsnummer auf die drei Punkte (Optionen). Steht Vertragsnummer schon unter Matching - Felder, genügt auch ein Klick auf dieses Wort. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Namen der Spalte und - Matching im Titel, zum Beispiel Vertragsnummer - Matching. Darin steht der Hinweis „Hier kannst Du das Schema für das Feldmatching anpassen. Die Vorschau zeigt das Ergebnis an.“
3. Jede Zeile im Fenster ist eine Regel aus vier Feldern ohne eigene Beschriftung:
   • Suchzeichen...: die Zeichen, nach denen gesucht wird.
   • die Aktion: ersetzen durch... (vorbelegt) oder einfügen....
   • Einfügezeichen...: die Zeichen, die statt der Suchzeichen oder zusätzlich eingesetzt werden.
   • die Position: an allen Positionen, an 1. Position bis an 10. Position oder an letzter Position. Bei einfügen... fehlt an allen Positionen.
4. Eine weitere Regel fügst du mit dem + (Schema Hinzufügen) an, das bei der letzten Regel steht. Mit dem x (Schema löschen) entfernst du eine Regel wieder.
5. Prüfe die Regeln in der Vorschau. Trage dazu bei Beispiel Vertragsnummer... (Vertragsnummer eingeben...) eine Nummer ein. Das Feld ...Ergebnis zeigt, was die Regeln daraus machen.
6. Klicke auf Speichern. Mit Abbrechen bleibt das Schema, wie es war.

Wählst du als Aktion einfügen..., braucht die Regel keine Suchzeichen. i-Planner leert und sperrt dann das Feld Suchzeichen.... Ein Klick darauf zeigt „Das Suchzeichen wird für die Aktion einfügen... nicht benötigt!“

Nach dem Speichern fragt i-Planner auch hier im Fenster Achtung, ob die Zuordnung beibehalten werden soll. Mehr dazu unter Die Felder für den Abgleich ändern↗.

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Daten zuordnen und fertigstellen↗: Trefferkacheln lesen und den Import abschließen.
• Mehrfachauswahl und Export↗: wie die Mehrfachauswahl allgemein funktioniert.
• Import-Übersicht und Zurücksetzen↗: Neuanlagen nach dem Import wieder löschen.
• Fehlerbehebung↗: wenn Zuordnungen verloren gehen oder ein Symbol fehlt.