Serienmanager
Wie du mit dem Serienmanager aus markierten Kunden, Verträgen, Gesellschaften oder Benutzern Serienbriefe zum Ausdrucken, mit Post- oder E-Mail-Versand oder Serien-E-Mails erstellst, Schritt für Schritt vom Empfänger bis zum Abschluss.
Mit dem Serienmanager schreibst du viele Empfänger auf einmal an: als Serienbrief zum Ausdrucken, mit anschließendem Post- oder E-Mail-Versand oder als reine Serien-E-Mail. Du markierst die Einträge in einer Liste, startest den Serienmanager in der Aktionsleiste, und ein Assistent führt dich Frage für Frage bis zum Abschluss.
Kurz erklärt
Du startest den Serienmanager aus den Listen der Kunden, Verträge, Gesellschaften oder Benutzer, nachdem du dort bis zu 250 Zeilen markiert hast. Ein Assistent fragt nacheinander nach den Empfängern und nach Brief oder E-Mail. Dann prüft er die Empfängerliste und führt dich durch Text, Vorschau oder Testmail und Ablage. Erst im letzten Schritt Du bist fertig! entstehen mit Speichern Briefe, E-Mails und Aktivitäten. Beim Postversand heißt die Schaltfläche Versand vorbereiten. Danach prüfst du den Gesamtpreis und bestätigst den kostenpflichtigen Versand gesondert.
Typische Aufgaben:
- Alle Kunden einer Liste sollen angeschrieben werden: Den Serienmanager aus einer Liste starten.
- Viele Kunden sollen denselben Brief bekommen, auf Papier oder per E-Mail: Den Serienbrief schreiben und prüfen.
- Du willst eine Rundmail an viele Kunden schicken: Die Serien-E-Mail schreiben und eine Testmail senden.
- Bei einem Empfänger fehlt die Adresse: Die Empfängerliste prüfen.
- Du suchst die fertigen Briefe und E-Mails: Die fertigen Briefe und E-Mails wiederfinden.
Voraussetzungen
Das Symbol Serienmanager erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle den passenden Datensatz bearbeiten darf. Die Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle in den Benutzerrollen. Sie stehen in den Detail-Rechten einer Zeile im Block Kundenverwaltung:
| Liste | Nötiges Recht im Rollen-Editor |
|---|---|
| Kunden und Verträge | Zeile Kontakte, Abschnitt Profil, Schalter Mit Bearbeitung |
| Gesellschaften | Zeile Produktpartner, Abschnitt Profil, Schalter Mit Bearbeitung |
| Benutzer | Zeile Benutzer, Abschnitt Profil, Schalter Mit Bearbeitung |
Weitere Voraussetzungen:
- Serien-E-Mails und die Option E-Mailversand für Briefe gibt es nur, wenn du mindestens ein aktives E-Mail-Postfach hast, das für dich sichtbar ist. Das kann ein eigenes oder ein für dich freigegebenes sein. Postfächer richtest du unter Accounts ein.
- Für Per Post versenden brauchst du einen eigenen aktiven, verbundenen LetterXpress-Account, eine Freigabe für die Integration und Briefrechte. Die Einrichtung steht unter LetterXpress.
- Für Serienbriefe brauchst du mindestens einen Briefbogen. Briefbögen pflegst du unter Briefbögen.
- In der Liste muss mindestens eine Zeile markiert sein, höchstens 250.
Den Serienmanager aus einer Liste starten
- Öffne eine dieser Listen: Kontakte › Kunden, Kontakte › Verträge (auch die Verträge in der Kundenansicht), Produktpartner › Gesellschaften oder Benutzer › Benutzer.
- Markiere die Zeilen der Empfänger. Wie das geht, steht unter Mehrfachauswahl und Export.
- Klicke in der Aktionsleiste auf Serienmanager. Das Symbol zeigt zwei übereinanderliegende Blätter und sieht aus wie Kopieren. Welches welches ist, zeigt der Tooltip.
Das Fenster Serienmanager öffnet sich sofort mit dem Hinweis „Folge den einzelnen Schritten um eine Serie zu erstellen“. Sind mehr als 250 Zeilen markiert, erscheint stattdessen „Der Serienmanager ist auf eine Stückzahl von 250 Vorgängen begrenzt!“ Grenze die Liste dann mit der Suchzeile oder einem Filter ein, zum Beispiel nach Postleitzahl. Arbeite die Teilmengen nacheinander ab, siehe Listen und Eigene Listen.
In den Ansichten Noch zu erledigen und Gelöscht gibt es den Serienmanager nicht, bei Verträgen auch nicht in Archiviert.
Der Assistent legt erst im letzten Schritt Du bist fertig! mit Speichern Briefe, E-Mails und Aktivitäten an. Vorher entsteht nichts. Die einzige Ausnahme ist eine Testmail. Sie geht sofort an die Adresse, die du dafür einträgst.
Die Empfänger wählen
Der erste Schritt fragt Wen möchstest Du anschreiben? und zeigt den Hinweis „Wähle einen der folgenden Empfänger aus.“ Wähle eine der Karten:
- Kunden: die markierten Kunden, aus Vertragslisten der Kunde des Vertrags.
- Produktpartner: die markierten Gesellschaften, aus Vertragslisten die Gesellschaft des Vertrags.
- Benutzer: die markierten Benutzer, aus Vertragslisten der Betreuer des Kunden.
Jede Karte zeigt, wie viele Empfänger in deiner Auswahl stecken, zum Beispiel „In Deiner Auswahl sind 12 Kunden“. Welche Karten erscheinen, hängt von der Liste ab. Gibt es nur eine, ist sie automatisch gewählt, und der Assistent geht gleich zur nächsten Frage.
Entscheiden, ob du einen Brief oder eine E-Mail schreibst
Der zweite Schritt fragt Wie möchstest Du die Kontakte anschreiben? und zeigt den Hinweis „Wähle eine der folgenden Optionen aus.“ Je nach gewählter Karte heißt die Frage auch … die Produktpartner … oder … die Benutzer ….
- Brief: „Es wird ein Brief erstellt, der optional per E-Mail versendet werden kann.“ Weiter unter Den Serienbrief schreiben und prüfen.
- E-Mail: „Es wird nur eine E-Mail erstellt und versendet.“ Weiter unter Die Serien-E-Mail schreiben und eine Testmail senden.
Hast du kein sichtbares E-Mail-Postfach, entfällt diese Frage. Der Assistent zeigt den Schritt dann nicht und erstellt einen Brief.
Die Empfängerliste prüfen
Der dritte Schritt heißt Prüfe die Empfängerliste. Jede Zeile zeigt den Namen und die Adresse, an die geschrieben wird. Beim Brief ist das die Postanschrift, bei der E-Mail die E-Mail-Adresse. Empfänger mit einem Häkchen werden angeschrieben. Empfänger mit einem X werden übersprungen, und in der Zeile steht der Grund, zum Beispiel „Keine Adresse vorhanden.“ oder „Keine E-Mailadresse vorhanden.“
Sind alle Empfänger gültig, geht der Assistent von selbst weiter. Beim Brief steht dann „Perfekt! Es sind alle Adressen vollständig.“ Sonst steht dort „Bevor es weiter geht, musst Du die Adressen von … überprüfen.“ Bei E-Mails heißt es darin „E-Mailadressen“. So korrigierst du einen Empfänger:
- Um eine andere Adresse zu wählen, klicke auf die Zeile. Die vorhandenen Adressen klappen auf. Setze oder entferne das Häkchen.
- Um die Adresse im Datensatz zu ändern, klicke auf den Stift Bearbeiten oder auf das Bild des Empfängers. Die Adresse öffnet sich im Datensatz. Was du dort änderst, gilt für den Datensatz selbst.
- Um eine Adresse nur für diese Serie zu ergänzen, trage sie im Feld Adresse hinzufügen... oder E-Mail Adresse hinzufügen... ein. Klicke dann auf das Symbol Hinzufügen (abknickender Pfeil). Es erscheint „Die neue Adresse wurde erfolgreich hinzugefügt!“ oder „Die neue E-Mail Adresse wurde erfolgreich hinzugefügt!“ Der Datensatz selbst bleibt unverändert. Mit dem X Löschen entfernst du eine so ergänzte Adresse wieder, nach der Rückfrage mit Ja.
Startest du aus einer Vertragsliste, steht in jeder Zeile zusätzlich ein Link wie 3 Verträge. Klicke darauf und wähle die Verträge an oder ab. Bearbeiten öffnet einen Vertrag. Für jeden gewählten Vertrag entsteht ein eigener Brief oder eine eigene E-Mail. i-Planner ergänzt den Betreff dann automatisch um Sparte, Vertragsnummer und Kundennamen des Vertrags.
Sind ungültige Empfänger dabei, klicke zum Schluss auf Weiter. Ist kein einziger Empfänger gültig, erscheint „Es muss mindestens ein valider Empfänger zur Auswahl stehen!“
Den Serienbrief schreiben und prüfen
Beim Brief heißt der nächste Schritt Erstelle den Brief. Darunter steht der Hinweis „Wähle den Briefbogen aus und erstelle den Betreff und Text.“
- Wähle unter Briefbogen das Briefpapier. Vorbelegt ist der erste Briefbogen. Nach einem Wechsel erscheint „Der Briefbogen wurde erfolgreich auf … gewechselt!“
- Schreibe den Betreff (Pflichtfeld, Platzhalter Betreff hinzufügen...). Über das Prozentzeichen Platzhalter fügst du Platzhalter ein, zum Beispiel für den Namen. i-Planner füllt sie für jeden Empfänger mit seinen Daten. Welche es gibt, legen die Textmarken deiner Organisation fest.
- Schreibe den Text (Pflichtfeld, vorbelegt mit Ihr Text...). Im Editor hast du Textvorlagen, Platzhalter und ein Unterschriftenfeld. Textvorlagen pflegst du als Textbausteine unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Textbausteine.
Sobald Betreff und Text gefüllt sind, erscheint Vorschau anzeigen? mit dem Hinweis „Überprüfe in der Vorschau ob alles richtig ist.“ Darunter steht zum Beispiel „Es werden 12 Briefe in der Vorschau angezeigt“. Klicke auf Öffnen. Alle Briefe öffnen sich als ein PDF in einem neuen Browser-Tab. Blockiert dein Browser neue Tabs, erlaube Pop-ups für i-Planner. Zeigt der Tab „Die Vorschau ist nicht mehr verfügbar. Bitte erzeugen Sie sie erneut.“, klicke noch einmal auf Öffnen.
Nach der Vorschau geht es unter Festlegen, was mit dem Serienbrief passiert weiter.
Festlegen, was mit dem Serienbrief passiert
Nach der Vorschau fragt der Assistent Was möchtest Du mit dem Brief machen?
- Ablegen: „Der Brief soll zum Ausdruck bereitgestellt werden.“ Weiter unter Aktivitäten und Verträge verknüpfen.
- E-Mailversand: „Der Brief soll per E-Mail versendet werden.“ Diese Option gibt es nur mit sichtbarem E-Mail-Postfach.
- Per Post versenden: LetterXpress druckt und versendet die Briefe. Diese Option gibt es mit einem eigenen aktiven, verbundenen LetterXpress-Account. Höchstens 100 Briefe sind pro Lauf möglich. Du bestätigst den Gesamtpreis erst nach dem Erstellen der PDFs, siehe Serienbriefe per Post versenden.
Bei E-Mailversand folgen drei weitere Schritte:
- Der Schritt Prüfe die E-Mailadressen der Empfänger zeigt dieselbe Empfängerliste wie unter Die Empfängerliste prüfen, jetzt mit den E-Mail-Adressen. Korrigiere sie dort und klicke auf Weiter.
- Der Schritt Erstelle die E-Mail für den Versand. zeigt den Hinweis „Hinterlege den Betreff und den Text.“ Wähle das Postfach, prüfe den Betreff und schreibe den Text. Der Betreff übernimmt den Betreff des Briefs, solange du keinen eigenen einträgst. Der Text ist vorbelegt mit „Sehr geehrte Damen und Herren, bitte nehmen Sie das im Anhang beigefügte Schreiben zur Kenntnis.....“ Die erzeugten Briefe hängen als PDF an. Weitere Anhänge sind möglich, siehe Anhänge zur Serien-E-Mail hinzufügen.
- Unter Vorschau anzeigen? siehst du die E-Mails mit Öffnen als PDF. Unter Testmail senden? kannst du dir zusätzlich eine Testmail schicken, siehe Die Serien-E-Mail schreiben und eine Testmail senden.
Danach geht es unter Aktivitäten und Verträge verknüpfen weiter.
Die Serien-E-Mail schreiben und eine Testmail senden
Bei E-Mail heißt der Schritt nach der Empfängerliste Erstelle die E-Mail! Darunter steht der Hinweis „Wähle das Postfach aus und erstelle den Betreff, den Text und die Anhänge.“
- Wähle das Postfach, über das die E-Mails rausgehen. Zur Auswahl stehen deine sichtbaren Postfächer als „Name E-Mail“. Vorbelegt ist dein Standard-Postfach. Nach einem Wechsel erscheint „Das Postfach wurde erfolgreich auf … gewechselt!“
- Schreibe den Betreff (Pflichtfeld). Über das Prozentzeichen Platzhalter fügst du Platzhalter ein, siehe Textmarken.
- Füge bei Bedarf Anhänge hinzu, siehe Anhänge zur Serien-E-Mail hinzufügen.
- Schreibe den Text (Pflichtfeld). Im Editor hast du Textvorlagen, Platzhalter und Signaturen. i-Planner hängt automatisch die Signatur an, die im gewählten Postfach für neue E-Mails eingestellt ist. Signaturen pflegst du unter Signaturen.
Eine Vorschau gibt es bei der Serien-E-Mail nicht. Stattdessen musst du eine Testmail senden, bevor es weitergeht:
- Unter Testmail senden? steht der Hinweis „Überprüfe in der Test E-Mail ob alles richtig ist.“ Im Feld E-Mail Adresse... steht schon dein Benutzername. Trage bei Bedarf eine andere Adresse ein.
- Klicke auf Senden. Es erscheint „Die Test E-Mail wird versendet...“ mit Abbrechen.
- Bei Erfolg erscheint „Die Testmail wurde erfolgreich an … versendet!“ Die Platzhalter sind darin mit den Daten des ersten Empfängers gefüllt.
Erst jetzt erscheinen die Schritte Soll eine Verknüpfung hergestellt werden? und Du bist fertig! Schlägt der Versand fehl, zeigt ein Fenster die Meldung des Mailservers. Schließe es mit OK, prüfe das Postfach unter Accounts und sende erneut.
Anhänge zur Serien-E-Mail hinzufügen
Das Feld Anhänge gibt es bei der Serien-E-Mail und beim Brief mit E-Mailversand. Es erscheint aber nur, wenn du den Serienmanager aus einer Liste in der Kundenansicht gestartet hast, zum Beispiel aus den Verträgen eines Kunden. Aus den Hauptlisten wie Kontakte › Kunden fehlt das Feld.
- Klicke auf die Büroklammer Anhänge hinzufügen.
- Wähle ein Dokument des Kunden oder lade eine Datei von deinem Computer hoch. Es erscheint „Das Dokument wurde erfolgreich hinzugefügt“.
- Einen Anhang entfernst du mit dem X. Bestätige die Rückfrage „Bist du sicher, dass Du diesen Anhang entfernen willst?“ mit Ja. Danach erscheint „Der Anhang wurde erfolgreich gelöscht!“
Eine Datei darf höchstens 25 MB groß sein. Dasselbe Dokument lässt sich nur einmal anhängen.
Aktivitäten und Verträge verknüpfen
Vor dem Abschluss fragt der Assistent Soll eine Verknüpfung hergestellt werden? Beim Brief steht darunter „Die Seriendokumente werden im Bereich Dokumente gespeichert. Wähle zusätzliche Optionen unten aus.“ Bei der E-Mail steht dort „Wähle eine oder mehrere Optionen aus.“ Beide Kästchen sind vorab angehakt:
- Aktivitäten: Beim Brief entsteht zusätzlich je Brief eine Aktivität vom Typ Brief beim Empfänger. Bei Per Post versenden ist diese Ablage fest eingeschaltet. Bei der E-Mail hat das Kästchen keine Wirkung.
- Vertrag: Gibt es nur aus Vertragslisten. Brief oder E-Mail werden dann mit dem zugehörigen Vertrag verknüpft.
Die Briefe selbst liegen immer unter Dokumente beim Empfänger. Das lässt sich nicht abwählen. Jede versendete E-Mail erscheint immer als Aktivität vom Typ E-Mail, auch ohne Häkchen bei Aktivitäten. Das gilt für Serien-E-Mails und für Briefe mit E-Mailversand. Nimmst du beide Häkchen heraus, fragt der Assistent „Bist Du sicher, dass Du keine zusätzliche Ablage auswählen willst?“ Wie Verknüpfungen funktionieren, steht unter Vorgänge und Verknüpfungen.
Die Serie abschließen
Der letzte Schritt heißt Du bist fertig!. Bei Ablegen, E-Mailversand und E-Mail zeigt er den Hinweis „Drücke auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.“ Darüber steht, was passiert, zum Beispiel:
- Es werden 12 Briefe erstellt und abgespeichert.
- Es werden 12 Briefe erstellt und per E-Mail versendet.
- Es werden 12 E-Mails an 10 Empfänger gesendet.
Bei Ablegen, E-Mailversand und E-Mail klickst du auf Speichern. Es erscheint „Die Serie wurde erfolgreich erstellt!“, und das Fenster schließt sich. Bei Ablegen öffnet sich zusätzlich ein neuer Browser-Tab mit einem PDF aller Briefe zum Ausdrucken.
Bei Per Post versenden klickst du stattdessen auf Versand vorbereiten. Die Briefe werden erstellt und abgelegt. Danach öffnet sich die Versandprüfung mit Gesamtpreis und den einzelnen PDFs. Erst die anschließende Kostenbestätigung gibt den Postversand frei. Über Versandprüfung öffnen kommst du zu denselben fertigen Briefen zurück, solange der Serienmanager geöffnet bleibt. Die einzelnen Schritte stehen unter Serienbriefe per Post versenden.
Die fertigen Briefe und E-Mails wiederfinden
- Ein Serienbrief legt je Empfänger ein PDF unter Dokumente beim Empfänger ab, siehe Dokumente und Ordner. Aus Vertragslisten ist es ein PDF je Vertrag. Mit Aktivitäten gibt es zusätzlich eine Aktivität vom Typ Brief, siehe Briefe.
- Bei einer Serien-E-Mail geht je Empfänger oder je Vertrag eine E-Mail über das gewählte Postfach raus. Sie erscheint als Aktivität vom Typ E-Mail, siehe E-Mails.
- Ist Vertrag angehakt, sind Brief oder E-Mail zusätzlich mit dem Vertrag verknüpft.
Grenzen des Serienmanagers kennen
- Höchstens 250 markierte Zeilen je Durchgang.
- Per E-Mail gehen höchstens rund 100 E-Mails je Durchgang raus, egal ob als Serien-E-Mail oder als Brief mit E-Mailversand. Aus Vertragslisten zählt jeder gewählte Vertrag als eigene E-Mail. Bei mehr E-Mails bekommen die übrigen Empfänger keine E-Mail, obwohl „Die Serie wurde erfolgreich erstellt!“ erscheint. Teile die Auswahl deshalb vorher auf.
- Ein Serienbrief erzeugt höchstens 2.500 Briefe je Durchgang. Bei Per Post versenden sind es höchstens 100 tatsächliche Briefe. Mehrere Anschriften oder Verträge können mehr Briefe ergeben als markierte Personen.
- Den Serienmanager gibt es in den Listen der Kunden, Verträge, Gesellschaften und Benutzer. Bei Aktivitäten, Dokumenten, Schäden, Wünschen & Zielen, Serviceportalen und im Posteingang gibt es ihn nicht.
- Anhänge gibt es nur, wenn du aus einer Liste in der Kundenansicht startest.
- SMS und Fax gibt es als Versandart nicht.
- Vorschau und Sammel-PDF öffnen neue Browser-Tabs. Ein Pop-up-Blocker kann das verhindern.
Häufige Fragen
Nein. Eine Adresse, die du im Feld Adresse hinzufügen... oder E-Mail Adresse hinzufügen... ergänzt, gilt nur für diese Serie. Dauerhaft änderst du sie über Bearbeiten im Datensatz.
Du kannst höchstens 250 Zeilen markieren. Per E-Mail gehen höchstens rund 100 E-Mails je Durchgang raus. Darüber hinaus bekommen die übrigen Empfänger keine E-Mail, auch wenn die Erfolgsmeldung erscheint. Grenze die Liste mit der Suchzeile oder einem Filter ein und arbeite die Kunden in mehreren Durchgängen ab.
Nein. Mit Speichern gehen die E-Mails sofort raus. Sende deshalb vorher eine Testmail und prüfe die Empfängerliste genau.
Schließt du das Fenster mit dem X oder der Esc-Taste, fragt i-Planner nicht nach. Deine Eingaben gehen verloren, und die Markierung in der Liste ist aufgehoben. Angelegt oder versendet wird dabei nichts. Das passiert erst mit Speichern im Schritt Du bist fertig! Achte darauf, dass die Esc-Taste bei einem aufgeklappten Auswahlfeld das ganze Fenster schließt.
Weitere Themen
- Mehrfachauswahl und Export: die Empfänger in der Liste markieren.
- Textmarken: Name, Anrede und andere Daten je Empfänger in Betreff und Text einsetzen.
- Briefbögen: das Briefpapier für Serienbriefe.
- Accounts: das E-Mail-Postfach für Serien-E-Mails einrichten.
- Fehlerbehebung: wenn das Symbol fehlt, Empfänger übersprungen werden oder eine Meldung erscheint.