Accounts
Welche Arten von Accounts es gibt, wie du die Accounts-Liste liest, Aktiv und Status auseinanderhältst, welche Aktionen es zu einem Account gibt und wie du dir eigene Listen anlegst.
Unter Organisation › Accounts liegen die Zugänge, mit denen sich i-Planner bei anderen Diensten anmeldet: E-Mail-Postfächer und die Zugänge zu deinen Integrationen. Ein Account gehört immer zu einer Integration und zu einer Person in deinem Haus. Hier legst du ihn an, hinterlegst die Zugangsdaten, prüfst die Verbindung und schaltest ihn für Kolleginnen und Kollegen frei.
Kurz erklärt
Es gibt drei Arten von Accounts: E-Mail-Postfächer mit Passwort, Konten mit Anbieter-Login und Zugänge zu Daten-Integrationen. Bei jedem Account zeigt die Liste zwei Angaben, die man leicht verwechselt. Aktiv ist dein eigener Schalter, der Status das Ergebnis der letzten Verbindungsprüfung. Wer einen Account außer seinem Accountinhaber nutzen darf, legst du in der Freischaltung fest.
Typische Aufgaben unter Organisation › Accounts:
- Du willst ein Postfach oder einen Pool-Zugang einrichten: Neuen Account anlegen.
- Microsoft 365 oder Gmail soll verbunden werden: Ein Konto mit Anbieter-Login verbinden.
- Eine Kollegin soll dein Postfach mitbenutzen: Einen Account für Kolleginnen und Kollegen freischalten.
- Ein Kollege verlässt das Haus: Accounts übergeben, wenn jemand das Haus verlässt.
- Der Status steht auf „Fehler“: Der Status steht auf „Fehler“.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Accounts. Im Rollen-Editor ist das die Zeile Accounts im Block Organisation. Fehlt es, erscheint der Menüpunkt Accounts gar nicht.
- Wessen Accounts du siehst und was du mit ihnen tun darfst, legen die Detail-Rechte der Zeile Accounts fest. Dort gibt es im Abschnitt Welche Accounts darf diese Rolle bearbeiten? die Auswahlfelder Sichtbarkeit und Bearbeitungsrecht. Mehr dazu steht auf der Seite Benutzerrollen unter Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen.
- Ein Account lässt sich nur für eine Integration anlegen, die deine Organisation vorher aktiviert hat und die für dich freigegeben ist. Beides passiert unter Organisation › Integrationen. Wer selbst das Recht Integrationen hat, braucht keine Freigabe.
Verstehen, welche Arten von Accounts es gibt
Unter Organisation › Accounts hängt es von der Integration ab, wie sich i-Planner beim Dienst anmeldet. Daraus ergeben sich drei Arten von Accounts:
| Art | Beispiele | Wie die Anmeldung läuft |
|---|---|---|
| E-Mail-Postfach mit Passwort | Integration E-Mail für Postfächer anderer Anbieter, Apple Mail / iCloud | E-Mail-Adresse und Passwort, bei iCloud ein App-Passwort. i-Planner prüft die Anmeldung über die Postfach-Server. |
| Konto mit Anbieter-Login | Microsoft 365, Gmail | Kein Passwort in i-Planner. Über Verbinden meldest du dich auf der Login-Seite des Anbieters an und stimmst dort zu. Gmail lässt sich auch mit einem App-Passwort verbinden. |
| Zugang zu einer Daten-Integration | Pools und Datenlieferanten | Benutzername, Passwort oder Token, so wie der Anbieter es vorgibt. Je nach Dienst kommen die Abschnitte Automatischer Abruf und Datenabruf dazu. |
Welche Integrationen es gibt und wie du sie aktivierst, steht unter Integrationen. Wie du einen Account der jeweiligen Art anlegst, steht unter Neuen Account anlegen. Wie du ein Konto mit Anbieter-Login verbindest, steht unter Ein Konto mit Anbieter-Login verbinden.
Die Accounts-Liste
Unter Organisation › Accounts wählst du links aus, welche Accounts die Liste zeigt:
| Liste | Inhalt |
|---|---|
| Alle | Alle Accounts der Organisation, ohne Filter |
| Aktiv | Accounts mit Status = Aktiv (gemeint ist der Status, nicht die Spalte Aktiv) |
| Nicht verbunden | Accounts mit Status Nicht verbunden |
| Fehlerhaft | Accounts mit Status Fehler |
Die Tabelle zeigt Integration, Account-Name, Benutzer, Aktiv, Status, Letzter Sync und Erstellt am.
- Integration: der Dienst, zu dem der Zugang gehört, mit dessen Symbol davor. Die Spalte zeigt den technischen Kurznamen der Integration, etwa e-mail, jdc oder mrmoney. Das ist nicht der Name, den die Integration unter Organisation › Integrationen trägt. Derselbe Kurzname steht in der Kachel-Ansicht unter dem Account-Namen.
- Account-Name: der frei wählbare Anzeigename, den du beim Anlegen vergeben hast.
- Benutzer: der Accountinhaber, also das Teammitglied, dem dieser Account gehört.
- Letzter Sync: der Zeitpunkt, zu dem der Dienst die Anmeldung zuletzt bei einer Verbindungsprüfung bestätigt oder abgelehnt hat. Geprüft wird zum Beispiel automatisch direkt nach dem Anlegen über Neuer Account. Auch jeder Klick auf Verbindung prüfen auf der Detailseite des Accounts löst eine Prüfung aus. Solange noch keine solche Prüfung stattgefunden hat, ist die Spalte leer.
Über Accounts filtern... durchsuchst du die Liste. Rechts in der Leiste über der Tabelle wechselst du zwischen Tabelle und Kacheln. In der Tabellen-Ansicht steht rechts daneben das Drucker-Symbol. Darüber exportierst du die Liste Als Excel (XLSX), Als CSV, Als JSON oder Als PDF. Der Export enthält genau das, was die Tabelle gerade zeigt. In der Kachel-Ansicht gibt es das Symbol nicht. Ist die gewählte Liste leer, steht dort „Keine Accounts vorhanden“.
Aktiv und Status auseinanderhalten
Zwei Spalten der Accounts-Liste unter Organisation › Accounts sehen ähnlich aus und meinen Verschiedenes.
Aktiv ist der Schalter, den du selbst umlegst. Bei Ja wird der Account verwendet, bei Nein wird er bei Sync und Empfang übersprungen.
Status ist das Ergebnis der letzten Verbindungsprüfung:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Die Anmeldung beim Anbieter hat funktioniert. |
| Nicht verbunden | Die Verbindung wurde noch nicht erfolgreich geprüft. |
| Fehler | Die Anmeldung beim Anbieter ist fehlgeschlagen. Die Meldung dazu steht auf der Detailseite des Accounts. |
Ein Account kann also gleichzeitig Aktiv = Ja und Status = Fehler haben. Dann hast du ihn eingeschaltet, aber die Anmeldung klappt nicht.
Aktionen zu einem Account
In der Liste unter Organisation › Accounts öffnet am rechten Rand jeder Zeile das Drei-Punkte-Menü die Aktionen zu diesem Account:
| Aktion | Was sie tut |
|---|---|
| Bearbeiten | Öffnet die Detailseite. Dasselbe erreichst du mit einem Klick auf die Zeile. |
| Aktiv/Inaktiv | Schaltet den Account ein oder aus. |
| Löschen | Löscht den Account nach einer Rückfrage endgültig, siehe Account löschen. |
Welche dieser Aktionen du tatsächlich ausführen kannst, hängt von deiner Benutzerrolle ab. Scheitert Aktiv/Inaktiv, erscheint „Status konnte nicht geändert werden“ oder ein Text mit dem Grund.
Eigene Listen anlegen
Neben den vier festen Listen Alle, Aktiv, Nicht verbunden und Fehlerhaft kannst du dir eigene, gefilterte Listen anlegen.
- Klicke unter Organisation › Accounts in der linken Leiste in der Zeile Accounts auf das Plus-Symbol.
- Trage unter Name ein, wie die Liste heißen soll.
- Lege unter Filter fest, welche Einträge erscheinen, und unter Spalten, welche Spalten die Tabelle zeigt.
- Wähle unter Sichtbarkeit, wer die Liste sehen darf: Organisation, Team oder Privat. Team steht nur zur Wahl, wenn du selbst in einem Team bist.
Über das Drei-Punkte-Menü einer eigenen Liste kannst du sie später Bearbeiten, Umbenennen oder Löschen. Die vier festen Listen haben kein Menü und lassen sich nicht ändern oder löschen.
Weitere Themen
- Accounts anlegen und verbinden: einen Account anlegen, mit dem Anbieter verbinden und die Verbindung prüfen.
- Accounts bearbeiten: Zugangsdaten, Freischaltung, automatischer Abruf und Accountinhaber.
- Ausschalten und löschen: einen Account stilllegen oder entfernen.
- Fehlerbehebung: wenn der Status auf „Fehler“ steht oder eine Meldung erscheint.
- Integrationen: Integrationen aktivieren und freigeben.