Accounts
Welche Arten von Accounts es gibt, wie du die Accounts-Liste liest und mit Regeln filterst, Aktiv und Status auseinanderhältst, welche Aktionen es zu einem Account gibt und wie du dir eigene Listen anlegst.
Unter Organisation › Accounts liegen die Zugänge, mit denen sich i-Planner bei anderen Diensten anmeldet: E-Mail-Postfächer und die Zugänge zu deinen Integrationen. Ein Account gehört immer zu einer Integration und zu einer Person in deinem Haus. Hier legst du ihn an, hinterlegst die Zugangsdaten, prüfst die Verbindung und schaltest ihn für Kolleginnen und Kollegen frei.
Kurz erklärt
Es gibt drei Arten von Accounts: E-Mail-Postfächer mit Passwort, Konten mit Anbieter-Login und Zugänge zu Daten-Integrationen. Bei jedem Account zeigt die Liste zwei Angaben, die man leicht verwechselt. Aktiv ist dein eigener Schalter, der Status das Ergebnis der letzten Verbindungsprüfung. Wer einen Account außer seinem Accountinhaber nutzen darf, legst du in der Freischaltung fest.
Typische Aufgaben unter Organisation › Accounts:
- Du willst ein Postfach oder einen Pool-Zugang einrichten: Neuen Account anlegen.
- Microsoft 365 oder Gmail soll verbunden werden: Ein Konto mit Anbieter-Login verbinden.
- Eine Kollegin soll dein Postfach mitbenutzen: Einen Account für Kolleginnen und Kollegen freischalten.
- Ein Kollege verlässt das Haus: Accounts übergeben, wenn jemand das Haus verlässt.
- Du willst nur bestimmte Accounts sehen, etwa alle mit „Vertrieb“ im Namen: Die Liste nach Regeln filtern.
- Der Status steht auf „Fehler“: Der Status steht auf „Fehler“.
- Du willst im Chat wissen, warum ein Account nicht funktioniert: Accounts über den Assistant oder MCP ansehen.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Accounts. Im Rollen-Editor ist das die Zeile Accounts im Block Organisation. Fehlt es, erscheint der Menüpunkt Accounts gar nicht.
- Wessen Accounts du siehst und was du mit ihnen tun darfst, legen die Detail-Rechte der Zeile Accounts fest. Dort gibt es im Abschnitt Welche Accounts darf diese Rolle bearbeiten? die Auswahlfelder Sichtbarkeit und Bearbeitungsrecht. Mehr dazu steht auf der Seite Benutzerrollen unter Rechte innerhalb eines Bereichs feiner einstellen.
- Ein Account lässt sich nur für eine Integration anlegen, die deine Organisation vorher aktiviert hat und die für dich freigegeben ist. Beides passiert unter Organisation › Integrationen. Wer selbst das Recht Integrationen hat, braucht keine Freigabe.
Verstehen, welche Arten von Accounts es gibt
Unter Organisation › Accounts hängt es von der Integration ab, wie sich i-Planner beim Dienst anmeldet. Daraus ergeben sich drei Arten von Accounts:
| Art | Beispiele | Wie die Anmeldung läuft |
|---|---|---|
| E-Mail-Postfach mit Passwort | Integration E-Mail für Postfächer anderer Anbieter, Apple Mail / iCloud | E-Mail-Adresse und Passwort, bei iCloud ein App-Passwort. i-Planner prüft die Anmeldung über die Postfach-Server. |
| Konto mit Anbieter-Login | Microsoft 365, Gmail | Kein Passwort in i-Planner. Über Verbinden meldest du dich auf der Login-Seite des Anbieters an und stimmst dort zu. Gmail lässt sich auch mit einem App-Passwort verbinden. |
| Zugang zu einer Daten-Integration | Pools und Datenlieferanten | Benutzername, Passwort oder Token, so wie der Anbieter es vorgibt. Je nach Dienst kommen die Abschnitte Automatischer Abruf und Datenabruf dazu. |
Welche Integrationen es gibt und wie du sie aktivierst, steht unter Integrationen. Wie du einen Account der jeweiligen Art anlegst, steht unter Neuen Account anlegen. Wie du ein Konto mit Anbieter-Login verbindest, steht unter Ein Konto mit Anbieter-Login verbinden.
Die Accounts-Liste
Unter Organisation › Accounts wählst du links aus, welche Accounts die Liste zeigt:
| Liste | Inhalt |
|---|---|
| Alle | Alle Accounts der Organisation, ohne Filter |
| Aktiv | Accounts mit Status = Verbunden (gemeint ist der Status, nicht die Spalte Aktiv) |
| Nicht verbunden | Accounts mit Status Nicht verbunden |
| Fehlerhaft | Accounts mit Status Fehler |
Die Tabelle zeigt Integration, Account-Name, Benutzer, Aktiv, Status, Letzter Sync und Erstellt am.
- Integration: der Dienst, zu dem der Zugang gehört, mit dessen Symbol davor. Die Spalte zeigt den technischen Kurznamen der Integration, etwa e-mail, jdc oder mrmoney. Das ist nicht der Name, den die Integration unter Organisation › Integrationen trägt. Derselbe Kurzname steht in der Kachel-Ansicht unter dem Account-Namen.
- Account-Name: der frei wählbare Anzeigename, den du beim Anlegen vergeben hast.
- Benutzer: der Accountinhaber, also das Teammitglied, dem dieser Account gehört.
- Letzter Sync: der Zeitpunkt, zu dem der Dienst die Anmeldung zuletzt bei einer Verbindungsprüfung bestätigt oder abgelehnt hat. Geprüft wird zum Beispiel automatisch direkt nach dem Anlegen über Neuer Account. Auch jeder Klick auf Verbindung prüfen auf der Detailseite des Accounts löst eine Prüfung aus. Solange noch keine solche Prüfung stattgefunden hat, ist die Spalte leer.
Über Accounts filtern... durchsuchst du die Liste. Mit dem Filter-Symbol rechts neben dem Suchfeld grenzt du sie mit Regeln weiter ein, siehe Die Liste nach Regeln filtern. Rechts in der Leiste über der Tabelle wechselst du zwischen Tabelle und Kacheln. In der Tabellen-Ansicht steht rechts daneben das Drucker-Symbol. Darüber exportierst du die Liste Als Excel (XLSX), Als CSV, Als JSON oder Als PDF. Der Export enthält genau das, was die Tabelle gerade zeigt, also mit Suche und Regeln. In der Kachel-Ansicht gibt es das Symbol nicht. Ist die gewählte Liste leer, steht dort „Keine Accounts vorhanden“.
Aktiv und Status auseinanderhalten
Zwei Spalten der Accounts-Liste unter Organisation › Accounts sehen ähnlich aus und meinen Verschiedenes.
Aktiv ist der Schalter, den du selbst umlegst. Bei Ja wird der Account verwendet, bei Nein wird er bei Sync und Empfang übersprungen.
Status ist das Ergebnis der letzten Verbindungsprüfung:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Verbunden | Die Anmeldung beim Anbieter hat funktioniert. |
| Nicht verbunden | Die Verbindung wurde noch nicht erfolgreich geprüft. |
| Fehler | Die Anmeldung beim Anbieter ist fehlgeschlagen. Die Meldung dazu steht auf der Detailseite des Accounts. |
Ein Account kann also gleichzeitig Aktiv = Ja und Status = Fehler haben. Dann hast du ihn eingeschaltet, aber die Anmeldung klappt nicht.
Aktionen zu einem Account
In der Liste unter Organisation › Accounts öffnet am rechten Rand jeder Zeile das Drei-Punkte-Menü die Aktionen zu diesem Account:
| Aktion | Was sie tut |
|---|---|
| Bearbeiten | Öffnet die Detailseite. Dasselbe erreichst du mit einem Klick auf die Zeile. |
| Aktiv/Inaktiv | Schaltet den Account ein oder aus. |
| Löschen | Löscht den Account nach einer Rückfrage endgültig, siehe Account löschen. |
Welche dieser Aktionen du tatsächlich ausführen kannst, hängt von deiner Benutzerrolle ab. Scheitert Aktiv/Inaktiv, erscheint „Status konnte nicht geändert werden“ oder ein Text mit dem Grund.
Die Liste nach Regeln filtern
Unter Organisation › Accounts grenzt du die Tabelle mit Regeln ein. Eine Regel besteht aus Spalte, Bedingung und Wert, zum Beispiel Account-Name enthält „Vertrieb“.
- Klicke rechts neben dem Suchfeld Accounts filtern... auf das Filter-Symbol. Sein Hinweis lautet Regel hinzufügen.
- Wähle die Spalte, nach der du filtern willst. Zur Wahl stehen die Spalten der Tabelle.
- Gib den Wert ein oder wähle ihn aus. Eine neue Regel vergleicht zunächst mit gleich.
- Soll anders verglichen werden, klicke in der Regel auf gleich und wähle eine andere Bedingung.
Welche Bedingungen es gibt, hängt von der Art der Spalte ab. Bei Text sind es zum Beispiel enthält, beginnt mit und ist leer. Bei einer Spalte mit Datum kommen zwischen und Zeiträume wie Aktueller Monat dazu. Jede Regel steht als eigenes Feld neben dem Suchfeld. Ein Klick auf Spalte, Bedingung oder Wert ändert diesen Teil, das Kreuz am Ende entfernt die Regel.
Über das Plus-Symbol an derselben Stelle fügst du weitere Regeln hinzu. Die Tabelle zeigt dann nur Accounts, auf die alle Regeln und der Suchbegriff zutreffen. Eine Regel ohne Wert verschwindet, sobald du außerhalb der Leiste klickst.
Die Regeln wirken nur in der Tabellen-Ansicht. In der Kachel-Ansicht zeigt die Liste alle Accounts der gewählten Liste, die zum Suchbegriff passen. Der Export über das Drucker-Symbol übernimmt die Regeln. Gespeichert werden sie nicht, nach dem Neuladen der Seite sind sie weg. Für eine Auswahl, die bleiben soll, legst du dir eine eigene Liste an, siehe Eigene Listen anlegen.
Nach dem Status filterst du über die festen Listen links, also Aktiv, Nicht verbunden und Fehlerhaft. Nach der Integration suchst du über das Suchfeld. Warum eine Regel für diese beiden Spalten nicht taugt, steht unter Eine Regel auf „Status“ oder „Integration“ findet keine Accounts.
Eigene Listen anlegen
Neben den vier festen Listen Alle, Aktiv, Nicht verbunden und Fehlerhaft kannst du dir eigene, gefilterte Listen anlegen.
- Klicke unter Organisation › Accounts in der linken Leiste in der Zeile Accounts auf das Plus-Symbol.
- Trage unter Name ein, wie die Liste heißen soll.
- Lege unter Filter fest, welche Einträge erscheinen, und unter Spalten, welche Spalten die Tabelle zeigt.
- Wähle unter Sichtbarkeit, wer die Liste sehen darf: Organisation, Team oder Privat. Team steht nur zur Wahl, wenn du selbst in einem Team bist.
Über das Drei-Punkte-Menü einer eigenen Liste kannst du sie später Bearbeiten, Umbenennen oder Löschen. Die vier festen Listen haben kein Menü und lassen sich nicht ändern oder löschen.
Accounts über den Assistant oder MCP ansehen
Der i-Planner-Assistant und eine über MCP verbundene KI-App wie Claude oder ChatGPT zeigen dir die Accounts, die du auch in dieser Liste siehst. Ändern können sie nichts.
| Frage | Was passiert |
|---|---|
| Accounts auflisten, auch nur die mit einem bestimmten Status oder einer bestimmten Integration | Du siehst jeden Account mit Integration, Name, Accountinhaber, Aktiv und Status, so wie die Liste ihn zeigt: Verbunden, Nicht verbunden oder Fehler. |
| Einen Account genauer ansehen | Du siehst zusätzlich, wie er sich beim Anbieter anmeldet, wer ihn nutzen darf, bei Postfächern die Erlaubte Nutzung und ob du ihn bearbeiten darfst. |
| „Warum funktioniert dieser Account nicht?“ | Du erfährst die Ursache, etwa eine fehlgeschlagene Anmeldung mit der Meldung der letzten Prüfung, einen ausgeschalteten Account oder eine abgeschaltete Integration. Dazu bekommst du den nächsten Schritt und, wo es ihn gibt, den passenden Abschnitt dieser Hilfe. |
Den nächsten Schritt, etwa Neu verbinden, Verbindung prüfen oder Integration aktivieren, nennen der Assistant und die KI-App nur als Link auf die passende Seite. Ob du ihn selbst ausführen darfst, sagen sie dazu. Anlegen, Verbinden, Zugangsdaten, Ein- und Ausschalten, Freischaltung und Löschen gehen nur hier in der Oberfläche. Zugangsdaten kommen nie in den Chat, und in der Meldung der letzten Prüfung sind Schlüssel, Token und ähnliche Angaben unkenntlich gemacht.
Voraussetzungen:
- Unter Organisation › Einstellungen › KI & Agenten › Werkzeuge stehen die Werkzeuge Accounts lesen zum Auflisten und Account lesen zum genaueren Ansehen nicht auf Deaktiviert, in der Spalte Assistant für den Assistant und in der Spalte MCP für MCP. Voreingestellt stehen sie auf Aktiviert.
- Deine Rolle braucht das Recht Accounts und in dessen Detail-Rechten gültig gespeicherte Angaben zu Sichtbarkeit und Bearbeitungsrecht, mindestens Nur lesen. Du siehst dieselben Accounts wie hier, also nur die, die deine Sichtbarkeit umfasst. Einen eigenen Schalter für die Werkzeuge hat die Rolle nicht.
- Für MCP braucht deine Rolle MCP verwenden. Die verbundene KI-App arbeitet mit deinen Rechten, begrenzt durch die KI-Freigaben deiner Organisation, also durch die Spalte MCP unter Werkzeuge. Stellt deine Organisation dort ein Werkzeug später auf Aktiviert, kann die App es nutzen, sofern deine Rolle es erlaubt. Ein neu aktiviertes Werkzeug erscheint in der App, sobald sie ihre Werkzeugliste neu lädt, siehe Eine KI-App zeigt nicht alle Werkzeuge und MCP einrichten.
Weitere Themen
- Accounts anlegen und verbinden: einen Account anlegen, mit dem Anbieter verbinden und die Verbindung prüfen.
- Accounts bearbeiten: Zugangsdaten, Freischaltung, automatischer Abruf und Accountinhaber.
- Ausschalten und löschen: einen Account stilllegen oder entfernen.
- Fehlerbehebung: wenn der Status auf „Fehler“ steht oder eine Meldung erscheint.
- Integrationen: Integrationen aktivieren und freigeben.