Dokumente abholen und ablegen
Wie du Zeitsprung-Lieferungen im Posteingang der Kundenverwaltung abholst, zuordnest und ablegst, wer die Dokumente sieht und welche Daten zwischen i-Planner und Zeitsprung fließen.
Zeitsprung-Lieferungen holst du im Posteingang der Kundenverwaltung ab und legst sie dort bei Kunden und Verträgen ab. Auf dieser Seite findest du beide Schritte. Außerdem erfährst du, wer die abgeholten Dokumente sieht und welche Daten zwischen i-Planner und Zeitsprung fließen.
Kurz erklärt
Das Symbol mit den kreisenden Pfeilen im Posteingang holt die Lieferungen ab, die bei Zeitsprung für deine Zeitsprung-Accounts bereitliegen. i-Planner bestätigt sie bei Zeitsprung als empfangen. Beim Öffnen des Posteingangs ordnet i-Planner die Dokumente im Hintergrund vorhandenen Verträgen und Kunden zu. Beim Ablegen kannst du mit den Zeitsprung-Angaben neue Kunden und Verträge anlegen lassen. Was du vorher einrichten musst, steht unter Zeitsprung › Voraussetzungen.
Typische Aufgaben:
- Neue Lieferungen sollen in den Posteingang: Zeitsprung-Dokumente in den Posteingang holen.
- Ein Dokument soll zum richtigen Kunden und Vertrag: Zeitsprung-Dokumente zuordnen und ablegen.
- Du willst wissen, was mit einer Lieferung ankommt: Was von Zeitsprung zurückkommt und wo es landet.
Zeitsprung-Dokumente in den Posteingang holen
Neue Zeitsprung-Lieferungen holst du von Hand im Posteingang der Kundenverwaltung ab.
- Öffne in der Kundenverwaltung den Posteingang.
- Klicke in der Dokumentenliste auf das Symbol mit den kreisenden Pfeilen.
- Ein Fortschrittsfenster zeigt zuerst „Neue Dokumente werden angefragt...“ und gegebenenfalls „Bitte noch warten...“. Meldet Zeitsprung Lieferungen, steht dort eine Zeile mit dem Namen des Accounts und der Anzahl, zum Beispiel „Zeitsprung Büro - 3 neue Dokumente vorhanden!“ Darunter steht der Stand, etwa „1 von 3 Dokumente importiert...“. Der Import läuft im Hintergrund.
- Liegt bei keinem Account etwas bereit, erscheint „Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!“
Die neuen Dokumente stehen danach im Posteingang als noch nicht abgelegte Dokumente. Für dich sind sie als neu markiert.
Ein paar Einzelheiten zum Abholen:
- Das Symbol holt für alle Posteingang-Accounts ab, die dir gehören oder für dich freigeschaltet sind, nicht nur für Zeitsprung.
- Zeitsprung muss unter Organisation › Integrationen aktiviert sein. Dann berücksichtigt i-Planner nur Zeitsprung-Accounts, bei denen Account aktiv eingeschaltet ist und die oben auf ihrer Seite Verbunden zeigen. Einen Account mit Fehler überspringt i-Planner, bis Verbindung prüfen oder die tägliche Prüfung wieder erfolgreich ist.
- Lehnt Zeitsprung die Zugangsdaten beim Abholen ab, zeigt i-Planner dazu nichts an. Meldet auch kein anderer Account Dokumente, steht nur „Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!“ da.
- Nach dem erfolgreichen Import bestätigt i-Planner jede Lieferung bei Zeitsprung als empfangen. Zeitsprung bietet sie danach nicht erneut an.
- Dieselbe Datei legt i-Planner in deiner Organisation nicht doppelt an, auch nicht über mehrere Zeitsprung-Accounts hinweg.
- Lieferungen ohne Dateiinhalt übernimmt i-Planner nicht und bestätigt sie auch nicht. Beim nächsten Abholen versucht i-Planner sie erneut.
- Klickst du während des Imports auf das X neben dem Account, fragt i-Planner zum Beispiel „Bist Du sicher, dass Du den Import von Zeitsprung Büro abbrechen willst?“ Nach Ja steht dort „Vorgang wird abgebrochen...“. Der laufende Import stoppt dadurch derzeit aber nicht.
Wer die abgeholten Dokumente sieht, regelt die Benutzerrolle. Unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen klickst du in der Rolle im Block Kundenverwaltung auf die Zeile Posteingang. Dort steht das Feld Ansicht:
| Ansicht | Welche Dokumente die Rolle im Posteingang sieht |
|---|---|
| Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts | Dokumente aus Accounts, die der Person gehören oder für sie freigeschaltet sind, und Dokumente, denen sie folgt. Berücksichtigt werden dabei nur Accounts, bei denen Account aktiv eingeschaltet ist, die Verbunden zeigen und deren Integration aktiviert ist. |
| Alle Accounts | Alle Dokumente |
Zeitsprung-Dokumente zuordnen und ablegen
Abgeholte Zeitsprung-Dokumente stehen im Posteingang der Kundenverwaltung zunächst als noch nicht abgelegte Dokumente. Wie das Ablegen allgemein funktioniert, steht unter Kundenverwaltung › Posteingang. Hier geht es darum, was die Zeitsprung-Angaben dabei bewirken.
Beim Öffnen des Posteingangs ordnet i-Planner die Dokumente im Hintergrund automatisch zu. Passt die Versicherungsscheinnummer zu einem vorhandenen Vertrag, ordnet i-Planner das Dokument diesem Vertrag und seinem Kunden zu. Das klappt auch, wenn die Nummer dort anders formatiert ist, etwa mit Leerzeichen oder Bindestrichen. Sonst sucht i-Planner einen Kunden mit genau diesem Vor- und Nachnamen. Gibt es genau einen, ordnet i-Planner es nur diesem Kunden zu. Das Dokument bleibt in jedem Fall zum Ablegen im Posteingang. Datendateien mit den Endungen xml, csv, gdv, txt oder dat und Lieferungen mit GDV-Geschäftsvorfällen ordnet i-Planner nicht zu.
Legst du ein Zeitsprung-Dokument selbst ab, ist der Dialog zum Ablegen mit den Zeitsprung-Angaben vorbelegt:
- Kunde: Der Dialog nennt den Versicherungsnehmer mit Vor- und Nachnamen und bietet auswählen oder anlegen an. Bei anlegen sind Anrede, Vorname, Name und Geburtsdatum aus Zeitsprung eingetragen.
- Vertrag: Der Dialog zeigt „Vertrag Nr.“ mit der Versicherungsscheinnummer aus Zeitsprung, ebenfalls mit auswählen oder anlegen. Einen neuen Vertrag legt i-Planner nur an, wenn ein Kunde feststeht.
Lässt du Kunde oder Vertrag anlegen, übernimmt i-Planner aus der Lieferung, soweit Zeitsprung die Angaben mitliefert:
| Neu angelegt | Was übernommen wird |
|---|---|
| Kunde | Anrede, Vorname, Name und Geburtsdatum aus dem Dialog, dazu Titel, Geburtsname, Staatsangehörigkeit und Familienstand. Die Briefanrede bildet i-Planner aus der Anrede. Anschrift mit Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Adresszusatz. Die Landesangabe aus Zeitsprung speichert i-Planner als Bundesland. Telefon, Mobil, E-Mail und Internet, jeweils mit der Bemerkung „privat“. Bankverbindung mit Kontoinhaber, IBAN, BIC und Institut. Außerdem legt i-Planner beim Kunden den Ordner „Dokumente“ an. |
| Vertrag | Versicherungsscheinnummer, Gesellschaft (nur der Name), Status „laufend“, Beitrag, Jahresbeitrag, Zahlweise und das Antrags-, Beginn-, Ablauf- und Policierungsdatum. Als Sparte setzt i-Planner die Standardsparte. |
Dabei ordnet i-Planner weitere noch nicht abgelegte Dokumente desselben Versicherungsnehmers gleich dem neuen Kunden zu, solche mit derselben Vertragsnummer dem neuen Vertrag.
Wählst du beim Kunden weder einen vorhandenen Kunden aus noch anlegen, legt i-Planner das Dokument nicht ab und meldet „Bitte wähle zuerst einen Kunden aus. Das Dokument wurde nicht abgelegt.“ Ist das Dokument schon abgelegt, erscheint „Dokument wurde bereits abgelegt.“
Was i-Planner an Zeitsprung übermittelt
| Anlass | Was i-Planner an Zeitsprung schickt |
|---|---|
| Verbindungsprüfung: nach Account anlegen, bei Verbindung prüfen und bei der täglichen Prüfung | Die Zugangsdaten des Zeitsprung-Accounts |
| Abholen im Posteingang der Kundenverwaltung | Bei jeder Anfrage die Zugangsdaten: zuerst die Abfrage der bereitliegenden Lieferungen, dann je Lieferung der Abruf mit ihrer Kennung und nach dem erfolgreichen Import die Empfangsbestätigung mit derselben Kennung |
| Zeitplan unter Automatischer Abruf | Die Zugangsdaten für die Abfrage der bereitliegenden Lieferungen |
Außer Zugangsdaten und Lieferungskennungen gehen keine Daten aus i-Planner an Zeitsprung, insbesondere keine Kunden-, Vertrags- oder Dokumentdaten.
Was von Zeitsprung zurückkommt und wo es landet
Was Zeitsprung an i-Planner liefert und wo du es findest:
| Was | Wo es landet | Wann |
|---|---|---|
| Ergebnis der Verbindungsprüfung | Oben auf der Seite des Zeitsprung-Accounts unter Organisation › Accounts: Verbunden mit Datum und Uhrzeit, Nicht geprüft oder die Fehlermeldung. Dazu kommt die Meldung „Verbindung erfolgreich“ oder der Dialog Validierung fehlgeschlagen. Der Status steht auch in der Accounts-Liste. | Direkt nach Account anlegen und bei jedem Klick auf Verbindung prüfen |
| Ergebnis der täglichen Prüfung | Status am Account. Wechselt er in den Fehlerstatus, erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Verbindung fehlgeschlagen:“ mit dem Namen des Accounts und einem Link zu seiner Seite. | Einmal täglich für alle aktiven Accounts |
| Die Dateien der bereitliegenden Lieferungen | Im Posteingang der Kundenverwaltung als noch nicht abgelegte Dokumente. Für die Person, die das Abholen gestartet hat, sind sie als neu markiert. | Nur nach einem Klick auf das Symbol mit den kreisenden Pfeilen im Posteingang, wenn Zeitsprung Lieferungen meldet |
| Angaben je Dokument: Dokumentname aus Kurzbeschreibung und Dateibezeichnung, Erstelldatum als Dokumentdatum, Anrede, Vorname, Name und Geburtsdatum des Versicherungsnehmers, Versicherungsscheinnummer, Gesellschaft mit Nummer und Name, Geschäftsvorfall zur Lieferart, Dateityp und Größe | Am Dokument im Posteingang. Die übrigen Angaben der Lieferung speichert i-Planner ohne die Datei zum Dokument. | Beim Import |
| Zuordnung zu vorhandenem Vertrag und Kunden | Am Dokument. Es bleibt zum Ablegen im Posteingang. | Beim Öffnen des Posteingangs, im Hintergrund |
| Kundendaten aus der Lieferung | In einer neuen Kundenakte mit dem Ordner „Dokumente“. Einzelheiten stehen im Abschnitt Zeitsprung-Dokumente zuordnen und ablegen. | Beim Ablegen, wenn du den Kunden anlegen lässt |
| Vertragsdaten aus der Lieferung | In einem neuen Vertrag beim Kunden. Einzelheiten stehen im Abschnitt Zeitsprung-Dokumente zuordnen und ablegen. | Beim Ablegen, wenn du „Vertrag Nr.“ anlegen lässt |
| Liste der bereitliegenden Lieferungen, ohne Dateien | Nirgends in der Oberfläche. Scheitert ein Lauf nicht nur vorübergehend, steht der Account danach auf Fehler, und die Meldung steht oben auf seiner Seite. | Nach dem Zeitplan unter Automatischer Abruf. Der erste Lauf kommt erst zum nächsten geplanten Zeitpunkt nach dem Einschalten. |
Weitere Themen
- Zeitsprung: Zeitsprung aktivieren, den Zeitsprung-Account anlegen und seine Verbindung im Blick behalten.
- Fehlerbehebung: wenn keine Dokumente ankommen, eine Kollegin sie nicht sieht oder der Jahresbeitrag nicht stimmt.
- Dokumente ablegen: wie das Ablegen im Posteingang allgemein funktioniert.
- MR.MONEY: eine weitere Integration, die Dokumente in den Posteingang holt.