VEMA
Was die VEMA-Integration kann, was du dafür brauchst und wie du VEMA aktivierst, freigibst und einen VEMA-Account anlegst und im Blick behältst.
VEMA verbindet i-Planner mit der BiPRO-Schnittstelle der Versicherungsmakler-Genossenschaft VEMA eG. Die Integration ist für alle gedacht, die einen eigenen VEMA-Zugang mit Benutzername und Passwort haben. Damit holst du die Dokumente, die VEMA bereitstellt, in den Posteingang der Kundenverwaltung. Außerdem öffnest du über das Fenster Rechner & Co. VEMA-Links zu einem Kunden.
Kurz erklärt
Was die VEMA-Integration kann:
- Das Aktualisieren-Symbol im Posteingang der Kundenverwaltung holt die Dokumente ab, die VEMA für deine VEMA-Accounts bereithält. Die Dokumente kommen mit Angaben wie Name und Geburtsdatum des Kunden, Versicherungsscheinnummer und Gesellschaft, soweit VEMA diese mitliefert. Über diese Angaben ordnet i-Planner die Dokumente beim Öffnen des Posteingangs im Hintergrund Vertrag und Kunde zu. Dabei sortiert es sie in die Listen Zugeordnet über Vertragsnummer, Zugeordnet über Kunden oder Nicht zugeordnet. Jede übernommene Lieferung quittiert i-Planner bei VEMA.
- In der Kundenverwaltung öffnest du über die Kachel VEMA hinter dem Symbol Schnittstellen das Fenster Rechner & Co. Sobald dort ein Kunde gewählt ist, lädt i-Planner die Links, die VEMA liefert. Öffnen öffnet den gewählten Link in einem neuen Browser-Tab.
- i-Planner prüft die Zugangsdaten eines VEMA-Accounts direkt nach dem Anlegen und bei Verbindung prüfen bei VEMA. Dazu kommt eine tägliche Überprüfung, solange beim Account der Schalter Account aktiv eingeschaltet ist. Lehnt VEMA die Anmeldung bei der täglichen Überprüfung erstmals ab, erhält der Accountinhaber eine Benachrichtigung.
Typische Aufgaben mit VEMA:
- Du richtest VEMA zum ersten Mal ein: VEMA einrichten.
- Neue VEMA-Dokumente sollen in den Posteingang: Dokumente von VEMA abholen.
- Du willst einen VEMA-Link zu einem Kunden öffnen: VEMA-Link zu einem Kunden öffnen.
- Du willst sehen, ob dein VEMA-Zugang funktioniert: VEMA-Account im Blick behalten.
- Anlegen, Prüfen oder Abholen klappt nicht: Fehlerbehebung.
Voraussetzungen
- Ein VEMA-Zugang mit Benutzername und Passwort. i-Planner meldet sich damit am BiPRO-Dienst von VEMA an.
- Zum Aktivieren von VEMA und zum Festlegen der Freigabe braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen. Zum Anlegen eines VEMA-Accounts braucht sie das Recht Accounts.
- VEMA ist unter Organisation › Integrationen aktiviert. Sonst steht VEMA bei Neuer Account nicht zur Auswahl, die Kachel VEMA fehlt in der Kundenverwaltung, und i-Planner holt keine VEMA-Dokumente ab.
- Steht die Freigabe von VEMA auf Nur ausgewählte Mitarbeiter, musst du dort ausgewählt sein. Das gilt für die Kachel VEMA, das Fenster Rechner & Co. und das Anlegen eines VEMA-Accounts. Nur beim Anlegen sind Personen mit dem Recht Integrationen davon ausgenommen.
- Für die Abholung im Posteingang und für das Fenster Rechner & Co. brauchst du mindestens einen VEMA-Account, der dir gehört oder für dich freigeschaltet ist. Bei ihm muss der Schalter Account aktiv eingeschaltet sein, und seine Verbindungsprüfung muss geklappt haben (Status Verbunden).
- Die VEMA-Links im Fenster Rechner & Co. holt i-Planner immer mit deinem eigenen eingeschalteten VEMA-Account.
VEMA einrichten
Die Einrichtung hat zwei Teile. Du aktivierst VEMA einmal für die Organisation und legst danach einen VEMA-Account mit deinen Zugangsdaten an.
VEMA aktivieren
- Öffne Organisation › Integrationen, wähle links unter Entdecken den Eintrag Alle und klicke VEMA an. Die Detailseite zeigt oben das Kennzeichen Official, Built by VEMA und Website vema-eg.de.
- Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein.
- Optional: Erst bei aktivierter Integration erscheint der Bereich Einschränkungen. Dort legst du unter Freigabe fest, wer VEMA nutzen darf: Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) oder Nur ausgewählte Mitarbeiter. Bei Nur ausgewählte Mitarbeiter wählst du im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter Rollen, Gruppen und Personen aus. Wie das geht, steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Wer die Integration nutzen darf.
Sobald es VEMA-Accounts gibt, zeigt die Detailseite zusätzlich den Bereich Accounts mit der Zahl der verknüpften und der aktiven Accounts.
VEMA-Account anlegen
- Öffne Organisation › Accounts und klicke auf Neuer Account.
- Wähle in der Liste VEMA.
- Fülle unter Stammdaten das Feld Name aus. Wird dir das Feld Accountinhaber angeboten, wähle dort das Teammitglied, dem der Account gehören soll.
- Trage unter Zugangsdaten Benutzername und Passwort deines VEMA-Zugangs ein.
- Klicke auf Account anlegen.
i-Planner meldet „Account erstellt“ und prüft die Verbindung sofort bei VEMA. Klappt die Anmeldung, erscheint „Verbindung erfolgreich“, und oben auf der Seite des Accounts steht Verbunden. Lehnt VEMA die Anmeldung ab oder schlägt die Prüfung fehl, öffnet sich der Dialog Validierung fehlgeschlagen mit dem Grund, und der Account steht auf Fehler. War VEMA nicht erreichbar, bleibt der Account auf Nicht geprüft, und es erscheint der Hinweis „Der Anbieter ist momentan nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen.“ Was du bei einer Fehlermeldung tust, steht unter Fehlerbehebung.
Die Eingabefelder
| Feld | Pflicht | Was eintragen |
|---|---|---|
| Name | Ja | Frei wählbarer Anzeigename, zum Beispiel „Mein VEMA Account“. Er steht auch in der Fortschrittsanzeige, wenn im Posteingang Dokumente abgeholt werden. Bleibt das Feld leer, erscheint Name ist erforderlich. |
| Accountinhaber | Ja | Das Teammitglied, dem der Account gehört. Voreingestellt bist du selbst. Das Feld erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen Teammitgliedern zuordnen darf. |
| Benutzername | Ja, für die Anmeldung bei VEMA | Der Benutzername deines VEMA-Zugangs. Das Formular verlangt das Feld nicht zwingend, die Anmeldung bei VEMA verwendet ihn aber. |
| Passwort | Ja, geheim | Das Passwort deines VEMA-Zugangs. Fehlt es beim Anlegen, erscheint Passwort ist erforderlich. i-Planner speichert es verschlüsselt und zeigt es später nicht mehr im Klartext an. Der Hinweis unter dem Feld lautet allgemein „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs.“ Bei VEMA gehört hier das Passwort deines VEMA-Zugangs hinein. |
VEMA-Account im Blick behalten
Öffne den VEMA-Account unter Organisation › Accounts. Dort findest du:
- Oben auf der Seite steht der Status: Verbunden oder Nicht geprüft, solange die Verbindung noch nicht geprüft wurde. Ist die letzte Prüfung gescheitert, steht dort rot der Grund.
- Die Karte mit der Schaltfläche Verbindung prüfen testet die gespeicherten Zugangsdaten jederzeit erneut bei VEMA.
- Das gespeicherte Passwort bleibt unsichtbar. Das Feld trägt den Hinweis „Gespeichert — aus Sicherheit nicht erneut anzeigbar. Leer lassen behält ihn, eine Eingabe ersetzt ihn.“ Lässt du es leer, bleibt das Passwort erhalten, eine Eingabe ersetzt es. Teste ein neues Passwort danach mit Verbindung prüfen.
- Ist der Schalter Account aktiv aus, berücksichtigt i-Planner den Account beim Aktualisieren im Posteingang nicht.
- Die Freischaltung legt fest, wer den Account außer dem Accountinhaber nutzen darf. Zur Wahl stehen Alle Mitarbeiter, Nur das Team des Accountinhabers, Nur der Accountinhaber (Voreinstellung) und Accountinhaber + ausgewählte. Für freigeschaltete Kolleginnen und Kollegen holt das Aktualisieren im Posteingang die Dokumente dieses Accounts mit ab.
- Die Einstellung Automatischer Abruf bringt bei VEMA keine Dokumente in den Posteingang, und der Erstabruf-Zeitraum (Tage) unter Datenabruf hat bei VEMA keine Wirkung. Schlägt dieser Abruf fehl und liegt das nicht nur daran, dass VEMA gerade nicht erreichbar war, setzt i-Planner den Account auf Fehler. Danach überspringt ihn das Aktualisieren im Posteingang.
Zusätzlich prüft i-Planner VEMA-Accounts täglich. Lehnt VEMA die Anmeldung dabei bei einem bis dahin fehlerfreien Account ab, erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Verbindung fehlgeschlagen: …“ mit dem Namen des Accounts. Darin steht der Text „Die tägliche Überprüfung des Accounts ist fehlgeschlagen:“, gefolgt vom Grund. Ein Link führt zur Seite des Accounts.
Häufige Fragen
Benutzername und Passwort deines VEMA-Zugangs. i-Planner meldet sich damit am BiPRO-Dienst von VEMA an. Der Hinweis unter dem Feld Passwort lautet allgemein „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs.“ Bei VEMA gehört dort das Passwort deines VEMA-Zugangs hinein. Unter Zugangsdaten verlangt das Formular beim Anlegen nur das Passwort zwingend. Die Anmeldung bei VEMA verwendet aber auch das Feld Benutzername, fülle es deshalb immer aus.
Automatisch direkt nach Account anlegen und danach täglich, solange beim Account der Schalter Account aktiv eingeschaltet ist. Von Hand kannst du jederzeit zusätzlich prüfen. Öffne dazu den Account unter Organisation › Accounts und klicke auf Verbindung prüfen.
Die Linkliste im Fenster Rechner & Co. holt i-Planner immer mit dem eigenen eingeschalteten VEMA-Account der angemeldeten Person. Eine andere Auswahl im Feld Account ändert die Links nicht. Für die VEMA-Links braucht deine Kollegin deshalb einen eigenen VEMA-Account unter Organisation › Accounts. Beim Aktualisieren im Posteingang der Kundenverwaltung berücksichtigt i-Planner für sie dagegen auch deinen freigeschalteten Account und holt dessen Dokumente mit ab.
Nein. Hinter dem Info-Symbol am Schalter Integration aktivieren steht: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Diesen Schalter findest du unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von VEMA im Bereich Accounts. Er erscheint nur, solange VEMA deaktiviert ist. Mehr dazu steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Alle Accounts einer Integration stilllegen.
Weitere Themen
- Dokumente abholen und Links öffnen: welche Daten fließen, VEMA-Dokumente abholen, VEMA-Links öffnen.
- Fehlerbehebung: wenn Anlegen, Prüfen, Abholen oder ein Link nicht klappt.
- Integrationen: Integrationen aktivieren, freigeben und ihre Accounts stilllegen.
- Accounts: Accounts anlegen, freischalten und prüfen.