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Account verwalten

Wie du Zugangsdaten, Erlaubte Nutzung, Freischaltung und Signaturen eines iCloud-Accounts änderst, den Account aus- und einschaltest und am Verbindungsstatus erkennst, ob das Postfach verbunden ist.

Nach dem Anlegen verwaltest du ein iCloud-Postfach auf der Seite seines Accounts unter Organisation › Accounts. Dort änderst du Zugangsdaten und Einstellungen und siehst, ob das Postfach verbunden ist.

Kurz erklärt

Änderungen am iCloud-Account speichert i-Planner Feld für Feld. Neue Zugangsdaten wendet i-Planner aber erst auf das Postfach an, wenn du im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen klickst. Die Benachrichtigungen „Neue E-Mail von …“ und „Postfach getrennt“ gehen an die Person, die unter Accountinhaber eingetragen ist.

Typische Aufgaben:

iCloud-Account anpassen

Öffne unter Organisation › Accounts den Account mit einem Klick auf seine Zeile. Oben steht Apple Mail / iCloud, daneben der Verbindungsstatus. Änderungen werden Feld für Feld gespeichert. Eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht, siehe Übersicht › Speichern geschieht automatisch.

  • Zugangsdaten: Hier änderst du die E-Mail-Adresse (iCloud) oder gibst ein neues App-spezifisches Passwort ein. Das Passwortfeld ist beim Öffnen leer und zeigt höchstens die letzten vier Zeichen hinter Punkten. Lässt du es leer, bleibt das gespeicherte Passwort erhalten. Eine neue Adresse darf in deiner Organisation nicht schon für Apple Mail / iCloud angelegt sein. i-Planner speichert die Änderung sofort, wendet sie aber erst auf das Postfach an, wenn du im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen klickst.
  • Erlaubte Nutzung: Senden und empfangen (Voreinstellung) oder Nur senden. Bei Nur senden schaltet i-Planner den Posteingang ab. Dann holt i-Planner keine Mails mehr aus dem iCloud-Postfach, und es gibt keine Benachrichtigungen zu neuen Mails und keine Ablage beim Kunden. „Nur empfangen“ steht nicht zur Wahl.
  • Freischaltung: Der Abschnitt trägt den Hinweis „Schaltet diesen Account für weitere Mitarbeiter zur Nutzung frei.“ Zur Wahl stehen Alle Mitarbeiter, Nur das Team des Accountinhabers, Nur der Accountinhaber (Voreinstellung) und Accountinhaber + ausgewählte. Was die Auswahl bewirkt, erklärt Organisation › Accounts im Abschnitt Einen Account für Kolleginnen und Kollegen freischalten.
  • E-Mail-Signaturen: Hier stellst du ein, welche Signatur beim Schreiben eingesetzt wird, getrennt für Neue E-Mails und Antworten und Weiterleitungen. Für beide wählst du Standardsignatur (die persönliche Standardsignatur der Person, die schreibt), Keine Signatur oder eine bestimmte Signatur, siehe Signaturen. Solange sich das iCloud-Postfach in der Kundenverwaltung nicht als Absender wählen lässt, wirkt die Einstellung dort nicht.
  • Account aktiv: Schaltest du den Schalter unter Stammdaten aus, trennt i-Planner die Verbindung zum iCloud-Postfach, und der Status wechselt auf Nicht geprüft. Beim Einschalten verbindet i-Planner das Postfach mit den gespeicherten Zugangsdaten neu. In der Accounts-Liste geht dasselbe über Aktiv/Inaktiv im Drei-Punkte-Menü der Zeile. i-Planner bestätigt dann mit „Account aktiviert“ oder „Account deaktiviert“.
  • Accountinhaber: Darf deine Benutzerrolle Accounts anderen zuordnen, steht unter Stammdaten das Feld Accountinhaber. Die Person, die dort eingetragen ist, erhält die Benachrichtigungen „Neue E-Mail von …“ und „Postfach getrennt“. Bei Mails, die i-Planner beim Kunden ablegt, steht sie als Verantwortliche.

Einen iCloud-Account löschst du wie jeden Account unter Organisation › Accounts. Den Ablauf findest du dort im Abschnitt Account löschen. Beim Löschen entfernt i-Planner zuerst das Postfach beim E-Mail-Dienst. Scheitert das, bricht das Löschen mit „Das E-Mail-Konto konnte nicht entfernt werden — bitte erneut versuchen.“ ab, und der Account bleibt bestehen.

Postfach-Verbindung im Blick behalten

Oben auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts steht neben Apple Mail / iCloud der Verbindungsstatus:

AnzeigeBedeutung
Verbunden mit Datum und Uhrzeit, grünDas Postfach ist verbunden.
Nicht geprüftDie Verbindung ist gerade nicht bestätigt. Das kommt zum Beispiel vor, wenn das Postfach noch verbunden wird, wenn der Account ausgeschaltet wurde oder wenn die Verbindung zu iCloud unterbrochen ist. Eine unterbrochene Verbindung wird automatisch erneut versucht. Der Status allein ist kein Fehler.
Rote Meldung, zum Beispiel „Anmeldung am Postfach fehlgeschlagen — bitte Zugangsdaten prüfen.“Die letzte Anmeldung oder Prüfung ist gescheitert, der Text nennt den Grund. Wurde die Anmeldung abgelehnt, korrigiere die Zugangsdaten und klicke im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen.

Der Status ändert sich nicht nur bei Verbindung prüfen. i-Planner passt ihn auch automatisch an, sobald der E-Mail-Dienst von i-Planner eine Änderung meldet. Das ist der Fall, wenn das Postfach verbunden ist, die Anmeldung geklappt hat oder abgelehnt wurde oder die Verbindung unterbrochen ist.

Scheitert die Anmeldung bei iCloud und erholt sich das Postfach nicht innerhalb von etwa zwei bis drei Minuten, erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Postfach getrennt“ mit der Ursache. Erholt es sich vorher, kommt keine Benachrichtigung. Kommt die Verbindung später zurück, archiviert i-Planner die Benachrichtigung automatisch.

Wie viele Accounts es für Apple Mail / iCloud gibt, zeigt die Detailseite unter Organisation › Integrationen im Bereich Accounts, zum Beispiel 2 Accounts verknüpft. Ein Klick darauf führt zu Organisation › Accounts.

Häufige Fragen

Nein. Erlaubte Nutzung auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts kennt nur Senden und empfangen (Voreinstellung) und Nur senden. „Nur empfangen“ ist nicht wählbar. Nur senden schaltet den Posteingang ab. Dann holt i-Planner keine Mails mehr, und es gibt keine Benachrichtigungen zu neuen Mails und keine Ablage beim Kunden.

Nein. Der Hinweis hinter dem Info-Symbol am Schalter Integration aktivieren sagt dazu: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Neue Accounts für Apple Mail / iCloud lassen sich erst wieder anlegen, wenn die Integration aktiviert ist. Den Schalter Alle Accounts deaktivieren findest du unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite im Bereich Accounts, solange die Integration deaktiviert ist und Accounts hat. Die Inhaber der dabei ausgeschalteten iCloud-Accounts erhalten die Benachrichtigung Accounts deaktiviert. Die iCloud-Postfächer bleiben dabei verbunden, und i-Planner legt ihre Mails weiter beim Kunden ab. Nur die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“ bleibt aus, siehe Ein Postfach stilllegen. Mehr dazu steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Alle Accounts einer Integration stilllegen. Ein einzelnes iCloud-Postfach trennst du über den Schalter Account aktiv auf der Seite des Accounts.

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