Abrechnung
Was die Seite Organisation › Abrechnung zeigt, wie Bestellungen über den Warenkorb ablaufen und wie du eine Änderung wieder aus dem Warenkorb nimmst (Vertrag, Credits, Rechnungen und Zahlung haben eigene Seiten).
Unter Organisation › Abrechnung siehst du, was dein Unternehmen gebucht hat und was es kostet. Hier wechselst du die Version, passt die Zahl der Zugänge an und buchst Module und Speicher dazu oder kündigst sie. Du lädst hier auch Rechnungen herunter und pflegst Zahlungsmethode, Rechnungs-E-Mail und Rechnungsadresse. Den Bereich Credits für kostenpflichtige Aktionen erklärt die Seite Credits.
Kurz erklärt
Die Abrechnungsseite zeigt den Vertrag deines Unternehmens mit i-Planner: Version, Laufzeit, Zugänge, Module, Speicher, Credits, Rechnungen und Zahlungsdaten. Änderungen am Vertrag führt i-Planner nicht sofort aus. Das passiert erst, wenn du bestellst und den Link in der Bestätigungsmail anklickst.
Typische Aufgaben unter Organisation › Abrechnung:
- Ein neuer Mitarbeiter braucht einen Zugang: Zugänge erhöhen oder reduzieren.
- Du willst in eine größere Version wechseln: Version wechseln.
- Eine Änderung soll wirksam werden: Wie Bestellungen ablaufen.
- Die Buchhaltung braucht eine Rechnung: Rechnungen herunterladen.
- Du willst Credits kaufen, den Credit-Verbrauch ablesen, die Autoaufladung einrichten oder ein Kostenlimit festlegen: Credits.
Verwandte Aufgaben, die an anderer Stelle beschrieben sind:
| Du willst … | Hier steht es |
|---|---|
| Mitglieder einladen, deaktivieren oder freie Plätze sehen | Team |
| Sehen, wie viel von Kontingenten, Speicher und Credits belegt ist | Nutzung |
| Jemandem das Recht Abrechnung geben | Benutzerrollen |
| Den vollständigen Datenexport bestellen | Vollständiger Export |
| Wissen, was die Module leisten | Module |
| Die eigene Provisionsabrechnung ansehen | Abrechnung unter Konto |
| Provisionen für Kunden und Mitarbeiter abrechnen | Abrechnung in der Kundenverwaltung |
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Abrechnung. Im Rollen-Editor steht es im Block Organisation, siehe Benutzerrollen. Fehlt es, erscheint der Menüpunkt Abrechnung gar nicht.
- Die Bestätigungsmail einer Bestellung geht an die E-Mail-Adresse, mit der sich die bestellende Person anmeldet. Sie steht unter Konto › Account im Feld E-Mail, siehe Persönliche Daten pflegen.
Die Abrechnungsseite
Die Seite ist eine lange Liste von Bereichen, die du von oben nach unten durchscrollst:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Plan | Die Version, in der deine Organisation arbeitet (sie bestimmt den Funktionsumfang) |
| Vertragslaufzeit & Zahlweise | Laufzeit und Zahlweise des Basispakets, also der Lizenzblöcke mit der längsten Laufzeit |
| Nutzer / Zugänge | Die gebuchten Zugänge mit Menge, Laufzeit und Zahlweise |
| Module | Die gebuchten Zusatzmodule, weitere buchst du über Module buchen |
| Speicher | Inkludierter und zugekaufter Speicherplatz |
| Credits | Verbrauch, PayGo-Abrechnung und Prepaid-Guthaben, dazu Autoaufladung und Kostenkontrolle mit einem monatlichen Kostenlimit, siehe Credits |
| Rechnungen | Alle Rechnungen zum Herunterladen |
| Zahlungsmethode | Überweisung oder SEPA Lastschrift |
| E-Mail-Empfänger | Adressen für Abrechnungsbenachrichtigungen, etwa die Warnmails der Kostenkontrolle. Bestätigungsmails für Bestellungen gehen an die Person, die bestellt |
| Rechnungsadresse | Rechnungsempfänger, Anschrift und Steuerangaben |
Wie Bestellungen ablaufen
Änderungen an Nutzer / Zugänge, Module, Speicher und der Vertragslaufzeit werden nicht sofort ausgeführt. Dasselbe gilt für einmalige Käufe: ein Prepaid-Paket aus dem Bereich Credits und den vollständigen Datenexport. Sie landen zuerst in einem Warenkorb, den du gesammelt bestätigst:
- Stelle die Änderung im jeweiligen Bereich ein. Beim ersten Mal erscheint der Hinweis „In den Warenkorb gelegt“.
- Oben rechts in der Kopfzeile erscheint ein Warenkorb-Symbol mit der Anzahl deiner Änderungen. Es ist nur sichtbar, solange etwas im Warenkorb liegt.
- Ein Klick darauf öffnet das Bestellfenster Fast geschafft. Das Symbol selbst trägt den Hinweis Meine Bestellungen. Im Fenster steht je Änderung der Betrag pro Monat und der Zeitpunkt: ab sofort oder zu einem Datum. Darunter fasst ein Block die Änderung und den neuen Beitrag zusammen. Diese Beträge sind netto pro Monat, zzgl. Umsatzsteuer. Einmalige Käufe stehen mit dem Vermerk einmalig darin. Für sie nennt der Block Einmalig gesamt den Nettobetrag und den Betrag inklusive 19 % MwSt.
- Zurücksetzen verwirft alles, Zahlungspflichtig bestellen löst die Bestellung aus.
- Danach erscheint Bitte E-Mail bestätigen. i-Planner schickt eine Bestätigungsmail an die E-Mail-Adresse, mit der du dich anmeldest. Erst der Link in dieser Mail setzt die Bestellung um. Der Link ist 3 Tage gültig.
Solange du nicht bestätigst, passiert nichts, und es wird nichts berechnet. Bei einem Prepaid-Paket wird nach der Bestätigung die Rechnung erstellt und das Guthaben aufgeladen. Beim Datenexport kommt die Rechnung, und nach der Zahlung startet der Export.
Eine geänderte Vertragslaufzeit steht im Bestellfenster je Lizenzblock als Basislaufzeit mit der Zahl der Lizenzen, darunter <alt> → <neu> Monate mit sofort oder ab <Datum>. Wechselt ein Lizenzblock mit, der erst später beginnt, hat er eine eigene Zeile Geplanter Lizenzblock. In der Zusammenfassung darunter zählt er nicht mit, weil er erst ab seinem Startdatum gilt. Welche Lizenzblöcke die Vertragslaufzeit betrifft, steht unter Die Vertragslaufzeit ändern.
Den vollständigen Datenexport (Zeile Vollständiger Datenexport) bestellst du getrennt. Liegt er zusammen mit anderen Positionen im Warenkorb, ist Zahlungspflichtig bestellen gesperrt, und es erscheint „Bitte bestelle den Datenexport getrennt von deinen übrigen Warenkorbpositionen.“ Wie du ihn bestellst, steht unter Vollständiger Export.
Was die Hinweise im Bestellfenster bedeuten, etwa „Preise konnten nicht geladen werden (…)“, steht unter Im Bestellfenster erscheint eine Meldung. Bevor sich das Fenster öffnet, berechnet i-Planner die Preise. Gelingt das nicht, bleibt es ohne Meldung zu, siehe Ein Klick auf das Warenkorb-Symbol öffnet nichts.
Was sich über den Warenkorb bestellen lässt
Nicht jede Organisation kann alles unter Organisation › Abrechnung selbst bestellen. Manchmal ist die Abrechnung von Zugängen, Modulen und Vertragslaufzeit für deine Organisation noch nicht freigeschaltet. Dann lassen sich nur Credit-Pakete bestellen und, wenn das freigeschaltet ist, Speicher. Liegt etwas anderes im Warenkorb, ist Zahlungspflichtig bestellen gesperrt, und das Bestellfenster nennt den Grund, siehe Im Bestellfenster erscheint eine Meldung. Einen Versionswechsel setzt i-Planner dann ebenfalls nicht automatisch um, siehe Nach der Bestätigung steht „Bestellung wird geprüft“. Für solche Änderungen wendest du dich an den Support.
Eine Änderung aus dem Warenkorb nehmen
Öffne oben rechts das Warenkorb-Symbol. Eine einzelne Zugangs-Position, ein Credit-Paket oder den Datenexport entfernst du dort über das Papierkorb-Symbol Entfernen am rechten Rand der Zeile. Zurücksetzen verwirft alle Änderungen auf einmal.
Die Abrechnungsseite zeigt eine so entfernte Änderung weiter an. Änderst du im selben Bereich noch etwas, landet sie wieder im Warenkorb. Erst wenn du die Abrechnungsseite neu lädst, zeigt sie wieder den gebuchten Stand. Dabei leert sich der ganze Warenkorb.
Änderungen an Modulen, Speicher und der Vertragslaufzeit siehst du im Warenkorb nur zur Kontrolle. Du änderst sie im jeweiligen Bereich der Abrechnungsseite. Eine geänderte Vertragslaufzeit nimmst du heraus, indem du dort wieder die bisherige wählst. Ein versehentliches Kündigen eines Moduls oder Speichers holst du dort nur zurück, solange die Zeile noch blass mit der Rückgängig-Schaltfläche und ihrem Countdown steht. Danach geht das nur noch zusammen mit allen anderen Änderungen im Warenkorb: Lade die Abrechnungsseite neu. Solange du nicht bestellst und die Mail bestätigst, wird nichts umgesetzt.
Credits für kostenpflichtige Aktionen verwalten
Im Bereich Credits liest du den aktuellen Credit-Verbrauch ab und wählst zwischen PayGo und Prepaid. Dort kaufst du Prepaid-Pakete über den Warenkorb, richtest die Autoaufladung ein und legst in der Kostenkontrolle ein monatliches Kostenlimit mit Kostenalarm fest. Alles dazu erklärt die Seite Credits.
Häufige Fragen
Netto. In den Bereichen Nutzer / Zugänge, Module und Speicher steht unter jedem Betrag zusätzlich der Wert inkl. MwSt. Der Warenkorb weist monatliche Änderungen netto pro Monat, zzgl. Umsatzsteuer aus. Einmalige Käufe sind anders ausgewiesen. Ein Prepaid-Paket steht netto mit dem Vermerk einmalig netto, der Datenexport mit dem Bruttobetrag und dem Vermerk einmalig. Der Block Einmalig gesamt nennt den Nettobetrag und den Betrag inklusive 19 % MwSt.
Weitere Themen
- Vertrag ändern: Version, Laufzeit, Zugänge, Module und Speicher.
- Credits: Verbrauch, Prepaid-Pakete, Autoaufladung und Kostenkontrolle.
- Rechnungen und Zahlung: Rechnungen, Zahlungsmethode, Rechnungs-E-Mail und Rechnungsadresse.
- Fehlerbehebung: wenn eine Bestellung nicht wirksam wird oder etwas fehlt.