Portale

Stellt die bei deinen Produktpartnern hinterlegten Links in die Gesellschaftsportale in der Kundenverwaltung als zentrale Linksammlung bereit, für alle oder nur für ausgewählte Mitarbeiter.

Portale ist ein Werkzeug von i-Planner ohne Anbindung an ein fremdes System: eine zentrale Linksammlung mit Sprungmarken und Links in die Gesellschaftsportale. Ist die Integration aktiviert, öffnen freigegebene Mitarbeiter in der Kundenverwaltung über Schnittstellen die Kachel Portale und sehen dort die Portal-Einträge, die bei den Produktpartnern hinterlegt sind.

Was Portale kann

Portale bündelt die Portal-Einträge deiner Produktpartner an einer Stelle:

Portal-Liste in der Kundenverwaltung — Das Raster-Symbol Schnittstellen in der Kopfzeile und die Kachel Portale öffnen das Fenster Portale. Es listet die Portal-Einträge der Produktpartner mit ihren hinterlegten Links.
Einträge beim Produktpartner — Jeder Portal-Eintrag gehört zu einem Produktpartner. Neue Einträge legst du in der Kundenverwaltung über Hinzufügen › Produktpartner › Portal an.
Steuerung für deine Organisation — Unter Organisation › Integrationen schaltest du Portale ein oder aus und legst über die Freigabe fest, wer die Kachel sieht.

Nicht möglich sind:

eine automatische Anmeldung in den Gesellschaftsportalen
die Übergabe von Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten an ein Portal
ein Abruf von Daten oder Dokumenten aus den Portalen, eine Synchronisation oder Dokumente im Posteingang

Voraussetzungen

Zum Einrichten braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen — im Rollen-Editor steht es im Block Organisation. Ohne dieses Recht lässt sich die Detailseite von Portale nicht öffnen, es erscheint „Keine Berechtigung für Integrationen.“
Portale ist aktiviert. Solange der Schalter Integration aktivieren aus ist, erscheint die Kachel Portale bei niemandem.
Der Mitarbeiter ist freigegeben. Voreingestellt ist die Freigabe Alle Mitarbeiter.
Es gibt gespeicherte Portal-Einträge bei den Produktpartnern. Nur diese erscheinen im Fenster Portale.
Zum Anlegen und Bearbeiten von Portal-Einträgen braucht die Benutzerrolle bei Produktpartner im Abschnitt Portale den Schalter Mit Bearbeitung.
Zugangsdaten brauchst du nicht — weder einen API-Schlüssel noch einen Account.

Portale aktivieren und freigeben

Die Einrichtung der Integration Portale hat zwei Teile: Unter Organisation › Integrationen schaltest du Portale ein und legst die Freigabe fest. In der Kundenverwaltung legst du bei den Produktpartnern die Portal-Einträge an, die das Fenster Portale zeigt (Abschnitt Portal-Einträge anlegen). So schaltest du Portale ein:

Öffne Organisation › Integrationen und klicke in der Liste Entdecken › Alle auf Portale. Unter Pool, Datenlieferanten, E-Mail und KI steht Portale nicht, weil die Integration keiner Kategorie zugeordnet ist.
Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein. Die Änderung wird sofort gespeichert.
Danach erscheint der Bereich Einschränkungen („Wer darf diese Integration nutzen? Standard: alle Mitarbeiter.“). Lass das Feld Freigabe auf Alle Mitarbeiter oder wähle Nur ausgewählte Mitarbeiter.
Nur bei Nur ausgewählte Mitarbeiter: Wähle im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter die Rollen, Gruppen und Personen aus, die Portale nutzen dürfen. Die Auswahl wird automatisch gespeichert, i-Planner bestätigt das mit Freigabe gespeichert.

Feld	Pflicht	Was eintragen
Integration aktivieren	Ja	Einschalten („Aktiviert diese Integration für deine Organisation.“). Ohne Aktivierung erscheint die Kachel Portale bei niemandem.
Freigabe	Nein	Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) oder Nur ausgewählte Mitarbeiter. Das Feld erscheint erst, wenn Integration aktivieren eingeschaltet ist.
Ausgewählte Mitarbeiter	Nein	Nur bei Nur ausgewählte Mitarbeiter: die Rollen, Gruppen und Personen, die Portale nutzen dürfen. Solange niemand ausgewählt ist, sieht niemand die Kachel Portale.

Geheime Felder wie Passwort oder Schlüssel gibt es bei Portale nicht, und die Detailseite hat keinen Bereich Zugangsdaten.

Bei Nur ausgewählte Mitarbeiter gibt es keine Ausnahme: Auch Administratoren sehen die Kachel Portale nur, wenn sie selbst, ihre Rolle oder eine ihrer Gruppen ausgewählt ist. Wie die Auswahl im Einzelnen funktioniert, steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Wer die Integration nutzen darf.

Portal-Einträge anlegen

Das Fenster Portale der Integration Portale zeigt nur Portal-Einträge, die bei einem Produktpartner gespeichert sind. So legst du einen neuen an:

Klicke in der Kopfzeile der Kundenverwaltung auf Hinzufügen (Plus-Symbol).
Wähle Produktpartner › Portal. Ein neuer Portal-Eintrag öffnet sich. Den Eintrag Portal gibt es nur, wenn deine Benutzerrolle bei Produktpartner im Abschnitt Portale den Schalter Mit Bearbeitung hat.
Weise den Eintrag einem Produktpartner zu: Steht im Portal-Eintrag Kein Produktpartner vorhanden, klicke auf Jetzt zuweisen... und wähle den Produktpartner aus.
Speichere den Eintrag.

Ob alles passt, prüfst du in der Kundenverwaltung über das Raster-Symbol Schnittstellen und die Kachel Portale; den genauen Weg beschreibt der Abschnitt Portale in der Kundenverwaltung öffnen.

Welche Daten fließen

Was i-Planner übermittelt

Nichts. Portale überträgt keine Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten, weder an ein Gesellschaftsportal noch an ein anderes System. Das Fenster Portale hat keine Kundenauswahl und keine Schaltfläche zum Übergeben, wie sie andere Schnittstellen etwa mit Übergeben & Öffnen haben. Eine automatische Anmeldung in den Portalen gibt es nicht.

Was zurückkommt

Was	Wo es landet	Wann
Keine Daten aus den Gesellschaftsportalen. Angezeigt wird die in i-Planner gepflegte Liste der Portal-Einträge der Produktpartner mit ihren hinterlegten Links.	Im Fenster Portale in der Kundenverwaltung (Kopfzeile › Schnittstellen › Kachel Portale). Die Einträge selbst gehören zum jeweiligen Produktpartner.	Beim Öffnen der Kachel, mit dem aktuellen Stand in i-Planner

Einen Abruf aus den Portalen, eine Synchronisation und Dokumente im Posteingang gibt es für Portale nicht.

Portale in der Kundenverwaltung öffnen

Klicke in der Kopfzeile der Kundenverwaltung rechts, zwischen den Benachrichtigungen und deinem Profil, auf das Raster-Symbol aus Punkten. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint Schnittstellen. Es öffnen sich die Kacheln der Schnittstellen, die dir zur Verfügung stehen, jeweils mit Symbol und Namen.
Klicke auf die Kachel Portale. Das Fenster Portale öffnet sich mit der Liste der Portal-Einträge.

Unten im Fenster Portale gibt es keine Schaltflächen, und eine Kundenauswahl hat es nicht.

Die Liste zeigt nur Portal-Einträge, die gespeichert und nicht gelöscht sind und zu einem vorhandenen Produktpartner gehören; Entwürfe fehlen. Fehlt deiner Benutzerrolle bei Produktpartner im Abschnitt Profil der Schalter Mit Bearbeitung, zeigt die Liste außerdem nur Portale der Art „Vertrieb“ und Portale, denen du folgst. Zusätzlich hängt es dann vom Status des Produktpartners ab, ob seine Portale erscheinen.

Das Raster-Symbol Schnittstellen erscheint nur, wenn für dich mindestens eine Integration mit Kachel aktiviert und freigegeben ist. Die Kachel Portale erscheint nur, wenn Portale unter Organisation › Integrationen aktiviert ist und die Freigabe dich zulässt.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Portale in der Kundenverwaltung?

In der Kopfzeile der Kundenverwaltung rechts, zwischen den Benachrichtigungen und deinem Profil: Das Raster-Symbol aus Punkten, beim Darüberfahren mit der Maus steht dort Schnittstellen, öffnet die Kacheln deiner Schnittstellen. Darin klickst du auf Portale, und das Fenster Portale mit der Liste der Portal-Einträge öffnet sich. Das Symbol erscheint nur, wenn für dich mindestens eine Integration mit Kachel aktiviert und freigegeben ist. Eingeschaltet und freigegeben wird Portale unter Organisation › Integrationen.

Warum sehe ich die Kachel „Portale“ nicht?

Die Kachel Portale hinter dem Raster-Symbol Schnittstellen in der Kopfzeile der Kundenverwaltung erscheint nur, wenn beides zutrifft:

Portale ist unter Organisation › Integrationen aktiviert: Auf der Detailseite von Portale ist der Schalter Integration aktivieren eingeschaltet. Nach dem Deaktivieren verschwindet die Kachel.
Du bist freigegeben: Steht dort im Bereich Einschränkungen die Freigabe auf Nur ausgewählte Mitarbeiter, müssen du selbst, deine Rolle oder eine deiner Gruppen im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter ausgewählt sein.

Das gilt auch für Administratoren: Das Recht Integrationen allein bringt die Kachel nicht. Ergänze dich unter Ausgewählte Mitarbeiter oder stelle die Freigabe auf Alle Mitarbeiter. Gibt es für dich außer Portale keine Schnittstelle mit Kachel, fehlt aus denselben Gründen auch das Raster-Symbol Schnittstellen selbst.

Was bedeutet „Für diese Schnittstelle bist du nicht freigegeben. Bitte wende dich an deinen Administrator.“?

Das Fenster Portale wurde geöffnet, obwohl dich die Freigabe von Portale nicht zulässt, zum Beispiel über einen direkten Aufruf statt über die Kachel. Statt der Liste zeigt das Fenster dann nur diesen Hinweis und die Schaltfläche Schließen. Eine Person mit dem Recht Integrationen öffnet unter Organisation › Integrationen die Detailseite von Portale und wählt im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter dich, deine Rolle oder eine deiner Gruppen aus, oder sie stellt die Freigabe auf Alle Mitarbeiter.

Wie kommt ein neues Portal in die Liste?

Lege es als Portal-Eintrag bei einem Produktpartner an: Wähle in der Kopfzeile der Kundenverwaltung Hinzufügen › Produktpartner › Portal, ordne den Eintrag über Jetzt zuweisen... einem Produktpartner zu und speichere ihn. Erst dann erscheint er im Fenster Portale, Entwürfe zeigt die Liste nicht. Den Eintrag Portal unter Hinzufügen gibt es nur, wenn deine Benutzerrolle bei Produktpartner im Abschnitt Portale den Schalter Mit Bearbeitung hat.

Warum fehlt ein Portal im Fenster „Portale“?

Das Fenster Portale in der Kundenverwaltung zeigt nur gespeicherte, nicht gelöschte Portal-Einträge, die zu einem vorhandenen Produktpartner gehören. Typische Gründe, warum ein Portal fehlt:

Entwurf — Der Eintrag wurde nie gespeichert und ist ein Entwurf geblieben.
Kein Produktpartner — Im Eintrag steht Kein Produktpartner vorhanden. Weise ihn über Jetzt zuweisen... einem Produktpartner zu und speichere. Gehört der Eintrag zu einem Produktpartner, den es nicht mehr gibt, fehlt er ebenfalls.
Gelöscht — Gelöschte Portal-Einträge zeigt die Liste nicht.
Deine Benutzerrolle — Fehlt dir bei Produktpartner im Abschnitt Profil der Schalter Mit Bearbeitung, siehst du nur Portale der Art „Vertrieb“ und Portale, denen du folgst. Zusätzlich hängt es dann vom Status des Produktpartners ab, ob seine Portale erscheinen.

Was bedeutet „Dieses Portal wurde noch nicht angelegt und die Änderungen noch nicht gespeichert! Du kannst es als Entwurf speichern, um später weiter daran zu arbeiten.“?

Der Hinweis gehört zu einem neuen Portal-Eintrag, der noch nicht gespeichert ist. Solange er nicht gespeichert ist, bleibt er ein Entwurf, und Entwürfe erscheinen nicht im Fenster Portale. Speichere den Eintrag und ordne ihn einem Produktpartner zu, damit er in der Liste auftaucht.

Was bedeutet „Kein Produktpartner vorhanden“ im Portal-Eintrag?

Der Portal-Eintrag ist noch keinem Produktpartner zugeordnet. Klicke auf Jetzt zuweisen..., wähle den Produktpartner aus und speichere den Eintrag. Ohne Produktpartner erscheint der Eintrag nicht im Fenster Portale.

Warum finde ich unter „Hinzufügen“ keinen Eintrag „Portal“?

Den Eintrag Portal unter Hinzufügen › Produktpartner in der Kopfzeile der Kundenverwaltung gibt es nur, wenn deine Benutzerrolle bei Produktpartner im Abschnitt Portale den Schalter Mit Bearbeitung hat. Wer Benutzerrollen bearbeiten darf, stellt das unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen ein: Rolle anklicken und im Block Kundenverwaltung die Zeile Produktpartner öffnen.

Brauche ich Zugangsdaten oder einen Account für Portale?

Nein. Die Detailseite von Portale unter Organisation › Integrationen hat keinen Bereich Zugangsdaten, und Portale braucht weder einen API-Schlüssel noch einen Account. Sobald Portale aktiviert ist, steht die Integration unter Organisation › Accounts bei Neuer Account zwar zur Auswahl, das Fenster Portale nutzt dort angelegte Accounts aber nicht. Nötig sind nur der eingeschaltete Schalter Integration aktivieren und eine Freigabe, die dich zulässt.

Meldet mich Portale automatisch in den Gesellschaftsportalen an?

Nein. Portale ist eine reine Linksammlung: Es gibt keine automatische Anmeldung in den Portalen, und i-Planner übergibt auch keine Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten. Das Fenster Portale hat auch keine Kundenauswahl.

Holt i-Planner Daten oder Dokumente aus den Gesellschaftsportalen?

Nein. Für Portale gibt es keinen Abruf, keine Synchronisation und keine Dokumente im Posteingang. Das Fenster Portale zeigt nur die Portal-Einträge, die in i-Planner bei den Produktpartnern gepflegt sind, mit dem Stand beim Öffnen der Kachel.

Warum steht Portale nicht unter „Pool“ oder „Datenlieferanten“?

Portale ist keiner Kategorie zugeordnet. Unter Organisation › Integrationen findest du die Integration deshalb nur in der Liste Entdecken › Alle, nicht unter Pool, Datenlieferanten, E-Mail oder KI.

Die Freigabe von Portale war schon eingeschränkt, bevor wir etwas geändert haben. Warum?

Bei Organisationen, die aus der Vorgängerversion von i-Planner übernommen wurden, kann die Freigabe schon auf bestimmte Rollen oder Personen eingeschränkt sein, übernommen aus den früheren Rechten. Prüfe unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von Portale die Freigabe und die Auswahl im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter und passe sie bei Bedarf an.

Was passiert, wenn ich Portale deaktiviere?

Schaltest du unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von Portale den Schalter Integration aktivieren aus, verschwindet die Kachel Portale für alle Mitarbeiter. Am Info-Symbol neben dem Schalter steht der Hinweis „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter „Alle Accounts deaktivieren" nutzen.“ Er betrifft Accounts, und die braucht Portale nicht.

Was bedeutet „Freigabe konnte nicht gespeichert werden“?

Deine Änderung im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter auf der Detailseite von Portale unter Organisation › Integrationen wurde nicht gespeichert, i-Planner setzt die Auswahl auf den zuletzt gespeicherten Stand zurück. Statt dieses Textes kann auch eine genauere Meldung erscheinen. Ändere die Auswahl erneut; klappt es, meldet i-Planner Freigabe gespeichert.

Was bedeutet „Integration ist für diese Organisation nicht eingerichtet.“?

Die Freigabe sollte gespeichert werden, als Portale für deine Organisation noch nicht eingerichtet war. Schalte unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von Portale zuerst den Schalter Integration aktivieren ein und ändere die Freigabe danach erneut.

Was bedeutet „Keine Berechtigung für Integrationen.“?

Deiner Benutzerrolle fehlt das Recht Integrationen. Ohne dieses Recht kannst du die Detailseite von Portale unter Organisation › Integrationen nicht öffnen und dort nichts ändern. Vergeben wird das Recht unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen im Block Organisation. Das Fenster Portale in der Kundenverwaltung nutzen kannst du auch ohne dieses Recht, wenn Portale aktiviert ist und die Freigabe dich zulässt.

Wo sehe ich, wer Portale ein- oder ausgeschaltet oder die Freigabe geändert hat?

Änderungen an der Aktivierung und an der Freigabe von Portale protokolliert i-Planner unter Organisation › Audit-Log im Bereich „Integrationen“, sofern deine Benutzerrolle das Recht Audit-Log hat. Wie du das Protokoll liest, steht unter Organisation › Integrationen bei der Frage Wo sehe ich, wer eine Integration ein- oder ausgeschaltet hat?