Signaturen
Wie du unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen E-Mail-Signaturen anlegst, bearbeitest, für Kollegen freischaltest, als persönlichen Standard festlegst und E-Mail-Accounts zuordnest, und welche Signatur i-Planner beim Schreiben einer E-Mail einsetzt.
Unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen verwaltest du die E-Mail-Signaturen deiner Organisation. Du siehst, wem eine Signatur gehört, gestaltest ihren Text mit Bildern und Links und legst fest, wer sie nutzen darf und welche E-Mail-Accounts sie verwenden. Schreibst du in der Kundenverwaltung eine E-Mail, setzt i-Planner die passende Signatur automatisch ein.
Kurz erklärt
Jede Signatur gehört einem Teammitglied, dem Signaturinhaber. Er darf sie immer nutzen. Wer sie außerdem nutzen darf, legst du unter Freischaltung fest. Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einer E-Mail einsetzt, hängt vom gewählten Absender-Account ab. Der Account legt das getrennt für neue E-Mails und für Antworten und Weiterleitungen fest.
Typische Aufgaben unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen:
- Du brauchst eine neue Signatur: Eine Signatur anlegen.
- Das Firmenlogo soll in die Signatur: Den Inhalt gestalten.
- Kolleginnen und Kollegen sollen deine Signatur mitbenutzen: Festlegen, wer eine Signatur nutzen darf.
- Ein Postfach soll von selbst eine bestimmte Signatur einsetzen: Signaturen E-Mail-Accounts zuordnen.
- Eine Signatur wird nicht mehr gebraucht: Signatur deaktivieren, als Standard festlegen oder löschen.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Einstellungen, die Gruppe E-Mail und für die Seite Signaturen mindestens Nur lesen.
- Zum Anlegen und Ändern braucht sie Lesen + Bearbeiten, zum Löschen Lesen + Bearbeiten + Löschen. Die Rechte vergibt eine Person mit Administrator-Rolle unter Benutzerrollen.
- Mit Lesen + Bearbeiten änderst du nur deine eigenen Signaturen. Signaturen anderer öffnen sich dann nur zum Ansehen, und die Felder sind gesperrt. Mit Lesen + Bearbeiten + Löschen siehst und änderst du alle Signaturen deiner Organisation, siehe Wer eine Signatur ändern darf.
Die Liste der Signaturen
Die Tabelle zeigt deine eigenen Signaturen und die, die für dich freigeschaltet sind. Hat deine Rolle für die Seite Signaturen die Stufe Lesen + Bearbeiten + Löschen, siehst du alle Signaturen deiner Organisation. Je Signatur stehen dort diese Spalten:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Signatur-Name | Der frei wählbare Name, unter dem die Signatur beim Schreiben zur Auswahl steht |
| Signaturinhaber | Das Teammitglied, dem die Signatur gehört |
| Aktiv | Ja oder Nein. Inaktive Signaturen stehen bei der Zuordnung zu E-Mail-Accounts nicht zur Auswahl. |
| Standard | Ja, wenn die Signatur die persönliche Standardsignatur ihres Inhabers ist |
| Freischaltung | Wer die Signatur nutzen darf, siehe Festlegen, wer eine Signatur nutzen darf |
| Erstellt am | Das Datum, an dem die Signatur angelegt wurde |
Über der Tabelle grenzt das Feld Signaturen filtern... die Zeilen ein. Daneben stehen ein Filter, die Umschaltung zwischen Kacheln und Liste, Exportieren, Docs und der Knopf Neue Signatur. Docs öffnet diese Anleitung. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Signatur.
Eine Signatur anlegen
- Öffne Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen und klicke auf Neue Signatur.
- Trage unter Stammdaten im Feld Name einen Namen ein. Solange das Feld leer ist, steht dort in Rot „Bitte einen Namen eingeben.“ Sobald ein Name dasteht, legt i-Planner die Signatur an.
- Schreibe unter Inhalt den Text der Signatur. Vorbelegt sind Mit freundlichen Grüßen und Vorname Nachname.
- Lege unter Freischaltung fest, wer die Signatur nutzen darf. Voreingestellt ist Nur Signaturinhaber.
Einen Speichern-Knopf gibt es nicht. i-Planner speichert jede Änderung sofort. Inhaber einer neuen Signatur bist du selbst.
Die Seite einer Signatur
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Signatur aktiv | Schalter. Eine inaktive Signatur steht bei der Zuordnung zu E-Mail-Accounts nicht zur Auswahl. |
| Signaturinhaber | Das Teammitglied, dem die Signatur gehört. Der Inhaber darf sie immer nutzen. Inhaber einer neuen Signatur bist du selbst. Ändern kann ihn nur, wer für die Seite Signaturen die Stufe Lesen + Bearbeiten + Löschen hat. |
| Name | Pflichtfeld, bis zu 200 Zeichen. Unter diesem Namen steht die Signatur beim Schreiben zur Auswahl. |
| Standard | Macht die Signatur zur persönlichen Standardsignatur ihres Inhabers. i-Planner setzt sie ein, wenn im E-Mail-Account Standardsignatur ausgewählt ist. |
| Inhalt | Der Editor für Text, Bilder und Links, siehe Den Inhalt gestalten |
| Nutzbar für | Wer die Signatur außer dem Inhaber nutzen darf, siehe Festlegen, wer eine Signatur nutzen darf |
Bei einer gespeicherten Signatur folgen darunter die Bereiche E-Mail-Accounts und Gefahrenzone.
Den Inhalt gestalten
Im Bereich Inhalt schreibst du den Text wie in einem Textprogramm. Die Leiste des Editors bietet Fett, Kursiv, Unterstrichen, Schriftfarbe, Schriftgröße und die Ausrichtung. Dazu kommen Links, Bilder, nummerierte und einfache Listen, Rückgängig und Wiederherstellen und das Entfernen der Formatierung.
- Für ein Bild lädst du im Fenster Bild einfügen unter Bild hochladen ein Bild bis 2 MB hoch. Oder du trägst unter Bildadresse eine Adresse ein, die mit https:// beginnt. Optional gibst du eine Bildbeschreibung an und die Breite in Pixeln zwischen 1 und 1.600. Mit Bild übernehmen steht das Bild in der Signatur.
- Die Schaltfläche HTML rechts über dem Editor zeigt den Quelltext der Signatur im Feld HTML der Signatur. Ein weiterer Klick führt zurück zum Editor.
Verlässt du die Seite, während ein Bild noch nicht übernommen ist, meldet i-Planner „Bitte das Bild übernehmen oder die Bildbearbeitung abbrechen.“
Festlegen, wer eine Signatur nutzen darf
Im Bereich Freischaltung wählst du unter Nutzbar für:
| Auswahl | Wer die Signatur nutzen darf |
|---|---|
| Alle Mitarbeiter | Alle aktiven Mitglieder deiner Organisation |
| Team des Signaturinhabers | Der Inhaber und die Mitglieder seines Teams |
| Nur Signaturinhaber | Nur der Inhaber |
| Signaturinhaber und ausgewählte Mitarbeiter | Der Inhaber und die Personen und Gruppen, die du im eingeblendeten Bereich Ausgewählte Mitarbeiter ankreuzt |
„Nutzen“ bedeutet hier, dass die Signatur beim Schreiben einer E-Mail in der Auswahl steht. Ändern darfst du sie damit noch nicht, siehe Wer eine Signatur ändern darf. Die Freischaltung selbst ändern nur der Inhaber und Personen mit Lesen + Bearbeiten + Löschen.
Wer eine Signatur ändern darf
Was du mit einer Signatur tun darfst, hängt von der Stufe deiner Rolle für die Seite Signaturen ab und davon, wem die Signatur gehört:
| Stufe | Eigene Signaturen | Signaturen anderer |
|---|---|---|
| Nur lesen | Ansehen | Ansehen, wenn sie für dich freigeschaltet sind |
| Lesen + Bearbeiten | Anlegen, ändern, freischalten, als Standard festlegen, aktivieren und deaktivieren | Ansehen, wenn sie für dich freigeschaltet sind |
| Lesen + Bearbeiten + Löschen | Zusätzlich löschen | Alle Signaturen ansehen, auch nicht freigeschaltete, sie ändern, freischalten, löschen und einem anderen Inhaber geben |
Darfst du eine Signatur nicht ändern, steht im Drei-Punkte-Menü Ansehen statt Bearbeiten, und ihre Felder sind gesperrt.
Signaturen E-Mail-Accounts zuordnen
Im Bereich E-Mail-Accounts einer Signatur legst du fest, welche E-Mail-Accounts sie verwenden. Über das Plus fügst du eine Zeile hinzu und wählst:
- E-Mail-Account: den Account, also das Postfach. Zur Wahl stehen Accounts, deren Inhaber die Signatur nutzen darf.
- Verwendung: Neue E-Mails, Antworten und Weiterleitungen oder Beides.
Über das Drei-Punkte-Menü einer Zeile bearbeitest du sie oder entfernst sie mit Verknüpfung entfernen. Dieselbe Einstellung findest du auch im E-Mail-Account selbst. Unter Organisation › Accounts hat jeder E-Mail-Account den Bereich E-Mail-Signaturen mit den Feldern Neue E-Mails und Antworten und Weiterleitungen. Dort stehen Standardsignatur, Keine Signatur und die aktiven Signaturen zur Wahl, die für den Inhaber des Accounts freigeschaltet sind.
Welche Signatur i-Planner beim Schreiben einsetzt
Schreibst, beantwortest oder leitest du in der Kundenverwaltung eine E-Mail weiter, richtet sich die Signatur nach dem gewählten Absender-Account. Er legt getrennt fest, was bei neuen E-Mails und was bei Antworten und Weiterleitungen gilt:
| Einstellung im E-Mail-Account | Was im Entwurf steht |
|---|---|
| Eine bestimmte Signatur | Diese Signatur |
| Standardsignatur | Deine persönliche Standardsignatur, also deine eigene Signatur mit eingeschaltetem Standard. Das gilt auch in einem Postfach, das dir nicht gehört. Hast du keine, bleibt die Signatur leer. |
| Keine Signatur | Keine Signatur |
Wechselst du im Entwurf den Absender-Account, setzt i-Planner dessen Signatur ein. Auch der Serienmanager richtet sich nach dem gewählten Postfach. Einen gespeicherten Entwurf verändert i-Planner beim erneuten Öffnen nicht.
Von Hand wählst du eine Signatur über das Symbol Signaturen in der Textleiste des Entwurfs. Die Liste zeigt Keine Signatur, deine eigenen und die für dich freigeschalteten Signaturen. Hat deine Benutzerrolle Zugriff auf die Signaturen, öffnen das Stift-Symbol neben einer Signatur und Signaturen verwalten... diese Seite in einem neuen Browser-Tab. Mehr dazu unter E-Mail schreiben.
Signatur deaktivieren, als Standard festlegen oder löschen
Das Drei-Punkte-Menü am Ende einer Zeile bietet Bearbeiten, Als Standard festlegen oder Standard entfernen, Aktivieren oder Deaktivieren und Löschen. Als Standard festlegen schaltet eine inaktive Signatur zugleich wieder ein. Darfst du eine Signatur nicht ändern, steht dort nur Ansehen, und sie öffnet sich nur zum Ansehen. Löschen steht nur mit Lesen + Bearbeiten + Löschen im Menü.
- Für mehrere Signaturen auf einmal kreuzt du die Zeilen links an. Das Kästchen im Tabellenkopf markiert alle Zeilen, die zu Suche und Regeln passen, auch auf weiteren Seiten der Tabelle. Unter der Tabelle erscheint eine Leiste mit der Anzahl, dem Knopf Deaktivieren oder Aktivieren (die Pfeile daneben schalten um) und Auswahl aufheben. Das geht mit höchstens 500 Signaturen auf einmal. Deaktivierte Signaturen verlieren ihre Standardmarkierung.
- Wählst du Löschen, entfernt i-Planner die Signatur nach der Rückfrage „Signatur löschen?“ Eine Signatur, die ein E-Mail-Account verwendet, musst du dort zuerst entfernen. Auf der Seite einer Signatur löschst du sie im Bereich Gefahrenzone mit Signatur löschen und Endgültig löschen.
Bereits versendete E-Mails bleiben in jedem Fall unverändert.
Häufige Fragen
Die Seite Einstellungen › Signaturen der Kundenverwaltung gibt es nicht mehr. Bestehende Signaturen wurden bei der Umstellung übernommen und stehen unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen. Fehlt dir eine, lege sie dort neu an oder wende dich an den Support.
Ja. Jeder E-Mail-Account hat dafür zwei getrennte Einstellungen: Neue E-Mails und Antworten und Weiterleitungen. Du stellst sie im Account unter Organisation › Accounts im Bereich E-Mail-Signaturen ein oder im Bereich E-Mail-Accounts der Signatur über Verwendung.
Die Freischaltung für diese Gruppe oder Person endet von selbst. Die Signatur steht für sie beim Schreiben nicht mehr zur Auswahl. Wer die Signatur weiter nutzen soll, trägst du unter Ausgewählte Mitarbeiter neu ein.
Klicke in der Leiste des Editors auf das Bild-Symbol. Lade das Logo unter Bild hochladen hoch oder trage seine Adresse ein. Stelle bei Bedarf die Breite in Pixeln ein und klicke auf Bild übernehmen.
Weitere Themen
- Fehlerbehebung: wenn keine Signatur in der E-Mail steht oder sich eine Signatur nicht ändern oder löschen lässt.
- E-Mail schreiben: eine Signatur im Entwurf von Hand wählen.
- Accounts: die E-Mail-Accounts, deren Bereich E-Mail-Signaturen festlegt, welche Signatur sie einsetzen.
- Benutzerrollen: wer Signaturen sehen, ändern und löschen darf.