Portale

Was Portale kann, wie du die Linksammlung aktivierst und freigibst, Portal-Einträge bei den Produktpartnern anlegst und die Portale in der Kundenverwaltung öffnest.

Portale ist ein Werkzeug von i-Planner ohne Anbindung an ein fremdes System. Es ist eine zentrale Linksammlung mit Sprungmarken und Links in die Gesellschaftsportale. Ist die Integration aktiviert, öffnen freigegebene Mitarbeiter in der Kundenverwaltung über Schnittstellen die Kachel Portale. Dort sehen sie die Portal-Einträge, die bei den Produktpartnern hinterlegt sind.

Kurz erklärt

Portale bündelt die Portal-Einträge deiner Produktpartner an einer Stelle:

In der Kundenverwaltung öffnen das Raster-Symbol Schnittstellen in der Kopfzeile und die Kachel Portale das Fenster Portale. Es listet die Portal-Einträge der Produktpartner mit ihren hinterlegten Links.
Jeder Portal-Eintrag gehört zu einem Produktpartner. Neue Einträge legst du in der Kundenverwaltung über Hinzufügen › Produktpartner › Portal an.
Unter Organisation › Integrationen schaltest du Portale für deine Organisation ein oder aus und legst über die Freigabe fest, wer die Kachel sieht.

Nicht möglich sind:

eine automatische Anmeldung in den Gesellschaftsportalen
die Übergabe von Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten an ein Portal
ein Abruf von Daten oder Dokumenten aus den Portalen, eine Synchronisation oder Dokumente im Posteingang

Typische Aufgaben:

Die Linksammlung soll in der Kundenverwaltung erscheinen: Portale aktivieren und freigeben.
Ein weiteres Gesellschaftsportal soll in die Liste: Portal-Einträge anlegen.
Du willst ein Portal aufrufen: Portale in der Kundenverwaltung öffnen.
Die Kachel oder ein Portal fehlt: Fehlerbehebung.

Voraussetzungen

Zum Einrichten braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen. Im Rollen-Editor steht es im Block Organisation. Ohne dieses Recht lässt sich die Detailseite von Portale nicht öffnen. i-Planner leitet dich dann zum ersten Modul weiter, das du öffnen darfst.
Portale ist aktiviert. Solange der Schalter Integration aktivieren aus ist, erscheint die Kachel Portale bei niemandem.
Der Mitarbeiter ist freigegeben. Voreingestellt ist die Freigabe Alle Mitarbeiter.
Es gibt gespeicherte Portal-Einträge bei den Produktpartnern. Nur diese erscheinen im Fenster Portale.
Zum Anlegen und Bearbeiten von Portal-Einträgen braucht die Benutzerrolle bei Produktpartner im Abschnitt Portale den Schalter Mit Bearbeitung.
Zugangsdaten brauchst du nicht, weder einen API-Schlüssel noch einen Account.

Portale aktivieren und freigeben

Die Einrichtung der Integration Portale hat zwei Teile. Unter Organisation › Integrationen schaltest du Portale ein und legst die Freigabe fest. In der Kundenverwaltung legst du bei den Produktpartnern die Portal-Einträge an, die das Fenster Portale zeigt, siehe Portal-Einträge anlegen. So schaltest du Portale ein:

Öffne Organisation › Integrationen und klicke in der Liste Entdecken › Alle auf Portale. Unter Pool, Datenlieferanten, E-Mail und KI steht Portale nicht, weil die Integration keiner Kategorie zugeordnet ist.
Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein. i-Planner speichert die Änderung sofort.

Danach erscheint der Bereich Einschränkungen („Wer darf diese Integration nutzen? Standard: alle Mitarbeiter.“). Lass das Feld Freigabe auf Alle Mitarbeiter oder wähle Nur ausgewählte Mitarbeiter.
Nur bei Nur ausgewählte Mitarbeiter: Wähle im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter die Rollen, Gruppen und Personen aus, die Portale nutzen dürfen. Die Auswahl speichert i-Planner automatisch und bestätigt das mit „Freigabe gespeichert“.

Feld	Pflicht	Was eintragen
Integration aktivieren	Ja	Einschalten („Aktiviert diese Integration für deine Organisation.“). Ohne Aktivierung erscheint die Kachel Portale bei niemandem.
Freigabe	Nein	Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) oder Nur ausgewählte Mitarbeiter. Das Feld erscheint erst, wenn Integration aktivieren eingeschaltet ist.
Ausgewählte Mitarbeiter	Nein	Nur bei Nur ausgewählte Mitarbeiter: die Rollen, Gruppen und Personen, die Portale nutzen dürfen. Solange niemand ausgewählt ist, sieht niemand die Kachel Portale.

Geheime Felder wie Passwort oder Schlüssel gibt es bei Portale nicht, und die Detailseite hat keinen Bereich Zugangsdaten.

Bei Nur ausgewählte Mitarbeiter gibt es keine Ausnahme. Auch Administratoren sehen die Kachel Portale nur, wenn sie selbst, ihre Rolle oder eine ihrer Gruppen ausgewählt ist. Wie die Auswahl im Einzelnen funktioniert, steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Wer die Integration nutzen darf.

Portal-Einträge anlegen

Das Fenster Portale der Integration Portale zeigt nur Portal-Einträge, die bei einem Produktpartner gespeichert sind. So legst du einen neuen an:

Klicke in der Kopfzeile der Kundenverwaltung auf Hinzufügen (Plus-Symbol).
Wähle Produktpartner › Portal. Ein neuer Portal-Eintrag öffnet sich. Den Eintrag Portal gibt es nur, wenn deine Benutzerrolle bei Produktpartner im Abschnitt Portale den Schalter Mit Bearbeitung hat.
Weise den Eintrag einem Produktpartner zu. Steht im Portal-Eintrag „Kein Produktpartner vorhanden“, klicke auf Jetzt zuweisen... und wähle den Produktpartner aus.
Speichere den Eintrag.

Ob alles passt, prüfst du in der Kundenverwaltung über das Raster-Symbol Schnittstellen und die Kachel Portale. Den genauen Weg beschreibt der Abschnitt Portale in der Kundenverwaltung öffnen.

Welche Daten fließen

Was i-Planner übermittelt

Nichts. Portale überträgt keine Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten, weder an ein Gesellschaftsportal noch an ein anderes System. Das Fenster Portale hat keine Kundenauswahl und keine Schaltfläche zum Übergeben, wie sie andere Schnittstellen etwa mit Übergeben & Öffnen haben. Eine automatische Anmeldung in den Portalen gibt es nicht.

Was zurückkommt

Was	Wo es landet	Wann
Keine Daten aus den Gesellschaftsportalen. Das Fenster zeigt die in i-Planner gepflegte Liste der Portal-Einträge der Produktpartner mit ihren hinterlegten Links.	Im Fenster Portale in der Kundenverwaltung (Kopfzeile › Schnittstellen › Kachel Portale). Die Einträge selbst gehören zum jeweiligen Produktpartner.	Beim Öffnen der Kachel, mit dem aktuellen Stand in i-Planner

Einen Abruf aus den Portalen, eine Synchronisation und Dokumente im Posteingang gibt es für Portale nicht.

Portale in der Kundenverwaltung öffnen

Klicke in der Kopfzeile der Kundenverwaltung rechts, zwischen den Benachrichtigungen und deinem Profil, auf das Raster-Symbol aus Punkten. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint Schnittstellen. Es öffnen sich die Kacheln der Schnittstellen, die dir zur Verfügung stehen, jede mit Symbol und Namen.
Klicke auf die Kachel Portale. Das Fenster Portale öffnet sich mit der Liste der Portal-Einträge.

Unten im Fenster Portale gibt es keine Schaltflächen, und eine Kundenauswahl hat es nicht.

Die Liste zeigt nur Portal-Einträge, die gespeichert und nicht gelöscht sind und zu einem vorhandenen Produktpartner gehören. Entwürfe fehlen. Fehlt deiner Benutzerrolle bei Produktpartner im Abschnitt Profil der Schalter Mit Bearbeitung, zeigt die Liste außerdem nur Portale der Art „Vertrieb“ und Portale, denen du folgst. Ob die Portale eines Produktpartners erscheinen, hängt dann zusätzlich von seinem Status ab.

Das Raster-Symbol Schnittstellen erscheint nur, wenn für dich mindestens eine Integration mit Kachel aktiviert und freigegeben ist. Die Kachel Portale erscheint nur, wenn Portale unter Organisation › Integrationen aktiviert ist und die Freigabe dich zulässt.

Häufige Fragen

Nein. Die Detailseite von Portale unter Organisation › Integrationen hat keinen Bereich Zugangsdaten, und Portale braucht weder einen API-Schlüssel noch einen Account. Sobald Portale aktiviert ist, steht die Integration unter Organisation › Accounts bei Neuer Account zwar zur Auswahl. Das Fenster Portale nutzt dort angelegte Accounts aber nicht. Nötig sind nur der eingeschaltete Schalter Integration aktivieren und eine Freigabe, die dich zulässt.

Nein. Portale ist eine reine Linksammlung. Es gibt keine automatische Anmeldung in den Portalen, und i-Planner übergibt auch keine Kunden-, Vertrags- oder Benutzerdaten. Das Fenster Portale hat auch keine Kundenauswahl.

Schaltest du unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von Portale den Schalter Integration aktivieren aus, verschwindet die Kachel Portale für alle Mitarbeiter. Am Info-Symbol neben dem Schalter steht der Hinweis „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Er betrifft Accounts, und die braucht Portale nicht.

i-Planner protokolliert Änderungen an der Aktivierung und an der Freigabe von Portale unter Organisation › Audit-Log im Bereich „Integrationen“. Du siehst sie dort, sofern deine Benutzerrolle das Recht Audit-Log hat. Wie du das Protokoll liest, steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Sehen, wer eine Integration geändert hat.

Weitere Themen

Fehlerbehebung: wenn die Kachel oder ein Portal fehlt oder eine Meldung erscheint.
Ansprechpartner und Portale: Portal-Einträge bei den Produktpartnern anlegen und pflegen.
Wer die Integration nutzen darf: die Freigabe für Rollen, Gruppen und Personen einstellen.
Benutzerrollen: den Schalter Mit Bearbeitung bei Produktpartner setzen.