Zeitsprung
Was Zeitsprung kann und wie du es aktivierst, freigibst, einen Zeitsprung-Account mit deinen Zugangsdaten anlegst, seine Verbindung im Blick behältst, ihn mit Kollegen teilst und wieder löschst.
Zeitsprung ist ein Maklerverwaltungsprogramm und CRM für Versicherungsmakler. Die Integration ist für Maklerbüros gedacht, die Dokumentlieferungen aus ihrem Zeitsprung-Zugang in i-Planner übernehmen wollen. Mit Benutzername, Passwort und API-Schlüssel dieses Zugangs holt i-Planner die bereitliegenden Lieferungen in den Posteingang der Kundenverwaltung. Dort ordnest du sie Kunden und Verträgen zu oder legst mit den mitgelieferten Daten neue Kunden und Verträge an.
Kurz erklärt
Zeitsprung liefert Dokumente in den Posteingang der Kundenverwaltung:
- Dokumente abholen: Ein Klick auf das Symbol mit den kreisenden Pfeilen im Posteingang der Kundenverwaltung holt die Lieferungen ab, die bei Zeitsprung für deine Zeitsprung-Accounts bereitliegen. Jede erfolgreich übernommene Lieferung bestätigt i-Planner bei Zeitsprung als empfangen.
- Angaben zur Lieferung: Zu jedem Dokument speichert i-Planner, was Zeitsprung mitliefert, etwa Name und Geburtsdatum des Versicherungsnehmers, Versicherungsscheinnummer, Gesellschaft und Geschäftsvorfall.
- Automatisch zuordnen: Beim Öffnen des Posteingangs ordnet i-Planner die Dokumente im Hintergrund vorhandenen Verträgen und Kunden zu. Dafür nutzt i-Planner die Versicherungsscheinnummer oder ersatzweise einen eindeutigen Vor- und Nachnamen.
- Kunde und Vertrag anlegen: Lässt du beim Ablegen eines Zeitsprung-Dokuments Kunde oder Vertrag neu anlegen, übernimmt i-Planner die Zeitsprung-Daten, zum Beispiel Anschrift, Kommunikationsdaten, Bankverbindung, Beitrag und Vertragsdaten.
- Zugang prüfen: i-Planner prüft die Zugangsdaten eines Zeitsprung-Accounts direkt nach dem Anlegen, bei Verbindung prüfen und einmal täglich. Setzt die tägliche Prüfung den Account auf Fehler, erhält der Accountinhaber eine Benachrichtigung.
Nicht möglich sind:
- Absprung zu Zeitsprung: In der Kundenverwaltung gibt es hinter dem Symbol Schnittstellen keine Kachel für Zeitsprung und keinen Sprung in das Zeitsprung-Programm.
- Daten an Zeitsprung übertragen: i-Planner schickt keine Kunden-, Vertrags- oder Dokumentdaten dorthin, nur Zugangsdaten und die Kennungen der Lieferungen.
- Abholzeitraum festlegen: Zeitsprung liefert immer alle noch nicht bestätigten Lieferungen. Der Erstabruf-Zeitraum (Tage) am Account hat bei Zeitsprung keine Wirkung.
Typische Aufgaben:
- Zeitsprung soll Dokumente in deinen Posteingang liefern: Zeitsprung aktivieren und Account anlegen.
- Eine Kollegin soll die Lieferungen mit abholen: Zeitsprung-Account für Kollegen freischalten.
- Neue Lieferungen sollen in den Posteingang: Zeitsprung-Dokumente in den Posteingang holen.
- Ein Dokument soll zum richtigen Kunden und Vertrag: Zeitsprung-Dokumente zuordnen und ablegen.
- Es kommen keine Dokumente an, oder die Prüfung meldet einen Fehler: Fehlerbehebung.
Voraussetzungen
- Du hast einen Zeitsprung-Zugang mit Benutzername, Passwort und API-Schlüssel. Beim Abholen im Posteingang schickt i-Planner diese drei Angaben bei jeder Anfrage an Zeitsprung mit.
- Zum Aktivieren von Zeitsprung und zum Festlegen der Freigabe braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen im Block Organisation. Fehlt es, lässt sich die Detailseite von Zeitsprung nicht öffnen. i-Planner leitet dich dann zum ersten Modul weiter, das du öffnen darfst.
- Zum Anlegen eines Zeitsprung-Accounts braucht deine Benutzerrolle das Recht Accounts. Fehlt es, lässt sich Organisation › Accounts ebenso wenig öffnen. Hast du das Recht Integrationen nicht, musst du außerdem über die Freigabe von Zeitsprung freigegeben sein.
- Zeitsprung ist unter Organisation › Integrationen aktiviert. Sonst steht Zeitsprung bei Neuer Account nicht zur Auswahl, und i-Planner holt keine Zeitsprung-Dokumente ab.
- Für das Abholen brauchst du einen Zeitsprung-Account, der dir gehört oder für dich freigeschaltet ist. Bei ihm muss Account aktiv eingeschaltet sein, und er muss den Status Verbunden haben. Andere Zeitsprung-Accounts überspringt i-Planner beim Abholen.
- Für die Arbeit im Posteingang braucht deine Benutzerrolle im Block Kundenverwaltung den Bereich Posteingang.
Zeitsprung aktivieren und Account anlegen
Die Einrichtung von Zeitsprung hat zwei Teile. Zuerst aktivierst du Zeitsprung einmal für die Organisation, danach legst du einen Zeitsprung-Account mit deinen Zugangsdaten an. Die Zugangsdaten trägst du im Account unter Organisation › Accounts ein, nicht auf der Detailseite der Integration.
Zeitsprung aktivieren
- Öffne Organisation › Integrationen, wähle in der Seitenleiste unter Entdecken Datenlieferanten oder Alle und klicke Zeitsprung an. Die Detailseite zeigt oben das Kennzeichen Official, die Beschreibung „Maklerverwaltungsprogramm und CRM für Versicherungsmakler“, Built by Zeitsprung, Docs mit dem Link i-Planner Docs und Website zeitsprung.de.
- Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein. Die Unterzeile lautet „Aktiviert diese Integration für deine Organisation.“
- Optional: Im Bereich Einschränkungen, der erst bei aktivierter Integration erscheint, steht die Freigabe voreingestellt auf Alle Mitarbeiter. Stellst du Nur ausgewählte Mitarbeiter ein, wählst du im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter Rollen, Gruppen oder Personen aus. Nach einer Änderung an der Auswahl meldet i-Planner „Freigabe gespeichert“. Wie die Auswahl funktioniert, steht unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Wer die Integration nutzen darf.
Sobald es Zeitsprung-Accounts gibt, zeigt die Detailseite zusätzlich den Bereich Accounts, zum Beispiel mit „2 Accounts verknüpft“ und darunter „davon 1 aktiv“.
Zeitsprung-Account anlegen
- Öffne Organisation › Accounts und klicke auf Neuer Account.
- Wähle in der Liste Zeitsprung. Angeboten werden nur Integrationen, die aktiviert und für dich freigegeben sind.
- Trage unter Stammdaten im Feld Name einen Namen ein. Wird dir das Feld Accountinhaber angeboten, wähle dort das Teammitglied, dem der Account gehören soll.
- Trage unter Zugangsdaten Benutzername, Passwort und API-Schlüssel deines Zeitsprung-Zugangs ein.
- Klicke auf Account anlegen.
i-Planner meldet „Account erstellt“ und prüft die Verbindung sofort. Nimmt Zeitsprung die Zugangsdaten an, erscheint „Verbindung erfolgreich“, und oben auf der Seite des Accounts steht Verbunden mit Datum und Uhrzeit. Lehnt Zeitsprung die Zugangsdaten ab, öffnet sich der Dialog Validierung fehlgeschlagen mit dem Grund, und der Account steht auf Fehler. War Zeitsprung nicht erreichbar, bleibt der Status unverändert, und es erscheint der Hinweis „Der Anbieter ist momentan nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen.“ Scheitert schon das Anlegen, erscheint der Dialog Anlegen fehlgeschlagen mit dem Grund.
Eingabefelder am Zeitsprung-Account
Die Felder für Zeitsprung stehen auf der Detailseite der Integration und am Zeitsprung-Account unter Organisation › Accounts:
| Feld | Pflicht | Was eintragen |
|---|---|---|
| Integration aktivieren | Ja | Schalter im Bereich Aktivierung auf der Detailseite von Zeitsprung unter Organisation › Integrationen. Ohne Aktivierung steht Zeitsprung bei Neuer Account nicht zur Auswahl, und i-Planner holt keine Zeitsprung-Dokumente ab. |
| Freigabe | Nein | Bereich Einschränkungen, sichtbar bei aktivierter Integration: Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) oder Nur ausgewählte Mitarbeiter mit Rollen, Gruppen und Personen. Legt fest, wer Zeitsprung-Accounts anlegen darf. Wer das Recht Integrationen hat, ist davon ausgenommen. Auf das Abholen im Posteingang wirkt die Freigabe nicht. |
| Name | Ja | Abschnitt Stammdaten: frei wählbarer Anzeigename, zum Beispiel „Zeitsprung Büro“. Der Platzhalter „z.B. Mein VEMA Account“ ist ein allgemeines Beispiel. Der Name steht auch im Fortschrittsfenster beim Abholen. Fehlt er, erscheint „Name ist erforderlich“. |
| Accountinhaber | Ja | Abschnitt Stammdaten: das Teammitglied, dem der Account gehört. Voreingestellt bist du selbst. Das Feld erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen Teammitgliedern zuordnen darf. |
| Benutzername | Ja | Abschnitt Zugangsdaten: der Benutzername deines Zeitsprung-Zugangs, Unterzeile „Benutzername für die Anmeldung.“ Das Formular nimmt das Feld auch leer an, aber die Verbindungsprüfung meldet dann „username required“. |
| Passwort | Ja, geheim | Das Passwort deines Zeitsprung-Zugangs, verdeckte Eingabe. Die Unterzeile „Passwort bzw. App-Passwort des Postfachs.“ ist ein allgemeiner Text. Fehlt das Passwort beim Anlegen, erscheint „Passwort ist erforderlich“. Nach dem Speichern wird es nicht mehr angezeigt. |
| API-Schlüssel | Nein, geheim | Der API-Schlüssel deines Zeitsprung-Zugangs, Unterzeile „Dein Zugangsschlüssel für den Dienst.“, verdeckte Eingabe. Das Formular verlangt das Feld nicht. Beim Abholen im Posteingang schickt i-Planner den Schlüssel aber bei jeder Anfrage an Zeitsprung mit. Nach dem Speichern wird er nicht mehr angezeigt. |
| Account aktiv | Nein | Schalter unter Stammdaten auf der Seite des gespeicherten Accounts, voreingestellt an, Unterzeile „Inaktive Accounts werden bei Sync/Empfang übersprungen.“ Einen ausgeschalteten Account lässt das Abholen im Posteingang aus. |
| Freischaltung | Nein | Auf der Seite des gespeicherten Accounts: Alle Mitarbeiter, Nur das Team des Accountinhabers, Nur der Accountinhaber (Voreinstellung) oder Accountinhaber + ausgewählte. Bestimmt, bei wem der Account beim Abholen im Posteingang mitgeholt wird und, je nach Benutzerrolle, wer die Dokumente sieht. |
| Automatischer Abruf | Nein | Voreingestellt aus. Den Zeitplan beschreibt Accounts › Daten automatisch abrufen lassen. Holt bei Zeitsprung nur die Liste der bereitliegenden Lieferungen ohne Dateien und legt nichts im Posteingang an. |
| Erstabruf-Zeitraum (Tage) | Nein | Abschnitt Datenabruf, Voreinstellung 90, erlaubt 0 bis 3650. Hat bei Zeitsprung keine Wirkung, weil Zeitsprung immer alle noch nicht bestätigten Lieferungen liefert. |
Verbindung des Zeitsprung-Accounts im Blick behalten
Öffne den Zeitsprung-Account unter Organisation › Accounts. Oben auf der Seite steht der Status: Verbunden mit Datum und Uhrzeit, Nicht geprüft, solange noch keine Prüfung stattgefunden hat, oder rot die Meldung der letzten gescheiterten Prüfung. Der Status steht auch in der Accounts-Liste.
- Verbindung prüfen: Die Schaltfläche im Abschnitt Verbindung testet die gespeicherten Zugangsdaten jederzeit erneut bei Zeitsprung. Klicke nach jeder Änderung an Benutzername, Passwort oder API-Schlüssel darauf.
- Das Datum hinter Verbunden ist der Zeitpunkt der letzten Verbindungsprüfung, nicht der des letzten Abholens im Posteingang.
- i-Planner prüft alle aktiven Accounts einmal täglich. Wechselt ein Zeitsprung-Account dabei in den Fehlerstatus, erhält der Accountinhaber die Benachrichtigung „Verbindung fehlgeschlagen:“ mit dem Namen des Accounts. Darin stehen der Text „Die tägliche Überprüfung des Accounts ist fehlgeschlagen:“ samt Grund und ein Link zur Seite des Accounts.
- Beim Ändern von Passwort und API-Schlüssel zeigen beide Felder den gespeicherten Wert nicht mehr an. Sie tragen den Hinweis „Gespeichert — aus Sicherheit nicht erneut anzeigbar. Leer lassen behält ihn, eine Eingabe ersetzt ihn.“
- Solange der Account auf Fehler steht, lässt ihn das Abholen im Posteingang aus. Auf Fehler setzen ihn eine gescheiterte Verbindung prüfen, die tägliche Prüfung oder ein fehlgeschlagener Lauf unter Automatischer Abruf.
Zeitsprung-Account für Kollegen freischalten
Soll eine Kollegin die Dokumente deines Zeitsprung-Accounts abholen, schaltest du ihr den Account frei. Voreingestellt ist Nur der Accountinhaber. Öffne den Account unter Organisation › Accounts und stelle im Abschnitt Freischaltung Alle Mitarbeiter, Nur das Team des Accountinhabers oder Accountinhaber + ausgewählte ein. Bei Accountinhaber + ausgewählte wählst du sie im Bereich Freigeschaltete Mitarbeiter aus. Danach holt das Symbol mit den kreisenden Pfeilen im Posteingang der Kundenverwaltung auch bei ihr die Dokumente dieses Accounts ab. Die Freigabe der Integration unter Organisation › Integrationen spielt dafür keine Rolle.
Zeitsprung-Account löschen
Öffne den Zeitsprung-Account unter Organisation › Accounts und klicke im Bereich Gefahrenzone auf Account löschen. Bestätige im Dialog Account löschen? mit Endgültig löschen. i-Planner meldet „Account gelöscht“ und zeigt wieder die Liste Alle. Danach verschickt i-Planner die Sicherheits-E-Mail „Konto getrennt“. Die Gefahrenzone erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle diesen Account löschen darf. Ab dann holt das Symbol mit den kreisenden Pfeilen im Posteingang für diesen Account nichts mehr ab. Den zweiten Weg über die Accounts-Liste beschreibt Accounts › Account löschen.
Häufige Fragen
Die Freigabe stellst du unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von Zeitsprung im Bereich Einschränkungen ein. Sie legt fest, wer Zeitsprung-Accounts anlegen darf. Wer selbst das Recht Integrationen hat, ist davon ausgenommen. Die Freischaltung gehört zu einem einzelnen Account unter Organisation › Accounts. Nur nach ihr richtet sich, bei wem der Account beim Abholen im Posteingang der Kundenverwaltung mitgeholt wird.
Nein. Schaltest du unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von Zeitsprung den Schalter Integration aktivieren aus, holt i-Planner keine Zeitsprung-Dokumente mehr ab. Auch der Zeitplan unter Automatischer Abruf läuft dann nicht. Die Accounts bleiben aber aktiv. Der Hinweis hinter dem Info-Symbol am Schalter sagt dazu: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Den Schalter Alle Accounts deaktivieren findest du im Bereich Accounts der Detailseite, solange Zeitsprung ausgeschaltet ist und Accounts hat. Die Inhaber der dabei ausgeschalteten Accounts erhalten die Benachrichtigung Accounts deaktiviert. Mehr dazu unter Integrationen › Alle Accounts einer Integration stilllegen.
Weitere Themen
- Dokumente abholen und ablegen: Zeitsprung-Lieferungen in den Posteingang holen, zuordnen und ablegen und sehen, welche Daten fließen.
- Fehlerbehebung: wenn die Prüfung scheitert, keine Dokumente ankommen oder Verträge falsch angelegt werden.
- Posteingang: Dokumente im Posteingang der Kundenverwaltung abholen und bearbeiten.
- Accounts: Accounts bearbeiten, prüfen, freischalten und löschen.
- MR.MONEY: eine weitere Integration, die Dokumente in den Posteingang holt.