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E-Mail

Was die Integration E-Mail kann, was du dafür brauchst und wie du sie aktivierst und ein Postfach per IMAP und SMTP als E-Mail-Account anlegst.

Die Integration E-Mail bindet ein bestehendes E-Mail-Postfach über IMAP und SMTP an i-Planner an. Das kann ein Postfach bei einem Anbieter mit IMAP- und SMTP-Zugang sein oder ein Apple-iCloud-Postfach mit App-Passwort. Über das Postfach verschickst du E-Mails aus i-Planner. Ein- und ausgehende E-Mails legt i-Planner automatisch beim passenden Kunden ab, und der Accountinhaber erfährt von neuen E-Mails und von Verbindungsproblemen.

Kurz erklärt

Die Integration E-Mail verbindet ein Postfach mit deiner Organisation und der Kundenverwaltung:

  • Postfach verbinden: Unter Organisation › Accounts legst du für jedes Postfach einen E-Mail-Account an. i-Planner schlägt die Server-Einstellungen anhand der E-Mail-Adresse vor. Bevor es den Account anlegt, testet es die Anmeldung am Posteingang (IMAP) und am Postausgang (SMTP).
  • E-Mails senden: In einer E-Mail-Aktivität wählst du das Postfach als Absender und verschickst E-Mails, Antworten und Weiterleitungen samt Anhängen. Auch eine Serie, die du als E-Mail verschickst, geht über ein Postfach hinaus.
  • Eingehende E-Mails ablegen: Kommt im Postfach eine E-Mail an, legt i-Planner sie als E-Mail-Aktivität beim passenden Kunden ab. Dazu kommen das Original als .eml-Datei und jeder Anhang als Dokument.
  • Gesendete E-Mails ablegen: Auch E-Mails aus dem Gesendet-Ordner landen beim Kunden, selbst wenn du sie außerhalb von i-Planner geschrieben hast, zum Beispiel in deinem eigenen Mailprogramm.
  • Benachrichtigen: Der Accountinhaber erhält bei neuen E-Mails die Benachrichtigung „Neue E-Mail von …“. Scheitert die Anmeldung am Postfach und erholt sich nicht innerhalb von etwa zwei bis drei Minuten, erhält er „Postfach getrennt“.
  • Postfach teilen: Über die Freischaltung des Accounts dürfen auch Kolleginnen und Kollegen das Postfach nutzen.

Einen festen Abruftakt gibt es nicht. i-Planner verarbeitet neue E-Mails, sobald der E-Mail-Dienst von i-Planner sie meldet. Den Abschnitt Automatischer Abruf mit Zeitplan haben E-Mail-Accounts nicht. E-Mails bis zu einem Monat zurück holst du bei Bedarf von Hand nach. Wie das geht, steht unter Ältere E-Mails nachsynchronisieren.

Typische Aufgaben:

Voraussetzungen

  • Ein E-Mail-Postfach mit IMAP- und SMTP-Zugang. Du brauchst dafür E-Mail-Adresse, Passwort und die Serveradressen deines Anbieters. Die Serveradressen müssen öffentlich erreichbar sein. Alternativ geht ein Apple-iCloud-Postfach mit app-spezifischem Passwort.
  • Zum Aktivieren der Integration und für die Einschränkungen braucht deine Benutzerrolle das Recht Integrationen. Im Rollen-Editor steht es im Block Organisation.
  • Zum Anlegen eines E-Mail-Accounts braucht deine Benutzerrolle das Recht Accounts, ebenfalls im Block Organisation. Das Bearbeitungsrecht muss mindestens Lesen + Bearbeiten sein. Dasselbe gilt für das Bearbeiten und für Verbindung prüfen. Zum Löschen braucht es Lesen + Bearbeiten + Löschen.
  • Die Integration E-Mail ist unter Organisation › Integrationen aktiviert. Vorher steht sie unter Organisation › Accounts bei Neuer Account nicht zur Auswahl.
  • Steht die Freigabe der Integration auf Nur ausgewählte Mitarbeiter, musst du dort ausgewählt sein, um E-Mail-Accounts anzulegen. Wer selbst das Recht Integrationen hat, braucht keine Freigabe.
  • Die E-Mail-Accounts sind nicht über den Schalter Alle Accounts deaktivieren gesammelt deaktiviert. Solange sie es sind, lässt sich kein neuer E-Mail-Account anlegen.
  • Damit eine E-Mail beim Kunden landet, muss eine beteiligte Adresse beim Kunden als Kontaktdatum der Art „E-Mail“ gepflegt sein. Oder die E-Mail gehört zu einem E-Mail-Verlauf, der schon beim Kunden liegt.

E-Mail einrichten

Die Einrichtung hat zwei Teile. Zuerst aktivierst du die Integration einmal für deine Organisation, danach legst du für jedes Postfach einen E-Mail-Account an.

E-Mail aktivieren

  1. Öffne Organisation › Integrationen, wähle links unter Entdecken zum Beispiel E-Mail und klicke die Kachel E-Mail an. Die Detailseite trägt das Kennzeichen Official und die Beschreibung „E-Mail-Postfach-Anbindung über Standard IMAP/SMTP.“
  2. Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren ein. Die Änderung wird sofort gespeichert.
Die Detailseite von E-Mail mit dem @-Logo, Kennzeichen Official, der Beschreibung „E-Mail-Postfach-Anbindung über Standard IMAP/SMTP.“ und den Angaben Built by iPlanner und Docs i-Planner Docs. Die Integration ist aus, im Bereich Accounts steht zum Beispiel 7 Accounts verknüpft, davon 7 aktiv, darunter der ausgeschaltete Schalter Alle Accounts deaktivieren. Im Bereich Aktivierung wird der Schalter Integration aktivieren eingeschaltet, es erscheint Feld „Integration aktivieren“ wurde gespeichert!; Alle Accounts deaktivieren verschwindet, und unter Accounts erscheint der Bereich Einschränkungen mit der Freigabe Alle Mitarbeiter. Dann wird die Freigabe auf Nur ausgewählte Mitarbeiter gestellt. Im neuen Bereich Ausgewählte Mitarbeiter mit der Liste aus Gruppen, Rollen und Personen wird die Rolle Administrator angekreuzt, der Zähler springt auf 2 Mitglieder, es erscheint Freigabe gespeichert.
  1. Optional: Der Bereich Einschränkungen erscheint erst bei eingeschalteter Integration. Dort stellst du die Freigabe von Alle Mitarbeiter (Voreinstellung) auf Nur ausgewählte Mitarbeiter und wählst unter Ausgewählte Mitarbeiter Rollen, Gruppen und Personen aus. Wer ohne das Recht Integrationen E-Mail-Accounts anlegen will, muss dann dort ausgewählt sein. Einzelheiten stehen unter Organisation › Integrationen im Abschnitt Wer die Integration nutzen darf.

Sobald Accounts mit E-Mail verknüpft sind, erscheint der Bereich Accounts. Er zeigt, wie viele es sind und wie viele davon aktiv sind, zum Beispiel 7 Accounts verknüpft und davon 7 aktiv. Solange die Integration ausgeschaltet ist, steht dort außerdem der Schalter Alle Accounts deaktivieren.

E-Mail-Account anlegen

  1. Öffne Organisation › Accounts, klicke auf Neuer Account und wähle E-Mail.
  2. Fülle unter Stammdaten das Feld Name aus. Wird dir Accountinhaber angeboten, wähle dort das Teammitglied, dem das Postfach gehören soll.
  3. Wähle unter Zugangsdaten den Kontotyp: IMAP / SMTP (Voreinstellung) oder Apple iCloud (App-Passwort). Trage danach E-Mail-Adresse und Passwort ein.
  4. Nur bei IMAP / SMTP: Nach der Eingabe der E-Mail-Adresse trägt i-Planner IMAP Server, SMTP Server und die Ports selbst ein und meldet „Server-Einstellungen automatisch erkannt“. Meldet i-Planner „Server-Vorschlag eingetragen — bitte prüfen“, hat es die Server nur geraten. Aus name@beispiel.de werden dann imap.beispiel.de und smtp.beispiel.de. Vergleiche sie mit den Angaben deines Anbieters. Benutzername, IMAP Port und SMTP Port unter Erweiterte Einstellungen änderst du nur, wenn dein Anbieter abweichende Werte verlangt.
  5. Klicke auf Account anlegen.

i-Planner testet zuerst die Anmeldung an IMAP und SMTP. Lehnt der Mailserver deines Anbieters ab, erscheint das Fenster Anlegen fehlgeschlagen mit „Die Zugangsdaten wurden abgelehnt (IMAP: … · SMTP: …).“ In der Klammer steht der Grund, und der Account wird nicht angelegt. Sonst verbindet i-Planner das Postfach. Ist es sofort verbunden, meldet i-Planner „Account erstellt und verbunden“. Ist es noch nicht verbunden, kommt keine Meldung, und die Verbindungsprüfung startet sofort. Scheitert sie, öffnet sich das Fenster Validierung fehlgeschlagen mit dem Grund. Etwa eine Minute später erhalten du und alle Inhaber deiner Organisation die Sicherheits-E-Mail „Konto verbunden“.

Eingabefelder beim Anlegen

Diese Felder fragt Neuer Account unter Organisation › Accounts für die Integration E-Mail ab:

FeldPflichtWas eintragen
NameJaFrei wählbarer Anzeigename für den Account. Fehlt er, erscheint „Name ist erforderlich“.
AccountinhaberJaDas Teammitglied, dem das Postfach gehört. Voreingestellt bist du selbst. Das Feld erscheint nur, wenn deine Benutzerrolle Accounts anderen Mitgliedern zuordnen darf. Der Accountinhaber erhält die Benachrichtigungen zum Postfach und ist bei eingehenden E-Mails in der E-Mail-Aktivität als Verantwortlicher eingetragen.
KontotypJaIMAP / SMTP (Voreinstellung) für ein Postfach mit IMAP- und SMTP-Zugang oder Apple iCloud (App-Passwort). Kontotypen für Outlook und Gmail sind hier ausgeblendet. Dafür gibt es die eigenen Integrationen Microsoft 365 und Gmail.
E-Mail-AdresseJaDie Adresse des Postfachs (Platzhalter name@beispiel.de). Dieselbe Adresse lässt sich in deiner Organisation nur einmal mit der Integration E-Mail verbinden. Bei einer ungültigen Eingabe erscheint „Bitte eine gültige E-Mail-Adresse eingeben“.
IMAP ServerJa, bei IMAP / SMTPAdresse des Posteingangs-Servers deines Anbieters (Platzhalter imap.example.com). Sie muss öffentlich erreichbar sein. Nicht auflösbare, interne oder private Adressen lehnt i-Planner mit „IMAP-Server ist keine gültige öffentliche Adresse“ ab. Fehlt sie, erscheint beim Anlegen „IMAP-Server ist erforderlich“.
SMTP ServerJa, bei IMAP / SMTPAdresse des Postausgangs-Servers deines Anbieters (Platzhalter smtp.example.com). Auch sie muss öffentlich erreichbar sein. Die Meldungen lauten entsprechend „SMTP-Server ist keine gültige öffentliche Adresse“ und „SMTP-Server ist erforderlich“.
PasswortJa, geheimDas Passwort des Postfachs. Beim Kontotyp Apple iCloud (App-Passwort) ist es das app-spezifische Passwort. Die Eingabe ist verdeckt. i-Planner speichert den Wert verschlüsselt und zeigt ihn später nicht mehr an. Fehlt es, erscheint „Passwort ist erforderlich“.
BenutzernameNeinUnter Erweiterte Einstellungen, nur bei IMAP / SMTP. Nur ausfüllen, wenn dein Anbieter einen eigenen Anmeldenamen verlangt. Bleibt das Feld leer, meldet sich i-Planner mit der E-Mail-Adresse an.
IMAP PortNeinUnter Erweiterte Einstellungen, nur bei IMAP / SMTP. Port des Posteingangs, Voreinstellung 993. Erlaubt sind 1 bis 65535, sonst erscheint „Port muss zwischen 1 und 65535 liegen“. SSL/TLS verwendet i-Planner direkt nur bei Port 993.
SMTP PortNeinUnter Erweiterte Einstellungen, nur bei IMAP / SMTP. Port des Postausgangs, Voreinstellung 465, erlaubt sind 1 bis 65535. SSL/TLS verwendet i-Planner direkt nur bei Port 465.

Häufige Fragen

Beim Kontotyp IMAP / SMTP trägt i-Planner nach der Eingabe der E-Mail-Adresse IMAP Server, SMTP Server und die Ports selbst ein. Meldet es „Server-Einstellungen automatisch erkannt“, stammen die Werte aus einer Anbieter-Datenbank oder aus dem DNS. Bei „Server-Vorschlag eingetragen — bitte prüfen“ hat i-Planner die Server nur nach dem üblichen Muster geraten. Aus name@beispiel.de werden dann imap.beispiel.de und smtp.beispiel.de. Vergleiche sie mit den Angaben deines Anbieters. Voreingestellt sind IMAP Port 993 und SMTP Port 465. Ändere die Ports unter Erweiterte Einstellungen nur, wenn dein Anbieter andere verlangt. Beim Kontotyp Apple iCloud (App-Passwort) sind die Server fest vorgegeben. Du trägst dann nur E-Mail-Adresse und Passwort ein.

Eine eigene Einstellung dafür gibt es nicht. Für den Posteingang verwendet i-Planner SSL/TLS direkt nur, wenn unter Erweiterte Einstellungen als IMAP Port 993 eingetragen ist. Für den Postausgang gilt dasselbe mit SMTP Port 465. Diese beiden Ports sind voreingestellt.

Unter Erweiterte Einstellungen im Feld Benutzername, beim Kontotyp IMAP / SMTP. Bleibt das Feld leer, meldet sich i-Planner mit der E-Mail-Adresse an. Trägst du den Benutzernamen bei einem bestehenden Account nach, klicke danach auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen. Erst dann wirkt er auf die Verbindung zum Postfach.

Die Kontotypen für Outlook und Gmail sind in dieser Integration ausgeblendet. Beim Kontotyp stehen nur IMAP / SMTP und Apple iCloud (App-Passwort) zur Wahl. Für solche Postfächer gibt es unter Organisation › Integrationen die eigenen Integrationen Microsoft 365 (für Microsoft 365 und Outlook.com) und Gmail. Für iCloud-Postfächer gibt es außerdem Apple Mail / iCloud.

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