Fehlerbehebung

Wie du Gmail einrichtest, Mails verschickst und einen Gmail-Account verwaltest, steht unter Gmail↗.

Gmail fehlt bei „Neuer Account“

Unter Organisation › Accounts bietet Neuer Account nur Integrationen an, die deine Organisation aktiviert hat und die für dich freigegeben sind. Die Seite schreibt dazu: „Accounts können nur für aktivierte Integrationen angelegt werden.“ Aktiviere Gmail unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite von Gmail mit dem Schalter Integration aktivieren. Steht bei Neuer Account „Keine Integrationen aktiviert“, ist noch keine Integration aktiviert, oder keine der aktivierten ist für dich freigegeben. Steht die Freigabe von Gmail auf Nur ausgewählte Mitarbeiter, muss dich jemand mit dem Recht Integrationen dort auswählen.

Beim Anmeldeverfahren steht „Standard (OAuth – derzeit nicht verfügbar)“

Die Google-Anmeldung ist für deine i-Planner-Umgebung nicht eingerichtet. An deinen eigenen Einstellungen liegt das nicht. Gmail verbindest du dann mit einem App-Passwort. Basic Auth (App-Passwort) ist schon vorausgewählt, und am Feld steht „Google-Anmeldung (OAuth) steht derzeit noch nicht zur Verfügung. Bitte verwende ein App-Passwort – nicht dein normales Google-Passwort.“ Die Schritte stehen unter Gmail mit App-Passwort verbinden↗.

Beim Eintippen der Adresse erscheint „Server-Einstellungen automatisch erkannt“

Server musst du nicht eintragen. Beim Eintippen der E-Mail-Adresse erscheint je nach Adresse diese Meldung oder „Server-Vorschlag eingetragen — bitte prüfen“. Für Gmail hat beides keine Wirkung. Das Formular hat keine Serverfelder, die Server von Google sind fest hinterlegt.

Beim Anlegen erscheint „Für diese Integration sind Sie nicht freigegeben.“

Die Freigabe von Gmail steht auf Nur ausgewählte Mitarbeiter, und du gehörst nicht dazu, weder als Person noch über deine Rolle oder eine deiner Gruppen. Das kann jemand mit dem Recht Integrationen ändern. Die Person öffnet Organisation › Integrationen, klickt Gmail an und ergänzt dich im Bereich Ausgewählte Mitarbeiter. Oder sie stellt die Freigabe auf Alle Mitarbeiter.

Beim Anlegen oder Einschalten erscheint „Die Accounts dieser Integration sind gesammelt deaktiviert. Bitte zuerst im Integrationsbereich wieder aktivieren.“

Auf der Detailseite von Gmail unter Organisation › Integrationen ist der Schalter Alle Accounts deaktivieren eingeschaltet. Solange das so ist, lassen sich Gmail-Accounts weder anlegen noch einschalten. Schalte ihn aus, oder aktiviere Gmail mit Integration aktivieren wieder. Beim Wieder-Aktivieren schaltet i-Planner die gesammelt deaktivierten Accounts wieder ein.

Beim Anlegen erscheint „Die Zugangsdaten wurden abgelehnt“

Google hat die Anmeldung beim Test vor dem Anlegen abgelehnt, und ein Account ist nicht entstanden. In der Klammer der Meldung steht, ob der Posteingang (IMAP) oder der Versand (SMTP) abgelehnt wurde. Dahinter folgt der Hinweis „Bei Gmail: App-Passwort (nicht das Konto-Passwort) verwenden, 2-Faktor aktiv, und IMAP in den Gmail-Einstellungen aktivieren.“ Prüfe genau diese drei Punkte: Im Feld App-Passwort steht ein App-Passwort und nicht dein Google-Passwort. In deinem Google-Konto ist die 2-Faktor-Authentifizierung aktiv. In den Gmail-Einstellungen ist IMAP aktiviert. Lege den Account danach unter Organisation › Accounts über Neuer Account erneut an.

Beim Anlegen erscheint „Diese E-Mail-Adresse ist bereits für einen Account dieser Integration registriert.“

Für diese Adresse gibt es in deiner Organisation schon einen Gmail-Account. Die Prüfung gilt für die ganze Organisation. Der vorhandene Account kann also auch einer Kollegin oder einem Kollegen gehören. Suche ihn unter Organisation › Accounts und bearbeite ihn, statt einen zweiten anzulegen.

Beim Anlegen erscheint „E-Mail-Dienst nicht erreichbar — Status unklar“

Der E-Mail-Dienst von i-Planner war nicht erreichbar. Das ist kein Fehler in deinen Zugangsdaten. Der Gmail-Account ist trotzdem angelegt. Du findest ihn unter Organisation › Accounts, und oben auf seiner Seite steht rot „Verbindung unklar — bitte erneut prüfen“. Lege ihn nicht noch einmal an, sondern klicke dort später im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen. Dieselbe Ursache hat die Meldung „Der E-Mail-Dienst ist nicht erreichbar — bitte später erneut versuchen.“

Nach dem Klick auf „Verbinden“ erscheint „Verbinden fehlgeschlagen“

Lautet der Grund „Google-Anmeldung (OAuth) steht derzeit noch nicht zur Verfügung. Bitte wähle ‚Basic Auth (App-Passwort)‘ und verwende ein in deinem Google-Konto erzeugtes App-Passwort.“, ist die Google-Anmeldung nicht verfügbar. Das gilt auch, wenn das Formular sie noch angeboten hat, etwa weil die Seite schon länger offen war. Stelle unter Organisation › Accounts beim Anlegen des Gmail-Accounts Anmeldeverfahren auf Basic Auth (App-Passwort) und trage E-Mail-Adresse und App-Passwort ein.

Das Google-Fenster ist zu, der Account steht aber auf „Nicht geprüft“

Die Anmeldung bei Google ist nicht abgeschlossen. Hat das Fenster „Verbindung fehlgeschlagen“ gezeigt, ist sie gescheitert. Hast du es vorher geschlossen, wurde sie abgebrochen. Der Account bleibt in beiden Fällen mit Nicht geprüft stehen. Öffne ihn unter Organisation › Accounts und klicke im Abschnitt Verbindung auf Verbinden. So wiederholst du die Anmeldung für denselben Account. Nach der Zustimmung bei Google prüft i-Planner selbst. Sonst klickst du auf Status jetzt prüfen. Brauchst du den Account nicht mehr, lösche ihn.

Eine E-Mail ist nicht in der Kundenakte gelandet

Prüfe diese Punkte:

• Ist bei dem Kunden eine Adresse der Mail als E-Mail-Adresse hinterlegt, oder liegt der Mailverlauf schon bei ihm? Bei gesendeten Mails zählen nur Empfänger und Kopie (Cc). Ohne Treffer legt i-Planner nichts ab.
• Lag die Mail in Papierkorb, Entwürfen, Spam oder Kalender? Von dort legt i-Planner nie etwas ab.
• Steht auf der Seite des Gmail-Accounts unter Organisation › Accounts Erlaubte Nutzung auf Nur senden? Dann holt i-Planner keine Mails aus dem Postfach.
• Steht oben auf der Seite des Accounts Verbunden, und ist unter Stammdaten der Schalter Account aktiv an? Einen ausgeschalteten Account mit App-Passwort trennt i-Planner vom Postfach.

Hast du die Adresse beim Kunden nachgetragen, holst du eine eingegangene Mail nach, höchstens einen Monat zurück. Wie das geht, steht unter Mails nachträglich abrufen↗.

Beim nachträglichen Abruf fehlen Mails oder Anhänge

Das Synchronisieren an der E-Mail-Liste der Kundenverwaltung liest nur den Posteingang und holt je Postfach höchstens 20 Nachrichten pro Lauf. Original-Mail und Anhänge legt es nicht als Dokumente ab. Eine Mail landet dabei nur beim Kunden, wenn eine ihrer Adressen bei ihm hinterlegt ist oder ihr Mailverlauf dort schon liegt. Mails aus dem Gesendet-Ordner holt dieser Weg nicht. Ausgeschaltete Accounts und Accounts mit Nur senden überspringt er. Alle Bedingungen stehen unter Ältere E-Mails nachholen↗.

Der Account meldet „Anmeldung am Postfach fehlgeschlagen — bitte E-Mail-Adresse und Passwort prüfen.“

Google lehnt die gespeicherten Zugangsdaten eines Gmail-Accounts mit App-Passwort ab. Beim Prüfen erscheint der Text im Fenster Validierung fehlgeschlagen. Öffne den Account unter Organisation › Accounts und prüfe unter Zugangsdaten die E-Mail-Adresse. Trage ein neu erzeugtes App-Passwort ein, denn das gespeicherte kannst du nicht einsehen. Klicke dann im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen.

Das App-Passwort ist geändert, der Status bleibt aber rot

Speichern allein bringt das neue App-Passwort nicht zum Postfach. Klicke auf der Seite des Gmail-Accounts unter Organisation › Accounts im Abschnitt Verbindung auf Verbindung prüfen. Erst dann meldet sich i-Planner mit den neuen Zugangsdaten an und setzt den Status neu.

Es erscheint „Die Verbindung zum Postfach wurde vom Anbieter beendet — bitte das Postfach neu verbinden.“

Google hat die Anmeldung eines Gmail-Accounts mit Google-Anmeldung beendet. Öffne den Account unter Organisation › Accounts und klicke im Abschnitt Verbindung in der Zeile Erneut anmelden auf Neu verbinden. Melde dich dann bei Google erneut an. Genauso gehst du bei „Verbindung nicht aktiv — bitte das Konto neu verbinden.“ vor. Dann ist die Verbindung nicht aktiv, ohne dass ein genauerer Grund vorliegt.

Der Gmail-Account war verbunden und steht jetzt auf „Nicht geprüft“

Die Verbindung zum Postfach ist unterbrochen, oder sie ist beim E-Mail-Dienst von i-Planner nicht mehr eingerichtet. Bei einer Unterbrechung versucht i-Planner es selbst erneut. Bis die Verbindung wieder steht, bleibt der Status auf Nicht geprüft. Bleibt er länger stehen, öffne den Account unter Organisation › Accounts und prüfe den Stand im Abschnitt Verbindung. Bei einem Account mit App-Passwort geht das über Verbindung prüfen, bei einem Account mit Google-Anmeldung über Status jetzt prüfen oder erneut über Verbinden.

Die Benachrichtigung „Postfach getrennt“ ist gekommen

Die Anmeldung an einem Postfach, dessen Accountinhaber du bist, ist gescheitert. Der Fehler bestand nach etwa zwei bis drei Minuten noch. Der Text der Benachrichtigung nennt den Grund. Erholt sich die Verbindung innerhalb dieser Zeit von selbst, kommt die Benachrichtigung gar nicht. Öffne den Account unter Organisation › Accounts. Bei einem Account mit App-Passwort korrigierst du die Zugangsdaten und klickst auf Verbindung prüfen. Bei einem Account mit Google-Anmeldung klickst du auf Neu verbinden.

Eine E-Mail ist gekommen, dass ein Konto verbunden wurde

Legt jemand in deiner Organisation einen Gmail-Account mit App-Passwort an, bekommen die Person selbst und die Inhaber der Organisation eine Sicherheits-E-Mail. Darin steht, dass das Konto verbunden wurde. Sie nennt den Namen des Accounts und enthält einen Hinweis, was zu tun ist, wenn du das nicht warst. Die E-Mail bestätigt das Anlegen, nicht die Verbindung. Deshalb kommt sie auch, wenn die Anmeldung bei Google gleich danach scheitert. Ob das Postfach verbunden ist, zeigt der Status oben auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts. Beim Löschen eines Gmail-Accounts bekommen die Person, die löscht, und die Inhaber entsprechend eine E-Mail, dass das Konto getrennt wurde.

Weitere Themen

• Gmail↗: die Integration aktivieren und das Postfach verbinden.
• Account verwalten↗: Zugangsdaten erneuern und neu verbinden.
• E-Mails und Daten↗: wann eine Mail in der Kundenakte landet.
• Alle Accounts einer Integration stilllegen↗: gesammelt deaktivierte Accounts wieder freigeben.