Briefe versenden

Wie du einen erstellten Brief oder bis zu 100 Briefe aus dem Serienmanager über LetterXpress per Post versendest, den Preis bestätigst und den Versandstatus ansiehst.

Über LetterXpress versendest du ein bereits erstelltes Brief-PDF per Post. Du prüfst vorher Empfänger, PDF und Preis. Erst der anschließende Bestätigungsdialog gibt den kostenpflichtigen Versand frei.

Kurz erklärt

Zum Versenden brauchst du einen eigenen aktiven und verbundenen LetterXpress-Account. Die Integration muss für deine Organisation aktiviert und für dich freigegeben sein. Die Einrichtung steht unter LetterXpress.

Das Versandfenster übernimmt Druckfarbe und Seitenmodus aus deinem Account. Das Versandziel ergibt sich aus der Empfängeranschrift. Bei einer Auslandsadresse muss deshalb auch das Land richtig angegeben sein. Hast du nur einen passenden Account, verwendet i-Planner ihn automatisch. Bei mehreren wählst du das Versandkonto.

Einen Brief per Post versenden

Öffne in der Kundenverwaltung die Aktivität vom Typ Brief. Schreibe den Brief und erstelle ihn mit Schreiben oder Brief erstellen und ablegen auf dem gewünschten Briefbogen. Die einzelnen Schritte stehen unter Briefe.
Klicke unter dem Brieftext auf Per Post versenden / Versandstatus. i-Planner bereitet das erstellte PDF für den Versand vor und ermittelt den Preis.
Das Fenster Brief per Post versenden zeigt Versandpreis und Seitenzahl. Öffne den Link PDF und prüfe die Empfängeranschrift und den fertigen Brief.
Klicke auf Per Post versenden. Es öffnet sich die Rückfrage zur Übergabe an LetterXpress mit dem geprüften Preis.
Bestätige mit Kostenpflichtig versenden.

Danach bestätigt eine Meldung, dass der Versandauftrag gespeichert wurde. Der Brief wird an LetterXpress übergeben. Das bestätigt noch keinen abgeschlossenen Druck oder Postversand. Den weiteren Stand siehst du am Brief unter Versandstatus ansehen.

Mit Schließen vor der Bestätigung oder Abbrechen in der Rückfrage beauftragst du keinen Versand. Das bereits erstellte PDF bleibt beim Kunden abgelegt.

Serienbriefe per Post versenden

Der Postversand ist auch im vorhandenen Serienmanager möglich. Du brauchst dafür denselben eigenen LetterXpress-Account wie beim Einzelbrief.

Markiere die Empfänger in der Kundenverwaltung und öffne den Serienmanager. Wähle Brief, prüfe die Empfängerliste und erstelle den Brief mit dem gewünschten Briefbogen. Der Ablauf steht unter Serienmanager.
Wähle bei Was möchtest Du mit dem Brief machen? die Option Per Post versenden.
Klicke im letzten Schritt auf Versand vorbereiten. i-Planner erstellt die einzelnen PDFs und legt die Briefe als Aktivitäten ab. Damit ist noch kein Postversand beauftragt.
Prüfe im Versandfenster den Versandpreis für die gesamte Auswahl, die Zahl der Briefe und Seiten und unter Brief-PDFs prüfen die einzelnen PDFs.
Klicke auf Per Post versenden und bestätige den Gesamtpreis mit Kostenpflichtig versenden.

Die Meldung bestätigt die gespeicherten Versandaufträge. Die Briefe werden anschließend nacheinander an LetterXpress übergeben. Ihre Versandstände findest du im Fenster unter Briefe und Versandstatus und später an den einzelnen Briefen in den Aktivitäten.

Pro Lauf sind höchstens 100 Briefe möglich. Es zählen die tatsächlichen Briefe, auch wenn aus einem ausgewählten Empfänger mehrere Briefe entstehen, etwa durch mehrere Anschriften oder Verträge. Teile größere Auswahlen vor dem Vorbereiten auf.

Solange der Serienmanager offen ist, führt Versandprüfung öffnen wieder zu denselben fertigen Briefen. Nach dem Schließen findest du sie einzeln in den Aktivitäten. Eine neue Serie erzeugt neue Briefe. Starte dieselbe Serie deshalb nicht erneut, nur um ihren Status nachzusehen.

Versandstatus ansehen

Öffne die ursprüngliche Briefaktivität und dort erneut Per Post versenden / Versandstatus. Nach der Freigabe zeigt das Fenster den vorhandenen Versandauftrag und seinen gespeicherten Stand. Status laden lädt diesen Stand erneut aus i-Planner.

Der automatische Abruf bei LetterXpress richtet sich nach dem Zeitplan deines Accounts. Bei Statusänderungen erhält der Accountinhaber eine Benachrichtigung in i-Planner.

Ein gespeicherter Versandauftrag ist noch keine Bestätigung, dass LetterXpress den Brief bereits verschickt hat. Auch Bei LetterXpress verarbeitet bedeutet noch nicht Brief versendet. Brief versendet ist wiederum kein Zustellnachweis beim Empfänger.

Doppelten Versand vermeiden

Für einen bereits freigegebenen Brief zeigt i-Planner den vorhandenen Versandauftrag. Ein weiterer Klick oder ein erneutes Öffnen gibt denselben Brief nicht noch einmal zum Versand frei. Das gilt auch für fertige Briefe aus dem Serienmanager.

Kann nach einer Bestätigung der gespeicherte Stand nicht geladen werden, bleibt der erneute Versand gesperrt. Lade zuerst den Status. Erstelle den Brief nicht neu, um die Sperre zu umgehen. Bei einer unklaren oder fehlgeschlagenen Übergabe hilft Fehlerbehebung.

Weitere Themen

LetterXpress einrichten: Zugangsdaten, Druckeinstellungen und automatischer Abruf.
Briefe: einen Brief schreiben, als PDF prüfen und ablegen.
Serienmanager: Empfänger auswählen, Brief erstellen und Vorschau prüfen.
Fehlerbehebung: wenn Vorbereitung oder Versand nicht klappen.