Deaktivieren und löschen

Über Organisation › Team sperrst du den Zugang eines Mitglieds, gibst ihn wieder frei oder entfernst das Mitglied endgültig aus deiner Organisation. Verlässt jemand das Unternehmen, gehst du die Schritte unter Wenn ein Mitarbeiter das Haus verlässt↗ durch.

Kurz erklärt

Deaktivieren und Endgültig löschen findest du unter Organisation › Team im Drei-Punkte-Menü eines Mitglieds. Deaktivieren sperrt nur den Zugang und gibt den Lizenzplatz frei. Später kannst du sie wieder aktivieren, wenn ein Lizenzplatz frei ist. Endgültig löschen entfernt sie unwiderruflich aus deiner Organisation. Gehört sie nur zu deiner Organisation, wird ihr ganzes i-Planner-Konto gelöscht, mit den Accounts, deren Accountinhaber sie ist. Einen Teil ihrer Daten, etwa ihre API-Tokens, übernimmt ein Mitglied, das du beim Löschen auswählst. Endgültig löschen darf nur, wessen Rolle das Sonderrecht Final löschen erlauben hat.

Dich selbst und den Inhaber kannst du weder deaktivieren noch löschen.

Voraussetzungen

• Zum Deaktivieren braucht deine Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeile Teams das Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten + Löschen, zum Aktivieren Lesen + Bearbeiten.
• Zum endgültigen Löschen braucht deine Benutzerrolle zusätzlich das Sonderrecht Final löschen erlauben im Block Sondereingriffe des Rollen-Editors.
• Zum Aktivieren muss ein Lizenzplatz frei sein.

Wenn ein Mitarbeiter das Haus verlässt

Geh in dieser Reihenfolge vor:

1. Support-Zugang entziehen, solange die Person noch aktiv ist. Das geht unter Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Support-Zugang. Die Liste dort enthält nur aktive Mitglieder. Nach dem Deaktivieren kommst du an den Haken nicht mehr heran. Gilt in deinem Vertrag ein Kontingent, bleibt ihr Platz dann belegt.
2. Accounts übergeben. Postfächer und Zugänge zu Integrationen gehören immer einem Accountinhaber. Trage unter Organisation › Accounts in den Stammdaten des Accounts eine andere Person ein. Der Zugang bleibt dabei mitsamt Zugangsdaten bestehen.
3. Mitglied deaktivieren. Das geht unter Organisation › Team im Drei-Punkte-Menü der Person, siehe Ein Mitglied deaktivieren↗. Damit endet der Login, und der Lizenzplatz wird frei.

Soll die Person ganz aus deiner Organisation verschwinden, kannst du sie statt zu deaktivieren auch endgültig löschen. Das geht nur mit dem Sonderrecht Final löschen erlauben und lässt sich nicht rückgängig machen. Die Accounts aus Schritt 2 müssen dann unbedingt vorher übergeben sein. Die Schritte stehen unter Ein Mitglied endgültig löschen↗.

Ein Mitglied deaktivieren

1. Öffne Organisation › Team.
2. Öffne in der Zeile der Person das Drei-Punkte-Menü und wähle Deaktivieren.
3. Bestätige mit Deaktivieren.

Danach kann sich die Person bei deiner Organisation nicht mehr anmelden, und ihr Lizenzplatz wird frei. Ist sie mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpft, verliert dieser dort seine Lizenz. Der Benutzer selbst bleibt bestehen. Alles andere bleibt ebenfalls erhalten: Konto, Rolle und auch die Zuordnung zu Team und Benutzergruppen.

Dich selbst und den Inhaber kannst du nicht deaktivieren.

Ein Mitglied wieder aktivieren

Sobald ein Lizenzplatz frei ist, kannst du die Person wieder aktivieren. Öffne dazu Organisation › Team und wähle in der Liste Inaktiv im Drei-Punkte-Menü der Person Aktivieren. Oder du öffnest sie mit Bearbeiten und nutzt den Schalter Mitglied aktiv. War sie mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpft, der dort nicht mehr verfügbar ist, fehlt Aktivieren im Menü. Der Schalter meldet dann „Verknüpfung zur Kundenverwaltung prüfen“. Verknüpfe sie in diesem Fall zuerst neu, wie unter Mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpfen↗ beschrieben. Weitere Gründe stehen unter Ein Mitglied lässt sich nicht aktivieren↗.

Ein Mitglied endgültig löschen

Zum endgültigen Löschen braucht deine Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeile Teams das Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten + Löschen. Zusätzlich braucht sie das Sonderrecht Final löschen erlauben im Block Sondereingriffe des Rollen-Editors. Die Rolle Inhaber hat es immer. Einer anderen Rolle kann es nur der Inhaber geben.

1. Öffne Organisation › Team.
2. Öffne in der Zeile der Person das Drei-Punkte-Menü und wähle Endgültig löschen. Alternativ öffnest du die Person mit Bearbeiten und klickst im Bereich Dauerhaft löschen auf Mitglied löschen. Dort steht „Entfernt das Mitglied endgültig aus dieser Organisation. Kein Zurück.“ Geht es nicht, steht dort stattdessen der Grund: „Der Inhaber kann nicht gelöscht werden.“, „Du kannst dich nicht selbst löschen.“ oder „Endgültiges Löschen ist für deine Rolle nicht freigeschaltet.“
3. Wähle im Fenster Mitglied endgültig löschen? unter Daten übertragen an ein aktives Mitglied deiner Organisation, das die Daten übernimmt. Die Suche beginnt ab zwei Zeichen.
4. Klicke auf Endgültig löschen und bestätige im Dialog Identität bestätigen mit deinem Passwort.

Nach dem Löschen über die Seite des Mitglieds meldet i-Planner „Mitglied gelöscht“. Klappt es nicht, erscheint der Dialog Löschen fehlgeschlagen.

Gehört die Person nur zu deiner Organisation, wird ihr ganzes i-Planner-Konto gelöscht. Ist sie noch in einer anderen Organisation Mitglied, endet nur die Mitgliedschaft bei dir. Das gewählte Mitglied übernimmt unter anderem die API-Tokens, die ihr gehört haben. Ihre eigenen Listen werden gelöscht. Einträge im Audit-Log bleiben stehen, nennen die Person aber nicht mehr. Ein verknüpfter Benutzer in der Kundenverwaltung wird als gelöscht markiert, bleibt aber als Kontakt stehen. So sind seine Verträge und Einträge weiter einer Person zugeordnet.

Dich selbst und den Inhaber kannst du nicht löschen.

Mehrere Mitglieder auf einmal aktivieren oder deaktivieren

1. Setze unter Organisation › Team in der Tabelle die Haken bei den gewünschten Zeilen. In der Kachel-Ansicht gibt es keine Haken.
2. Es erscheint eine Leiste mit der Zahl der ausgewählten Zeilen, etwa 3/12, und der Aktion Aktivieren oder Deaktivieren.
3. Darf deine Benutzerrolle beides, wechselst du über den Umschalter Auf Deaktivieren umschalten oder Auf Aktivieren umschalten zwischen den beiden Aktionen.
4. Klicke in der Leiste auf die Aktion und bestätige sie im folgenden Dialog.

Mit dem Kreuz Auswahl aufheben entfernst du alle Haken auf einmal. Nach dem Aktivieren meldet i-Planner zum Beispiel „3 Mitglieder aktiviert.“ Wurden Zeilen ausgelassen, lautet die Meldung etwa „2 aktiviert, 1 übersprungen.“ Beim Deaktivieren sehen die Meldungen entsprechend aus.

Die Liste Alle enthält aktive und inaktive Mitglieder nebeneinander. Achte deshalb darauf, welche der beiden Aktionen in der Leiste gerade eingestellt ist. Beim Aktivieren werden bereits aktive Mitglieder übersprungen. Reichen die freien Lizenzplätze nicht, werden nur so viele aktiviert, wie Plätze frei sind. Beim Deaktivieren überspringt i-Planner dich selbst und den Inhaber.

Häufige Fragen

Weitere Themen

• Accounts↗: den Accountinhaber vor dem Löschen ändern.
• Support-Zugang↗: den Support-Zugang vor dem Deaktivieren entziehen.
• Zugänge erhöhen oder reduzieren↗: weitere Lizenzplätze buchen.
• Fehlerbehebung↗: wenn sich ein Mitglied nicht aktivieren lässt.