Mitglieder bearbeiten
Wie du die Seite eines Mitglieds öffnest, Name und Login-E-Mail, Rolle, Team und Start-Seite änderst, das Mitglied mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpfst und ihm einen Login-Link schickst oder seine Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzt.
Jedes Mitglied hat eine eigene Seite. Dort änderst du Name und Login-E-Mail, Rolle, Team und Start-Seite, verknüpfst das Mitglied mit einem Benutzer der Kundenverwaltung und schickst eine offene Einladung neu.
Kurz erklärt
Auf der Seite eines Mitglieds unter Organisation › Team gibt es keinen Speichern-Knopf. Auswahlfelder und Schalter werden sofort gespeichert, Textfelder, sobald du das Feld verlässt. Was du ändern darfst, hängt von den Detail-Rechten der Zeile Teams in deiner Benutzerrolle ab. Außerdem kommt es darauf an, ob es um deinen eigenen Datensatz oder den des Inhabers geht. Die Einzelheiten stehen bei jedem Feld.
Ein Mitglied öffnen
- Öffne Organisation › Team.
- Öffne in der Zeile der Person das Drei-Punkte-Menü und wähle Bearbeiten. Ohne Bearbeitungsrecht heißt der Eintrag Ansehen. In der Split-Ansicht nimmst du stattdessen den Knopf Bearbeiten oder Ansehen in der Detailspalte.
- Ändere die gewünschten Angaben. Einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Auswahlfelder und Schalter werden sofort gespeichert, Textfelder, sobald du das Feld verlässt.
- Mit Zurück zum Team kehrst du zur Liste zurück.
Die Seite ist in Bereiche gegliedert:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Persönliche Angaben | Vorname, Nachname und E-Mail. Die E-Mail ist die Adresse, mit der sich die Person anmeldet. Siehe Namen oder Login-E-Mail ändern. |
| Kundenverwaltung - Verknüpfung | Die Kundennummer des verknüpften Benutzers der Kundenverwaltung, ohne Verknüpfung Keine Verknüpfung vorhanden. Das Feld kannst du nicht direkt bearbeiten. Die Kundennummer wird beim Verknüpfen übernommen. Siehe Mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpfen. |
| Zugang in der Organisation | Mitglied aktiv, Rolle, Team und Start-Seite. Siehe Rolle, Team oder Start-Seite ändern. |
| Einladung | Nur bei einer noch offenen Einladung. Siehe Eine Einladung erneut senden. |
| Dauerhaft löschen | Der Knopf Mitglied löschen oder der Grund, warum es nicht geht. Siehe Ein Mitglied endgültig löschen. |
Steht unter einem Feld „Nicht änderbar.“, fehlt dir für dieses Feld das Recht, oder es geht um deinen eigenen Datensatz oder den des Inhabers. Die Einzelheiten stehen in den genannten Abschnitten.
Namen oder Login-E-Mail ändern
Vorname, Nachname und E-Mail eines Mitglieds stehen auf seiner Seite unter Organisation › Team im Bereich Persönliche Angaben. Die E-Mail ist die Login-Adresse. Mit ihr meldet sich die Person bei i-Planner an.
- Öffne das Mitglied wie unter Ein Mitglied öffnen beschrieben.
- Überschreibe unter Persönliche Angaben das Feld Vorname, Nachname oder E-Mail.
- Verlasse das Feld mit der Tab-Taste oder einem Klick daneben. Dann speichert i-Planner die Änderung.
Vor dem Speichern prüft i-Planner, ob eine neue E-Mail-Adresse E-Mails empfangen kann. Erscheint „Diese E-Mail-Adresse ist wahrscheinlich nicht zustellbar (kein Mailserver für die Domain).“, wird sie nicht gespeichert. Die Meldung „Diese E-Mail wird bereits von einem anderen Konto verwendet.“ erscheint, wenn die Adresse schon zu einem anderen i-Planner-Konto gehört. Jede Login-Adresse gibt es in i-Planner nur einmal. Alle drei Felder sind Pflicht. Fehlt eine Angabe, erscheint „Vorname ist erforderlich“, „Nachname ist erforderlich“ oder „E-Mail ist erforderlich“. Bei einer unvollständigen Adresse erscheint „Bitte eine gültige E-Mail-Adresse eingeben“.
Sind die drei Felder grau und gesperrt, steht der Grund unter Name oder E-Mail lassen sich nicht ändern.
Rolle, Team oder Start-Seite ändern
Im Bereich Zugang in der Organisation legst du fest, ob sich ein Mitglied anmelden kann und welche Rechte es hat. Dort bestimmst du auch sein Team und die Seite, auf der es nach dem Login landet. Öffne dazu die Seite des Mitglieds unter Organisation › Team, wie in Ein Mitglied öffnen beschrieben, und wähle den neuen Wert. Er wird sofort gespeichert.
| Feld | Was es festlegt | Wann du es nicht ändern kannst |
|---|---|---|
| Mitglied aktiv | Ausschalten sperrt die Anmeldung und gibt einen Lizenzplatz frei, Einschalten belegt einen freien Platz. | Beim Inhaber, bei dir selbst und ohne Recht. Ausschalten braucht Lesen + Bearbeiten + Löschen, Einschalten Lesen + Bearbeiten. Darunter steht dann „Kann hier nicht geändert werden.“ |
| Rolle | Die Rechte des Mitglieds. Zur Wahl stehen die aktiven Rollen deiner Organisation außer Inhaber. | Beim Inhaber, bei dir selbst und ohne Lesen + Bearbeiten + Löschen. |
| Team | Die Zuordnung zu einem Team oder Kein Team. Mehr dazu unter Das Feld „Team“. | Bei dir selbst und ohne Lesen + Bearbeiten. |
| Start-Seite | Die erste Seite nach dem Login: Organisation oder ein Modul, das deine Organisation aktiv hat und die Rolle des Mitglieds öffnen darf. | Ohne Lesen + Bearbeiten. |
Die Stufen Lesen + Bearbeiten und Lesen + Bearbeiten + Löschen stehen in den Detail-Rechten der Zeile Teams (Block Organisation) im Auswahlfeld Bearbeitungsrecht. Beim Ändern der Felder können diese Hinweise erscheinen:
- Keine freien Lizenzen — bitte Kontingent erweitern.: Beim Einschalten von Mitglied aktiv ist kein Lizenzplatz frei.
- Verknüpfung zur Kundenverwaltung prüfen: Beim Einschalten von Mitglied aktiv ist die bisherige Kundennummer nicht mehr verfügbar. Verknüpfe das Mitglied zuerst neu, siehe Mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpfen.
- Diese Start-Seite ist für die Rolle des Mitglieds nicht erlaubt.: Das Modul ist nicht aktiv oder die Rolle darf es nicht öffnen. Wähle ein anderes Modul oder Organisation.
Ein früher gespeicherter Wert bei Start-Seite, der heute nicht mehr zur Auswahl gehört, bleibt als eigene Option stehen. Statt eines Namens siehst du dort die Seitenadresse. Was beim Login mit einer nicht mehr erlaubten Start-Seite passiert, steht unter Module.
Das Feld „Team“
Ein Team ist die Einordnung eines Mitglieds innerhalb deines Unternehmens (Bürostandort, Filiale, Abteilung). Jedes Mitglied gehört zu höchstens einem Team. Die Angabe auf seiner Seite unter Organisation › Team ist optional und steht voreingestellt auf Kein Team. Zur Auswahl stehen nur Teams, die es in deiner Organisation bereits gibt.
Die Zuordnung wirkt an drei Stellen:
- Benutzerrollen: Eine Rolle kann Rechte auf das eigene Team begrenzen. Das geht etwa mit der Sichtbarkeit Nur Mitarbeiter des eigenen Teams in den Detail-Rechten der Zeile Teams oder mit Nur eigenes Team bei Supportansicht im Block Sondereingriffe. Siehe Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen.
- Accounts: Bei der Freischaltung eines Accounts gibt es die Auswahl Nur das Team des Accountinhabers. Siehe Organisation › Accounts.
- Eigene Listen: Legst du dir eine eigene Liste an, etwa unter Organisation › Accounts, kannst du die Sichtbarkeit Team („Nur ich und mein Team haben Zugriff“) nur wählen, wenn du selbst in einem Team bist.
Ohne Teams schneidest du die Rechte personenbezogen zu, statt sie an ein Team zu hängen. Dafür gibt es in den Detail-Rechten der Zeile Teams die Sichtbarkeit Sich selbst + ausgewählte Mitarbeiter und bei einem Account die Freischaltung Accountinhaber + ausgewählte.
Mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpfen
Ist ein Mitglied noch mit keinem oder mit dem falschen Benutzer der Kundenverwaltung verknüpft, änderst du das auf seiner Seite unter Organisation › Team. Dafür braucht deine Benutzerrolle in den Detail-Rechten der Zeile Teams die Sichtbarkeit Alle Mitarbeiter und das Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten + Löschen. Fehlt eines davon, gibt es den Knopf Benutzer suchen nicht. Deine eigene Verknüpfung kannst du nicht ändern.
- Öffne das Mitglied wie unter Ein Mitglied öffnen beschrieben.
- Klicke im Bereich Kundenverwaltung - Verknüpfung in der Zeile Verknüpfung aktualisieren auf Benutzer suchen.
- Such im Fenster Kundenverwaltung verknüpfen im Feld Benutzer aus der Kundenverwaltung nach Name, E-Mail-Adresse oder Kundennummer und wähle den Benutzer aus. Benutzer, die schon verknüpft sind, stehen dort nicht.
- Klicke auf Verknüpfung speichern. Der Knopf wird erst nach der Auswahl aktiv.
- Weicht der Name des Mitglieds vom Namen des Benutzers ab, fragt der Dialog Unterschiedliche Namen verknüpfen? nach. Bestätige mit Trotzdem verknüpfen oder brich mit Abbrechen ab.
Es ändert sich nur die Verknüpfung. E-Mail-Adresse, Rolle und Lizenzplatz des Mitglieds bleiben gleich, auch der Name. Das Mitglied bekommt aber Zugriff auf die Daten des neuen Benutzers in der Kundenverwaltung. Prüfe deshalb bei der Namens-Rückfrage genau, ob es die richtige Person ist.
Ist das Mitglied aktiv, bekommt der neue Benutzer in der Kundenverwaltung die Lizenz, der bisher verknüpfte verliert sie. Bei einem deaktivierten Mitglied verliert nur der bisherige Benutzer die Lizenz.
Danach meldet i-Planner „Verknüpfung zur Kundenverwaltung gespeichert.“ Ist die Einladung des Mitglieds noch offen, lautet die Meldung „Verknüpfung gespeichert. Bitte die E-Mail-Adresse prüfen und die Einladung erneut senden.“ Der bisher verschickte Einladungslink gilt dann nicht mehr. Schick die Einladung wie unter Eine Einladung erneut senden neu. Scheitert das Speichern, hilft Das Verknüpfen mit der Kundenverwaltung schlägt fehl.
Login-Link senden oder Zwei-Faktor zurücksetzen
Kommt ein Mitglied nicht mehr in sein Konto, schickst du ihm einen Login-Link oder setzt seine Zwei-Faktor-Anmeldung zurück.
- Öffne Organisation › Team.
- Öffne in der Zeile der Person das Drei-Punkte-Menü und wähle Login-Link senden oder Zwei-Faktor zurücksetzen.
- Trag im Dialog Identität bestätigen dein eigenes Passwort ein und klicke auf Bestätigen.
Beide Aktionen führen an Passwort oder Zwei-Faktor-Anmeldung der Person vorbei. Deshalb verlangt i-Planner dein eigenes Passwort. Im Dialog steht dabei „Diese Änderung betrifft deine Zwei-Faktor-Authentifizierung.“ Diesen Satz zeigt der Dialog bei jeder Passwort-Bestätigung. An deinem eigenen Konto ändert sich nichts. Hast du dein Passwort in den letzten fünf Minuten schon bestätigt, entfällt dieser Schritt. Der Login-Link geht an die hinterlegte E-Mail-Adresse der Person und ist 15 Minuten gültig. Zwei-Faktor zurücksetzen entfernt Authenticator-App, E-Mail-Code, Passkeys und Wiederherstellungs-Codes und beendet die laufenden Sitzungen. Beim nächsten Login richtet die Person einen neuen zweiten Faktor ein.
Login-Link senden gibt es nur bei Mitgliedern, die sich anmelden können. Zwei-Faktor zurücksetzen gibt es nur, wenn sie zusätzlich eine Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet haben. Für dich selbst gibt es beide Aktionen nicht.
Häufige Fragen
Ja. Öffne unter Organisation › Team im Drei-Punkte-Menü der Person Bearbeiten und wähle unter Zugang in der Organisation eine andere Rolle. Die Änderung wird sofort gespeichert. Einen Speichern-Knopf gibt es nicht, siehe Speichern geschieht automatisch. Steht unter der Rolle „Nicht änderbar.“, geht es um deinen eigenen Datensatz oder den des Inhabers, oder deiner Benutzerrolle fehlt das nötige Recht. Nötig ist in den Detail-Rechten der Zeile Teams das Bearbeitungsrecht Lesen + Bearbeiten + Löschen.
Öffne unter Organisation › Team im Drei-Punkte-Menü der Person Bearbeiten und überschreibe unter Persönliche Angaben das Feld E-Mail. Sobald du das Feld verlässt, wird die Adresse gespeichert und gilt sofort als Login-Adresse. Das geht nur, wenn die Person ausschließlich Mitglied deiner Organisation ist. Einzelheiten stehen unter Namen oder Login-E-Mail ändern.
Öffne das Mitglied mit Bearbeiten, klicke im Bereich Kundenverwaltung - Verknüpfung auf Benutzer suchen, wähle den richtigen Benutzer und klicke auf Verknüpfung speichern. Die Schritte und was dabei mit den Lizenzen passiert, stehen unter Mit einem Benutzer der Kundenverwaltung verknüpfen.
Weitere Themen
- Fehlerbehebung: gesperrte Felder, Verknüpfen schlägt fehl, ein Mitglied kommt nicht in sein Konto.
- Benutzerrollen: die Rechte einer Rolle einstellen.
- Module: was beim Login mit einer nicht mehr erlaubten Start-Seite passiert.
- Deaktivieren und löschen: Zugang sperren oder ein Mitglied entfernen.