Accounts bearbeiten
Wie du einen Account unter Organisation › Accounts öffnest und seine Angaben änderst, ihn für Kolleginnen und Kollegen freischaltest, den automatischen Abruf planst und Accounts an eine andere Person übergibst.
Jeder Account hat unter Organisation › Accounts eine eigene Detailseite. Dort änderst du seine Angaben, schaltest ihn für Kolleginnen und Kollegen frei, planst den automatischen Abruf und übergibst ihn an eine andere Person.
Kurz erklärt
Einen Speichern-Knopf gibt es auf der Detailseite eines Accounts nicht. Änderungen werden Feld für Feld gespeichert. Welche Abschnitte die Seite zeigt, hängt vom Dienst ab. Geänderte Zugangsdaten testet erst Verbindung prüfen.
Typische Aufgaben unter Organisation › Accounts:
- Die Zugangsdaten haben sich geändert: Einen Account bearbeiten und danach die Verbindung prüfen.
- Eine Kollegin soll dein Postfach mitbenutzen: Einen Account für Kolleginnen und Kollegen freischalten.
- Daten sollen regelmäßig abgeholt werden: Daten automatisch abrufen lassen.
- Ein Kollege verlässt das Haus: Accounts übergeben, wenn jemand das Haus verlässt.
Einen Account bearbeiten
Klicke unter Organisation › Accounts in der Liste auf die Zeile des Accounts. Oder öffne am rechten Rand der Zeile das Drei-Punkte-Menü und wähle Bearbeiten.
Als Titel trägt die Detailseite den Namen der Integration. Daneben steht der Verbindungsstatus: Verbunden samt Zeitpunkt, Nicht geprüft oder in Rot die Fehlermeldung zur letzten Prüfung. Über Zurück zur Übersicht kommst du zur Liste zurück. Es folgen die Abschnitte. Welche davon erscheinen, hängt vom Dienst ab:
| Abschnitt | Wofür |
|---|---|
| Stammdaten | Der Schalter Account aktiv, der Name und, wenn deine Rolle Accounts anderer verwalten darf, der Accountinhaber. |
| Zugangsdaten | Die Anmeldedaten des Dienstes. Beim Postfach der Integration E-Mail kommt die Auswahl „Art der Verbindung zu deinem Postfach.“ dazu, mit IMAP (anderer Anbieter) oder Apple / iCloud. |
| Erweiterte Einstellungen | Anmeldename, Serveradressen und Ports. Nur ändern, wenn dein Anbieter abweichende Werte verlangt. |
| Automatischer Abruf | Der Zeitplan, nach dem die Daten dieses Accounts automatisch geholt werden. |
| Datenabruf | Erstabruf-Zeitraum (Tage): wie weit der allererste Abruf zurückreicht. Voreinstellung 90 Tage. |
| Freischaltung | Wer den Account außer dem Inhaber nutzen darf. |
| Erlaubte Nutzung | Bei Postfächern: Senden und empfangen oder Nur senden. |
| Verbindung | Bei Accounts mit Zugangsdaten die Schaltfläche Verbindung prüfen. Bei Konten mit Anbieter-Login die Karte Konto verbinden oder Erneut anmelden. Ist das Konto einmal verbunden, steht dort Verbindung prüfen. |
| Gefahrenzone | Account löschen, nur wenn deine Benutzerrolle diesen Account löschen darf. |
Änderungen in diesen Abschnitten werden Feld für Feld gespeichert. Eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht. Mehr dazu steht in der Übersicht Organisation im Abschnitt Speichern geschieht automatisch. Nur das erstmalige Anlegen schließt du selbst ab, mit Account anlegen oder Verbinden.
Einen Account für Kolleginnen und Kollegen freischalten
Ein Account gehört zunächst nur seinem Inhaber. Öffne ihn unter Organisation › Accounts und entscheide auf der Detailseite im Abschnitt Freischaltung, wer ihn außerdem nutzen darf:
| Auswahl | Wer den Account nutzen darf |
|---|---|
| Alle Mitarbeiter | Alle in der Organisation |
| Nur das Team des Accountinhabers | Das Team, in dem der Inhaber ist |
| Nur der Accountinhaber | Niemand außer dem Inhaber |
| Accountinhaber + ausgewählte | Der Inhaber und die Benutzer und Gruppen, die du darunter auswählst |
Wählst du Accountinhaber + ausgewählte, erscheint darunter der Abschnitt Freigeschaltete Mitarbeiter mit einer Auswahl aus Benutzern und Gruppen. Der Inhaber selbst ist immer dabei und lässt sich nicht abwählen.
Daten automatisch abrufen lassen
Bei Diensten, die Daten liefern, legst du im Abschnitt Automatischer Abruf fest, wann die Daten geholt werden. Du findest ihn auf der Detailseite des Accounts unter Organisation › Accounts. Schalte Automatischer Abruf ein und stelle Folgendes ein:
- Intervall: eine Zahl zwischen 1 und 99.
- Einheit: Stunde(n), Tag(e), Woche(n) oder Monat(e).
- An diesen Tagen: die Wochentage, nur bei Woche(n).
- Tag im Monat: der 1. bis 28., nur bei Monat(e). So gibt es den Termin in jedem Monat.
- Uhrzeit: bei Tag(e), Woche(n) und Monat(e). Voreinstellung 06:00.
Accounts übergeben, wenn jemand das Haus verlässt
Jeder Account gehört einer Person, dem Accountinhaber. Öffne den Account unter Organisation › Accounts. Darf deine Benutzerrolle Accounts anderer verwalten, steht unter Stammdaten das Feld Accountinhaber. Dort kannst du eine andere Person eintragen. Der Zugang bleibt dabei mitsamt Zugangsdaten bestehen.
Was sonst zu tun ist, wenn jemand das Unternehmen verlässt, steht unter Wenn ein Mitarbeiter das Haus verlässt.
Weitere Themen
- Accounts anlegen und verbinden: die Verbindung nach einer Änderung prüfen.
- Ausschalten und löschen: einen Account stilllegen oder entfernen.
- Fehlerbehebung: wenn ein Postfach nicht abgerufen oder das Passwort nicht angezeigt wird.
- Deaktivieren und löschen: was mit einem Mitglied passiert, das das Unternehmen verlässt.