Kundenverwaltung
Wie du in den Detail-Rechten der Zeilen im Block Kundenverwaltung festlegst, welche Kunden, Benutzer, Aktivitäten und Dokumente eine Rolle sieht, was sie bearbeiten, exportieren und löschen darf und welche Teile der Abrechnung und der Einstellungen sie nutzt.
Im Block Kundenverwaltung einer Benutzerrolle haben sieben Zeilen Detail-Rechte: Posteingang, Aktivitäten, Produktpartner, Kontakte, Benutzer, Abrechnung und Einstellungen. Wie du Detail-Rechte öffnest, was voreingestellt ist und wann sie wirken, steht in der Übersicht.
Kurz erklärt
Die Zeilen im Block Kundenverwaltung geben einer Rolle die Bereiche des Hauptmenüs der Kundenverwaltung. Ihre Detail-Rechte legen fest, was die Rolle darin darf. Bei Kontakte, Produktpartner und Benutzer sind die Detail-Rechte gleich aufgebaut. Es gibt einen Abschnitt für die Grundrechte, einen für das Profil, einen je Unterbereich wie Verträge oder Dokumente und ganz unten Löschen. Die übrigen Zeilen haben Schalter und Auswahlfelder ohne Unterbereiche.
Typische Aufgaben:
- Ein Mitarbeiter soll nur seine eigenen Kunden sehen: Festlegen, welche Kunden eine Rolle sieht.
- Verträge sollen sichtbar, aber nicht änderbar sein: Rechte für Verträge, Dokumente und andere Kundendaten.
- Eine Rolle soll keine Kunden löschen dürfen: Festlegen, wer Kunden löschen darf.
- Einem Kollegen fehlen Kalender oder Pipeline: Festlegen, welche Aktivitäten eine Rolle nutzt und sieht.
- Ein Kollege soll Daten importieren: Einstellungen der Kundenverwaltung freigeben.
Voraussetzungen
- Deine eigene Rolle darf Benutzerrollen bearbeiten. Der Inhaber darf das immer. Jede andere Rolle braucht für Benutzerrollen mindestens Lesen + Bearbeiten. Das steht in den Detail-Rechten ihrer Zeile Einstellungen im Block Organisation, siehe Einstellungsseiten der Organisation freigeben.
- In der Rolle sind der Schalter Kundenverwaltung ganz oben im Block und die Zeile des Bereichs eingeschaltet. Nur dann steht am rechten Rand der Zeile der Pfeil zu ihren Detail-Rechten.
Festlegen, wessen Dokumente eine Rolle im Posteingang sieht
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen und klicke die Rolle an.
- Schalte im Block Kundenverwaltung die Zeile Posteingang ein und klicke sie an.
- Im Abschnitt Posteingang („Zugriff auf den zentralen Posteingang.“) steht das Auswahlfeld Ansicht („Auf wessen Dokumente die Rolle im Posteingang zugreift.“). Wähle dort Alle Accounts oder Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts. Voreingestellt ist Nur seinen Account oder freigeschaltete Accounts.
Weitere Detail-Rechte hat der Posteingang nicht. Ob die Rolle ihn überhaupt sieht, entscheidet der Schalter der Zeile Posteingang.
Festlegen, welche Aktivitäten eine Rolle nutzt und sieht
In den Detail-Rechten der Zeile Aktivitäten stehen zwei Abschnitte.
Der Abschnitt Aktivitäten („Welche Aktivitäten-Bereiche diese Rolle nutzen darf.“) hat einen Schalter Alle Aktivitäten („Die Rolle hat Zugriff auf die Aktivitäten.“). Dazu kommt je ein Schalter für Aufgaben, Briefe, Chats, E-Mail, Kalender, Pipeline, Störfälle, Telefonate und Verkäufe, jeweils mit der Beschreibung „Die Rolle hat Zugriff auf …“. E-Mail steht für den E-Mail-Client, Chats für den Chat. Alle Aktivitäten ist ein eigenes Recht und kein Hauptschalter. Die Schalter darunter bleiben sichtbar und wirken unabhängig davon.
Im Abschnitt Sichtbarkeit („Wessen Aktivitäten diese Rolle sieht und zuweisen darf.“) stehen diese Auswahlfelder:
| Auswahlfeld | Werte | Voreingestellt |
|---|---|---|
| Ansicht („Welche Aktivitäten die Rolle sieht.“) | Von allen Benutzern, Als Verantwortlicher oder Teammitglied | Als Verantwortlicher oder Teammitglied |
| Verantwortlicher („Wen die Rolle als Verantwortlichen auswählen darf.“) | Alle Benutzer, Sich selbst und Mitglieder seines Teams, Nur sich selbst | Nur sich selbst |
| Teammitglied („Wen die Rolle als Teammitglied auswählen darf.“) | wie Verantwortlicher | Nur sich selbst |
Welchen Menüpunkt jeder Schalter freigibt und wie die Sichtbarkeit in den Listen wirkt, steht unter Rechte für Aktivitäten vergeben.
Festlegen, welche Kunden eine Rolle sieht
Welche Kunden eine Rolle sieht und ob sie sie exportieren darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte fest.
- Öffne Organisation › Einstellungen › Team & Rollen › Benutzerrollen und klicke die Rolle an.
- Schalte im Block Kundenverwaltung die Zeile Kontakte ein und klicke sie an.
- Stelle im ersten Abschnitt Kundenverwaltung („Zugriff auf die Kunden und die Kern-Aktionen.“) die Felder ein:
| Schalter/Auswahlfeld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| Welche Kunden | Kunden von allen Benutzern, Eigene Kunden und vom Team, Nur eigene Kunden (voreingestellt) | „Welche Kunden diese Rolle sieht.“ |
| Neuigkeiten | ein, aus | „Zugriff auf die Neuigkeiten.“ |
| Export | ein, aus | „Die Rolle darf Kunden exportieren.“ |
Darunter folgt der Abschnitt Kundenportal („Das Kunden-Serviceportal — Freischaltung und Verwaltung.“) mit dem Schalter Freischalten („Kunden für das Kundenportal freischalten oder löschen.“). Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Ohne das Modul Kundenportal gibt es den Abschnitt nicht. Wie das Portal für Kunden funktioniert, steht unter Serviceportal.
Profil, Betreuer und Freischaltung eines Kunden
Im Abschnitt Profil („Stammdaten des Kunden. Das Sichtrecht ist immer aktiv; hier nur Bearbeitung + Sonderrechte.“) legst du fest, was die Rolle an den Stammdaten eines Kunden ändern darf. Der Abschnitt steht in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte. Sehen darf die Rolle das Profil jedes Kunden, den sie laut Welche Kunden sieht.
| Schalter/Auswahlfeld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| Mit Bearbeitung | ein, aus | „Das Profil bearbeiten und ändern.“ |
| Auswahl der Teammitglieder | Alle Benutzer, Sich selbst und Team, Nur sich selbst | Erscheint mit Mit Bearbeitung: „Auswahl der Teammitglieder für die Bearbeitung (wessen Profile).“ |
| Betreuerwechsel | ein, aus | „Den Betreuer eines Kunden wechseln.“ |
| Benutzerfreischaltung | ein, aus | „Kunden an andere Benutzer zur Bearbeitung freischalten.“ |
| Freischaltung — Benutzerauswahl | Alle Benutzer, Sich selbst und Team, Nur sich selbst | Erscheint mit Benutzerfreischaltung: „Welche Benutzer ausgewählt werden dürfen.“ |
Wie der Betreuer gewechselt und ein Kunde für Kollegen freigeschaltet wird, steht unter Beziehungen, Betreuer und Foto.
Rechte für Verträge, Dokumente und andere Kundendaten
Ob eine Rolle Verträge, Schäden, Dokumente und weitere Daten eines Kunden sehen und ändern darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte fest. Für jeden Unterbereich gibt es einen eigenen Abschnitt: Aktivitäten, Finanzdaten, Wünsche & Ziele, Verträge, Schäden und Dokumente. Jeder Abschnitt ist gleich aufgebaut:
| Schalter/Auswahlfeld | Werte | Wirkung |
|---|---|---|
| Sichtrecht | ein, aus | Den Unterbereich sehen, etwa „Sichtrecht auf die Verträge.“, bei Dokumente „inkl. Download“ |
| Mit Bearbeitung | ein, aus | Erscheint mit Sichtrecht: Einträge bearbeiten und löschen, etwa „Verträge bearbeiten und löschen.“ |
| Auswahl der Teammitglieder | Alle Benutzer, Sich selbst und Team, Nur sich selbst | Erscheint mit Mit Bearbeitung: „Auswahl der Teammitglieder für die Bearbeitung (wessen Datensätze).“ |
| Als Verantwortlichen auswählbar | Alle Benutzer, Sich selbst und Team, Nur sich selbst | Nur bei Aktivitäten, erscheint mit Mit Bearbeitung: „Wen die Rolle als Verantwortlichen setzen darf.“ |
| Mit Sichtschutz | ein, aus | Nur bei Dokumente, erscheint mit Sichtrecht: „Dokumente mit Sichtschutz einsehen.“ |
Soll eine Rolle Verträge sehen, aber nicht ändern, schalte im Abschnitt Verträge das Sichtrecht ein und lass Mit Bearbeitung aus. Schaltest du Sichtrecht aus, schaltet i-Planner Mit Bearbeitung und Mit Sichtschutz mit aus und setzt die Auswahlfelder auf Nur sich selbst zurück. Was ohne die Rechte in den Listen und auf der Karteikarte fehlt, beschreiben zum Beispiel Rechte für Finanzdaten vergeben und Rechte für Wünsche & Ziele vergeben.
Festlegen, wer Kunden löschen darf
Ganz unten in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte steht der rot umrandete Abschnitt Löschen. Sobald einer seiner Schalter eingeschaltet ist, färbt sich der Rahmen kräftiger.
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| Löschen | „Die Rolle darf Kunden löschen (Papierkorb).“ |
| Endgültig löschen | Erscheint mit Löschen: „Kunden unwiderruflich aus der Datenbank entfernen — kein Undo.“ |
Schaltest du Löschen aus, verschwindet Endgültig löschen und wird mit ausgeschaltet. Soll eine Rolle keine Kunden löschen, lass Löschen aus. Wo die Befehle auf der Karteikarte stehen, zeigt Die Rechte Löschen und Endgültig löschen.
Rechte für Produktpartner festlegen
Die Detail-Rechte der Zeile Produktpartner sind aufgebaut wie die der Zeile Kontakte, nur ohne Auswahl, welche Produktpartner die Rolle sieht:
| Abschnitt | Schalter und Auswahlfelder |
|---|---|
| Produktpartner („Zugriff auf die Produktpartner und die Kern-Aktionen.“) | Neuigkeiten, Export („Die Rolle darf Produktpartner exportieren.“) |
| Profil („Stammdaten des Produktpartners. Das Sichtrecht ist immer aktiv; hier nur Bearbeitung.“) | Mit Bearbeitung, mit ihm Auswahl der Teammitglieder |
| Aktivitäten, Ansprechpartner, Portale, Tarife, Dokumente | je Sichtrecht, mit ihm Mit Bearbeitung, mit diesem Auswahl der Teammitglieder. Bei Aktivitäten zusätzlich Als Verantwortlichen auswählbar, bei Dokumente Mit Sichtschutz |
| Löschen | Löschen („Die Rolle darf Produktpartner löschen (Papierkorb).“), mit ihm Endgültig löschen („Produktpartner unwiderruflich aus der Datenbank entfernen — kein Undo.“) |
Die Auswahlfelder haben die Werte Alle Benutzer, Sich selbst und Team und Nur sich selbst. Was die Rechte bei den Produktpartnern freigeben, steht unter Rechte für Produktpartner einstellen.
Rechte für Benutzer festlegen
Was eine Rolle bei den Benutzern der Kundenverwaltung sieht und darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile Benutzer fest:
| Abschnitt | Schalter und Auswahlfelder |
|---|---|
| Benutzer („Zugriff auf die Benutzer und die Kern-Aktionen.“) | Welche Benutzer („Welche Benutzer diese Rolle sieht.“) mit Daten von allen Benutzern, Eigene Daten und vom Team und Nur eigene Daten (voreingestellt). Dazu Neuigkeiten, Abrechnung („Zugriff auf die Abrechnung der Benutzer.“), Export („Die Rolle darf Benutzer exportieren.“) und Dubletten („Dubletten zusammenführen.“) |
| Profil („Stammdaten des Benutzers. Das Sichtrecht ist immer aktiv; hier nur die Bearbeitung.“) | Mit Bearbeitung, mit ihm Auswahl der Teammitglieder |
| Aktivitäten, Dokumente | je Sichtrecht, Mit Bearbeitung und Auswahl der Teammitglieder. Bei Aktivitäten zusätzlich Als Verantwortlichen auswählbar, bei Dokumente Mit Sichtschutz |
| Team | Sichtrecht („Sichtrecht auf die Teams.“), mit ihm Mit Bearbeitung („Teams bearbeiten, ändern und löschen.“), ohne Auswahl der Teammitglieder |
| Löschen | Löschen („Die Rolle darf Benutzer löschen (Papierkorb).“), mit ihm Endgültig löschen („Benutzer unwiderruflich aus der Datenbank entfernen — kein Undo.“) |
Den Schalter Abrechnung gibt es nur, wenn deine Organisation das Modul Abrechnung nutzt. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist.
Abrechnung für eine Rolle freigeben
Welche Teile der Abrechnung eine Rolle nutzen darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile Abrechnung im Block Kundenverwaltung fest. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Zeile und Detail-Rechte gibt es nur mit dem Modul Abrechnung.
Im Abschnitt Abrechnung („Zugriff auf die Abrechnung und ihre Funktionen.“) stehen zehn Schalter, die unabhängig voneinander wirken:
| Schalter | Beschreibung im Rollen-Editor |
|---|---|
| Abrechnung starten | „Die Abrechnung starten.“ |
| Antragseingang | „Zugriff auf den Antragseingang.“ |
| Provisionsaufträge | „Zugriff auf die Provisionsaufträge.“ |
| Sonderbuchungen | „Zugriff auf die Sonderbuchungen.“ |
| Buchungen freigeben | „Buchungen freigeben, ändern und löschen.“ |
| Abrechnungsarchiv | „Zugriff auf das Abrechnungsarchiv.“ |
| Buchungsarchiv | „Zugriff auf das Buchungsarchiv.“ |
| Datenimport | „Daten importieren.“ |
| Datenexport | „Daten exportieren.“ |
| Einstellungen | „Zugriff auf die Abrechnungs-Einstellungen.“ |
Welcher Schalter welchen Menüpunkt der Abrechnung freigibt, steht unter Die Rechte für die Abrechnung einstellen. Verwechsle diese Zeile nicht mit der Zeile Abrechnung im Block Organisation. Die steht für den i-Planner-Vertrag deiner Organisation und hat keine Detail-Rechte.
Einstellungen der Kundenverwaltung freigeben
Welche Einstellungen der Kundenverwaltung eine Rolle bearbeiten darf, legst du in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen im Block Kundenverwaltung fest. Im Abschnitt Einstellungen („Zugriff auf die Workspace-Einstellungen und Vorlagen.“) steht je Unterpunkt ein Schalter:
| Schalter | Beschreibung im Rollen-Editor |
|---|---|
| Formulare | „Formulare bearbeiten und löschen.“ Ohne ihn fehlt auch der Eintrag Formulare im Menü Hinzufügen der Kopfleiste, siehe Formulare. |
| Textvorlagen | „Textvorlagen bearbeiten und löschen.“ |
| Briefbögen | „Briefbögen bearbeiten und löschen.“ |
| Stichworte | „Stichworte bearbeiten und löschen.“ |
| Meldungen | „Meldungen anlegen und löschen.“ |
| Import | „Daten importieren.“ Gibt den Menüpunkt Import frei, siehe Import. |
| Feld Editor | „Zugriff auf den Feld-Editor.“ |
Einen Schalter für Signaturen gibt es hier nicht mehr. Signaturen verwaltest du unter Organisation › Einstellungen › E-Mail › Signaturen. Das Recht dafür steht in den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen im Block Organisation im Abschnitt E-Mail. Ebenso gibt es keinen Schalter Ordnervorlagen mehr. Ordner-Vorlagen verwaltest du unter Organisation › Einstellungen › Vorlagen › Ordner. Das Recht dafür ist die Seite Ordner im Abschnitt Vorlagen. Rollen mit dem früheren Schalter haben sie bei der Umstellung automatisch bekommen. Zum Anwenden einer Ordner-Vorlage genügt im Abschnitt Dokumente der Zeile Kontakte, Produktpartner oder Benutzer das Recht Mit Bearbeitung, siehe Ordner-Vorlagen. In den Detail-Rechten der Zeile Einstellungen im Block Organisation stehen auch die Rechte für Stammdaten und Benutzerrollen, siehe Einstellungsseiten der Organisation freigeben. Die Accounts regelt die Zeile Accounts.
Häufige Fragen
In den Detail-Rechten des jeweiligen Bereichs, nicht in den Einstellungen der Datenverwaltung. Hinter den Zeilen Kontakte, Produktpartner und Benutzer steht im ersten Abschnitt jeweils ein eigener Schalter Export. In der Abrechnung hängt der Export einer Liste meist am Schalter ihres Menüpunkts, siehe Die Rechte für die Abrechnung einstellen.
Ja. Lass in den Detail-Rechten der Zeile Kontakte im Abschnitt Verträge das Sichtrecht aus. Das gilt für jeden Unterbereich einzeln, etwa auch für Schäden oder Finanzdaten.
Weitere Themen
- Übersicht: Detail-Rechte öffnen, Voreinstellungen, wann sie wirken.
- Organisation: Detail-Rechte der Zeilen Teams, Accounts und Einstellungen.
- Fehlerbehebung: wenn ein Kollege nur seine eigenen Kunden sieht oder ein Menüpunkt fehlt.
- Kunden: die Karteikarte eines Kunden mit Profil, Verträgen und Dokumenten.