Dokumente abholen und Links öffnen

Welche Daten zwischen i-Planner und VEMA fließen, wie du VEMA-Dokumente über das Aktualisieren im Posteingang abholst und wie du VEMA-Links zu einem Kunden öffnest.

Mit einem geprüften VEMA-Account holst du die Dokumente, die VEMA bereitstellt, in den Posteingang der Kundenverwaltung und öffnest VEMA-Links zu einem Kunden. Hier steht, welche Daten dabei zwischen i-Planner und VEMA fließen und wie Abholen und das Öffnen der Links ablaufen.

Kurz erklärt

VEMA-Dokumente holst du über das Aktualisieren-Symbol im Posteingang der Kundenverwaltung ab. Nach einem Zeitplan holt i-Planner derzeit keine VEMA-Dokumente in den Posteingang. Jede übernommene Lieferung quittiert i-Planner bei VEMA. Beim nächsten Öffnen des Posteingangs ordnet es die neuen Dokumente im Hintergrund Vertrag und Kunde zu. Für die VEMA-Links gehen Kundendaten schon an VEMA, sobald im Fenster Rechner & Co. ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei Öffnen.

Typische Aufgaben:

Du willst wissen, welche Kundendaten an VEMA gehen: Welche Daten fließen.
Neue VEMA-Dokumente sollen in den Posteingang: Dokumente von VEMA abholen.
Du willst einen VEMA-Link zu einem Kunden öffnen: VEMA-Link zu einem Kunden öffnen.

Was du dafür brauchst, steht unter VEMA › Voraussetzungen.

Welche Daten fließen

Was i-Planner übermittelt

Die Zugangsdaten Benutzername und Passwort des VEMA-Accounts gehen als Anmeldung an den BiPRO-Dienst von VEMA. Das passiert bei jeder Verbindungsprüfung (nach Account anlegen, bei Verbindung prüfen und bei der täglichen Überprüfung). Die Anmeldung läuft auch beim Aktualisieren im Posteingang, beim Laden der VEMA-Links und bei jedem Abruf nach dem Zeitplan unter Automatischer Abruf.
Beim Aktualisieren fragt i-Planner die offenen Lieferungen ab und ruft jede neue Lieferung einzeln ab. Für jede Lieferung, die im Posteingang angekommen ist, schickt i-Planner eine Empfangsquittung.
Kundendaten für die VEMA-Links schickt i-Planner, sobald im Fenster Rechner & Co. ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei Öffnen:

Angabe	Was genau
Person	Anrede, Titel, Vorname, Name, Geburtsdatum. Jede Anrede außer Herr, Frau oder Firma geht als Herr an VEMA
Partnernummer	Die interne Kennung des Kunden in i-Planner
Anschrift	Straße, PLZ und Ort aus einer Adresse, bevorzugt der Standardadresse. Als Hausnummer immer 0
Bankverbindung	Institut, Kontoinhaber und die IBAN, wenn sie gültig ist und mindestens 22 Zeichen hat, bevorzugt aus der Standard-Bankverbindung
Kommunikation	Telefon, Mobil, Fax und E-Mail. Einträge anderer Art gehen als Telefon an VEMA

Dabei kürzt i-Planner Name, Vorname, Ort, Institut und Kontoinhaber auf 30 Zeichen und entfernt Klammern.

Was zurückkommt und wo es landet

Was	Wo es landet	Wann
Die Dokumente der VEMA-Lieferungen als Datei, mit der Endung aus dem Dateinamen von VEMA	Im Posteingang der Kundenverwaltung	Beim Aktualisieren im Posteingang
Angaben je Dokument: Dokumentname aus Vorgangstext und Dateiname, Erstelldatum des Vorgangs als Dokumentdatum, Name, Vorname und Geburtsdatum des Kunden, Versicherungsscheinnummer, Gesellschaft mit Name und Nummer, Geschäftsvorfall	Am Dokument im Posteingang. Beim Zuordnen und Ablegen als Vorschlag für Kunde und Vertrag	Mit der Abholung
Straße mit Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Vertragsnummer und Gesellschaftsname	Im neu angelegten Kunden oder Vertrag. Die Postleitzahl steht im Feld Adresszusatz statt unter PLZ, außer bei einer Anschrift aus der KI-Auswertung	Beim Zuordnen mit anlegen
Die Liste der VEMA-Links mit Beschreibung und Adresse	Im Feld Vema Links des Fensters Rechner & Co.	Sobald ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist
Ein Fehlertext von VEMA	Im Dialog Achtung	Wenn VEMA den Abruf der Links mit einem Fehler beantwortet
Das Ergebnis der Anmeldeprüfung	Als Status auf der Seite des Accounts unter Organisation › Accounts	Nach dem Anlegen, bei Verbindung prüfen und täglich

Den Geschäftsvorfall übernimmt i-Planner als Dokumentart zum BiPRO-Code, sonst als Text von VEMA. Eine Anrede des Kunden liefert VEMA nicht.

Dokumente von VEMA abholen

Öffne in der Kundenverwaltung den Posteingang.
Klicke in der Dokumentenliste auf das Aktualisieren-Symbol mit den kreisförmigen Pfeilen. Es holt die neuen Dokumente aller Accounts ab, die Dokumente in den Posteingang liefern, darunter die VEMA-Accounts.
Eine Fortschrittsanzeige öffnet sich. Zuerst steht dort „Neue Dokumente werden angefragt...“. Danach erscheint je Account mit neuen Dokumenten eine Zeile wie „Mein VEMA Account - 3 neue Dokumente vorhanden!“ Darunter steht der Stand, etwa „1 von 3 Dokumente importiert...“.
Beim nächsten Öffnen des Posteingangs ordnet i-Planner die neuen Dokumente im Hintergrund zu. Passt die Versicherungsscheinnummer zu einem vorhandenen Vertrag, auch wenn sie dort anders formatiert ist, bekommt das Dokument diesen Vertrag und seinen Kunden. Es steht dann in Zugeordnet über Vertragsnummer. Sonst sucht i-Planner einen Kunden mit genau diesem Vor- und Nachnamen. Gibt es genau einen, steht das Dokument in Zugeordnet über Kunden. Ohne Treffer bleibt es in Nicht zugeordnet. Abgelegt ist es damit noch nicht, das machst du im Posteingang, siehe Posteingang.

Liegt bei keinem Account etwas bereit, meldet i-Planner „Es liegen zur Zeit keine neuen Dokumente zur Abholung bereit!“

i-Planner berücksichtigt VEMA-Accounts, die dir gehören oder für dich freigeschaltet sind. Bei ihnen muss Account aktiv eingeschaltet sein, und ihre Verbindungsprüfung muss geklappt haben. Scheitert die Anmeldung bei VEMA während des Aktualisierens, überspringt i-Planner den Account ohne eigene Meldung.

Beim Ablegen schlägt i-Planner aus den VEMA-Angaben Vorname, Name und Geburtsdatum des Kunden vor und sucht nach gleichnamigen Kunden. Den Vertrag bietet es als „Vertrag Nr.“ mit der Versicherungsscheinnummer an. Wählst du dort anlegen, übernimmt i-Planner Straße mit Hausnummer und Ort aus der VEMA-Lieferung in den neuen Kunden. Vertragsnummer und Namen der Gesellschaft übernimmt es in den neuen Vertrag. Die Postleitzahl trägt i-Planner dabei in das Feld Adresszusatz ein, das Feld PLZ bleibt leer. Trage sie danach in der Adresse des Kunden unter PLZ ein. Stammt die Anschrift aus einer KI-Auswertung des Dokuments, steht die Postleitzahl dagegen unter PLZ.

Eine bereits übernommene Lieferung legt i-Planner nicht noch einmal an, auch nicht über mehrere VEMA-Accounts deiner Organisation hinweg. Enthält eine Lieferung mehrere Dateien, übernimmt i-Planner nur die erste.

Bleibt der Posteingang leer, obwohl bei VEMA Dokumente warten, stehen die möglichen Gründe unter Fehlerbehebung.

VEMA-Link zu einem Kunden öffnen

Öffne in der Kundenverwaltung am besten zuerst den Kunden. Dann ist er im Fenster Rechner & Co. schon eingetragen.
Klicke oben rechts in der Kopfzeile, links neben deinem Profilbild, auf das Raster-Symbol mit dem Tooltip Schnittstellen und wähle die Kachel VEMA. Das Fenster Rechner & Co. öffnet sich mit dem Hinweis „Bitte wähle einen Kunden aus und drücke "Öffnen", um die Daten zu übertragen.“
Ist noch kein Kunde eingetragen, suche ihn im Abschnitt Kunde über Kunde suchen. Erst mit einem Kunden erscheint das Feld Vema Links.
Wähle unter Vema Links den gewünschten Link. Vorausgewählt ist der erste Eintrag.
Klicke auf Öffnen. Der Link öffnet sich in einem neuen Browser-Tab.

Die Kundendaten gehen schon an VEMA, sobald ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei Öffnen. Welche Angaben das sind, steht in diesem Artikel im Abschnitt Welche Daten fließen.

Die Linkliste holt i-Planner immer mit deinem eigenen eingeschalteten VEMA-Account. Zeigt das Fenster zusätzlich das Feld Account, ändert eine andere Auswahl dort die Links nicht.

Fehlt die Kachel VEMA oder zeigt das Fenster Rechner & Co. nur einen Hinweis, steht die Ursache unter Fehlerbehebung.

Häufige Fragen

Nicht nach Zeitplan. Ein zeitgesteuerter Dokumentenabruf ist für VEMA derzeit abgeschaltet. In den Posteingang der Kundenverwaltung holst du VEMA-Dokumente über das Aktualisieren-Symbol mit den kreisförmigen Pfeilen ab. Die Einstellung Automatischer Abruf auf der Seite eines VEMA-Accounts ändert daran nichts, sie holt keine Dateien.

Nein. Eine bereits übernommene Lieferung legt i-Planner nicht noch einmal an, auch nicht über mehrere VEMA-Accounts deiner Organisation hinweg. Das gilt auch für Dokumente, die im Posteingang gelöscht, aber nicht endgültig entfernt wurden.

Nein. Jede Lieferung, die im Posteingang angekommen ist, quittiert i-Planner bei VEMA. Damit nimmt VEMA sie aus der Abholliste.

Die Daten gehen schon beim Laden der Linkliste an VEMA. Das passiert, sobald im Fenster Rechner & Co. ein Kunde gewählt oder vorausgewählt ist, nicht erst bei Öffnen. i-Planner übermittelt Anrede, Titel, Vorname, Name und Geburtsdatum. Als Anrede gehen Herr, Frau oder Firma an VEMA, jede andere Anrede als Herr. Dazu kommen die interne Kennung des Kunden in i-Planner als Partnernummer und Straße, PLZ und Ort aus einer Adresse, bevorzugt der Standardadresse. Von der Bankverbindung gehen Institut und Kontoinhaber mit, dazu die IBAN, wenn sie gültig ist und mindestens 22 Zeichen hat. Außerdem übermittelt i-Planner Telefon, Mobil, Fax und E-Mail. Name, Vorname, Ort, Institut und Kontoinhaber kürzt i-Planner auf 30 Zeichen, Klammern entfernt es. Die Straße geht so an VEMA, wie sie im Feld Straße steht. Das eigene Feld für die Hausnummer füllt i-Planner immer mit 0.

Weitere Themen

VEMA: VEMA einrichten, Account anlegen und im Blick behalten.
Fehlerbehebung: wenn keine Dokumente kommen oder die Links fehlen.
Posteingang: die Listen im Posteingang und wie du Dokumente abholst.
Dokumente ablegen: ein Dokument einem Kunden und Vertrag zuordnen.