Integrationen
Wie du in der Übersicht der Integrationen die passende Schnittstelle findest, sie für deine Organisation einschaltest, festlegst, wer sie nutzen darf, und ihre Accounts gesammelt stilllegst.
Unter Organisation › Integrationen liegt der Katalog aller Schnittstellen, über die i-Planner mit externen Systemen zusammenarbeitet: Maklerpools, Datenlieferanten, Beratungs- und Vergleichssoftware, E-Mail-Postfächer und Briefversand. Hier schaltest du eine Integration für dein Unternehmen ein oder aus und legst fest, wer sie nutzen darf. Bei Bedarf legst du auch alle ihre Accounts gesammelt still.
Kurz erklärt
Welche Integrationen im Katalog stehen, gibt i-Planner vor. Du schaltest sie für dein Unternehmen ein und aus und bestimmst, wer sie nutzen darf. Erst wenn eine Integration eingeschaltet ist, legst du unter Organisation › Accounts Accounts für sie an, etwa für ein E-Mail-Postfach. Abschalten schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Die Accounts bleiben dabei bestehen, stilllegen kannst du sie gesondert.
Typische Aufgaben unter Organisation › Integrationen:
- Eine Schnittstelle soll genutzt werden: Integration aktivieren, danach den Account unter Accounts anlegen.
- Briefe sollen gedruckt und per Post versendet werden: LetterXpress.
- Nur bestimmte Kolleginnen und Kollegen sollen sie nutzen: Wer die Integration nutzen darf.
- Eine Integration wird nicht mehr gebraucht: Integration abschalten.
- Alle Zugänge einer Integration sollen sofort ruhen: Alle Accounts einer Integration stilllegen.
- Eine Integration fehlt oder ein Account lässt sich nicht aktivieren: Fehlerbehebung.
- Du willst im Chat wissen, wie es um eine Integration steht: Integrationen über den Assistant oder MCP ansehen.
Voraussetzungen
- Deine Benutzerrolle braucht das Recht Integrationen. Im Rollen-Editor steht es im Block Organisation, siehe Benutzerrollen. Fehlt es, erscheint der Menüpunkt Integrationen gar nicht.
- Einen Account zu einer Integration kannst du unter Organisation › Accounts erst anlegen, wenn die Integration unter Organisation › Integrationen aktiviert ist.
Die Übersicht der Integrationen öffnen und eine Liste wählen
Organisation › Integrationen öffnet die Übersicht mit der Liste Entdecken › Alle. In der Seitenleiste der Übersicht wählst du aus, welche Integrationen die Liste zeigt:
| Liste | Inhalt |
|---|---|
| Entdecken › Alle | Der komplette Katalog, der für dein Unternehmen sichtbar ist |
| Entdecken › Pool, Datenlieferanten, E-Mail, KI | Nur die jeweilige Kategorie. Die Liste KI enthält derzeit keine Integrationen |
| Installiert › Aktiv | Integrationen, die eingerichtet und eingeschaltet sind |
| Installiert › Inaktiv | Integrationen, die eingerichtet, aber wieder ausgeschaltet sind |
Eine Integration, die du noch nie eingeschaltet hast, steht in keiner der beiden Listen unter Installiert. Nicht jede Integration ist einer Kategorie zugeordnet. Ohne Kategorie steht sie nur unter Entdecken › Alle.
Über der Liste steht als Überschrift ihr Name, etwa Alle oder Pool. Darunter steht „Erweiterungen und Dienste, die Ihre Workflows mit externen Services verbinden.“ Ist die gewählte Liste leer, erscheint „Keine Integrationen“, zum Beispiel unter Installiert › Aktiv, solange deine Organisation noch keine Integration eingeschaltet hat.
Die Seitenleiste der Integrationen ein- und ausblenden
Die Seitenleiste mit den Gruppen Entdecken und Installiert kannst du an deinen Platz anpassen. i-Planner merkt sich alle drei Einstellungen für deinen Benutzer:
- Das Symbol mit dem Bild einer Seitenleiste heißt Liste ausblenden. Es klappt die Seitenleiste zu, und die Übersicht nutzt dann die ganze Breite. Danach heißt dasselbe Symbol Liste einblenden und holt die Seitenleiste zurück.
- Ziehst du am Rand der Seitenleiste, wird sie breiter oder schmaler.
- Ein Klick auf den Gruppenkopf Entdecken oder Installiert klappt die Listen darunter zu oder wieder auf.
Die Seitenleisten unter Organisation › Integrationen, Organisation › Accounts, Organisation › Audit-Log und Organisation › Einstellungen sind gemeinsam ein- oder ausgeblendet und gleich breit. Blendest du die Leiste auf einer dieser Seiten aus, fehlt sie auch auf den anderen, bis du sie wieder einblendest.
Integrationen in Kachel- oder Listenansicht durchsuchen
In der Übersicht der Integrationen wechselst du zwischen Kachel- und Listenansicht. Voreingestellt sind die Kacheln. Ein Klick auf eine Kachel oder eine Tabellenzeile öffnet die Detailseite der Integration.
Mit dem Feld Integrationen filtern... schränkst du die Liste ein. In der Kachelansicht durchsucht es Name und Beschreibung, in der Listenansicht die Spalten der Tabelle. Findet das Feld nichts, erscheint „Keine Integrationen“.
In der Listenansicht zeigt die Tabelle vier Spalten. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle danach:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Name | Name der Integration |
| Kategorie | Pool, Datenlieferant, E-Mail oder KI. Bei Integrationen ohne Kategorie bleibt die Spalte leer |
| Accounts | Wie viele Accounts dein Unternehmen für diese Integration angelegt hat |
| Status | Verfügbar, Aktiv oder Inaktiv |
Der Status bedeutet:
- Verfügbar: für dein Unternehmen noch nie eingerichtet
- Aktiv: eingerichtet und eingeschaltet
- Inaktiv: eingerichtet, aber ausgeschaltet
Die Liste der Integrationen exportieren
Die Liste der Integrationen kannst du exportieren, zum Beispiel als Excel-Datei. Öffne dazu Organisation › Integrationen und wechsle in die Listenansicht. Dort öffnet die Schaltfläche zum Exportieren (Drucker-Symbol) das Export-Menü mit Als Excel (XLSX), Als CSV, Als JSON und Als PDF.
Was auf einer Kachel steht
Die Markierung Aktiviert mit einem Häkchen auf einer Kachel der Integrationen-Übersicht zeigt, dass diese Integration für dein Unternehmen eingeschaltet ist. Fehlt die Markierung, ist sie es nicht.
Unter der Beschreibung kann ein Kennzeichen stehen: Official, Beta oder Alpha. Trägt eine Integration keines, bleibt die Stelle leer.
Die Detailseite einer Integration verstehen
Die Detailseite einer Integration öffnest du unter Organisation › Integrationen mit einem Klick auf ihre Kachel oder Tabellenzeile. Sie hat keine Seitenleiste. Zurück führt auf die Seite zurück, von der du gekommen bist. Soweit für die Integration hinterlegt, stehen über dem Formular Built by, Docs und die Website des Anbieters. Built by nennt, wer die Anbindung gebaut hat. Der Link unter Docs heißt i-Planner Docs.
Welche Bereiche die Detailseite zeigt, hängt vom Zustand der Integration ab:
| Bereich | Inhalt | Erscheint |
|---|---|---|
| Aktivierung | Schalter Integration aktivieren | immer |
| Accounts | Zahl der verknüpften Accounts. Bei ausgeschalteter Integration zusätzlich der Schalter Alle Accounts deaktivieren | nur, wenn die Integration mindestens einen Account hat |
| Einschränkungen | Feld Freigabe | nur, wenn die Integration eingeschaltet ist |
| Ausgewählte Mitarbeiter | Auswahl der Gruppen, Rollen und Personen | bei der Freigabe Nur ausgewählte Mitarbeiter, auch bei ausgeschalteter Integration. Bei einer Integration, die deine Organisation noch nie aktiviert hat, schon vor dem Einschalten |
Einen Speichern-Knopf gibt es auf der Detailseite nicht. i-Planner speichert jede Änderung sofort, siehe Übersicht › Speichern geschieht automatisch. Bereiche, die von einem Schalter abhängen, erscheinen oder verschwinden direkt beim Umschalten.
Integration aktivieren
- Öffne Organisation › Integrationen.
- Klicke die Integration an. Es öffnet sich ihre Detailseite.
- Schalte im Bereich Aktivierung („Verfügbarkeit dieser Integration für deine Organisation.“) den Schalter Integration aktivieren ein. Sein Untertitel lautet „Aktiviert diese Integration für deine Organisation.“
Danach steht die Integration unter Installiert › Aktiv, und auf der Detailseite erscheint der Bereich Einschränkungen. Accounts für die Integration legst du unter Accounts über Neuer Account an. Dort steht sie jetzt zur Auswahl. Wie das für die einzelne Integration geht, steht auf ihrer eigenen Seite, zum Beispiel E-Mail oder MR.MONEY.
War die Integration für deine Organisation noch nie aktiviert (Status Verfügbar), zeigt ihre Detailseite schon vor dem Einschalten den Bereich Ausgewählte Mitarbeiter mit 0 Mitglieder. Kreuze dort vorher nichts an. Solange die Integration nicht aktiviert ist, speichert i-Planner keine Auswahl. Stattdessen erscheint „Integration ist für diese Organisation nicht eingerichtet.“, und das Kreuz verschwindet wieder. Sobald das Einschalten gespeichert ist, steht die Freigabe auf Alle Mitarbeiter, und der Bereich Ausgewählte Mitarbeiter verschwindet.
Wer die Integration nutzen darf
Der Bereich Einschränkungen auf der Detailseite einer Integration erscheint, sobald die Integration aktiviert ist. Er beantwortet die Frage „Wer darf diese Integration nutzen? Standard: alle Mitarbeiter.“ Nach dem ersten Einschalten steht die Freigabe auf Alle Mitarbeiter.
- Öffne Organisation › Integrationen und klicke die Integration an.
- Stelle unter Einschränkungen das Feld Freigabe auf Alle Mitarbeiter oder Nur ausgewählte Mitarbeiter.
- Bei Nur ausgewählte Mitarbeiter erscheint zusätzlich der Bereich Ausgewählte Mitarbeiter („Nur diese Rollen, Gruppen und Personen dürfen die Integration nutzen.“). Er besteht aus einer einzigen Liste zum Ankreuzen, die nicht nach Abschnitten getrennt ist. Darin stehen zuerst die Benutzergruppen deiner Organisation, dann die Benutzerrollen und zuletzt die einzelnen Personen. Über der Liste steht, für wie viele Mitglieder deine Auswahl zusammengenommen gilt. Dort gibt es auch ein Suchfeld (Benutzer, Rolle oder Gruppe suchen…).
- Kreuze an, wer die Integration nutzen darf. Bei einer Gruppe oder einer Rolle kannst du vorher über den Pfeil am Eintrag aufklappen, wer darin steckt.
Findet die Suche nichts, steht in der Liste Keine Treffer für „…“ mit deinem Suchbegriff. Das Symbol Suche leeren (ein X im Suchfeld) löscht den Suchbegriff und zeigt wieder die ganze Liste.
Wählst du eine Gruppe oder eine Rolle, sind alle ihre Mitglieder freigegeben, auch die, die später dazukommen. Nach jeder Änderung an der Auswahl meldet die Anwendung „Freigabe gespeichert“. Erscheint stattdessen „Freigabe konnte nicht gespeichert werden“, springt die Auswahl auf den zuletzt gespeicherten Stand zurück. Nimm die Änderung dann erneut vor.
Die Freigabe entscheidet, wer für diese Integration einen Account anlegen und verbinden darf. Wer selbst das Recht Integrationen hat, wird davon nicht eingeschränkt.
Integration abschalten
Öffne Organisation › Integrationen, klicke die Integration an und schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren aus. Die Integration steht danach unter Installiert › Inaktiv.
Das schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Die vorhandenen Accounts bleiben bestehen und werden dabei nicht stillgelegt. Darauf weist auch das Info-Symbol am Schalter hin: „Deaktivieren suspendiert die Accounts nicht — es schränkt nur die Nutzung der Schnittstelle ein. Zum Stilllegen der Accounts den Schalter ‚Alle Accounts deaktivieren‘ nutzen.“ Wie das geht, steht unter Alle Accounts einer Integration stilllegen.
Sehen, wie viele Accounts mit einer Integration verknüpft sind
Hat eine Integration mindestens einen Account, zeigt ihre Detailseite unter Organisation › Integrationen den Bereich Accounts („Mit dieser Integration verknüpfte Accounts.“). Darin steht 1 Account verknüpft oder zum Beispiel 3 Accounts verknüpft. Sind davon welche aktiv, steht darunter ihre Zahl, etwa davon 2 aktiv. Ein Klick auf den Eintrag führt zu Organisation › Accounts in die Liste Alle.
Hat die Integration noch keinen Account, fehlt der Bereich Accounts ganz.
Alle Accounts einer Integration stilllegen
Mit dem Schalter Alle Accounts deaktivieren legst du auf einen Schlag alle Accounts einer Integration still. Er steht auf der Detailseite der Integration im Bereich Accounts und erscheint nur, solange die Integration ausgeschaltet ist.
- Öffne Organisation › Integrationen und klicke die Integration an.
- Schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren aus.
- Im Bereich Accounts erscheint sofort der Schalter Alle Accounts deaktivieren („Deaktiviert alle verknüpften Accounts und verhindert deren Aktivierung, solange die Integration deaktiviert ist.“). Schalte ihn ein.
Dann passiert Folgendes:
- Alle aktiven Accounts dieser Integration werden deaktiviert.
- Wessen Account dabei von aktiv auf inaktiv wechselt, erhält die Benachrichtigung Accounts deaktiviert mit dem Text „<Integration>: <Anzahl> Account(s) wurden gesammelt deaktiviert.“ Ein Klick darauf führt zu Organisation › Accounts. Accounts, die schon vorher aus waren, lösen keine Benachrichtigung aus.
- Solange der Schalter an ist, kann niemand einen dieser Accounts einzeln wieder aktivieren oder einen neuen anlegen.
- Bei den E-Mail-Integrationen bleiben die Postfächer dabei verbunden, und i-Planner legt eingehende E-Mails weiter beim Kunden ab. Wie du ein Postfach so stilllegst, dass nichts mehr ankommt, steht unter Ein Postfach stilllegen.
Hat jemand die Integration inzwischen wieder eingeschaltet, lehnt i-Planner den Schalter ab. Die Meldung lautet dann „Accounts können nur bei deaktivierter Integration gesammelt geschaltet werden.“
Gesammelt stillgelegte Accounts wieder aktivieren
Accounts, die über den Schalter Alle Accounts deaktivieren auf der Detailseite einer Integration stillgelegt wurden, holst du auf einem von zwei Wegen zurück:
- Schalte Alle Accounts deaktivieren im Bereich Accounts wieder aus. Die Integration selbst bleibt dabei ausgeschaltet.
- Oder schalte im Bereich Aktivierung den Schalter Integration aktivieren wieder ein.
In beiden Fällen werden genau die Accounts wieder aktiv, die der Schalter deaktiviert hat. Accounts, die vorher schon einzeln deaktiviert waren, bleiben aus. Wenn du Alle Accounts deaktivieren ausschaltest, verschickt i-Planner keine Benachrichtigung.
Sehen, wer eine Integration geändert hat
Wer eine Integration ein- oder ausgeschaltet hat, siehst du unter Audit-Log im Protokoll Einstellungen der Gruppe Organisation. Dafür braucht deine Benutzerrolle das Recht Audit-Log. Die Einträge tragen dort den Bereich „Integrationen“ und zeigen Zeitpunkt, Benutzer, Aktion, Objekt-ID und IP-Adresse. Protokolliert werden:
- Ein- und Ausschalten der Integration (Aktion Geändert)
- Änderungen an der Freigabe, mit Stand vorher und nachher (Aktion Geändert)
- Einschalten von Alle Accounts deaktivieren, mit den betroffenen Accounts (Aktion Deaktiviert)
- Ausschalten von Alle Accounts deaktivieren (Aktion Geändert)
Löscht jemand einen Account, steht das dort auch, als Aktion Gelöscht mit dem Bereich „Integration-Accounts“.
Integrationen über den Assistant oder MCP ansehen
Der i-Planner-Assistant und eine über MCP verbundene KI-App wie Claude oder ChatGPT zeigen dir die Integrationen so, wie diese Seite sie zeigt. Ändern können sie nichts.
| Frage | Was passiert |
|---|---|
| Integrationen auflisten, auch nur eine Liste wie Pool oder Installiert › Aktiv | Du siehst jede Integration mit Kategorie, Status (Verfügbar, Aktiv oder Inaktiv) und der Zahl ihrer Accounts. |
| Eine Integration genauer ansehen | Du siehst zusätzlich, wer sie nutzen darf, ob alle Accounts gesammelt stillgelegt sind und welche Zugangsdaten der Organisation hinterlegt sind. Bei den Zugangsdaten erfährst du nur, ob ein Feld ausgefüllt ist, nie den Wert. |
| „Was stimmt mit dieser Integration nicht?“ | Du erfährst, ob alle Accounts gesammelt stillgelegt sind, ob die Integration ausgeschaltet ist, obwohl noch Accounts bestehen, oder ob Zugangsdaten der Organisation fehlen. Dazu bekommst du den nächsten Schritt und, wo es ihn gibt, den passenden Abschnitt dieser Hilfe. |
Den nächsten Schritt, etwa Integration aktivieren oder Zugangsdaten hinterlegen, nennen der Assistant und die KI-App nur als Link auf die Seite der Integration. Aktivieren, Abschalten, Zugangsdaten und die Freigabe änderst du nur hier, mit dem Recht Integrationen. Zugangsdaten kommen nie in den Chat.
Voraussetzungen:
- Unter Organisation › Einstellungen › KI & Agenten › Werkzeuge stehen die Werkzeuge Integrationen lesen zum Auflisten und Integration lesen zum genaueren Ansehen nicht auf Deaktiviert, in der Spalte Assistant für den Assistant und in der Spalte MCP für MCP. Voreingestellt stehen sie auf Aktiviert.
- Deine Rolle braucht das Recht Integrationen, wie für diese Seite. Einen eigenen Schalter für die Werkzeuge hat die Rolle nicht.
- Für MCP braucht deine Rolle MCP verwenden. Die verbundene KI-App arbeitet mit deinen Rechten, begrenzt durch die KI-Freigaben deiner Organisation, also durch die Spalte MCP unter Werkzeuge. Stellt deine Organisation dort ein Werkzeug später auf Aktiviert, kann die App es nutzen, sofern deine Rolle es erlaubt. Ein neu aktiviertes Werkzeug erscheint in der App, sobald sie ihre Werkzeugliste neu lädt, siehe Eine KI-App zeigt nicht alle Werkzeuge und MCP einrichten.
Häufige Fragen
Eine Benutzergruppe fasst Mitglieder deiner Organisation unter einem Namen zusammen, damit du sie gemeinsam freigeben kannst, etwa für eine Integration. In der Liste unter Ausgewählte Mitarbeiter stehen die Gruppen ganz oben. Unter jedem Gruppennamen steht, wie viele Mitglieder die Gruppe gerade hat. Wählst du eine Gruppe aus, sind alle ihre Mitglieder freigegeben, auch die, die später dazukommen.
Eine Seite zum Anlegen oder Bearbeiten von Benutzergruppen gibt es in i-Planner derzeit nicht. Zur Auswahl stehen die Gruppen, die es in deiner Organisation bereits gibt. Stehen in der Liste keine, wählst du Benutzerrollen oder einzelne Personen aus.
Nicht zu verwechseln mit:
- Benutzerrolle: legt fest, welche Rechte ein Mitglied hat. Jedes Mitglied hat genau eine. Siehe Benutzerrollen.
- Team: ordnet ein Mitglied einem Bürostandort, einer Filiale oder Abteilung zu. Jedes Mitglied gehört zu höchstens einem Team. Siehe Das Feld „Team“.
- Benutzergruppe in der Kundenverwaltung: Dort heißt die Rolle eines Benutzers noch Benutzergruppe, etwa als Spalte in der Benutzerliste. Gemeint ist die Benutzerrolle, nicht diese Gruppe.
Bei Verfügbar steht die Integration im Katalog, wurde für dein Unternehmen aber noch nie eingerichtet. Bei Inaktiv war sie schon eingerichtet und ist derzeit ausgeschaltet.
Nein. Abschalten schränkt die Nutzung der Schnittstelle ein. Die Accounts bleiben bestehen und werden nicht stillgelegt. Zum Stilllegen gibt es einen eigenen Schalter, Alle Accounts deaktivieren. Er steht unter Organisation › Integrationen auf der Detailseite der Integration im Bereich Accounts und erscheint, solange die Integration ausgeschaltet ist. Die Postfächer bleiben aber auch dann verbunden, und E-Mails landen weiter beim Kunden. Was stattdessen hilft, steht unter Ein Postfach stilllegen.
Nein. Welche Integrationen im Katalog stehen, gibt i-Planner vor. Du kannst sie nur ein- und ausschalten.
Für einzelne Organisationen hat i-Planner eigene Einträge angelegt, die nur diese Organisation im Katalog sieht. Diese Funktion erscheint nur, wenn sie für deine Organisation freigeschaltet ist. Solche Einträge haben keine Kategorie und stehen deshalb nur unter Entdecken › Alle. Ein- und ausschalten und freigeben kannst du sie wie jede andere Integration.
Weitere Themen
- Accounts: Accounts zu einer aktivierten Integration anlegen, freischalten und löschen.
- Pool: Maklerpools und Haftungsdach anbinden.
- Datenlieferanten: Vergleichsrechner und Beratungssoftware anbinden.
- E-Mail: Postfächer mit i-Planner verbinden.
- Fehlerbehebung: wenn eine Integration fehlt, verschwunden ist oder sich ein Account nicht aktivieren lässt.